ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO DE GESTÃO ORGANIZACIONAL - CGO

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1 ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO DE GESTÃO ORGANIZACIONAL - CGO Atribuição: Coordenar a execução das ações relacionadas às áreas administrativas, organizativas e financeiras da PROEXT, bem como secretariar a Câmara de Extensão. 1. Assessorar a Pró-Reitora em assuntos relacionados à área de atuação na CGO. 2. Acompanhar os pedidos de solicitações de portaria de crédito, junto a Diretoria de Orçamento e Finanças-PROPLAN. 3. Participar de eventos de Extensão. 4. Acompanhar pedidos de abertura de licitação junto ao Setor de Licitações da UFPE. 5. Participar do planejamento orçamentário da PROEXT. 6. Acompanhar a execução das atividades da equipe da CGO. 7. Participar do planejamento de eventos institucionais de Extensão junto a Direção e as Coordenações da PROEXT 8. Atender e orientar os docentes, técnicos e estudantes em assuntos referentes a áreas de atribuição da Coordenação. 9. Participar da gestão dos editais de apoio à extensão da PROEXT, junto a Coordenação de Gestão da Extensão e da Coordenação da Gestão da Informação. 10. Representar a Pró-Reitoria de Extensão em reuniões, eventos, etc. quando solicitado em assuntos relacionados à área desta coordenação. 11. Reunir a equipe da Coordenação para avaliar as atividades quinzenalmente; 12. Convocar a Câmara de Extensão; 13. Elaborar a ata de reuniões da Câmara de Extensão; 14. Coordenar a elaboração e implantação de projetos referentes à melhoria dos serviços administrativos e dos espaços físicos da Pró-Reitoria. 15. Planejar a informatização da Pró-Reitoria com o responsável do Suporte de Informática; 16. Pré-analisar os diversos pedidos de auxílios financeiros para aquisição de passagens, hospedagens, materiais e equipamentos feitos dentro dos programas de apoio mantidos pela Pró-Reitoria; 17. Acompanhar e orientar o desenvolvimento profissional dos servidores da Pró-Reitoria, quanto às capacitações e qualificação a serem promovidas. 18. Fornecer dados relativos à área de competência da Coordenação;

2 19. Acompanhar as receitas e despesas do Fundo de Extensão junto a FADE; Secretaria de Apoio Administrativo Atribuição: Executar as atividades administrativas da Coordenação da Gestão Organizacional 1. Observar as condições de higiene das instalações da PROEXT, tomando as providências adequadas para melhoria do ambiente de trabalho. 2. Acompanhar as atividades das bolsistas de secretariado lotadas na Recepção e na Coordenação; 3. Orientar os docentes, técnicos e alunos sobre informações de pedidos de diárias e passagens; 4. Receber e preparar a folha de frequência de pessoal, colhendo a assinatura da Pró-Reitora ou substituto e entregar na PROGEPE. 5. Preparar a programação de férias dos servidores lotados na PROEXT, e digitar no sistema SIAPE; 6. Redigir e digitar documentações necessárias da coordenadora (ofícios, CI, declarações); 7. Manter organizado o arquivamento de documentos ativos e inativos da Coordenação de Gestão Organizacional; 8. Realizar cotação e reservar de passagens áreas, hospedagens quando solicitado; 9. Preparar, encaminhar e acompanhar os pedidos de diárias e/ou passagens do Pessoal da PROEXT e das ações de Extensão (projetos, eventos e cursos) e entregar na SOP/DCF. 10. Atender aos pedidos de material de expediente, anotando em formulário de entrega de material ou planilha de acompanhamento para posterior levantamento de necessidades de compras junto ao setor financeiro; 11. Receber e encaminhar documentações destinadas à coordenadora, a chefia da divisão financeira e a chefia da divisão administrativa; 12. Atender público externo fornecendo informações administrativas pertinentes a Coordenação de Gestão Organizacional e quando necessário encaminhá-lo a chefia responsável.

3 Apoio à secretaria Atribuição: executar atividades administrativas inerentes à secretaria da Coordenação de Gestão Organizacional. 1. Auxiliar na redação e digitação de documentações necessárias da secretaria da Coordenação (ofícios, CI, declarações); 2. Auxiliar a Secretária da Coordenação de Gestão Organizacional a manter organizado o arquivamento de documentos ativos e inativos da Coordenação de Gestão Organizacional; 3. Auxiliar na realização de cotações e reservas de passagens aéreas, hospedagens junto à secretaria; 4. Atender aos pedidos de material de expediente, anotando em formulário de entrega de material ou planilha de acompanhamento para posterior levantamento de necessidades de compras junto ao setor financeiro, QUANDO DA AUSENCIA DA SECRETÁRIA; 5. Receber e encaminhar documentações destinadas à coordenadora, a chefia da divisão financeira e a chefia da divisão administrativa; 6. Atender ao publico interno e externo fornecendo informações administrativas pertinentes a Coordenação de Gestão de Organizacional. 7. Atender chamadas telefônicas, transferindo para os respectivos setores competentes. 8. Auxiliar na realização de cotação de material de expediente e materiais permanentes destinados a infraestrutura da PROEXT e suas unidades, junto à divisão financeira. 9. Inserir em planilha os dados cadastrais de bolsistas que desenvolvem atividades de extensão e de bolsista de desenvolvimento profissional. 10. Receber e arquivar as frequências dos bolsistas; Setor de Recepção/ Protocolo Atribuição: executar tarefas de apoio que dizem respeito aos serviços de protocolo da Pró-Reitoria e ao serviço de recepção. 1. Receber as correspondências/documentos/processos, entregando aos respectivos destinatários; 2. Receber e enviar processos via SIPROC 3. Efetuar, receber e transmitir ligações telefônicas;

