ADMINISTRAR A CRECHE HISTÓRICO. Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por:

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1 Ministério da Saúde FIOCRUZ Fundação Oswaldo Cruz ADMINISTRAR A CRECHE HISTÓRICO Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por: 00 Emissão Inicial 10/03/ Alteração do Formato Ivania Martins de A. Barros Ivania Martins de A. Barros Sílvia Lacouth Motta Sílvia Lacouth Motta Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação VER. 01 Página 1 de 27

2 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos ao processo de administração da Creche, situadas no Campus de Manguinhos e Instituto Fernandes Figueira (IFF), da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes à inscrição de crianças e atendimento às famílias, planejamento orçamentário, aquisição de materiais, bens e serviços; infraestrutura; e gestão documental no âmbito da Creche, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 REFERÊNCIAS Regimento Interno Creche Lei no /93; IN no. 2 de 30 de abril de 2008 MPOG; Portaria no. 155/2003 da presidência da Fiocruz; Tabela de Temporalidade Documental da Fiocruz (TTD); Portaria da Presidência no. 192/2001 (suprimento de fundos); Projeto Político-Pedagógico da Creche (PPP); POP SECON-07 da DIRAD; Manual de Redação da Presidência; Manual da Associação Brasileira das Empresas de Refeições Coletivas (ABERC); Manuais do Sistema de Gestão Administrativa (SGA). 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Chefe do Serviço da Creche Responsável pelo Serviço de RESPONSABILIDADE Supervisionar os serviços da administração da Creche. Supervisionar os serviços prestados pela equipe da administração da Creche. VER. 01 Página 2 de 27

3 FUNÇÃO Administração da Creche RESPONSABILIDADE Acompanhar e analisar os indicadores de desempenho do Serviço de Administração da Creche; Participar, periodicamente, das reuniões de análise crítica para avaliação da gestão da Creche. Trabalhadores Realizar e participar dos processos de trabalho designados pela chefia do Serviço de Administração da Creche. 5 INSCREVER CRIANÇAS E ATENDER ÀS FAMÍLIAS 5.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche recebe das famílias solicitação de inscrição e preenche o mapa de inscrição. 5.3 Consulta o Serviço de Benefícios (SEBEN), acerca do direito ao benefício. 5.4 Encaminha o mapa de inscrição por para o Serviço Social. 5.5 Recebe do Serviço Social a relação das crianças a serem contatadas Caso o servidor não tenha o direito, efetua contato com a família para informar o procedimento a ser adotado ou informa que não há direito ao benefício. 5.6 Realiza o agendamento da entrevista do familiar com o Serviço Social. 5.7 Informa à família o agendamento da entrevista e a relação de documentos necessários para a matrícula. 5.8 Recebe da família a documentação da criança e procede a conferência Caso os documentos estejam incompletos, solicita ao familiar os documentos pendentes e/ou remarca a adaptação da criança. 5.9 Confirma no Mapa de Adaptação da Psicologia a data de início da adaptação da criança Informa por memorando ao SEBEN a matrícula da criança e registra a matrícula no Sistema SGA (Creche). VER. 01 Página 3 de 27

4 6 GERIR PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO 6.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche encaminha, por meio de memorando, para os setores da Creche, formulário solicitando sugestões para compras de material e manutenções diversas. 6.3 Recebe dos setores o formulário preenchido com as sugestões de compras e de manutenções. 6.4 Analisa as sugestões, com base nos projetos estratégicos e no PPP Caso haja alguma desconformidade com os projetos ou impossibilidade orçamentária para atender todas as sugestões, agenda reunião para avaliar e priorizar as necessidades com os solicitantes. 6.5 Elabora previsão orçamentária e encaminha ao chefe de Serviço da Creche para aprovação. 6.6 Recebe do chefe de Serviço da Creche a previsão orçamentária aprovada e encaminha via memorando ao Diretor da Direh. 6.7 A execução orçamentária é efetuada ao longo do ano, de acordo com a liberação de verba pelo governo federal Caso haja redução na previsão orçamentária, estabelece prioridades de acordo com as necessidades internas. 7 ADQUIRIR MATERIAIS DE CONSUMO, MATERIAIS PERMANENTES E SERVIÇOS E GUARDAR EQUIPAMENTOS. Realizar compras diretas e por licitação (Conforme Lei no /93) 7.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche recebe dos setores informação para aquisição de materiais/ serviços. VER. 01 Página 4 de 27

