DOCUMENTO OPERACIONAL PROCESSO: FATURAMENTO DE SERVIÇOS AÉREOS E TERRESTRES SETOR RESPONSÁVEL: ADMINISTRATIVO

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Raphael Paixão Pinheiro
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1 PÁGINA: 1 de OBJETIVO: Encaminhar as faturas para os clientes, em relação aos serviços prestados pela organização, conforme documentos de viagem emitidos (aéreos e terrestres), solicitados pelos mesmos e contratados junto aos fornecedores conforme os critérios definidos pela TIVOLTUR. 2.0 REPONSABILIDADES: 2.1 Os consultores de viagens e os consultores de eventos e lazer são responsáveis por efetuar o lançamento das vendas referentes aos serviços aéreos e terrestres contratados no site Tivolitur e Tivolitur Lazer. 2.2 O coordenador administrativo e ou assistentes administrativo são responsáveis pelo lançamento de bilhetes extraídos do site Tivolitur e Tivolitur Lazer e pela integração do reserve no sistema Stur. 2.3 O coordenador Administrativo ou Assistente Administrativo são responsáveis por gerar as faturas de Aéreo e terrestre e encaminhar aos clientes, conforme o período acordado comercialmente. 2.4 O assistente administrativo é responsável por gerar as faturas de aéreo e encaminhar aos clientes, conforme o período acordado comercialmente. 3.0 IDENTIFICAÇÃO E RASTREABILIDADE 3.1 Os processos são identificados, por meio de: NÚMERO DA VENDA NO SISTEMA STUR. NOME DO FORNECEDOR (PERÍODO). NOME DO CLIENTE (PASSAGEIRO) NOME DO PASSAGEIRO MEDIÇÃO DO PROCESSO: 4.1 Os processos são medidos mensalmente quanto a sua eficácia, por meio dos seguintes critérios: TOTAL DE FATURAS EMITIDAS X QUANTIDADE DE FATURAS REEMITIDAS.

contratados junto aos fornecedores conforme os critérios definidos pela TIVOLTUR. 2.0 REPONSABILIDADES: 2.

2 PÁGINA: 2 de EXECUÇÃO E CRITÉRIOS (fluxograma do processo FATURA TERRESTRE): 5.1. IDENTIFICAÇÃO DAS VENDAS As vendas efetuadas pelos consultores de viagem são identificadas a partir do recebimento das faturas enviadas pelos fornecedores contratados, por meio de correio. (VER REGISTRO) SEPARAÇÃO DAS FATURAS TERRESTRES As faturas terrestres encaminhadas pelos fornecedores são separadas e arquivadas por ordem de vencimento (data) e analisadas conforme vendas lançadas no sistema Stur, considerando-se as seguintes informações: PERÍODO. NOME DO CLIENTE (PASSAGEIRO) TARIFAS CONTRATADAS. SERVIÇOS EXTRAS CONTRATADOS. PERCENTUAL DE DESPESAS, CONFORME ACORDO TIVOLITUR, QUANDO HOUVER. OUTROS, CONFORME ACORDO COM CLIENTES. CONFERENCIA OK? SIM NÃO 5.3 DIVERGENCIA FORNECEDOR No caso de serem identificadas divergências de dados entre os documentos recebidos dos fornecedores, deve ser contatado o consultor de viagem envolvido para regularização do processo, caso seja uma falha interna No caso de ser constatada a divergência a partir dos documentos recebidos do fornecedor, deverá devolver a fatura para correção, ou solicitar a correção para reiniciar o processo de emissão da fatura ao cliente EMISSÃO E ENVIO DE FATURA (TERRESTRE) Emitir as faturas de acordo com os requisitos definidos pelo cliente inseridos no sistema Stur e verifica com os dados apresentados nos documentos suporte (NF, atura do fornecedor), verifica a data de vencimento da Fatura comparando com o registrado na Planilha de Prazos de Vencimentos. (VER MONITORAMENTO DO PROCESSO E REGISTRO).

