03 SETORES ENVOLVIDOS TODAS AS UNIDADES ESTRUTURAIS ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº SCS-02/2015 Data: 20/09/2015 Versão: Original 01 SISTEMA ADMINISTRATIVO SCS SISTEMA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL 02 ASSUNTO SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS 03 SETORES ENVOLVIDOS TODAS AS UNIDADES ESTRUTURAIS ORGANIZACIONAL DO MUNICÍPIO 04 UNIDADE RESPONSÁVEL INÍCIO DA VIGÊNCIA GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE 20/09/ FINALIDADE Padronizar, de forma sistêmica, as rotinas de trabalho da Coordenação Executiva de Comunicação responsável pela divulgação de campanhas da Administração e a implantação de procedimentos de controle. 06 ABRANGÊNCIA / ÂMBITO DE APLICAÇÃO Abrange todos os órgãos e entidades da Administração Municipal Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal. 07 BASE LEGAL E REGULAMENTAR Lei Federal Nº 4.680/1965 sobre publicidade; Lei Federal Nº /2010 sobre contratação de agência de publicidade; Lei Federal Nº 8.666/1993 sobre licitações; Decreto Federal Nº 5.450/2005 sobre termo de referência; Lei Municipal Nº 4697/ 2009, Seção IV, Art. 24 sobre a Secretaria de Comunicação; Lei Municipal Nº 5.283/2014, Art. 23 sobre a Coordenação Executiva de Comunicação. 1

2 08 CONCEITOS Alta Resolução - Material com alta qualidade, possuindo um número grande de pixels ou vetorizados Atendimento Profissional responsável em atender aos clientes, conforme suas necessidades de comunicação Briefing Resumo, em inglês. Documento contendo a descrição da marca ou empresa, seus problemas, oportunidades, objetivos e recursos para a realização de uma campanha. Base do processo de planejamento e de criação Brainstorm - Tempestade cerebral em inglês. Técnica utilizada para gerar ideias publicitárias. Consiste em unir todas as propostas que vierem à cabeça, sem nenhuma análise inicial sobre a sua pertinência, sendo feita no final uma avaliação posterior. Geralmente é feita por duas ou mais pessoas Campanha - Conjunto integrado de peças publicitárias ou promocionais Diretor de Arte - Profissional de criação especializado em desenvolver toda a parte visual e gráfica das peças publicitárias Feedback - Todo e qualquer retorno da campanha à equipe de comunicação feita pelo cliente Job - Nome de todos os trabalhos específicos feitos para um cliente Layout - Diagramação em inglês. Prévia em baixa resolução do que será o anúncio / material Manual de Aplicação de Logomarca - Material para consultar como deve ser utilizada a logomarca da empresa/instituição, especificando tamanho, cores de fundo, PB, fontes, entre outros O.S. - Abreviação de Ordem de Serviço. Documento formal enviado pelo cliente ao fornecedor que autoriza a produção / veiculação do material Storyboard - Esquema ilustrado do roteiro de vídeo comercial, definindo algumas de suas cenas principais, de modo a facilitar sua análise, aprovação e produção Termo de Referência - É o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar 2

3 avaliação do custo pela Administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação de objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimento de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. (Art. 9º, 2º do Decreto Federal Nº 5.450/2005). 09 PROCEDIMENTOS 09.1 DO CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE DEMANDAS GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / GERENTE DE MARKETING E PUBLICIDADE participa das reuniões de brainstorm da Gerência; acompanha na elaboração/criação dos materiais; avalia e aprova todos os materiais de criação e audiovisual juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação; desenvolve o Planejamento Estratégico de Comunicação juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação e as demais secretarias envolvidas; contata os responsáveis comerciais de veículos e empresas de comunicação para solicitação de orçamentos a serem inseridos no Termo de Referência; desenvolve o Termo de Referência juntamente com o Coordenador Executivo de Comunicação para contratação de fornecedores de materiais e serviços de comunicação; coordena todos os trâmites de atendimento e criação; coordena todos os trâmites de solicitação de criação de campanhas e materiais criados/produzidos pela agência de publicidade DAS SOLICITAÇÕES DE DEMANDAS GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE ATENDIMENTO PUBLICITÁRIO recebe solicitações por: institucional da equipe ou integrantes; circular Interna (C.I.) destinada à Coordenação Executiva de Comunicação; reuniões e comissões busca todas as informações necessárias com o (a) solicitante sobre a demanda; 3

4 elabora o JOB; PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA passa o JOB e todas as informações por meio de reuniões de brainstorm para: Equipe de Criação e/ou; Equipe de Audiovisual recebe os materiais aprovados e/ou corrigidos das equipes de Criação e Audiovisual, pós-aprovação prévia do Gerente de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; envia o material para o (a) solicitante para aprovação final; recebe o feedback do (a) solicitante sobre o material, podendo ser que a Equipe: encaminha à Equipe de Criação / Audiovisual as alterações feitas pelo (a) solicitante (caso houver); envia ao (à) solicitante o material finalizado, em alta resolução, após sua aprovação final, os materiais não produzidos pela Coordenação Executiva de Comunicação; envia à Equipe de Produção e Mídia o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, assim como o detalhamento do quantitativo, para a confecção do mesmo avisa ao (à) solicitante que o material já está disponível na Coordenação Executiva de Comunicação ou foi instalado no local solicitado pelo fornecedor GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE CRIAÇÃO (DIREÇÃO DE ARTE) recebe o JOB e informações adicionais do Atendimento; desenvolve os layouts dos materiais de acordo com as demandas; envia o layout em baixa resolução para aprovação prévia da Gerência de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; recebe solicitações de alterações e correções (caso haja); reenvia o material aprovado e corrigido pós-revisão para o Atendimento; recebe do Atendimento solicitações de alterações e correções feitas pelo (a) solicitante (caso houver); libera para o Atendimento o material finalizado, em alta resolução, para produção/veiculação do mesmo GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE AUDIOVISUAL recebe o JOB, Storyboard, direção de fotografia e/ou outras informações adicionais do Atendimento; 4