5 7.3 Verifica se o item necessário está cadastrado no Sistema de Compras (SGA) da Diretoria de Administração (DIRAD) Caso o item não esteja cadastrado, encaminha com as especificações para o catálogo do Sistema, para providências de inclusão do mesmo. 7.4 Preenche no Sistema de Compras o pedido de compras com quantidade, justificativa e local a ser entregue. 7.5 Encaminha ao administrador da Diretoria de Recursos Humanos (Direh), informação sobre o cadastramento dos itens. 7.6 Acompanha no Sistema de Compras o andamento do processo. 7.7 Caso haja alguma divergência no fechamento do pedido, efetua contato com os gestores do Sistema Compras. 7.8 Recebe da Direh o processo administrativo (em caso de material exclusivo da Creche), para aguardar o recebimento do material. 7.9 Recebe o material, confere com a nota fiscal e verifica se as especificações do mesmo estão de acordo com o pedido Encaminha o processo administrativo para o de Administração da Direh Caso o material não seja exclusivo da Creche ou se o processo não se encontrar na mesma, encaminha a nota fiscal para o de Administração da Direh Realiza contato com o fornecedor e/ou setor de administração da Direh, caso haja atraso na entrega do material, para providências, de acordo com a legislação Realiza junto ao fornecedor o acompanhamento das condições previstas no edital de compras. Controlar o suprimento de fundos (compras emergenciais e de baixo valor com utilização de cartão corporativo) 7.13 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo 4. VER. 01 Página 5 de 27

6 7.14 A Equipe da Administração da Creche envia ao Diretor da Direh formulário de suprimento de fundos, por meio de memorando formalizando a necessidade de autorização de uso do fundo, conforme previsto na portaria da Presidência da República e POP-SECON Recebe processo administrativo de suprimento de fundos e, caso haja dúvidas sobre a classificação dos itens para avaliação sobre a pertinência de compra do item, realiza contato por com a Seção de Análise Contábil (SAREC), 7.16 Realiza a compra do material Encaminha a nota fiscal do material e o processo administrativo para a DIRAD, a fim de providenciar o pagamento Elabora prestação de contas, encaminha para análise do SAREC e submete ao Diretor da Direh para finalização do processo administrativo, mediante baixa de responsabilidade. Controlar o material pedagógico 7.19 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche prepara e disponibiliza, a cada final de ano, a lista de materiais pedagógicos para as famílias Recebe das famílias o material pedagógico e confere o prazo de validade e as condições gerais do material recebido Cadastra o material pedagógico no Sistema de Estoque (DOS) ou planilha eletrônica Mantém lista de controle dos materiais recebidos e, periodicamente, avalia a necessidade de material. Caso observe a necessidade de reposição, encaminha circular a família solicitando o material pendente Distribui para as turmas os materiais solicitados pelos professores e atualiza no Sistema de Estoque a movimentação do material. VER. 01 Página 6 de 27

7 7.25 Elabora relatório mensal de controle de movimentação do material pedagógico Estabelece minuta da lista de material, com base na análise da movimentação e utilização dos materiais no Sistema de Estoque e em conformidade com as atividades pedagógicas para o ano seguinte. Receber e estocar alimentos 7.27 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche encaminha, semanalmente, via fax e/ou e- mail os pedidos aos fornecedores Recebe, confere e realiza o controle da qualidade dos materiais recebidos Armazena o material recebido, mantendo o ambiente e o estoque organizados, conforme estabelecido no Manual da ABERC Abastece a cozinha e o lactário, de acordo com o cardápio do dia Controla a movimentação das mercadorias no estoque, elaborando semanalmente o mapa de sobras do hortifruti e encaminha à Nutricionista Elabora a planilha de controle de saldo de empenho de alimentos e controla o saldo do empenho Analisa e organiza a planilha de controle de saldo de empenho de alimentos e encaminha à Nutricionista. Adquirir material de consumo armazenado no Almoxarifado Central da Fiocruz 7.35 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche solicita material ao Almoxarifado Centrado, mediante emissão do pedido de almoxarifado, registrado no Sistema SGA Recebe e confere material, com base na relação do Almoxarifado e na relação de pedidos da Creche. VER. 01 Página 7 de 27