3 PÁGINA: 3 de ENVIAR CLIENTE As faturas são encaminhadas aos clientes, conforme prazos e critérios acordados com cada cliente, sendo evidenciado seu envio da seguinte forma: , e a evidencia de entrega é definida pela data de envio e aceite pelo cliente. CORREIO A evidencia de envio ocorre com o recibo de coleta. MOTO BOY A evidencia de entrega ocorre mediante a assinatura de protocolo pelo cliente e data Quando solicitado pelo cliente enviar a cópia das notas de despesas de extras e NF do fornecedor anexo às faturas. (VER NOTA 02 E REGISTROS).

seu envio da seguinte forma: E-MAIL, e a evidencia de entrega é definida pela data de envio e aceite pelo cliente.

4 PÁGINA: 4 de EXECUÇÃO E CRITÉRIOS (fluxograma do processo FATURA AÉREO): 6.1 GERAR FATURA (AÉREO) Verificar conforme os prazos acordados pelas Cias Aérea/BSP a fim de gerar as faturas referentes às vendas de bilhetes aéreos para serem enviadas aos clientes ocorridas no período De acordo com os prazos acordados pelos clientes e mantidos na Planilha de Prazos de Vencimento, gera a fatura pelo sistema Stur, conforme os lançamentos realizados. (VER NOTA 01, NOTA 03 E MONITORAMENTO DO PROCESSO). FATURAS GERADAS OK? NÃO 6.2 REPROCESSAR DIVERGÊNCIA No caso de ocorrer divergência entre as Notas de Débitos vizualizadas no sistema STUR e os valores definidos no e-ticket, sendo constatada falha do Consultor de Viagem, solicita a correção ou justificativa e aguarda a regularização da mesma. (VER MONITORAMENTO DO PROCESSO). SIM 6.3 ENVIAR CLIENTE As faturas de cobrança são encaminhadas aos clientes, conforme prazos acordados, da seguinte forma: , e a evidencia de entrega é definida pela data de envio e aceite pelo cliente. CORREIO A evidencia de envio ocorre com o recibo de coleta. MOTO BOY A evidencia de entrega ocorre mediante a assinatura de protocolo pelo cliente e data. (VER NOTA 02 E REGISTROS).

1 - Verificar conforme os prazos acordados pelas Cias Aérea/BSP a fim de gerar as faturas referentes às vendas de bilhetes aéreos para serem enviadas aos clientes ocorridas no período. 6.1.2 De acordo com os prazos acordados pelos clientes e mantidos na Planilha de Prazos de Vencimento, gera a fatura pelo sistema Stur, conforme os lançamentos realizados.

5 PÁGINA: 5 de EXECUÇÃO E CRITÉRIOS (fluxograma do processo FATURA EVENTOS): 7.1 IDENTIFICAÇÃO DAS VENDAS DE EVENTOS Os eventos realizados pelos Consultores de eventos são identificados conforme segue: AÉREO Conforme ND (notas de débito) emitidas e geradas. TERRESTRES Conforme as NF de faturas enviadas pelos fornecedores contratados, por meio de correio. (VER NOTA 01, NOTA 03 E MONITORAMENTO DO PROCESSO). 7.2 ANÁLISE DAS FATURAS TERRESTRES (DEPARTAMENTO DE EVENTOS) As faturas terrestres encaminhadas pelos fornecedores são separadas e arquivadas por ordem de vencimento (data) e enviadas para o consultor de evento responsável pela organização e venda As faturas recebidas encaminhadas e analisadas, de acordo com a planilha Detalhamento de Eventos e ou , conforme TIVOLI 16 DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS E EVENTOS, sendo lançadas no sistema Stur pelo consultor de eventos. 7.3 RECEBE FATURAS TERRESTRES ANALISADAS As faturas e comprovantes recebidos dos fornecedores, lançadas e conferidas pelos consultores de eventos, são separados e arquivadas por ordem de vencimento (data) com a documentação suporte necessária a fim de iniciar a conferencia a partir do sistema Stur O coordenador administrativo concilia os lançamentos da venda no sistema Stur, confere com a documentação recebida (Fatura, NF, comandas de consumo, Capa de Eventos, planilha de Detalhamento de Eventos ou de evento. CONFERENCIA OK? NÃO 7.4 DIVERGENCIA No caso de serem identificadas divergências de dados entre os documentos recebidos dos fornecedores, deve ser contatado o consultor de eventos envolvido para regularização do processo, caso seja uma falha interna. SIM FORNECEDOR No caso de ser constatada a divergência a partir dos documentos recebidos do fornecedor, deverá devolver a fatura para correção, ou solicitar a correção para reiniciar o processo de emissão da fatura ao cliente.

