SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 SUPRIMENTO DE FUNDOS IT /5 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para o gerenciamento de suprimento de fundos. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Portaria n de junho de PROCEDIMENTOS O Crea GO utiliza 03 (três) modalidades de suprimentos de fundos, sendo elas: a) Suprimento de fundos destinados às Inspetorias: Mensalmente, no penúltimo malote do mês, os Responsáveis pelas Inspetorias devem encaminhar à Área de Controle Administrativo e Processual, para análise, o RG. 062 Previsão de gastos e solicitação de novo suprimento relacionado à solicitação de suprimento do mês seguinte. Caso ocorra alguma divergência, o Gestor de Inspetorias deverá ser comunicado para providências. Após análise, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá encaminhar as previsões para o Gestor de Inspetorias para proceder ao controle e autorização do Presidente. A Área de Controle Administrativo e Processual abrirá no mês de janeiro ou a qualquer momento, se houver substituição do colaborador responsável, processo de Suprimento de Fundos para cada um dos responsáveis das Inspetorias, encaminhando posteriormente ao Departamento Administrativo/, que deverá solicitar o empenho/ dotação à Área de Contabilidade, encaminhando a solicitação a Área Financeira para pagamento. Observação: o Suprimento de Fundos deverá ser repassado via depósito bancário na conta do Responsável pela Inspetoria. Após o pagamento, a Área Financeira deverá inserir no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data e o valor da concessão do suprimento de fundos e elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com os comprovantes de depósitos. Mensalmente, no penúltimo malote do mês, os Responsáveis pelas Inspetorias devem prestar conta do suprimento de fundos por meio dos registros RG. 091 Prestação de contas. Este registro deverá ser encaminhado juntamente com os respectivos comprovantes fiscais para o Departamento de Inspetorias. Elaborado/revisado por: 25/06/2013 Maria Inês Garcia Tenório Lima Data Aprovado para uso: 25/06/2013 Edvaldo Pereira Maia Data

2 SUPRIMENTO DE FUNDOS IT /5 A Área de Controle Administrativo e Processual procederá a análise e aprovação dos documentos recebidos, em caso de divergências, o Departamento de Inspetorias deverá entrar em contato com os Responsáveis pelas Inspetorias para providências. Quando da solicitação de suprimentos de fundos (RG. 062 Previsão de gastos e solicitação de novo suprimento ), pelos Responsáveis pelas Inspetorias, deverá ser abatido do valor restante do suprimento anterior. Ao final de cada semestre, será obrigatório zerar o suprimento, quando os Responsáveis pelas Inspetorias devem enviar, excepcionalmente, no penúltimo malote dos meses junho e dezembro, (os registros RG. 091 Prestação de contas ). Nestas prestações de contas o suprimento deverá ser zerado mediante transferência do saldo remanescente para C/C do Crea-GO, a ser indicado pelo Departamento Administrativo/ Após a aprovação do suprimento RG. 091 Prestação de contas, deverá ser encaminhado à Área Financeira, que procederá a inserção no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data da prestação de contas, o valor da despesa realizada e o valor da devolução do suprimento de fundos (quando for o caso) e elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para contabilização. b) Suprimento de fundos para viagens : Quando da ocorrência da necessidade de suprimento de fundos para viagens, a Área Requerente deverá encaminhar, via memorando, o valor do suprimento de fundos ao Departamento Administrativo/, que o encaminhará à Presidência para aprovação. Após aprovação, o Departamento Administrativo/ deverá solicitar o empenho/dotação à Área de Contabilidade, encaminhando a solicitação a Área Financeira para pagamento. Quando do recebimento, a Área Financeira deverá emitir os registros Autorização de Pagamento e Autorização para liberação dos créditos, encaminhando-o à Presidência / Tesoureiro para assinatura. Observação: o pagamento deverá ser efetuado via depósito bancário na conta do requerente (responsável pelo suprimento). Após pagamento, a Área Financeira deverá inserir no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data e o valor da concessão do suprimento de fundos e elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com os comprovantes de depósitos. Após a viagem, o requerente (responsável pelo suprimento), deve prestar conta do suprimento de fundos por meio do RG. 063 Prestação de contas de suprimento de fundos, encaminhando as respectivas Notas Fiscais e o dinheiro que sobrou ou do comprovante de