8 Caso haja alguma divergência na entrega do material, devolve o material no ato da entrega Distribui o material para os setores, de acordo com a necessidade e armazena em estoque os materiais para uso posterior Registra no Sistema de Estoque o material armazenado e encaminha, semestralmente, relatório do saldo para a chefia do Serviço de Creche. Realizar a guarda do material de limpeza e de equipamentos de multimídia 7.40 Recebe, quinzenalmente, os materiais de limpeza e confere a relação que acompanha o material Distribui, semanalmente, o material de limpeza para a equipe Mantém o registro de entrada e saída de materiais de limpeza atualizados Realiza a guarda de equipamentos de multimídia (TV, DVD, máquina fotográfica), disponibilizando-os sempre que solicitado e/ou por agendamento. 8 GERIR VERBA DO CONSELHO DE PAIS 8.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche recebe verba das famílias das crianças matriculadas referente à taxa de brinquedo pedagógico e à aquisição de agenda. 8.3 Solicita assinatura do responsável pela entrega da verba em planilha de controle de pagamento. 8.4 Guarda a verba na Secretaria até o valor máximo de R$ 300,00 (trezentos reais). 8.5 Encaminha o valor arrecadado ao Conselho de Pais. 8.6 Havendo necessidade de compras, solicita ao Conselho de Pais o valor a ser utilizado. VER. 01 Página 8 de 27

9 8.7 Realiza as compras necessárias e apresenta as respectivas notas fiscais ao Conselho de Pais. 9 GERIR INFRAESTRUTURA Acompanhar equipe de limpeza 9.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche verifica se a primeira equipe de limpeza já se encontra nas dependências da Creche. 9.3 Caso falte algum trabalhador, solicita à Diretoria de Administração do Campus (DIRAC), a substituição do mesmo. 9.4 Realiza a vistoria nas dependências da Creche, verificando as condições de uso dos banheiros, corredores, salas e entorno da Creche. 9.5 Caso haja alguma irregularidade, solicita ao trabalhador as providências necessárias. 9.6 Verifica se a limpeza diária está sendo realizada de acordo com o estabelecido. 9.7 Caso não se cumpra a atividade proposta, informa verbalmente ao responsável pela limpeza da área ou ao seu supervisor. 9.8 Localiza o profissional de limpeza para atender às solicitações diversas. 9.9 Solicita equipe para a limpeza de vidros e lava-jatos Controla a colocação de cloro em calhas de águas pluviais e em bandejas de ar condicionado e arquiva o registro de aplicação do cloro Controla a dedetização do tanque de areia, conforme tabela afixada no quadro da administração da Creche e arquiva o registro de dedetização do tanque. VER. 01 Página 9 de 27

10 Acompanhar as atividades de jardinagem na Creche e entorno 9.12 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche verifica no cronograma e/ou detecta a necessidade de execução dos serviços de jardinagem Solicita à DIRAC, por meio de requisição de serviço (RS), o corte da grama, a reposição de vasos de plantas, de áreas de grama, podas de árvores, limpeza da horta, irrigação das áreas verdes Solicita via telefone, através de RS equipes de controle de vetores, em casos de emergência, efetua ligação para o encarregado Providencia a aquisição de materiais para utilização na horta e anexa a nota fiscal na referida prestação de contas ou solicita o serviço à DIRAC. Acompanhar as atividades de portaria 9.17 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Realiza a abertura pela manhã (primeiro trabalhador a chegar) e o fechamento à noite (último trabalhador a sair) do claviculário A Equipe da Administração da Creche verifica o registro dos porteiros no livro de controle de chaves e efetua os encaminhamentos necessários Orienta a equipe da Portaria quanto aos procedimentos adotados na Creche Contata via telefone, o serviço de segurança para obter informações referentes a conflitos externos Orienta verbalmente os profissionais da Creche acerca de situações emergenciais e aos pais sobre a saída da Creche em situações emergenciais. VER. 01 Página 10 de 27

