PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Nº X.XX.XXX.XX

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1 Versão:.0 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Nº X.XX.XXX.XX MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÂO Versão Nº.0 Data da Revisão 05/06/05 Data de Aprovação 9/06/05 Gestor Jefferson da Silva Martins Data de Publicação /09/05 Título Aquisição de Bens e Serviços de Tecnologia da Informação - TI Data da última revisão 05/06/05. Descrição Dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelas Unidades Administrativas e Acadêmicas da UNIFAP, utilizando como base a Instrução Normativa nº 04/04 de de Setembro de 04.. Objetivos Institucionalizar o processo de contratação e aquisição de bens e serviços de TI na UNIFAP através da Instrução Normativa n 04/04.. Público-Alvo: Destina-se a toda comunidade acadêmica (Docentes, Discentes, Técnicos Administrativos e Comunidade externa) que usufruam dos serviços de TI. 4. Pré-requisitos: Como pré-requisitos são necessários alguns documentos: - Documento de Oficialização da Demanda - DOD: documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da Solução a ser atendida pela contratação e indicação do representante da unidade organizacional requisitante. - Conhecimento prévio do PDTI, pois a Soução de TI demandada deve estar alinhada com o PDTI da UNIFAP. Página de 6

2 Versão:.0 5. Responsáveis: Nº Nome Telefone Diretor NTI Assessoria de Compras e Contratos NTI (96) -7 Secretária do NTI LEGENDA Diretor do NTI: irá analisar, gerencia e encaminhar o processo de aquisição da solução de TI requisitado para o setor competente e indicar o representante técnico. Assessor de Compras & Contratos do NTI: analisa as solicitações de demanda de aquisição de soluções de TI para elaborar o Termo de Referencia (documento com a descrição técnica da Solução de TI). Secretaria do NTI: recebe e encaminha as demandas (docs, processos administrativos) advindos de outros setores para a Direção e/ou especificamente para as demais Divisões do NTI. 6. Atividades: Nº Tarefa Atividades Resp Fase - Equipe de Elaboração de Termo de Referencia Receber a demanda A demanda é iniciada pelo recebimento de memorando do setor 0 (PA) interessado. Encaminhar o PA a O PA é despachado ao Diretor do NTI para ciência e tomar a devidas 0 Direção providências 0 Receber o Processo Diretor recebe o processo administrativo 04 Diretor analisa se a demanda solicitada no P.A. está alinhada ao PDTI. Avaliar alinhamento ao Artefato utilizado: PDTI; PDTI Caso demanda esteja alinhada ao PDTI segue N 5; Caso demanda não esteja alinhada ao PDTI segue N 4.; Enviar para atualização do PDTI Encaminhar demanda indeferida ao solicitante Encaminhar a Divisão competente Diretor encaminha demanda para ser analisada e atualizar o pdti. Caso PDTI seja atualizado com a demanda segue n 05; Caso PDTI não seja atualizado e demanda indeferida, o processo será arquivado e segue n 04.; Diretor recebe o indeferimento da solicitação da atualização do PDTI e encaminha resposta ao solicitante com a justificativa do indeferimento da demanda por não está alinhado ao PDTI. Finaliza Processo; Diretor despacha o processo administrativo ao setor competente e indica um nome para ser o Integrante Técnico. 06 Receber a Requisição Recebe o P.A.com a ciência do Diretor do NTI. Fase - Estudo Preliminar Técnico 07 Comunicar o Setor Será solicitado informações adicionais (Quantidade, contato de Requisitante e demais Fornecedor, etc); Áreas Afins 07. Recebe as informações adicionais solicitadas ao setor requisitante Recebe as informações adicionais solicitadas ao setor requisitante. Caso sejam suficientes segue N 08; Caso sejam insuficientes retorna N 07; Página de 6

