P7 Pagamentos: Redesenho de processos. Bizagi Process Modeler

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1 P7 Pagamentos: Redesenho de processos Bizagi Process Modeler

2 P 7 P R O C E S S O PAG A M E N T O S 2

3 P7ME - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO 3

4 P7ME1- MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Documentos selecionados (Fornecedor/prestador de serviços) DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 1 Analisa informações do check list para liberação de pagamento. 2 Realiza a junção de documentos e efetua a entrada no setor de protocolo do TJCE. Check list SAJADM/S2GPR/CPA- ALMOX/SELOJUD Funcionário do fornecedor/prestador de serviços. Funcionário do fornecedor/prestador de serviços. Elaborar check list com a relação de documentos necessários para o fornecedor/prestador de serviços serem ressarcidos. 4

5 P7ME2- MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO - Documento gerado e destino informado 1 Recebe o documento (oficio). Documento (Oficio) Técnico do TJCE 2 Chancelizar o documento (dia, mês, ano e numero do processo). SAJADM Técnico do TJCE 3 Disponibiliza via ao solicitante. Documento (Oficio) Técnico do TJCE 4 Reter via do documento. Documento (Oficio) Técnico do TJCE 5 Digitalizar documento. Documento (peças) Técnico do TJCE 6 Realiza o cadastro no sistema (SAGADM) Documento (peças) Técnico do TJCE 7 Encaminha para o destino DEOF/DIVAREC SAJADM Técnico do TJCE Desenvolver procedimento no sistema do TJCE para informar ao ordenador de despesa a entrada de solicitação de pagamento pelo fornecedor/prestador de serviços. 5

6 P7ME3- MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Consulta de documentos realizada (Secretarias do TJCE) 1 Acessa o sistema SAJADM (vide manual do SAJADM) para a consulta de documentos SAJADM Técnico do TJCE 2 Realiza a consulta dos documentos. SAJADM Técnico do TJCE 6

7 P7ME4 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Atesto elaborado / corrigido (Secretarias do TJCE) 1 Aciona no sistema SAJADM o botão menu de contexto o qual dispõe de informações do processo. SAJADM Técnico do TJCE 2 Analisa as informações no sistema. SAJADM Técnico do TJCE 3 Elabora atesto e assina. SAJADM Técnico do TJCE 7

8 P7ME5 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Analisado o check list e o atesto (DEOF do FERMOJU) 1 Acessa o check list e o processo no sistema. Sistema CPA Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU Implantar check list no sistema CPA para pagamento com ou sem vínculo contratual. 2 Realiza a análise das informações. Sistema CPA Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU 3 Elabora o atesto via sistema. Sistema CPA Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU 8

9 P7ME6 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Não conformidade comunicada (SECRETARIA) 1 Realiza o contato com o fornecedor/prestador de serviços. Sistema CPA Técnico do TJCE Designar a rotina para a secretaria que validou a etapa anteriormente. 2 Informa a não conformidade ao fornecedor/prestador de serviços. Sistema CPA Técnico do TJCE 9

10 P7ME6 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO PAGAMENTOS SUB-PROCESSO Nota de empenho elaborada, assinada e corrigida (DEOF do FERMOJU) 1 Acessar o CPA. Sistema CPA Analista 2 3 Inserir a nota de empenho no processo (informar nos campos disponíveis para a inclusão do arquivo desejado). Ater-se aos campos obrigatórios. Assinar digitalmente a nota de empenho (documento na tela, clicar no ícone assinar, digitar login e senha e clicar ok). CPA / S2GPR Analista CPA Analista A correção da nota de empenho deve ser realizada pelo técnico responsável pela elaboração da mesma. 10

11 P7ME7 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Documentos ajustados (Fornecedor/prestador de serviços) MELHORIA - SUGESTÃO 1 Analisa as informações da não-conformidade. Secretaria do TJCE Funcionário do fornecedor/prestador de serviços 2 Providencia correção nos procedimentos e da entrada nos documentos para o pagamento. N.A Funcionário do fornecedor/prestador de serviços 11