11 Gerir serviços de manutenção 9.23 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche solicita à DIRAC por meio de requisição de serviço, via ou na visita do síndico os serviços de manutenção das instalações da Creche, mantendo respectivos registros Acompanha a vistoria dos serviços solicitados Caso haja necessidade de aquisição ou compra de material, reagenda a execução do serviço Realiza o acompanhamento da execução do serviço e verifica se há pendência Caso haja pendência na execução dos serviços, encaminha, semanalmente por e- mail a relação das pendências verificadas Verifica se os consertos são realizados na Instituição Caso sejam realizados na Instituição, verifica a viabilidade do conserto Solicita ao Diretor da Direh a alienação do equipamento, caso necessário Mantém registro de materiais para alienar e retira das salas os materiais que estejam oferecendo risco Caso não sejam realizados na Instituição, realiza pesquisa de preço, alternativas para pagamento, viabilidade do conserto e solicita a execução do serviço ou alienação do material. Controlar bens permanentes 9.34 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo A Equipe da Administração da Creche gera lista de inventário manual e acompanha a equipe de patrimônio na realização dos inventários, no tombamento e/ou movimentação de bens. VER. 01 Página 11 de 27

12 9.36 Mantém o registro da localização dos bens na Creche Realiza, semestralmente, a conferência dos bens com base na relação de equipamentos elaborados pela administração da Creche Solicita o desfazimento em caso de bem ocioso ou irrecuperável Solicita ao Diretor da Direh a alienação do bem e mantém o registro de bens para alienar Retira das dependências da Creche, os materiais que estejam oferecendo risco. 10 GERIR ACERVO DOCUMENTAL 10.1 Recebe das famílias e/ou instituições a documentação de registro das crianças ou outros documentos administrativos Separa os documentos de acordo com a destinação (arquivamento, transferência ou eliminação) Relaciona os documentos do arquivo intermediário ou permanente e encaminha ao Núcleo de Arquivo da Direh para guarda Com base na Tabela de Temporalidade de Documentos da Fiocruz, identifica os documentos ou cópias de documentos para serem eliminados Organiza documentos em meio eletrônico, de acordo com a organização das pastas de trabalho. 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela Creche e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL Mapa de inscrição CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA CRECHE (ARQUIVO CORRENTE) VER. 01 Página 12 de 27 DESTINAÇÃO Digital Período 1 ano Eliminação

13 ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL Dossiê da criança == Relação de sugestões para compras e manutenções CÓDIGO RESPONSÁVEL == Previsão orçamentária == Processo administrativo de compras Planilha de prestação de contas do suprimento de fundos Lista de controle dos materiais pedagógicos recebidos Planilha de controle de alimentos Formulário de entrada e saída de materiais de limpeza Planilha de prestação de contas do Conselho de Pais Registro de aplicação de cloro Registro de dedetização do tanque de areia Registro da troca dos filtros Livro de controle de chaves Planilha de bens móveis Memorandos de matrículas e/ou desligamentos == == == == == == == == Memorandos == Relatório de acompanhamento da criança == ARMAZE- NAMENTO Pasta IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO Alfabético PRAZO DE GUARDA NA CRECHE (ARQUIVO CORRENTE) Até o desligamento DESTINAÇÃO Núcleo de Arquivo Pasta Período 2 anos Eliminação Pasta Período 2 anos Eliminação Pasta Pasta Período Período Até o pagamento Até encaminhame nto do processo para Dirad SEOR Dirad (Processo ) Pasta Período 1 ano Eliminação Digital Período 2 anos Eliminação Pasta Período 1 ano Eliminação Pasta Período Até encaminhame nto Conselho de Pais Conselho de Pais Pasta Período 1 ano Eliminação Pasta Período 1 ano Eliminação Pasta Período 1 ano Eliminação Caixa Box Período Até final do livro Dirac Pasta Período 2 anos Eliminação Pasta Período 2 anos Pasta Período 2 anos Digital Alfabético 5anos Eliminação (verificar original POP do Seben) Núcleo de Arquivo Encaminhamen to Família original/ Eliminação digital VER. 01 Página 13 de 27

