SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 FINANCEIRO IT / 6 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para as atividades financeiras do Conselho. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Instrução Normativa nº 480 de 15 de dezembro de 2004 Secretaria da Receita Federal. Lei complementar nº 116 de 31 de julho de 2003 Presidência da República. Lei nº de 28 de outubro de 2011 Presidência da República. Decreto nº 2055 de 21 de junho de 2005 Prefeitura de Goiânia. Decreto nº 2056 de 21 de junho de 2005 Prefeitura de Goiânia. IT. 01 Processo Administrativo. 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Receitas a) Extratos diários de bancos Diariamente, a Área deverá verificar os recebimentos efetuados no Banco do Brasil por meio de arquivos recebidos oriundos do Auto-atendimento, processados no programa Sistema de Arrecadação de Receitas, atendendo o convênio de partição na origem. Após processamento, a Área deverá imprimir os relatórios Retornos de Pagamentos de Boletos, conferindo os valores dos retornos, o somatório e o valor creditado no extrato do Banco do Brasil. Em caso de divergências, a Área deverá entrar em contato com o banco para providências. Observação 1: o relatório deverá ser impresso em 01 (uma) via, a ser anexado no RG Boletim de Caixa, posteriormente enviado para a Área de Contabilidade. Item excluído b) Anuidades, ART, Multas e Parcelamentos Quando do recebimento de anuidades, ART, multas e parcelamentos, via boleto emitido com base no convênio de partição na origem, enviado pelo banco aos profissionais e empresas ou emitido pelo Crea-GO, a Área deverá baixar os arquivos enviados pelo Banco do Brasil em programa específico deste (conforme descrito no item a). Elaborado/revisado por: 02/10/2015 Marize de Almeida Sales Pereira Data Aprovado para uso: 02/10/2015 Marize de Almeida Sales Pereira Data

2 FINANCEIRO IT / 6 As informações relativas ao recebimento das anuidades são automaticamente inseridas no cadastro dos profissionais e das empresas. Observação 1: A baixa de anuidades de outros Creas (apenas de profissionais), quando apresentado o comprovante, a Área de Atendimento deverá inserir no Sistema Terminal o exercício da anuidade, data de pagamento e a identificação do Crea recebedor. Item excluído 3.2 Despesas a) Pagamentos de fornecedores com contratos junto ao Crea GO Para o pagamento de fornecedor, o Departamento Administrativo/Financeiro deverá encaminhar o documento com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis. Quando do recebimento, a Área deverá verificar os dados constantes no documento de pagamento com as seguintes informações: autorização da Presidência, empenho, carimbo de atestado na nota fiscal (ou RPA), se optante ou não pelo Simples Nacional (no caso de empresa) e se recolhe Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza por estimativa e/ou INSS. Observação: Quando o pagamento for para pessoa física, os impostos devem ser calculados na Área de Pessoal através do documento Recibo de Pagamento ao Contribuinte Individual RPCI. Em caso de divergências, a Área deverá entrar em contato com o Departamento Administrativo/ Financeiro para providências. Caso o documento de pagamento esteja em conformidade, a Área deverá emitir os registros Autorização de Pagamento e Autorização para Liberação dos créditos ou Cheques, encaminhando-o ao Gestor Administrativo/Financeiro para conferência e, após encaminhar à Presidência e Tesoureiro para assinatura. O pagamento poderá ser efetuado por meio de: Cheques Deverão constar as assinaturas do Presidente e do Tesoureiro. No ato do pagamento, o fornecedor deverá assinar o registro Autorização de pagamento no campo específico, postando nesta o RG ou CNH. Boletos bancários Os boletos deverão ser cadastrados em programa específico do Banco do Brasil Pagamento de Títulos e Guias. Após a efetivação do pagamento pelo banco, a Área deverá anexar os comprovantes nos boletos bancários. Observação: Nos casos de pagamentos via boleto bancário, em que os cadastramentos no programa do banco não são possíveis, deverão ser enviados pelo malote o cheque da conta do Crea-GO, junto com os boletos bancários para autenticação nestes. Crédito bancário a Área deverá cadastrar as transferências em programa específico do Banco do Brasil Pagamentos de fornecedores, salários e outros, com a

