Procedimento Operacional N⁰ do procedimento: PO 20

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1 1/ 8 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão e Adequação integral do PO 02 Adequação dos Registros e Padrões Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Negócios Vendas Gestão de Contratos Administrativo Financeiro Service Qualidade Engenharia Fabrica Jurídico Tecnologia da Informação Vicente D`Arco Roberto Saghi Amanda Marciano Carina Cristina Dorta Kellen Coração Luara Rebechi João Tavares Carlos Reis Ricardo Abreu Marcos Monteggia 1. Objetivo Descrever a forma de solicitação de controle de utilização da frota interna de veículos pelos profissionais da SINER. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável a área de Gestão de Materiais e todas demais áreas da SINER. 3. Definições PO. CNH Carteira Nacional de Habilitação. CRD Centro de Receitas e Despesas. RD Relatório de Despesas. CTB Código de Trânsito Brasileiro.

2 2/ 8 4. Procedimentos Premissas: Os Gestores da SINER podem autorizar a utilização de veículos da frota, sendo que a autorização deve ser feita pelo Gestor da área do solicitante. Nos casos em que o Gestor da área do solicitante não se encontre disponível, o Gestor de outra área pode autorizar a utilização de veículos da frota ou no caso da equipe de Service a Célula de Programação e Suporte pode autorizar. Os veículos somente serão liberados para os condutores com tempo de habilitação superior a 3 (três) anos, devidamente comprovado por meio da CNH. Somente profissionais da SINER ou terceiros autorizados, ambos devidamente habilitados (CNH compatível/categoria e não vencida), podem conduzir os veículos da frota. O Licenciamento da frota de veículos da SINER deve seguir o procedimento Contas a Pagar (PO 024). A Contratação de Seguro e demais aquisições de serviços com relação à frota de veículos da SINER devem seguir o procedimento Comprar Materiais e Serviços (PO 006) Solicitação de Veículos A solicitação para utilização de um veículo da frota da SINER deve ser feita pelo profissional solicitante com antecedência e via e mail para o responsável pela frota da área de Gestão de Materiais com as seguintes informações: Nome do condutor responsável. Número e data de vencimento da CNH do condutor responsável. Cliente/ CRD. Motivo para solicitação do veículo serviço a qual se destina a utilização do veículo. Data e hora da entrega do veículo. Data prevista para devolução do veículo. A área de Gestão de Materiais deve verificar se estão corretas todas as informações fornecidas no e mail para aceitar a solicitação.

3 3/ 8 A área de Gestão de Materiais deve atender a solicitação considerando a disponibilidade do tipo de veículo solicitado, passeio ou caminhão, e a regularidade de sua documentação de licenciamento e seguro. A área de Gestão de Materiais deve gerar o Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18) com os dados referentes à solicitação e encaminhar ao solicitante, que por sua vez deve obter a assinatura do Gestor de sua área para a liberação do veículo Check List de Entrega de Veículo Na entrega do veículo a área de Gestão de Materiais deve, em conjunto com o condutor responsável pelo veículo, finalizar o preenchimento do Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18 ), confirmar porte e validade da CNH, realizar o preenchimento e a vistoria registrando a data e hora da saída, quilometragem, volume de combustível, condições físicas e funcionais internas e externas. Após a vistoria o Check List deve ser assinado pelo condutor responsável pelo veículo e pelo responsável pela frota da área de Gestão de Materiais. O Check List deve ser arquivado na pasta do veículo para baixa quando da devolução do veículo para a SINER. Em caso de necessidade de mudança de condutor responsável e, ou utilização para outro serviço e Cliente, o condutor responsável atual deve comunicar as mudanças via e mail ao responsável pela frota da área de Gestão de Materiais e ao novo condutor responsável, informando: Nome do condutor responsável. Número e data de vencimento da CNH do novo condutor responsável. Cliente/ CRD. Motivo para solicitação do veículo serviço a qual se destina a utilização do veículo. Data e hora da entrega do veículo. Data prevista para devolução do veículo. Quilometragem atual.

4 4/ 8 Condições físicas e funcionais internas e externas. A Planilha de Controle de Frota (R SUP 02) deve ser atualizada com as informações do Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18 ), s, vigência de seguro, volume e consumo de combustível, gastos com manutenção de forma a posicionar datas de utilização, gastos com combustíveis, lubrificantes e manutenção e as datas de disponibilidade do veículo Utilização do Veículo O usuário deve sempre verificar as condições do veículo, mantê lo limpo, dirigir e operar conscientemente obedecendo rigorosamente às características funcionais do veículo estabelecidas no Manual do Fabricante e o CTB. Em caso de necessidade de realizar quaisquer tipos de manutenção, sendo ela preventiva ou corretiva, o condutor responsável deve informar e solicitar via e mail a orientação e autorização ao responsável pela frota da área de Gestão de Materiais. No mínimo três orçamentos de fornecedores diferentes e relativos ao serviço a ser executado no veículo devem ser enviados para o responsável pela frota para aprovação via e mail do serviço a ser executado, fornecedor e condições de pagamento. O responsável pela frota da área de Gestão de Materiais deve decidir a forma de contratação e pagamento do serviço: Pedido de Compra conforme Procedimento Comprar Materiais e Serviços (PO 006); RD conforme Procedimento Contas a Pagar (PO 024); Durante o uso do veículo a área de Gestão de Materiais deve: Registrar no Check List de Entrega e Devolução de Veículos Campo Ocorrências (R SUP 18) todas e quaisquer ocorrências de quebra, dano, colisão e as manutenções Atualizar a Planilha de Controle de Frota (R SUP 02) e atualizar as Planilhas individuais dos Veículos.