3 Versão:.0 08 Pesquisar soluções de TI Realizar pesquisas de soluções de TI de acordo com a Demanda. Avaliar soluções 09 disponíveis Avaliar soluções disponíveis. Escolher a melhor solução de TI de acordo com a demanda que tenha 0 Escolher solução de TI melhor custo/beneficio; Justificar a Solução de TI Justificar a Solução de TI escolhida. Avaliar e Aprovar Fazer uma avaliação técnica (Custo e Beneficio) das soluções Estudo técnico disponíveis; Encaminhar estudo Encaminhar estudo técnico preliminar para ordenador de despesas técnico preliminar para para avaliação orçamentária; Artefato gerado: Estudo Preliminar; avaliação orçamentária 4 Receber motivação de Caso seja deferido, motivar prosseguimento do processo, segue N disponibilidade 5; Caso seja indeferido, encaminhar resposta de indeferimento ao orçamentaria. setor demandante. Finaliza Processo; Fase - Elaboração do Termo de Referência Definir a descrição da Iniciar a fase de Elaboração do Termo de referencia com a descrição 5 Solução de TI da Solução de TI (Itens, Quantidade, Qualidade e Etc.) Procedimento de Elaboração do TR. Artefatos utilizados como auxilio 6 Elaborar o TR para elaboração do documento: Lei n 8.666/9 e IN04;, Analisar se UNIFAP possui ARP Vigente Verificar se existe quantidade disponível para aquisição Anexa documentos para a aquisição da demanda Encaminha documentos de viabilidade de compra por ARP Unifap Recebe artefatos gerados com o deferimento da compra por ARP Analisar a forma de aquisição da Solução de TI demandada 9 Compra Direta Cotação de Preços da 9. Solução de T.I. Mapa de Cotação de 9. Preços Encaminhar os artefatos 9. gerados Recebe e encaminha os 9.4 artefatos 9.5 Recebe e encaminha o processo ADM Analisar se UNIFAP possui ARP Vigente; Caso SIM, segue N 7.; Caso NÃO, segue N 8; Verificar se existe quantidade disponível para aquisição; Caso SIM, segue N 7.; Caso NÃO, segue N 8; Anexa ao processo documentos que comprovam a existência da ARP vigente e a existência da quantidade disponível para compra da Encaminha todos os documentos que comprovam a viabilidade de compra por ARP Unifap; Recebe artefatos gerados com o deferimento da compra por ARP e encaminha para o procedimento de aquisição. Finaliza Processo. Será analisado a forma de aquisição de acordo com a solução de TI demandada; Caso a melhor forma for Compra direta, segue N 9; Caso a melhor forma seja Inexigibilidade, segue N 0; Caso a melhor forma seja Adesão a ARP, segue N ; Caso a melhor forma seja Registro de Preço, segue N ; Cotação de Preços da Solução de T.I. Deve conter no minimo 0 cotações comerciais; Elaborar o Mapa de Cotação de Preços; Encaminhar os artefatos gerados para prosseguimento da aquisição da Recebe, analisa e encaminha os artefatos gerados para prosseguimento da aquisição da solução de TI. Recebe e encaminha o processo administrativo de acordo com o despacho do Diretor. Finaliza Processo. 0 Inexigibilidade 0. Solicitar Documento de Solicitar documentos de EXCLUSIVIDADE e proposta comercial ao Página de 6

4 Versão:.0 para procedimento de Inexigibilidade fornecedor; Receber documentos Receber documentos de EXCLUSIVIDADE e a proposta comercial 0. solicitados devidamente assinada; Encaminhar os artefatos Encaminhar os artefatos gerados para prosseguimento da aquisição da 0. gerados Recebe e encaminha os Recebe, analisa e encaminha os artefatos gerados para 0.4 artefatos prosseguimento da aquisição da solução de TI. Recebe e encaminha o Recebe e encaminha o processo administrativo de acordo com o 0.5 P.A. despacho do Diretor. Finaliza Processo. Adesão a ARP. Pesquisar ARP vigente Pesquisar Ata de Registro de Preço vigente da Solução de T.I.. Contatar o Fornecedor e Órgão Gerenciador da ARP para verificar a Contatar o Fornecedor e disponibilidade para adesão; Órgão Gerenciador da Caso seja SIM, segue Nº.; ARP Caso seja NÃO, retorna ao N.; Redigir Ofícios de Redigir ofícios de solicitação de ADESÃO, tanto de fornecedor quanto. solicitação de ADESÃO de órgão gerenciador da ARP; Encaminhar os ofícios.4 para assinatura Encaminhar os ofícios para assinatura do Diretor do NTI; Receber, assinar e.5 devolver os ofícios Receber, assinar, e devolver os ofícios de solicitação de ADESÃO;.6.7 Encaminhar os ofícios os respectivos destinatários Receber resposta dos ofícios os de solicitação de ADESÃO Encaminhar os ofícios os respectivos destinatários (Fornecedor, Órgão Gerenciador); Receber resposta dos ofícios os de solicitação de ADESÃO (Fornecedor, Órgão Gerenciador); Encaminhar os artefatos Encaminhar os artefatos gerados para prosseguimento da aquisição da.8 gerados Recebe e encaminha os Recebe, analisa e encaminha os artefatos gerados para.9 artefatos prosseguimento da aquisição da solução de TI. Recebe e encaminha o Recebe e encaminha o P.A. de acordo com o despacho do Diretor..0 processo ADM Finaliza Processo. Pregão Eletrônico e/ou Registro de Preço Cotação de Preços da Cotação de Preços da Solução de T.I. Deve conter no mínimo 0. Solução de T.I. cotações comerciais; Mapa de Cotação de. Preços Elaborar o Mapa de Cotação de Preços; Organizar, encaminhar Organizar e encaminhar os artefatos gerados (TR, Mapa de Cotação de. os artefatos gerados Preços, Propostas Comerciais) para elaboração de Edital Recebe e encaminha os artefatos para o Recebe e encaminha os artefatos para o prosseguimento do processo.4 prosseguimento do (Elaboração de Edital) processo Recebe e encaminha o Recebe e encaminha o processo administrativo de acordo com o.5 P.A. despacho do Diretor. Finaliza Processo. LEGENDA ARP: Ata de Registro de Preço, documento gerado através de processo licitatório na modalidade Pregão do tipo eletrônico para Registro de Preço; TR: Termo de Referencia, é um documento no qual uma instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser prestado ou um produto deve ser entregue por potenciais contratados; Página 4 de 6