12 P7ME8 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Nota de empenho elaborada, assinada e corrigida (Presidência do TJCE). 1 Analisa as informações do check list. Sistema CPA/S2GPR Técnico do TJCE e Diretor da divisão de execução orçamentária e financeira do FERMOJU 2 Elabora, assina e corrige a nota de empenho. Sistema CPA/S2GPR Técnico do TJCE e Diretor da divisão de execução orçamentária e financeira do FERMOJU 12

13 P7ME9 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Analise sobre despesa anterior realizada (Presidência do TJCE). 1 Recebe as informações sobre despesa anterior da assessoria. Sistema CPA/S2GPR Técnico do TJCE 2 Analisa as informações e emite parecer. Sistema CPA/S2GPR Presidência do TJCE 13

14 P7ME10 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Programação financeira realizada (SEFAZ COTES). 1 Acessa o sistema S2GPR (sistema de pagamentos da SEFAZ). 2 Clicar em gestão Financeira, programação financeira, manter solicitação. 3 Clicar no botão incluir (passo a passo disponível no manual S2GPR p. 5 a 6). S2GPR Analista S2GPR Analista Manual do S2GPR Analista 14

15 P7ME11 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Credor notificado para emissão da nota fiscal. 1 Verifica a programação no sistema. S2GPR Analista 2 Realiza contato com o fornecedor/prestador de serviços e solicita emissão da nota fiscal. S2GPR Analista Desenvolver no sistema do TJ campo para o fornecedor/prestador de serviços monitorar programação de pagamento da nota fiscal. 15

16 P7ME12 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Nota fiscal emitida (Fornecedor/prestador de serviços) 1 Emite a nota de fiscal com base nas orientações do DEOF do FEMOJU. 2 Disponibiliza nota fiscal para pagamento. DEOF do FEMOJU. Nota fiscal Funcionário do Fornecedor/prestador de serviços Funcionário do Fornecedor/prestador de serviços 16

17 P7ME13 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO - Elaboração e correção da súmula realizada (DEOF FERMOJU) 1 Analisar o processo considerando as peças encaminhadas. CPA Diretor da divisão de execução orçamentária e financeira do FERMOJU 2 Emite a súmula. CPA Analista O Analista deve conceder responsável deve gerenciar o processo da elaboração e correção. 3 Assina a súmula. CPA Diretor da divisão de execução orçamentária e financeira do FERMOJU 4 Verifica o erro. CPA Analista/técnico Instituir a assinatura digital 5 Corrige a sumula Sumula impressa Analista/técnico Instituir que a correção seja realizada via sistema. 6 Anexar no processo CPA Analista/técnico 7 Encaminha para o DEOF CPA Analista/técnico 17

18 P7ME14 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO - Súmula analisada (Departamento de Execução de Fundos) 1 Recebe sumula. CPA Analista/técnico 2 Verifica a existência de erro. CPA Analista/técnico 4 Anexar no processo. CPA Analista/técnico 5 Encaminha para a programação de caixa. CPA Analista/técnico 18

19 P7ME15 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO - Programação de caixa realizada e oficio ao banco encaminhado (Divisão de orçamento e planejamento de fundos) 1 Recebe os processos. CPA Analista/técnico Relaciona em planilha os processos recebidos para solicitação de transferência de recursos a conta gestão. Recolhe assinatura do Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU. Solicita a transferência da conta aplicação para a conta gestão. Planilha BR Office Planilha BR Office 5 Aguarda a baixa da transferência para a conta gestão Extrato bancário Analista/técnico Analista/técnico Oficio Analista/técnico Diretor da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Desenvolver procedimentos para relacionar os processos no CPA. Implantar a assinatura digital. 19

20 P7ME16 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO - Transferência à conta designada realizada (Bancos) 1 Recebe o ofício Ofício Funcionário do Banco 2 Realiza a transferência Sistema do banco Funcionário do Banco 20