5 5/ Franquias e Notificações de Autuação de Infração de Trânsito Em caso de Notificação de Autuação de Infração de Trânsito a responsabilidade pelo pagamento obedecerá às seguintes condições: Pagamento pela SINER Art.257 do CTB: o Infração relacionada à falha de regularização ou falta de documentos de exigência legal para utilização do veículo. o Falta de conservação ou alterações não adequadas das características ou componentes agregados do veículo. o Entrega da direção do veículo ao condutor responsável que não esteja habilitado, com habilitação cassada ou de categoria diferente do veículo que esteja conduzindo. Pagamento pelo condutor responsável Art. 257 do CTB: o Falta de habilitação legal ou compatível do condutor responsável do veículo, quando esta for exigida. o Infrações cometidas decorrentes de atos praticados na direção do veículo. Para processar o pagamento das Notificações de Autuação de Infração de Trânsito de responsabilidade do condutor responsável do veículo, deve ser realizada a identificação e confirmação do condutor responsável pela área de Gestão de Materiais, com base na Notificação de Autuação e no Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18), em relação ao nome do condutor responsável, datas e horários. A área de Gestão de Materiais deve enviar cópia da Notificação de Autuação, da Multa (constando o valor da Autuação) e do Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18) para a área de Recursos Humanos e para o usuário confirmando o responsável pelo pagamento. A área de Recursos Humanos deve verificar e informar o Financeiro Folha de Pagamento e o condutor responsável sobre data e valor do desconto em folha da Notificação de Autuação de Infração de Trânsito em questão.

6 6/ 8 A área de Gestão de Materiais deve encaminhar a Notificação de Autuação de Infração de Trânsito ao responsável para assinatura do documento e permitir a transferência dos pontos para a sua CNH. Em caso de acidentes/ sinistros, o condutor responsável deve informar e solicitar via e mail à orientação e autorização ao responsável pela frota da área de Gestão de Materiais. Nos casos em que o custo do reparo seja maior que o valor da franquia a seguradora será acionada para autorizar a realização do serviço e o responsável pela frota da área de Gestão de Materiais deve informar a área Financeira Contas a Pagar sobre o valor e data de pagamento da franquia da apólice de seguro conforme procedimento Realizar Contas a Pagar (PO 023). No caso do valor do reparo ser menor que o valor da franquia da seguradora a área de Gestão de Materiais deve obter três orçamentos em oficinas diferentes e relativos ao serviço a ser executado e orientar o condutor responsável em qual oficina deve ser realizado o serviço. Em todos os casos o responsável pela frota na área de Gestão de Materiais deve informar ao condutor responsável pelo acidente/ sinistro e ao Financeiro Folha de Pagamento o valor a ser pago e as condições em que será realizado o desconto em folha de pagamento. Os reparos dos veículos devem sempre ser realizados em oficinas credenciadas da seguradora ou indicadas pela área de Gestão de Materiais. No caso de acidente de transito, sem que a responsabilidade deste seja imputado ao condutor (colaborador Siner), e desde que devidamente comprovado por meio de Boletim de Ocorrência e/ou no caso de autuação inerente as condições do veículo, e desde que não seja caracterizado o mau uso do condutor, o mesmo poderá contar com o suporte da área jurídica da SINER. Em situações contrarias as citadas acima, o condutor deverá ser responsável por solucionar os problemas decorrentes Check List de Devolução de Veículo

7 7/ 8 Quando da devolução do veículo a área de Gestão de Materiais deve utilizar o Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18) e em conjunto com o condutor responsável pelo veículo deve realizar a vistoria registrando a data e hora da devolução, quilometragem, volume de combustível, condições físicas e funcionais internas e externas, sendo que todo veículo deve, ser devolvido limpo e abastecido O Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18) deve ser assinado pelo condutor responsável, e não havendo nenhuma alteração ou irregularidade com o veículo, o documento deve ser arquivado conforme item 4.6 Documentação de Veículos. Em casos de divergências das informações registradas no Check List de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18), o condutor responsável deverá responder pelas divergências ou danos causados Documentação de Veículos Os documentos relativos a Notificações de Autuação de Infração de Trânsito, Documentos de Transferência de Veículo, DUT, Documentos e Cartões de Seguro, Chave Reserva, Cópia do RENAVAM, Nota Fiscal de Compra e Orçamentos relativos à Manutenções e Aquisição de Peças devem ser guardados na pasta de cada veículo na área de Gestão de Materiais. Os Manuais de Garantia, Manual do Proprietário e RENAVAM devem permanecer no veículo. Os Check Lists de Entrega e Devolução de Veículos (R SUP 18), e s de comunicação de transferência de condutor responsável devem ser arquivados nas pastas específicas de cada Veículo. 5. Indicador de Desempenho: Os indicadores estão descritos na lista de indicadores da SINER.

8 8/ 8 6. Relatórios Aplicáveis: Não Aplicável 7. Controles Relacionados: R SUP 18 Check List de Entrega e Devolução de Veículos R SUP 02 Planilha de Controle de Frota

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