14 12 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do processo inscrever crianças e atender às famílias ; Anexo 2 Fluxograma do processo gerir planejamento orçamentário ; Anexo 3 Fluxograma do processo realizar compras direta e por licitação (Conforme lei no /93) ; Anexo 4 Fluxograma do processo controlar o suprimento de fundos (compras emergenciais e de baixo valor através de cartão corporativo) ; Anexo 5 Fluxograma do processo controlar o material pedagógico ; Anexo 6 Fluxograma do processo receber e estocar alimentos ; Anexo 7 Fluxograma do processo adquirir material de consumo armazenado no almoxarifado central da Fiocruz ; Anexo 8 Fluxograma do processo gerir verba do conselho de pais ; Anexo 9 Fluxograma do processo acompanhar equipe de limpeza ; Anexo 10 Fluxograma do processo acompanhar as atividades de jardinagem na Creche e entorno ; Anexo 11 Fluxograma do processo acompanhar as atividades de portaria ; Anexo 12 Fluxograma do processo gerir serviços de manutenção ; Anexo 13 Fluxograma do processo controlar bens permanentes. ====== VER. 01 Página 14 de 27

15 ANEXO 1 FLUXOGRAMA INSCREVER CRIANÇAS E ATENDER ÀS FAMÍLIAS Receber das famílias solicitação de inscrição Equipe da Administração da Creche Preencher o mapa de inscrição Encaminhar o mapa para o serviço social Via Receber relação das crianças a serem contactadas Do serviço social Consultar o SEBEN Acerca do direito ao benefício Há direito ao benefício? Realizar contato para a- gendar entrevista e entregar relação de documentos para matrícula Contatar família e informar o procedimento a ser adotado ou que não há direito ao benefício ou telefone Encaminhar para o serviço social, saúde, nutrição e psicologia Entrevistas confirmadas Receber dossiê da criança e verificar documentação Documentos completos? Solicitar documentos ao familiar e/ou remarcar a entrevista Realizar entrevista Mapa de adaptação Registrar no mapa de adaptação e iniciar adaptação da criança Formalizar a matrícula da criança junto ao SEBEN Inserir matrícula no sistema SGA (Creche) VER. 01 Página 15 de 27

16 ANEXO 2 FLUXOGRAMA GERIR PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Encaminhar formulário para sugestões de compras e manutenções diversas Através de memorando para as áreas da Creche e suas subdivisões Receber o formulário preenchido com as sugestões Analisar as sugestões Com base nos projetos estratégicos e no PPP Projetos e orçamento conformes? Agendar reunião com os solicitantes para negociar alterações Elaborar a previsão orçamentária Encaminhar a previsão orçamentária ao gestor da Creche para aprovação Receber do gestor da Creche a previsão orçamentária aprovada Encaminhar via memorando a previsão orçamentária ao diretor da DIREH para análise e aprovação Existe corte? Estabelecer prioridades de acordo com as necessidades internas Encaminhar via memorando as prioridades ao diretor da DIREH VER. 01 Página 16 de 27