21 P7ME17 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Pagamentos e relatórios efetuados (DEOF do FERMOJU) 1 Acessa a área relatórios no S2GPR. S2GPR Analista/Técnico 2 Selecionar a opção relatório para bancos. S2GPR Analista/Técnico 3 Seleciona os bancos. S2GPR Analista/Técnico 4 Comanda a emissão dos relatórios. S2GPR Analista/Técnico 5 Imprimir os relatórios. S2GPR Analista/Técnico 6 7 Anexar as guias de retenções e os processos acima de (dez mil reais). Encaminha para a assinatura do Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU. Relatórios Analista/Técnico Relatórios Analista/Técnico 21

22 P7ME18 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO - Relatórios assinados (secretaria geral e de finanças) 1 Realiza a assinatura nos relatórios. Relatórios Secretário geral Instituir assinatura digital. 2 Encaminha para o Departamento de Execução Orçamentária e Financeira de Fundos. Relatórios Secretário geral 22

23 P7ME19 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Relatório ao banco encaminhado (DEOF do FERMOJU) 1 Acessa a área relatórios no S2GPR. S2GPR Analista/Técnico 2 Selecionar a opção relatório para bancos. S2GPR Analista/Técnico 3 Seleciona os bancos. S2GPR Analista/Técnico 4 Comanda a emissão dos relatórios. S2GPR Analista/Técnico 5 Imprimir os relatórios. S2GPR Analista/Técnico 6 7 Anexar as guias de retenções e os processos acima de (dez mil reais). Encaminha para a assinatura do Diretor da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do FERMOJU. Relatórios Analista/Técnico Relatórios Analista/Técnico 23

24 P7ME20 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Transferência e autenticação realizadas (Bancos) 1 Acessa o sistema e realiza a transferência com base no relatório entregue Relatórios Funcionário do Banco 24

25 P7ME21 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Guias autenticadas, anexadas aos processos e arquivadas. 1 Aciona entrega relatório ao o moto boy. 2 Designa informações sobre quais bancos a ser entregue os relatórios. Contrato da empresa terceirizada Relatório Moto Boy Analista/Técnico 3 Recebe os boletos autenticados pelo banco. Boletos autenticados Analista/Técnico 4 Realiza a conferencia de autenticação. Boleto bancários Analista/Técnico 5 Digitaliza os boletos e notas de pagamento. 6 Anexa os boletos e notas de pagamento aos processos. 7 Arquiva boletos físicos em pastas específicas Boletos e notas de pagamento Boletos e notas de pagamento Boletos e notas de pagamento Analista/Técnico Analista/Técnico Analista/Técnico 8 Arquiva os processos virtuais. Processos Analista/Técnico MELHORIA SUGESTÃO 25

26 MAPA DE MONITORAMENTO PROCESSO PAGAMENTOS P7MM1 ME8 SUBPROCESSO: Nota de empenho elaborada, assinada e corrigida (DEOF do FERMOJU) PRODUTO DE GRANDEZA INDICADOR META INSTRUMENTO DE MEDIDA Monitoramento da nota de empenho elaborada, assinada e corrigida. Mede % da Elaboração da nota de empenho em relação as corrigidas. ENEC = quantidade de nota de empenho elaborada em conformidade x 100 total de nota de empenho não-conforme Receber 100% das notas de empenho conforme Planilha eletrônica 26

27 MAPA DE MONITORAMENTO PROCESSO PAGAMENTOS P7MM2 13 SUBPROCESSO: Elaboração e correção da súmula realizada (DEOF do FERMOJU) PRODUTO DE GRANDEZA INDICADOR META INSTRUMENTO DE MEDIDA Monitoramento Elaboração e correção da súmula. Mede % da Elaboração em relação a Sumulas corridas. ECS = quantidade de sumula entregue em conformidade x 100 total de sumulas nãoconforme Receber 100% dos atesto conforme Planilha eletrônica 27