3 SUPRIMENTO DE FUNDOS IT /5 transferência para a conta do Conselho (caso ocorra), à Área Financeira para análise e posteriormente ao gestor para aprovação. Em caso de divergências, a Área Financeira deverá entrar em contato com o requerente (responsável pelo suprimento) para providências. Quando da análise, a Área Financeira deverá analisar toda a documentação encaminhada, verificando se os valores das despesas estão compatíveis com as notas fiscais apresentadas. Após análise e aprovação, a Área Financeira deverá inserir no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data da prestação de contas, o valor da despesa realizada e o valor da devolução do suprimento de fundos e elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com as Notas Fiscais e os comprovantes de depósitos. c) Suprimento de fundos para despesas de pronto pagamento: Quando da necessidade de suprimento de fundos para despesas de pronto pagamento, o Beneficiário deverá encaminhar, via memorando ao Departamento Administrativo/, a solicitação do suprimento de fundo para aprovação da Presidência. Após aprovação, o Departamento Administrativo/ deverá solicitar o empenho/dotação à Área de Contabilidade e encaminhar a solicitação à Área Financeira para pagamento. Observação: Quando solicitado pela Presidência ela deverá encaminhar, via memorando, a solicitação já aprovada pelo presidente ao Departamento Administrativo/. Quando do recebimento, a Área Financeira deverá emitir o registro Autorização de Pagamento e encaminhar à Presidência / Tesoureiro para assinatura. Observação: o pagamento deverá ser efetuado via depósito bancário na conta do beneficiário (responsável pelo suprimento) ou via cheque nominal. Após pagamento, a Área Financeira deverá inserir no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data e o valor da concessão do suprimento de fundos e elaborar o RG. 61 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com os comprovantes de depósitos. O beneficiário (responsável pelo suprimento) deverá prestar conta do suprimento de fundos por meio do RG. 063 Prestação de contas de suprimento de fundos, encaminhando à Área Financeira as respectivas Notas Fiscais, bem como, o dinheiro que sobrou ou o comprovante de transferência para a conta do Conselho (caso ocorra). Em caso de divergências, a Área Financeira deverá entrar em contato com o beneficiário (responsável pelo suprimento) para providências. Quando da análise, a Área Financeira deverá analisar toda a documentação encaminhada, verificando se os valores das despesas estão compatíveis com as notas fiscais apresentadas. Após análise e aprovação do gestor, a Área

4 SUPRIMENTO DE FUNDOS IT /5 Financeira deverá inserir no livro Controle de suprimento de fundos Ano: a data da prestação de contas, o valor da despesa realizada e o valor da devolução do suprimento de fundos e elaborar o RG. 061 Boletim de Caixa encaminhando-o à Área de Contabilidade para análise e contabilização, junto com as Notas Fiscais e os comprovantes de depósitos. 4. REGISTROS Autorização de Pagamento; Autorização para liberação dos créditos; RG. 062 Previsão de gastos e solicitação de novo suprimento; RG. 063 Prestação de contas de suprimento de fundos; RG. 091 Prestação de contas; Controle de suprimento de fundos Ano: ; RG. 061 Boletim de Caixa; e Memorando. 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Autorização de Pagamento Programa no computador Por número Ano vigente Deletar Autorização para liberação dos créditos Previsão de gastos e solicitação de novo suprimento RG. 062

5 SUPRIMENTO DE FUNDOS IT /5 Controle de suprimento de fundos Ano: Escaninho Por nome 03 últimos anos Lixo Boletim de Caixa RG. 061 Escaninho Caixa box Por data Até 15 dias 03 últimos anos Área de Contabilidade Lixo Memorando Prestação de contas de suprimento de fundos e de Inspetorias RG. 063 Processo Prestação de contas RG. 091 Processo na Área de Contabilidade Acesso restrito do Departamento Por data 10 anos Lixo Administrativo/