17 ANEXO 3 FLUXOGRAMA REALIZAR COMPRAS DIRETA E POR LICITAÇÃO (CONFORME LEI N O 8.666/93) Receber dos setores informação para aquisição de materiais/ serviços Equipe da Administração da Creche Verificar cadastramento do item no sistema SGA (Compras) Item cadastrado? Encaminhar com especificações Preencher no sistema o pedido de compras Encaminhar via sistema o pedido Verificar periodicamente o processo no sistema e acompanhar Pedido completo? Contatar os gestores do sistema via / telefone Receber processo físico e aguardar chegada da mercadoria Receber mercadoria e verificar especificações Imprimir do sistema o pedido e comparar com a NF. Assinar recebimento na NF. Mercadoria exclusiva da Creche? Encaminhar NF para DIREH Mercadoria entregue na data? Contatar fornecedor e/ou DIREH via / telefone Encaminhar NF/ processo para a DIREH Acompanhar condições previstas VER. 01 Página 17 de 27

18 ANEXO 4 FLUXOGRAMA CONTROLAR O SUPRIMENTO DE FUNDOS (COMPRAS EMERGENCIAIS E DE BAIXO VALOR ATRAVÉS DE CARTÃO CORPORATIVO) Solicitar a DIREH autorização para uso do fundo Receber processo de suprimento de fundos Classificação de itens corretas? Realizar contato com SAREC via / telefone Comprar itens Compra finalizada? Encaminhar NF/ processo para a DIRAD para pagamento Elaborar prestação de contas e encaminhar para análise do SAREC Submeter ao ordenador de despesas da DIREH para baixa de responsabilidade VER. 01 Página 18 de 27

19 ANEXO 5 FLUXOGRAMA CONTROLAR O MATERIAL PEDAGÓGICO Disponibilizar lista de materiais Via agenda para as famílias Receber e conferir o prazo de validade e condições gerais do material Cadastrar material no sistema de estoque (DOS)/ planilha excel Manter lista de controle dos materiais recebidos Tabela no excel de organização do material Material pedagógico completo? Encaminhar circular ao familiar Distribuir materiais para as turmas Atualizar no sistema de estoque (DOS)/ planilha excel a movimentação e utilização de materiais Produzir relatórios e encaminhar para a secretaria e pedagogia Estabelecer minuta da lista de material do ano seguinte Diagramar e produzir cópias da lista de material para entrega aos pais VER. 01 Página 19 de 27

20 ANEXO 6 FLUXOGRAMA RECEBER E ESTOCAR ALIMENTOS Encaminhar os pedidos Aos fornecedores Receber e conferir a qualidade dos materiais Armazenar material recebido conforme manual da ABERC Abastecer cozinha e lactário Controlar a movimentação das mercadorias no estoque Elaborar mapas de sobras do hortifruti e encaminhar à nutricionista Elaborar planilha de saldo de empenho de alimentos e controlar saldo do empenho Analisar a planilha de saldo de empenho de alimentos e encaminhar à nutricionista Arquivar cópia da planilha de saldo de empenho de alimentos Organizar ambiente físico e manter estoque, conforme manual da ABERC VER. 01 Página 20 de 27

21 ANEXO 7 FLUXOGRAMA ADQUIRIR MATERIAL DE CONSUMO ARMAZENADO NO ALMOXARIFADO CENTRAL DA FIOCRUZ Solicitar via sistema o material necessário Ao almoxarifado central Receber e conferir material Material completo? Devolver material no ato da entrega Distribuir o material de acordo com a necessidade Armazenar em estoque os materiais para uso posterior Registrar no sistema de estoque (DOS) material armazenado Manter registro no sistema do material armazenado VER. 01 Página 21 de 27

22 ANEXO 8 FLUXOGRAMA GERIR VERBA DO CONSELHO DE PAIS Receber verba e solicitar assinatura na planilha de controle Dos familiares Armazenar na Administração da Creche o valor máximo de R$ 300,00 Encaminhar valor arrecadado ao conselho de pais Verificar se há previsão de compras Há previsão de compras? Solicitar ao conselho de pais valor para as compras Realizar compras Apresentar notas fiscais ao conselho de pais VER. 01 Página 22 de 27

