Universidade Federal Fluminense Pró-Reitoria de Planejamento Coordenação de Orçamento e Custos PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO
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1 Universidade Federal Fluminense Pró-Reitoria de Planejamento Coordenação de Orçamento e Custos PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO Niterói, Outubro de 2014 Versão 1.0 DAT/PLOR
2 12/10/2014 2
3 Índice PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO DAT-PLOR DAT/PLOR Elementos do processo ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS - UFF Elementos do processo Receber processo Conferir documentos Documentação correta? Elaborar despacho (documentação incorreta) Encaminhar o processo ao Coordenador Elaborar despacho final Atualizar controles internos Encaminhar processo para a PROPPI DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM PARCERIAS COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES Elementos do processo Receber processo Conferir documentos Documentação correta? Elaborar despacho (documentação incorreta) Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? Encaminhar processo ao Pró-Reitor /10/2014 3
4 Recebimento do processo Deferido? Elaborar despacho (indeferimento) Encaminhar processo ao Coordenador Elaborar despacho final Atualizar controle interno Encaminhar processo à PROPPI DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS Elementos do processo Receber processo Conferir documentos Documentação correta? Elaborar despacho (documentação incorreta) Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? Encaminhar processo ao Pró-Reitor Recebimento de processo Deferido? Elaborar despacho (indeferimento) Encaminhar processo ao Coordenador Elaborar despacho final Atualizar controles internos Fonte 281? Copiar processo em 2vias Encaminhar uma via para DO/PLOR Arquivar uma via /10/2014 4
5 Encaminhar processo para assinatura do Reitor /10/2014 5
6 1 D AT- P L O R 12/10/2014 6
7 Versão: 1.0 Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico 1. 1 D A T / P L O R Os principais processos realizados pela Divisão de Apoio Técnico da Coordenação de Orçamento e Custos são: Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis UFF; Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis em parceria com outras instituições; Análise de processos - Projetos ELEMENTOS DO PROCESSO ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do plano de aplicação de recursos. Processo DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS - UFF ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do plano de aplicação de recursos. Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Convênios (Recursos públicos, Recursos privados) - Contrato Processo DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM PARCERIAS COM OUTRAS INSTITUIÇÕES - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES 12/10/2014 7
8 ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente arrecadados. Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Protocolo de intenções; - Acordo de cooperação; - Termo de cooperação; - Termo de execução descentralizada; - Convênios (recursos públicos, recursos privados); - Contrato. Processo DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS 12/10/2014 8
9 2 D AT- P L O R A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O S A U T O F I N A N C I Á V E I S U F F 12/10/2014 9
10 Versão: 1.0 Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico 2. 1 A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O S A U T O F I N A N C I Á V E I S - U F F Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do plano de aplicação de recursos ELEMENTOS DO PROCESSO Receber processo Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos Conferir documentos Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida. Processo recebido. das ações: Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06, abaixo descriminados: - Plano de trabalho - Art. 5º; - Edital do curso; - Aprovações setoriais: da Unidade e do Departamento - Art. 6º e 7º; - Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa (anexo VI) - Art. 5º; - Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14. Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida. Processo analisado. 12/10/
11 Documentação correta? Dada a conferência de documentos realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'. Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho' será realizada. Portões SIM NÃO Elaborar despacho (documentação incorreta) Esclarecer à Unidade, em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade. Análise realizada na atividade anterior. das ações: Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada. Despacho elaborado Encaminhar o processo ao Coordenador Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação Elaborar despacho final Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido. Análise realizada na atividade anterior. das ações: Elaborar despacho à PROPPI, com informações relativas à documentação analisada. 12/10/
12 Despacho elaborado Atualizar controles internos Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas. Processo analisado. das ações: Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada do processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo. Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN. Planilha de controle de processos Encaminhar processo para a PROPPI Encaminhar o processo à PROPPI para homologação do edital. 12/10/
13 3 D AT- P L O R A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O A U T O F I N A N C I Á V E L E M PA R C E R I A S C O M O U T R A S I N S T I T U I Ç Õ E S 12/10/
14 Versão: 1.0 Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico 3. 1 A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O S A U T O F I N A N C I Á V E I S E M P A R C E R I A C O M O U T R A S I N S T I T U I Ç Õ E S Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do plano de aplicação de recursos. Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Convênios (Recursos públicos, Recursos privados) - Contrato ELEMENTOS DO PROCESSO Receber processo Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos Conferir documentos Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida. Processo recebido. das ações: Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06, abaixo descriminados: - Proposta contratual; - Minuta do instrumento contratual; - Plano de trabalho - Art. 5º; - Edital do curso; - Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º e 7º; - Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 5º; - Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14. Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida. 12/10/
