POLÍTICA DE VIAGENS. Andressa Lippi

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1 POLÍTICA DE VIAGENS Andressa Lippi 03 de Março de 2016

2 POLÍTICA DE VIAGENS SUMÁRIO 1. Objetivo Autorizações Diretrizes da Política de Viagens Serviços de Agência de Viagens e utilização da Ferramenta Online Self Booking... 4 Orientações para Assistentes e Funcionários na solicitação de viagens no sistema Programas de Fidelidade Budget de Viagens Valores para Alimentação Gastos Extras... 6 Lavanderia... 6 Telefone e Internet Adiantamento de valores para viagens nacionais e internacionais Instruções passo a passo para Abertura de Adiantamento de Despesas Devolução de Saldo Remanescente de Adiantamento Reembolsos de viagens Instruções passo a passo para Solicitação de Reembolso de Despesas Lançamentos de Despesas de Reembolso no NBS Lançamentos de Despesas de Reembolso no SISDIA Hotéis Transporte Nacional e Internacional Aéreo Nacional Aéreo Internacional Viagens de ônibus Viagens com veículo Particular Táxi Viagens de Avião particular Seguro Viagem Internacional Reservas efetuadas diretamente por Montadoras Cancelamentos

3 15. Remarcações Conferência de Faturas e Pagamentos Considerações Finais Contatos Cantatur Viagens

4 1. Objetivo O Objetivo deste documento é fornecer orientações claras e simples sobre viagens nacionais e internacionais realizadas pelo Group 1 Automotive Brasil; estabelecer as responsabilidades de cada funcionário no processo de controle das despesas, bem como definir os procedimentos de aprovação das despesas efetuadas. A política estabelece diretrizes, critérios e procedimentos para a coordenação de meios de transporte e hospedagem para todos os funcionários do Group 1 Automotive Brasil, que precisam realizar viagens nacionais e internacionais no exercício de sua atividade profissional. 2. Autorizações Todas as alternativas devem ser consideradas antes que os funcionários sejam solicitados a comparecer em uma reunião fora de sua região. Os funcionários devem obter a autorização de seu superior antes de solicitar qualquer viagem. 3. Diretrizes da Política de Viagens Os funcionários são responsáveis por reservar todas as viagens baseadas nas opções mais econômicas disponíveis sempre utilizando os fornecedores preferenciais e seguindo a Política de Viagens descrita no sistema oferecido. Para solicitação no sistema de viagens, cada funcionário autorizado deverá fazer seu login ou a solicitante determinada poderá realizar o pedido. Em caso de viagens para cursos e treinamentos, é mandatório que o funcionário ligue aos organizadores do curso um dia antes da viagem para confirmar a realização do mesmo. Muitos cursos são cancelados sem aviso prévio. Os custos de no-show (estadia, voos, etc.), decorrentes de solicitações não canceladas com a antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis, serão de responsabilidade do colaborador, caso não haja justificativa aprovada pelo Diretor da área. Se houver justificativa, o débito será lançado no resultado do setor da operação ao qual o funcionário pertence. Nos casos de cancelamento de viagens e treinamentos, ou para viagens emergenciais, é necessário registrar a justificativa e aprovação do Gestor no sistema. 3

5 Os documentos pessoais necessários à viagem e estadia (identidade, passaporte, carteira de motorista) são de total responsabilidade do colaborador. Funcionários que viajarem durante a noite para treinamento, devem discutir e negociar com seu Gestor sobre a compensação de horas de trabalho. 4. Serviços de Agência de Viagens e utilização da Ferramenta Online Self Booking As viagens da empresa deverão ser feitas através da agência acordada. Os viajantes não devem fazer viagens por sua própria conta ou via outros meios. O funcionário autorizado deverá entrar no ambiente INTRANET e clicar no link ( de Viagens, inserir seus dados de login e senha. O funcionário/solicitante deverá selecionar a forma de transporte e hotel para o período desejado e enviar para o Gestor, que receberá um alerta solicitando a aprovação. Após aprovado, a agência emitirá o voucher e enviará ao funcionário com cópia para o solicitante. Será designada uma Assistente de cada Loja / Marca para efetuar as reservas para os funcionários. Para os funcionários do CSC, cada um terá seu login e senha para solicitação de viagens. O sistema está adequado à Política de Viagens cumprindo prazos, valores e aprovações prédeterminadas. As viagens deverão ser solicitadas dentro do horário comercial da Agência de Viagens (08 às 18hs). As aprovações dos Gestores deverão obedecer aos prazos determinados pelas cias Aéreas e descritos no de aprovação no qual irão receber. Nenhuma solicitação poderá ser efetuada fora do Sistema de Viagens, salvo exceções que precisam ser comunicadas às Coordenadora de Viagens - Andressa Lippi andressa.lippi@group1auto.com ou Tamara Jantchc tamara.jantchc@group1auto.com O Plantão Emergencial da Agência de Viagens poderá ser utilizado somente em casos de urgência. A Agência não estará autorizada a efetuar pedidos por telefone ou demandados por funcionários do Group 1 Automotive Brasil. 4

