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1 Código: MAN-SADM-004 Versão: 00 Data de Aprovação: 24/05/2010 Elaborado por: Coordenadoria de Serviços Gerais Aprovado por: Secretaria Administrativa 1 Objetivo Estabelecer os critérios e os procedimentos para armazenamento e fornecimento de materiais de consumo e permanentes para as unidades do TJPB na Grande João Pessoa e nas Comarcas. 2 Documentação Normativa de Referência Não há documentação de referência para o processo. 3 Orientações Gerais Com base no histórico de fornecimento de materiais de consumo de cada unidade ou conjunto de unidades organizacionais do TJPB, a Coordenadoria de Serviços Gerais identifica o Perfil de Consumo de Unidade, estabelecendo dois tipos de perfis: Na Grande João Pessoa, em razão das diferenças de atividade entre varas, gabinetes e unidades administrativas, o perfil é estabelecido em cada tipo de unidade de mesma natureza, por exemplo: Perfil de Consumo de Vara Cível, Perfil de Consumo de Vara Criminal, Perfil de Consumo de Gabinete de Desembargador, Perfil de Consumo da Coordenadoria de Serviços Gerais; Nas comarcas do interior do estado, não há divisão por unidade, ficando estabelecido o perfil de consumo da comarca como um todo, por exemplo: Perfil de Consumo de Cajazeiras, Perfil de Consumo de Patos. O objetivo do perfil é adequar os fornecimentos de materiais de consumo às necessidades efetivas das unidades e, por isso, ele pode ser revisado a partir da solicitação do responsável da unidade, desde que acompanhado de suficiente justificativa. A Coordenadoria de Serviços Gerais atende, exclusivamente, às solicitações de material de consumo e permanente encaminhadas por corporativo pelo responsável da respectiva unidade ou por servidor previamente autorizado pelo responsável. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 1 de 8

2 São automaticamente reconhecidos como responsáveis pelas unidades os ocupantes das seguintes funções: Nas Comarcas da Grande João Pessoa --> Juiz de Vara, Diretor de Fórum e Secretário de Fórum. Nas demais Comarcas do Estado --> Diretor de Fórum ou Secretário de Fórum; No --> Desembargador, Chefe de Gabinete, Secretário da Presidência, Consultores, Secretário de Unidade, Coordenador e Assessor das Unidades respectivas. 4 Descrição das Atividades 4.1 Estabelecimento do perfil de consumo das unidades A Coordenadoria de Serviços Gerais elenca os itens de consumo rotineiros e frequentes em cada tipo de unidade, usando-os como itens de composição de uma cesta de materiais de consumo da unidade. Na definição dos materiais da cesta, a Coordenadoria de Serviços Gerais considera os modelos e as especificações dos materiais, de acordo com as características, as instalações e os equipamentos da unidade. Despreza na composição da cesta os itens de fornecimento eventual ou não cadastrados, tratando-os caso a caso. Para cada item da cesta, apura a quantidade média consumida nos últimos 12 (doze) meses em cada unidade objeto de análise. Elabora o Perfil de Consumo da unidade com todos os itens da cesta e suas quantidades médias mensais. Divulga o perfil aos responsáveis das unidades e esclarece eventuais dúvidas. Arquiva o perfil para orientar os fornecimentos posteriores às unidades. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 2 de 8