5 Versão:.0 P.A.: Processo Administrativo, documento gerado através de cadastro no sistema de protocolo que terá registro geral para identificá-lo e irá ser tramitado para qualquer setor administrativo da IFES; PDTI: Plano Diretor de Tecnologia da Informação, é um instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de Tecnologia da Informação que visa a atender às necessidades tecnológicas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período, possibilitando alinhar os recursos aplicados em TI, eliminar o desperdício, garantir o controle, aplicar recursos no que é mais relevante e, por fim, melhorar o gasto público e o serviço prestado ao cidadão. É uma importante ferramenta de apoio à tomada de decisão para o gestor, habilitando-o a agir de forma proativa, contra as ameaças e a favor das oportunidades; IN04: Instrução Normativa n 04, documento que dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal; NTI: Núcleo de Tecnologia da Informação, unidade administrativa da UNIFAP subordinada a Reitoria que tem como objetivo participar da elaboração do plano global de desenvolvimento da UNIFAP, assessorar o Comitê Gestor de Tecnologia da Informação quanto a elaboração do Plano Diretor de TI e quanto ao planejamento estratégico de metas para a área de TI da UNIFAP, assessorar o Comitê de Segurança da Informação quanto a elaboração de Políticas de Segurança da Informação, organizar, gerenciar e controlar todos os esforços e iniciativas de utilização da tecnologia da informação e comunicação nos processos meio e fim da UNIFAP, desenvolver e manter ferramentas automatizadas (sistemas) que forneçam informações a todos os setores da instituição, definir políticas e cuidar da segurança das informações da UNIFAP veiculadas em meio eletrônico, capacitar os usuários da instituição no uso de tecnologia da informação de forma adequada, divulgar as ações e políticas de Tecnologia da Informação; 7. Referências Participantes: IN 04/04/MP/SLTI, de /09/04 Lei Federal N 8.666, de /06/99 8. Participantes na elaboração do documento: Nome Setor Função Assessor de Compras e Aquisições Fábio Vasconcelos Cantão de Lima Assessoria do NTI de TI Assessor de Compras e Aquisições Robson Rodrigues Neves Aguiar Assessoria do NTI de TI Jefferson da Silva Martins Direção do NTI Diretor do NTI Página 5 de 6

6 Versão:.0 9. Fluxograma: Vide Anexo I. 0. Revisão, aprovação e publicação: Atividade Data Nome Função Fábio Vasconcelos Data da Revisão 05/06/05 Gestor do processo Cantão de Lima Jefferson da Silva Diretor do Data de Aprovação 9/06/05 Martins Departamento Data de Publicação /09/05 Jefferson da Silva Data da Ultima Revisão 9/06/05 Diretor do NTI Martins. Histórico de Revisões: Versão Data Descrição das Mudanças Requisitado por:.0 /06/05 Revisão Final Página 6 de 6

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