PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA ESTADO DO ESPÍRITO SANTO UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO COMPANHIA DE DESENVOLVIMENTO DE CARIACICA

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº SLC-03.1/2014 Data: 20/03/2014 Versão: Original 01 SISTEMA ADMINISTRATIVO SLC - SISTEMA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS. 02 ASSUNTO SLC CONTROLE DE ESTOQUES - CDC 03 SETORES ENVOLVIDOS TODOS OS SETORES DA 04 UNIDADE RESPONSÁVEL INÍCIO DA VIGÊNCIA SECOAP SETOR DE COMPRAS, ALMOXARIFADO E PATRIMONIO 20/03/ FINALIDADE Atender legalmente os dispositivos contidos na Constituição Federal de 1988, Lei Complementar nº 101/2000 e Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, E Leis, 8666/93 e 10520/02, no que compete às responsabilidades do setores quanto a solicitações, requisições e demonstrações de necessidades de compras quanto ao Setor de compras em proceder com a aquisição do objeto necessário por intermédio das ferramentas legais dispostas. 1

2 06 ABRANGÊNCIA Este documento é abrangente a todos os setores da Companhia de Desenvolvimento de Cariacica. 07 BASE LEGAL REGULAMENTAR Constituição da República Federativa do Brasil, de 05 de outubro de Lei Complementar nº 101/2000, de 04 de maio de 2000, artigo 59,71 e 72. Lei Municipal nº 4.927, de 27 de junho de Decreto Municipal nº 081, de 7 de junho de Resolução TCEES nº 227, de 25 de agosto de Lei nº de 21 de junho de 1993; Lei nº de 17 de Julho de CONCEITOS 8.1 DOS MATERIAIS MANTIDOS EM ESTOQUE Será mantido em estoque, somente, pequenas quantidades de material de escritório, material de expediente e insumos para prestação de serviços. 09 PROCEDIMENTOS 9.1 DO CONSUMO REQUISITANTE Requisita material pelo sistema administrativo SECOAP SETOR DE COMPRAS, ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO Recebe requisição pelo sistema administrativo; Verifica a existência de Estoque do material solicitado; 2

3 Caso não haja quantidade em estoque suficiente para entrega: Executa processo de compras SLC-01.1; Aguarda recebimento do material comprado; Efetua Entrada no Estoque (registro no sistema administrativo); Efetua baixa do estoque no sistema administrativo; Atende a requisição; Envia documento de cobrança para a GEAFI providenciar pagamento; Finaliza o Processo Caso haja estoque: Atende a requisição; Efetua baixa do estoque no sistema administrativo; Finaliza o Processo GEAFI GERÊNCIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA Recebe documentos de compra; Verifica documento com dados lançados no sistema e impacto no fluxo de caixa; Finaliza seus procedimentos. 9.2 DA MANUTENÇÃO DO ESTOQUE SECOAP SETOR DE COMPRAS, ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO Imprime Relatório de Balancete de Estoque; Faz contagem de estoque; Confronta Dados do Relatório de Balancete com saldos de contagem; Concilia movimentações do período para itens com diferença; Encaminha inventário para GEAFI GEAFI GERÊNCIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA Avalia o inventário executado; Finalizada a conciliação e correções de erros correspondentes, a GEAFI (Gerência administrativo-financeiro) deve avaliar os procedimentos executados no processo até o momento e este deve instruir se o processo deve proceder com nova contagem ou prossegue 3

4 com os procedimentos posteriores; Se aprovado, encaminha para SECOAP verificar a necessidade de compras (reposição do estoque); Se não aprovado, devolve para SECOAP refazer processo de inventário de Estoque de Materiais; SECOAP SETOR DE COMPRAS, ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO Verifica necessidade de compra para itens de maior consumo; Caso seja necessária compra: Executa processo de compras SLC-01.1; Aguarda Recebimento dos materiais comprados; Os itens entregues devem corresponder à Autorização de Fornecimento; Os itens entregues devem corresponder às requisições pendentes; O fornecedor deve emitir nota fiscal eletrônica de materiais, conforme legislação vigente Efetua Entrada em Estoque (Registro no Sistema Administrativo); Armazena os materiais no estoque; Encaminha para GEAFI providenciar pagamento; Caso não seja necessária compra: Finaliza o processo GEAFI GERÊNCIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA Recebe processo; Verifica lançamento no sistema e impacto no fluxo de caixa; Executa procedimentos de pagamento; Finaliza o processo. 10 CONSIDERAÇÕES FINAIS As dúvidas e/ou omissões geradas por esta Norma Interna deverão ser solucionadas junto a 4

5 Auditoria Geral do Município e a Diretoria Administrativo Financeira da Companhia de Desenvolvimento de Cariacica O cumprimento desta norma, principalmente os procedimentos vinculados ao sistema informatizado, são de suma importância para o devido controle dos estoques e a agilidade na análise do dados relacionados ao consumo e gastos correspondentes, desta forma, o não cumprimento, deverá ser encaminhado à Diretoria Administrativo/Financeira para que seja instruído procedimento de correção e para que o mesmo possa encaminhar à autoridade superior para análise e vias de punição a serem aplicadas. 11 ANEXOS ANEXO I FLUXOGRAMA - SLC CONTROLE DE ESTOQUES CDC CONSUMO ANEXO II FLUXOGRAMA - SLC CONTROLE DE ESTOQUES CDC MANUTENÇÃO DE ESTOQUE 12 APROVAÇÃO E AUTORIZAÇÃO Aprovamos esta INSTRUÇÃO NORMATIVA SLC-03.1/2014 em 20/03/2014, divulgue-se: Companhia de Desenvolvimento de Cariacica Secretário Municipal de Controle e Transparência Prefeito Municipal de Cariacica 5

6 ANEXO I FLUXOGRAMA SLC CONTROLE DE ESTOQUES CDC CONSUMO 6

7 ANEXO II FLUXOGRAMA SLC CONTROLE DE ESTOQUES CDC MANUTENÇÃO DE ESTOQUE 7