3 FINANCEIRO IT / 6 especificação da data para a efetivação do pagamento e assinatura da Presidência e Tesoureiro. Após o pagamento, a Área deverá anexar os comprovantes de pagamento no documento recebido. Após o pagamento, a Área deverá elaborar o RG Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com os documentos e comprovantes de pagamento. b) Pagamentos de diárias Para o pagamento de diárias, a Área Solicitante deverá encaminhar um Memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro, com a solicitação da diária. O departamento encaminhará à Superintendência/Presidência para conhecimento e autorização ou não do prosseguimento do processo. Caso positivo, será enviado à Coordenadoria de Controladoria para análise e parecer quanto à regularidade da solicitação, sendo, por fim, devolvido ao Departamento Administrativo/Financeiro, que encaminhará a solicitação à Área para pagamento. Em caso de divergências, a Área deverá entrar em contato com o Departamento Administrativo/Financeiro para providências. Posteriormente, a Área deverá realizar a transferência para a conta do solicitante, conforme descrito no item 3.2.a, e lançar no RG. 126 Planilha de Diária de Servidores, os seguintes dados: nome do servidor, a data de concessão da diária, valor recebido e período da viagem. Mensalmente o RG. 126 Planilha de Diária de Servidores deverá ser impresso e encaminhado à Área de Pessoal. Observação: Nos pagamentos cadastrados em programas do Banco do Brasil: Pagamentos de fornecedores, salários e outros e Pagamento de Títulos e Guias, são encaminhados arquivos para o banco para futura liberação. A liberação é feita mediante autorização da Presidência e Tesoureiro, por meio do BB Token ou senha, na impossibilidade destes, por solicitação ao Banco do Brasil, por ou telefone. c) Pagamento de tributos A Área deverá lançar no RG Planilha de Retenção todos os tributos que tenham retenção para recolhimento, com no mínimo 3 dias de antecedência da data de vencimento. Posteriormente, a Área deverá emitir as guias respectivas, os registros Autorização de Pagamento e Autorização para Liberação dos créditos ou Cheques, encaminhando-o ao Gestor Administrativo/Financeiro para conferência, após encaminhar à Presidência e Tesoureiro.

4 FINANCEIRO IT / Devolução de taxas Quando do recebimento do processo Administrativo pela Área de Contabilidade, deverá informar e encaminhar para a Área de Acompanhamento Jurídico, para análise. Após análise, caso deferida a devolução, a Área deverá efetuar a transferência bancária na conta do solicitante, conforme descrito no item 3.2.a. 3.4 Monitoramento Administrativo/Financeiro a) Monitoramento pela Presidência Diariamente, a Área deverá elaborar o registro Boletim Bancário e o Comparativo Receita X Despesa, encaminhando-o, via , à Presidência para conhecimento. b) Monitoramento pela Área de Contabilidade A Área deverá elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o, à Área de Contabilidade para análise e lançamento das informações. Mensalmente a Área deverá encaminhar os extratos bancários à Área de Contabilidade. 3.5 Trâmite de processo Administrativo Para o trâmite de processos Administrativos, a Área deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 Processo Administrativo. 4. REGISTROS Item excluído Item excluído RG. 061 Boletim de Caixa Autorização de pagamentos Autorização para liberação de créditos/borderô Item excluído Boletim Bancário Retornos de Pagamentos de Boletos RG Planilha de Retenção

5 FINANCEIRO IT / 6 RG. 126 Planilha de Diária de Servidores Comparativo Receita X Despesa 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenament o Proteção Recuperaçã o Retenção Disposição Autorização de pagamentos Autorização para liberação de créditos Item excluído Anexado ao Boletim de Caixa via Área de Contabilidade Acesso restrito Gestor/ Funcionários do Departamento Administrativo/Finan ceiro Por data 5 anos - Lixo - Retornos de Pagamentos de Boletos Boletim Bancário Arquivo no computador do Líder da Área Eletrônico Acesso para edição do Líder da Área c:/documen ts_and_sett ings/deskto p/ines Exercício atual e um Escaninho Acesso restrito Gestor/ Funcionários do Departamento Administrativo/Finan ceiro Por data Até 15 dias Área de Contabilidade RG Boletim de Caixa C:\área Computador Financeiro Eletrônico Acesso para edição da Área financeira\ Boletim de Caixa 03 últimos anos

6 FINANCEIRO IT / 6 Planilha de Retenção RG. 119 Arquivo no computador da Área Eletrônico Acesso para edição da Área C:\Área financeira\ Planilha de Retenção Exercício atual e Pasta na Área Acesso restrito Planilha de Diária de Servidores RG. 126 Pasta na Área de Pessoal Gestor/ Funcionários do Departamento Administrativo/Finan ceiro Por data Exercício atual e Lixo Comparativo Receita X Despesa Arquivo no computador do Líder da Área Eletrônico Acesso para edição do Líder da Área c:/docum ents_and_s ettings/des ktop/ines Exercício atual e um