TERRESTRES Conforme as NF de faturas enviadas pelos fornecedores contratados, por meio de correio. (VER NOTA 01, NOTA 03 E MONITORAMENTO DO PROCESSO). 7.

6 PÁGINA: 6 de FECHAMENTO DO EVENTO (TERRESTRE) Emite as faturas de acordo com os requisitos definidos pelo cliente, efetua a conferencia final comparando com os dados registrados no planilha de Detalhamento de Eventos e ou e a Capa de Eventos para envio ao cliente. (VER NOTA 01 E MONITORAMENTO DO PROCESSO). 7.6 ENVIAR CLIENTE As faturas são encaminhadas aos clientes, conforme prazos acordados, da seguinte forma: , e a evidencia de entrega é definida pela data de envio e aceite pelo cliente. CORREIO A evidencia de envio ocorre com o recibo de coleta. MOTO BOY A evidencia de entrega ocorre mediante a assinatura de protocolo pelo cliente e data Quando solicitado pelo cliente enviar a cópia das notas de despesas de extras e NF do fornecedor anexo às faturas. (VER NOTA 02 E REGISTRO).

1 Emite as faturas de acordo com os requisitos definidos pelo cliente, efetua a conferencia final comparando com os dados registrados no planilha de Detalhamento de Eventos e ou e-mail e a Capa de

7 PÁGINA: 7 de NOTAS: NOTA 01: As informações evidenciadas na Planilha de Prazos de Vencimento devem ser atualizadas e consideradas em 1% dos acordos firmados como requisitos dos clientes. MONITORAMENTO DO PROCESSO: As emissões das faturas ocorrem de acordo com o prazo firmado com o cliente, e ou de acordo com os critérios da planilha de exceções, ou ainda em negociações estabelecidas no momento da venda e neste caso ficando evidenciado em cada processo. NOTA 02: No caso de cliente não confirmar o recebimento enviando de retorno, o assistente administrativo, contata o cliente por telefone e confirma com o responsável na área Financeira e envia um , para confirmar o contato telefônico. NOTA 03: No caso de vendas de pacotes Lazer para os funcionários das empresas atendidas pelo Corporativo, conforme acordado entre as partes, deverá ser emitido uma fatura em separado contemplando as vendas neste segmento.

no momento da venda e neste caso ficando evidenciado em cada processo.

8 PÁGINA: 8 de CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZEN. PROTEÇÃO RECUPER. TEMPO DISPOSIÇÃO FATURAS DE FORNECEDOR ** PASTA NA DATA 01 MÊS ARQUIVO MORTO NOTA DE DEBITO STUR SENHA NUMERO PERMANENTE PERMANENTE PLANILHA DE PRAZOS DE VENCIMENTO ELETRONICO SENHA ENTREGA DE FATURAS OUTLOOK SENHA DE CONFIRMAÇÃO DE OUTLOOK SENHA RECEBIMENTO DE FATURAS DATA PERMANENTE PERMANENTE DATA * DELETAR DATA * DELETAR PROTOCOLO DE ENTREGA PASTA NA CLIENTE * DESCARTAR FATURAS DE COBRANÇA STUR SENHA PLANILHA DETALHAMENTO DE ELETRONICO SENHA EVENTOS DE DETALHAMENTO EVENTO CAPA DE EVENTO ELETRONICO SENHA RELATÓRIO DE MEDIÇÃO DE ELETRONICO SENHA PROCESSO NUMERO PERMANENTE PERMANENTE DATA * DELETAR PASTA GAVETA NOME 03 MESES DATA * DELETAR DATA 06 MESES DELETAR LEGENDA: NA - NÃO APLICÁVEL * - ATÉ O PAGAMENTO DA FATURA ** - ENTENDA-SE COMO FATURA, INCLUSIVE OS DOCUMENTOS ANEXOS, TAIS COMO NF, COMPROVANTE DE CONSUMO E OUTROS APLICÁVEIS.

FATURAS OUTLOOK SENHA E-MAIL DE CONFIRMAÇÃO DE OUTLOOK SENHA RECEBIMENTO DE FATURAS DATA PERMANENTE PERMANENTE DATA * DELETAR DATA * DELETAR PROTOCOLO DE ENTREGA PASTA NA CLIENTE * DESCARTAR FATURAS

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