HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/12 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS SUPRIMENTOS FPB QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: GERENCIAR ESTOQUE DE MATERIAIS E ATAS DE RP ELABORADO EM:14/02/2014 REVISADO EM:26/02/2014 APROVADO EM:26/02/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: CARLOS LISBOA Responsável: ELIZABETE AMORIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: FEVEREIRO/ FEVEREIRO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Alguns Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES GERENCIAR ESTOQUE DE MATERIAIS E ATAS DE RP GERENCIAR ESTOQUE DE MATERIAIS E ATAS DE RP ELEMENTOS DO PROCESSO Relatórios Mensais Alimentar planilha de gerenciamento Analisar criticamente a DME de estoque Desvio Exclusivo Verificar se existe ata de registro de preço válido Desvio Exclusivo Avaliar situação do cadastro do fornecedor Desvio Exclusivo Avaliar quantidade necessária para repor o estoque Realizar pedido conforme ata registro de preço vigente Validar Documentação Desvio Exclusivo Processo Cancelado Admininstrar Pedido de Compra Anexar ao processo a RCO, OF, SICAF CADIN e CEIS Emitir nota de empenho Encaminhar Nota de Empenho e OF ao fornecedor Assinar Nota de empenho e OF Entregar Material

3 Monitorar entrega de material Desvio Exclusivo Comunicar empresa solicitando regularização com prazo estabelecido Desvio Exclusivo Solicitar punição pevista em lei Punição Desvio Exclusivo Processo finalizado Desvio Exclusivo Conferir material entregue Processo Armazenado Desvio Exclusivo Aquisição - Pregão Desvio Exclusivo Armazenar processo Aquisição - Dispensa de Licitação Monitorar estoque sem necessidade de nova aquisição Processo Finalizado Atores Áreas de Interação

4 1 G E R E N C I A R E S T O Q U E D E M AT E R I A I S E ATA S D E R P 4

5 Processo: Manutenção das FPB s. Sub-Processo: Gerenciar Estoque de Materiais de RP. Fornecedores: SARD/FPB. Responsáveis: SARD/FPB, Direção, SEOR, Fornecedor, SL, CD, SCAF e AGEPLAN. Clientes: 2 Alianças Armazéns Gerais (2AAG). REGRAS DO NEGÓCIO: Não se Aplica G E R E N C I A R E S T O Q U E D E M A T E R I A I S E A T A S D E RP ELEMENTOS DO PROCESSO Relatórios Mensais Mensalmente 2AAG envia os Relatórios de estoque de materiais de consumo FPB e de mobiliários e equipamentos. Saída: Relatórios de estoque de materiais de consumo FPB e de mobiliários e equipamentos. 5

6 Alimentar planilha de gerenciamento A Planilha é alimentada com a quantidade atual de estoque. Entrada: Relatórios de estoque de materiais de consumo FPB e de mobiliários e equipamentos Analisar criticamente a DME de estoque A DME (duração média estimada), onde o ponto de ressuprimento para consumo igual a 4 meses de estoque no mínimo Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Estoque dentro limite ou Estoque mínimo atingido Verificar se existe ata de registro de preço válido É pesquisada no SGA de compras a existência de registro de preço Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Existe registro ou Não existe registro Avaliar situação do cadastro do fornecedor É avaliada a situação da documentação do fornecedor. 6

7 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: documentação ok ou documentação não ok Avaliar quantidade necessária para repor o estoque Avaliar a quantidade de materiais ou permanentes e direcionar quantitativo para o gestor da área aprovar Realizar pedido conforme ata registro de preço vigente O pedido é realizado no SGA Compras (pedido para empenhar). Saída: Pedido Validar Documentação Processo onde o Ordenador de Despesas valida/assina o processo para pagamento. Entrada: Pedido. Saída: Pedido Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Pedido Autorizado ou Pedido não Autorizado Processo Cancelado 7

8 Admininstrar Pedido de Compra Procedimento onde a AGEPLAN administra todo pedido de compra e emite a RCO (Requisição de Compras) e OF (Ordem de Fornecimento). Entrada: Pedido de Compra. Saída: Pedido de Compra com RCO e OF Anexar ao processo a RCO, OF, SICAF CADIN e CEIS Após o anexo dos documentos é solicitado ao gestor da área e ao ordenador de despesas assinatura do processo. Entrada: Pedido de Compra com RCO e OF Emitir nota de empenho Processo do SEOR de Emissão de Nota de Empenho. Saída: Nota de Empenho Encaminhar Nota de Empenho e OF ao fornecedor É enviada ao fornecedor a nota de empenho e a OF para certificação do pedido. Entrada: Nota de Empenho. Saída: Nota de Empenho e OF Assinar Nota de empenho e OF Entrada: Nota de Empenho e OF. 8

9 Entregar Material O Fornecedor deve cumprir o prazo de entrega acordado em ATA Monitorar entrega de material Monitorar entrega de material de acordo com o prazo acordado em ATA. O Fornecedor deve cumprir este prazo Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Prazo de entrega não cumprido ou Prazo de entrega cumprido Comunicar empresa solicitando regularização com prazo estabelecido É enviada por e carta registrada uma solicitação de regularização de documento. Saída: informativo ou carta registrada Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Situação não foi regularizada ou Situação regularizada Solicitar punição pevista em lei O processo referente à empresa é encaminhado ao SCAF. Saída: Processo. 9

10 Punição Processo onde a empresa pode ser suspensa ou não. Entrada: Processo Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Empresa foi suspensa ou Empresa não foi suspensa Processo finalizado Com a suspensão da empresa o processo é finalizado Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Documentação foi regularizada ou Empresa se comprometeu com a entrega do material Conferir material entregue Confrontar pedido com o os materiais ou permanentes entregues pelo fornecedor. Após a entrega do material, 2AAG encaminha a Nota Fiscal do Fornecedor para SARD/FPB. Entrada: Material. Saída: Nota Fiscal do Fornecedor Processo Armazenado Processo finaliza-se após o seu armazenamento. 10

11 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Item urgente oi Item não é urgente Aquisição - Pregão Solicitar registro de preço Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: estoque precisa de reposição ou estoque não precisa de reposição Armazenar processo Quando o estoque não precisa de reposição o processo é armazenado Aquisição - Dispensa de Licitação Processo de Compras Direta para atender a requisição Monitorar estoque sem necessidade de nova aquisição O monitoramento é realizado através do Relatório de Permanente e o de Gerenciar de Estoque de materiais uma vez por semana. 11

12 Processo Finalizado Atores Monitor de Materiais FPB Áreas de Interação SARD/FPB DIREÇÃO SEOR FORNECEDOR SL (Setor de Licitação) CD (Compras Direta) SCAF AGEPLAN 12