4 4. Anotar recados quando necessário, (anotando nome, telefone); 5. Anotar as reservas do uso da sala de reunião em agenda existente na recepção; 6. Prestar informações ao publico externo e direcionar para as unidades da PROEXT; 7. Controlar e fornecer numeração de ofícios/comunicações Internas para as unidades da PROEXT; 8. Observar as condições de higiene da sala de reunião, tomando as providências adequadas para melhoria deste ambiente. DIVISÃO FINANCEIRA Atribuição: Executar atividades relacionadas à área financeira e orçamentária da PROEXT. 1. Auxiliar o planejamento orçamentário da PROEXT. 2. Preparar empenho para pagamento de bolsas, pessoa jurídica e pessoa física, decorrente das ações de extensão proveniente de contratos e convênios, cujo ordenador de despesa seja a Pró-Reitora de Extensão; 3. Digitar ofícios de solicitação de portaria de crédito referentes a recursos próprios e/ou tesouro, colher assinatura do ordenador e protocolizar junto a Divisão de Comunicação - DICOM; 4. Orientar docentes, técnicos, alunos e fornecedores quantos a assuntos pertinentes a execução orçamentária (tipos de rubrica, natureza, documentação necessárias e pagamentos); 5. Manter atualizado o cadastro de bolsistas que desenvolvem atividades de extensão e de desenvolvimento profissional; 6. Preparar e enviar para a PROACAD, PROGEPE ou PROPLAN relação nominal dos bolsistas de Institucional de Extensão, de Projetos e de Desenvolvimento Profissional com objetivo de solicitar o orçamento para pagamento mensal dos bolsistas; 7. Receber portaria de credito, Nota de Descentralização de Crédito (NDC) e preparar planilha de acompanhamento de execução deste crédito; 8. Preparar procedimentos preliminares para abertura de licitação (oficio, termo de referencia e cotações); 9. Certificar as faturas referentes ao material recebido e/ou serviços prestados.

5 Setor de apoio a Divisão Financeira Atribuição: Executar as atividades administrativas e orçamentárias relacionadas à aquisição de bens e serviços referentes à infraestrutura da Pró- Reitoria. 1. Manter registro do patrimônio da Pró-Reitoria atualizado semestralmente, e enviar relatório ao Setor de Patrimônio da UFPE, no final de cada exercício, juntamente com os responsáveis das unidades da PROEXT. 2. Levantar a necessidade de aquisição de equipamentos e mobiliários destinados a PROEXT e suas unidades; 3. Acompanhar os serviços de manutenção de máquinas, equipamentos, mobiliários e instalações junto às empresas contratadas; 4. Realizar cotação de material de expediente e materiais permanentes destinados à infraestrutura da PROEXT e suas unidades; 5. Preparar empenho para a realização de compras destinadas a PROEXT; 6. Certificar as faturas referentes ao material recebido; 7. Manter controle dos bens deslocados para manutenção, conservação e empréstimos e/ou concessão temporária; 8. Preparar Nota de Destaque de repasse de recursos para as unidades executoras da UFPE, referente a editais da PROEXT ou pagamentos de serviços; 9. Alimentar planilha de acompanhamento de execução dos créditos. DIVISÃO ADMINISTRATIVA Atribuição: Executar procedimentos técnicos e administrativos inerentes às diversas fases que envolvem contratos e convênios que tenham execução direta ou interface da PROEXT. 1. Monitorar e orientar a execução física e orçamentária dos Convênios e contratos celebrados pela PROEXT; 2. Manter as informações atualizadas sobre a evolução do processo de celebração dos contratos/convênios e prestação de Contas, em arquivos em pastas; 3. Orientar aos docentes, técnicos e alunos quanto às normas, plano de aplicação, planos de trabalho e procedimentos a serem seguidos no processo de formalização e elaboração dos Convênios, Contratos, Termos Aditivos,

6 Termos de Ajuste, Acordos de Cooperação, Termos de Transferência de Recursos; 4. Monitorar a tramitação de processos de formalização de Convênios e Contratos junto a Procuradoria, a Divisão de Convênios/PROPLAN e a Divisão de Contratos/DGBS e/ou unidades competentes; 5. Desenvolver inter-relações com instituições públicas e privadas, visando identificar e remover entraves à viabilização de Convênios, Contratos, termos de aditivo; 6. Elaborar relatórios de acompanhamento para subsidiar ações de planejamento e execução dos convênios e contratos, etc.; 7. Acompanhar pedidos de abertura de licitação junto ao Setor de Licitações da FADE quando os recursos forem provenientes de convênios e contratos, etc. 8. Preparar ofício a FADE para solicitação de aquisições de bens e serviços, bem como seus respectivos pagamentos, cuja ordenação seja a PROEXT, referente a recursos de convenio ou contratos.