3 4.2 Fornecimento regular de material de consumo O responsável pela unidade solicitante elabora a solicitação mensal de materiais de consumo, de acordo com a necessidade mensal e considerando os saldos de estoque de cada item em sua unidade. O nível de estoque dos itens nas unidades deve ser mantido em quantidade suficiente para suportar as necessidades até o próximo fornecimento. Para todo o Estado, a solicitação é formalizada no formulário Requisição de Material (RM) (FOR-SADM-012), disponível no link do portal do TJPB. O responsável pela unidade preenche a RM eletronicamente e a encaminha por para a Coordenadoria de Serviços Gerais, conservando uma cópia do envio para comprovação e acompanhamento. Na hipótese de indisponibilidade do formulário eletrônico, a unidade pode elaborar em meio físico e encaminhar por fax ou portador da unidade. De qualquer forma, o calendário de solicitação é formatado para atender às Comarcas do interior do estado e às Comarcas e Unidades Administrativas da Grande João Pessoa da seguinte forma, pela Coordenadoria de Serviços Gerais. Região Período de elaboração e encaminhamento da RM Comarcas do interior de 1º a 15 do mês de 16 a 30 do mês Período de processamento da RM e entrega dos materiais Grande João Pessoa de 16 a 30 do mês de 1º a 15 do mês seguinte O responsável pelo processamento das solicitações no almoxarifado da Coordenadoria de Serviços Gerais imprime a RM e verifica se os itens solicitados estão de acordo com as especificações e as quantidades definidas no Perfil de Consumo da Unidade. Caso a solicitação de determinado material não esteja condizente com um ou outro aspecto do consumo previsto no perfil, solicita esclarecimentos da unidade para justificar a alteração. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 3 de 8

4 Se não houver justificativa ou esta não for suficiente, a Coordenadoria de Serviços Gerais pode glosar a entrega. As solicitações adequadamente justificadas são processadas e os motivos da alteração poderão servir para instruir a revisão do Perfil de Consumo da unidade. De qualquer forma, para o atendimento das solicitações dentro do perfil e das solicitações justificadas, verifica os níveis de estoque do almoxarifado, procedendo da seguinte forma: Nível de estoque do material Disponível para o atendimento Parcialmente disponível para o atendimento Totalmente indisponível Procedimentos Registra em seus controles a quantidade a ser entregue; Separa os materiais e prepara os lotes de entrega; Processa a entrega. Registra em seus controles a quantidade disponível para entrega; Registra a pendência em seus controles para atendimento prioritário quando da reposição do item no estoque; Comunica à unidade a pendência; Separa os materiais disponíveis e prepara os lotes de entrega; Processa a entrega. Registra a pendência em seus controles para atendimento prioritário quando da reposição do item no estoque; Comunica à unidade a pendência. Emite relação dos itens que serão entregues. Conforme o calendário de entrega, a Coordenadoria de Serviços Gerais providencia o transporte dos lotes às unidades de destino. O servidor do almoxarifado efetiva as entregas e coleta do recebedor assinatura para registro. Arquiva a relação com o registro da entrega. 4.3 Fornecimento emergencial de material de consumo Se durante o curso do mês a unidade identificar necessidade excepcional, elabora uma RM identificada como emergencial. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 4 de 8

5 A forma de elaboração e condução da RM Emergencial (FOR-SADM-013) é a mesma da regular, exceto pela necessidade de justificativa no próprio corpo da RM. A Coordenadoria de Serviços Gerais recebe a solicitação e processa a entrega, tal como a RM regular, exceto por ajustar a data da entrega de acordo com a necessidade do solicitante e com a disponibilidade e economicidade de transporte. Nos casos em que a relação custo versus benefício o justifique, pode utilizar-se de serviços de correio ou outros meio que garantam a entrega em tempo hábil. Realiza análise permanente das solicitações emergenciais, procurando ajustar o perfil da unidade e orientar os gestores na administração de seus estoques, visando à redução gradativa das solicitações emergenciais. 4.4 Fornecimento de material permanente O responsável pela unidade solicitante formaliza o pedido de material permanente por meio da Requisição de Patrimônio (RP) (FOR-SADM-014), disponível no link do portal do TJPB. Descreve na RP o item desejado e a justificativa da solicitação. Encaminha a RP para a Coordenadoria de Serviços Gerais por corporativo próprio ou de servidor previamente autorizado. A Coordenadoria de Serviços Gerais verifica a adequação do material solicitado à atividade da unidade e as diretrizes do Tribunal em relação à padronização ou outros aspectos. Na impossibilidade de atender à solicitação, cancela o pedido e informa à unidade. Nas demais solicitações, verifica a disponibilidade do bem para movimentação interna ou a necessidade de compra. Caso haja a necessidade de compra, inicia a instrução do processo administrativo de compra e o encaminha para a Gerência de Contratação para as providências. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 5 de 8