5 produz os materiais de acordo com as demandas; envia o material em baixa resolução para aprovação prévia do Gerente de Marketing e Coordenador Executivo de Comunicação; recebe solicitações de alterações e correções (caso haja); reenvia o material aprovado e corrigido pós-revisão para o Atendimento; recebe do Atendimento solicitações de alterações e correções feitas pelo (a) solicitante (caso houver); libera para o Atendimento o material finalizado, em alta resolução, para produção/veiculação do mesmo GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE / EQUIPE DE PRODUÇÃO E MÍDIA para fornecedores com contratos de até 1 (um) ano: recebe o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, para a produção/veiculação do mesmo; verifica disponibilidade do quantitativo do material a ser produzido dentro da verba destinada ao material, no QDD Quadro de Detalhamento de Despesas; elabora uma O.S. para o fornecedor, detalhando os materiais, formatos, quantitativo, valores e prazo de entrega/veiculação; encaminha a O.S. juntamente com os materiais para produção aos fornecedores contratados; acompanha a instalação/entrega dos materiais para fornecedores com contratos temporários/por campanhas: recebe o material finalizado, em alta resolução, pós sua aprovação final, para a produção/veiculação do mesmo; verifica com o NAOF Núcleo de Apoio Orçamentário e Financeiro, se a parte legal de ambos (contratos, reservas, empenhos, documentações, etc.) já está devidamente autorizada para execução do serviço; encaminha as cópias de empenhos juntamente com os materiais para veiculação aos fornecedores contratados; acompanha a veiculação dos materiais na mídia. 5

6 10 CONSIDERAÇÕES FINAIS 10.1 A Gerência de Marketing e Publicidade tem o objetivo principal atender a Prefeitura em sua totalidade, zelando, consolidando e fomentando sua imagem e direcionando-a para um bom posicionamento estratégico na sociedade Dentre as funções principais da Gerência, estão: Promover a imagem da Prefeitura. Podendo ser por meio da formulação e coordenação do Planejamento Estratégico de Comunicação; Elaborar as campanhas de publicidade institucionais; Desenvolver todo o material de comunicação seguindo as normas do Manual de Aplicação de Logomarca, bem como, as normas de identidade visual da Prefeitura; Criar e acompanhar a produção de materiais audiovisual para uso interno ou para fins de projetos; Estudar parâmetros de mercado para análise de tendências; Manter a identidade visual e a comunicação visual da Prefeitura Dentre as atribuições dos componentes da Gerência, estão: O gerente de Marketing e Publicidade é responsável por toda demanda interna do departamento; A equipe de Atendimento Publicitário é responsável pelo atendimento das solicitações de cada secretaria da Administração; A equipe de Criação é responsável pelo desenvolvimento e elaboração de todas as peças publicitárias da Administração para a Gerência de Marketing e Publicidade; A equipe de Audiovisual é responsável pela produção de todos os materiais de áudio, vídeo e fotografia para a Gerência de Marketing e Publicidade; A equipe de Produção e Mídia é responsável pela liberação e acompanhamento de produção/veiculação de todos os materiais gráficos, comunicação visual e mídias da Administração para a Gerência de Marketing e Publicidade Deve ser respeitada pelas secretarias da Administração a ordem de trabalho conforme Fluxograma, bem como, o prazo para solicitação de demandas à Gerência, para que o mesmo seja entregue com qualidade e dentro do prazo necessário previsto. 6

7 10.5 Os materiais que fazem parte do quadro de atividades da Gerência (criação e produção/veiculação) são: materiais de comunicação visual (banners, faixas, placas de fachada, placas de descerramento, etc.), papelaria (folders, panfletos, cartazes, convites, etc.) e mídias (comerciais de televisão, spots de rádios, anúncios em jornais/revistas, outdoors, etc.) Fica sob responsabilidade dos Fiscais de Contrato, alocados na Gerência, o acompanhamento das produções, entregas, veiculações e instalações realizados pelos fornecedores dos materiais desenvolvidos e liberados pela mesma Gerência. 11 ANEXOS ANEXO I - FLUXOGRAMA SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. ANEXO II TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (ATENDIMENTOS E JOBS). ANEXO III TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (PEÇAS). 12 APROVAÇÃO E AUTORIZAÇÃO Aprovamos esta INSTRUÇÃO NORMATIVA SCS-02/2015 em 20/09/2015, divulgue-se: Claudio Mendonça da Silva Secretário-Chefe do Gabinete do Prefeito Eliezer Soares Rocha Junior Secretário Municipal de Controle e Transparência Geraldo Luzia de Oliveira Junior Prefeito Municipal de Cariacica 7

8 ANEXO I - FLUXOGRAMA SCS-02 DIVULGAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. ANEXO II TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (ATENDIMENTOS E JOBS). ANEXO III TABELA DE PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS À GERÊNCIA DE MARKETING E PUBLICIDADE (PEÇAS). 8

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