15 Processo analisado Documentação correta? Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais. Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada. Portões NÃO SIM Elaborar despacho (documentação incorreta) Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade. Análise realizada na atividade anterior. das ações: Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada. Despacho elaborado Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'. Portões NÃO SIM Encaminhar processo ao Pró-Reitor 12/10/
16 Encaminhar o processo ao Pró-Reitor Recebimento do processo Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor Deferido? Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'. Portões SIM NÃO Elaborar despacho (indeferimento) Esclarecer à Unidade em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da UFF. Processo contendo o parecer do Pró-Reitor. das ações: Elaborar despacho à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação, conforme percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor. Despacho elaborado Encaminhar processo ao Coordenador Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação. 12/10/
17 Elaborar despacho final Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida. Processo recebido do Pró-Reitor. das ações: Elaborar despacho à PROPPI com as informações relativas à documentação analisada e as informações pertinentes a solicitação de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise dos documentos. Despacho elaborado Atualizar controle interno Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas. Processo analisado. das ações: Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo. Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN. Planilha de controle de processos Encaminhar processo à PROPPI Encaminhar o processo à PROPPI para homologação do Edital. 12/10/
18 4 D AT- P L O R A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - P R O J E T O S 12/10/
19 Versão: 1.0 Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico 4. 1 A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - P R O J E T O S Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente arrecadados. Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR: - Protocolo de intenções; - Acordo de cooperação; - Termo de cooperação; - Termo de execução descentralizada; - Convênios (recursos públicos, recursos privados); - Contrato ELEMENTOS DO PROCESSO Receber processo Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos Conferir documentos Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida. Processo recebido. das ações: Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Norma de Serviço Nº 626/2012, abaixo descriminados: - Proposta comercial - Art.3º; - Minuta do instrumento contratual - Art.3º; - Plano de trabalho - Art.3º; - Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º; - Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 3º e 11; - Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 4º. Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida. Processo analisado. 12/10/
20 Documentação correta? Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para a avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais. Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada. Portões SIM NÃO Elaborar despacho (documentação incorreta) Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade. Análise realizada na atividade anterior. das ações: Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada. Despacho elaborado Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'. Portões SIM NÃO 12/10/
21 Encaminhar processo ao Pró-Reitor Encaminhar o processo ao Pró-Reitor para decisão sobre solicitação de isenção/redução de percentuais Recebimento de processo Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor Deferido? Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'. Portões NÃO SIM Elaborar despacho (indeferimento) Esclarecer à Unidade, em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da UFF. Processo contendo o parecer do Pró-Reitor. das ações: Elaborar o despacho, para enviar à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação, conforme percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor. Despacho elaborado Encaminhar processo ao Coordenador Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação. 12/10/
22 Elaborar despacho final Informar à SAPT/CAD que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida. Processo recebido do Pró-Reitor. das ações: Elaborar despacho à SAPT/CAD, com informações relativas à documentação analisada e informações sobre a solicitação de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise de documentos. Despacho elaborado Atualizar controles internos Registrar as informações relativas à distribuição de percentuais de receitas arrecadadas. Processo analisado. das ações: Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido. Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo. Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN. Planilha de controle de processos Fonte 281? Se a fonte do convênio presente na documentação do processo for a fonte 281 (convênio com órgãos públicos), segue-se para a atividade 'Copiar processo em 2vias'. Caso contrário, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo para a assinatura do Reitor'. Portões 12/10/
23 SIM NÃO Copiar processo em 2vias Manter em arquivo físico cópias de documentos de partes relevantes do processo. Processo com despacho final e fonte 281. das ações: Separar documentos relevantes e copiá-los em duas vias. Cópias realizadas Encaminhar uma via para DO/PLOR Uma via do processo copiado será enviada à DO/PLOR Arquivar uma via Arquivar uma via no DAT/PLOR para fins de controle Encaminhar processo para assinatura do Reitor Encaminhar o processo à SAPT/CAD para assinatura do Reitor. 12/10/
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