6 Concluído o processo de compra, a Coordenadoria de Serviços Gerais providencia junto à Coordenadoria de Patrimônio o tombamento do bem. Tanto no caso de movimentação interna como no de resultante de compra, a Coordenadoria de Patrimônio elabora a guia de movimentação patrimonial com os dados da solicitação e a disponibiliza para a Coordenadoria de Serviços Gerais. A Coordenadoria de Serviços Gerais providencia a entrega do material permanente, combinando com o interessado a data e a forma da entrega. Emite relação dos itens que serão entregues. Providencia o transporte do material para a unidade de destino. O servidor do almoxarifado efetiva a entrega. No caso de entrega feita diretamente pelo fornecedor, o servidor da Coordenadoria de Serviços Gerais acompanha a entrega. De qualquer forma, obtém do responsável pelo recebimento a assinatura no comprovante de entrega e na guia de movimentação, condicionando a liberação do material a tais assinaturas. Encaminha a guia de movimentação assinada para a Coordenadoria de Patrimônio, que, por sua vez, realiza os registros da carga patrimonial e arquiva a guia. 4.5 Gestão de almoxarifado A Coordenadoria de Serviços Gerais registra o recebimento dos materiais comprados, recebidos em doação ou ingressados por outras modalidades legalmente estabelecidas. Armazena os materiais observando regras PEPS primeiro a entrar, primeiro a sair de gestão de estoque, além de observar condições de empilhamento, proteção de materiais, tratamento de perecíveis etc. Identifica os locais de armazenamento e indexa as listas de materiais aos locais de armazenamento, promovendo a elaboração dos respectivos mapas de localização. Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 6 de 8

7 Controla a validade e o tempo de estocagem dos materiais, como forma de dimensionar reposições em tempo hábil e sem desperdício. Para os itens de maior giro, informa à Gerência de Contratação e apoia a instrução de processo de Registro de Preço, tornando as compras mais ágeis e eficazes. Identifica os materiais cuja compra esteja vinculada a uma distribuição específica ou a RM pendente, garantindo o bloqueio desses itens no estoque e evitando redirecionamentos indevidos. No caso de armazenamento de materiais permanentes, certifica-se da regularidade do tombamento do bem junto à Coordenadoria de Patrimônio. Identifica os materiais ociosos ou em desuso e providencia o desfazimento por doação ou outra forma adequada, mediante instrução de processo administrativo apropriado. Realiza a baixa no controle de estoque dos materiais entregues no mês pelas RM e pelas ações de desfazimento. Verifica periodicamente o estoque remanescente dos materiais estocados e elabora pedido de reposição quando o nível atinge o estoque mínimo. Instrui o processo administrativo de compra e o encaminha para a Gerência de Contratação. Acompanha o andamento do processo e faz o recebimento dos itens comprados, conferindo qualidade e quantidades. Retorna aos registros de recebimento, alimentando o ciclo de gestão do almoxarifado. 5 Indicadores Nome Descrição Período de Apuração Percentual de solicitações emergenciais Percentual de solicitações não atendidas [(Total de solicitações emergenciais processadas) / (Total de solicitações recebidas)] x 100 [(Total de solicitações com glosa por deficiência de estoque) / (Total de solicitações recebidas)] x 100 Mensal Mensal Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 7 de 8

8 6 Registros Identificação Armazenamento Tempo de Guarda Destinação RM regular Pasta 1 ano Eliminação RM emergencial Pasta 1 ano Eliminação RP Pasta 2 anos Eliminação 7 Fluxograma Sistema Normativo Administrativo do do Estado da Paraíba Página 8 de 8

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