23 ANEXO 9 FLUXOGRAMA ACOMPANHAR EQUIPE DE LIMPEZA Verificar nas dependências da Creche a presença da equipe de limpeza Diariamente, o trabalhador que entra às 7h Todos os trabalhadores estão presentes? Solicitar a DIRAC via telefone a substituição do trabalhador faltante Realizar vistoria nas dependências da Creche Condições de uso dos banheiros, corredores, salas e entorno da Creche Condições de uso adequadas? Solicitar ao trabalhador as providências necessárias Verificar se a limpeza diária está sendo realizada de acordo com o proposto A limpeza está de acordo com o proposto? Informar ao responsável pela limpeza da área ou seu supervisor Localizar o profissional de limpeza para atender solicitações diversas Solicitar equipe para limpeza de vidros e lavajatos Via telefone, abre uma requisição de serviço (RS) Controlar colocação de cloro em calhas de águas pluviais e em bandejas de ar condicionado semanalmente Controlar a dedetização do tanque de areia semanalmente Tanque de areia dedetizado? Remarcar a dedetização do tanque de areia Acompanhar cronograma VER. 01 Página 23 de 27

24 ANEXO 10 FLUXOGRAMA ACOMPANHAR AS ATIVIDADES DE JARDINAGEM NA CRECHE E ENTORNO Verificar cronograma e detectar a necessidade de execução dos serviços de jardinagem Solicitar a DIRAC serviços de jardinagem Pela equipe da secretaria Nas áreas, vasos de plantação, no entorno da Creche Via telefone, requisição de serviço (RS). Cortes de grama, reposição de áreas de grama, vasos de plantas, podas de árvores, limpeza da horta, irrigação de áreas verdes Solicitar a DIRAC equipes para controle de vetores Via telefone, requisição de serviço (RS) Casos de emergências, liga para o encarregado Comprar ou solicitar a DIRAC materiais para utilização nas atividades de jardinagem Via ou telefone, requisição de serviço (RS) VER. 01 Página 24 de 27

25 ANEXO 11 FLUXOGRAMA ACOMPANHAR AS ATIVIDADES DE PORTARIA Realizar abertura pela manhã e fechamento à noite do claviculário Abertura, trabalhador que chegar primeiro; fechamento, último a sair Verificar o registro dos porteiros no livro de controle de chaves Proceder aos encaminhamentos necessários, de acordo com os registros Orientar a equipe da portaria quanto aos procedimentos adotados na Creche Verbal/ encaminha para chefe da equipe Contatar o serviço de segurança para obter informações referentes a conflitos externos Via telefone Orientar os profissionais da Creche acerca de situações emergenciais Verbal Orientar os pais sobre saída em situações emergenciais Verbal VER. 01 Página 25 de 27

26 ANEXO 12 FLUXOGRAMA GERIR SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO Solicitar serviços de manutenção A DIRAC via telefone, abre requisição de serviço (RS); fornecedor por ou na visita do síndico Acompanhar a vistoria dos serviços (acompanhar profissional) Há necessidade de adquirir/ comprar material? Reagendar a execução do serviço Realizar o serviço Há pendência de execução? Encaminhar com relação das pendências verificadas Consertos realizados na instituição? Realizar pesquisa preço e alternativas para pagamento É viável o conserto? Solicitar ao Diretor da DIREH a alienação do equipamento Manter registro de materiais para alienar Retirar das salas materiais que estejam oferecendo risco Solicitar a execução do serviço VER. 01 Página 26 de 27

27 ANEXO 13 FLUXOGRAMA CONTROLAR BENS PERMANENTES Gerar lista de inventário (manual) Acompanhar a equipe do Patrimônio na realização dos inventários, no tombamento de bens e/ou movimentação Auxiliar administrativo Manter registro da localização dos bens na Creche Realizar a conferência dos bens semestralmente Solicitar o desfazimento, em caso de bem ocioso ou irrecuperável Solicitar ao Diretor da DIREH a alienação do bem Manter registro de bens para alienar Retirar materiais que estejam oferecendo risco VER. 01 Página 27 de 27