6 Orientações para Assistentes e Funcionários na solicitação de viagens no sistema Antes de escolher o voo, sempre verificar se há opção de ida um dia antes e de volta no dia seguinte, pela manhã, mais barata, considerar mais uma noite de hotel para o valor total. Verificar opções de voo, via Aeroporto de Guarulhos, e informar ao passageiro para utilizar o ônibus gratuito da cia aérea até Congonhas, e de lá pegar um táxi para o treinamento. Informar para evitar pegar táxi direto para Guarulhos para reduzir despesas. Verificar se há funcionários indo para o mesmo treinamento e local para compartilhar hotel em apto duplo. Se o valor do aéreo estiver muito elevado, comprar viagem de ônibus viajando um dia antes. Verificar nos locais de treinamento indicados pelas montadoras, se há hotel mais barato e próximo. Nem sempre o hotel indicado pela montadora é o mais barato, e não é comum ser obrigatória estadia no mesmo. 5. Programas de Fidelidade Os viajantes podem reter os benefícios desses programas para seu uso particular. Qualquer taxa ou impostos resultantes desses benefícios serão de reponsabilidade do viajante 6. Budget de Viagens O budget de viagens será revisado anualmente pelo Departamento de Planejamento para adequar-se aos novos valores e reajustes das cias aéreas. O budget será determinado de acordo com cada CNPJ e terá validade anual, se renovando a cada novo ano. O controle do budget mensal estará disponível no sistema para o Gestor, que deverá considerá-lo antes de aprovar uma viagem no sistema. Caso não haja budget no sistema, será necessária aprovação do Gestor para liberar a emissão da viagem. O Gestor terá a responsabilidade de controlar: Aprovações no sistema demandadas pelos funcionários ou solicitantes Verificar a veracidade das informações e necessidade da viagem Verificar se a viagem será possível ser realizada dentro do orçamento previsto mensal 5

7 Garantir que a viagem seja aprovada dentro dos critérios da Política de Viagens estabelecidos no sistema. 7. Valores para Alimentação O café da manhã esta incluído nas diárias dos hotéis. Algumas exceções podem ocorrer, para estes casos, favor solicitar reembolso respeitando a tabela abaixo. Os valores de almoço não serão reembolsados, o ticket restaurante deve ser utilizado. TIPO DE GASTO/DIA NACIONAL INTERNACIONAL -US ou EUR CAFÉ DA MANHÃ R$ 20,00 US$ 15,00 ALMOÇO*** R$ 20,00 US$ 30,00 JANTAR R$ 30,00 US$ 40,00 ***Valores para almoços reembolsáveis em finais de semana de treinamento ou viagens pela empresa mediante aprovação do Gestor. Os valores deverão ser calculados de acordo com os dias de hospedagem no local do treinamento / evento. Os recibos de despesas não poderão ser faturados em nome das empresas do Group 1 Automotive Brasil. 8. Gastos Extras Lavanderia Para gastos extras de Lavanderia (após o 4º dia) e água, favor apresentar os recibos e solicitar posterior reembolso. Os recibos de despesas não poderão ser faturados em nome das empresas do Group 1 Automotive Brasil. As regras abaixo devem ser obedecidas: TIPO DE GASTO/DIA NACIONAL INTERNACIONAL FUNCIONÁRIOS HOTEL 3 ESTRELAS Hotéis preferenciais Hotéis preferenciais Todos os níveis hierárquicos, prestadores de serviços e parceiros, com exceção de Diretores, 6

8 Membros do Conselho e Diretores GP1. HOTEL 4 ESTRELAS Hotéis preferenciais Hotéis preferenciais LAVANDERIA Após 4º dia Após 4º dia FRIGOBAR Água Água Diretores, Membros do Conselho e Diretores GP1. Todos os níveis hierárquicos, prestadores de serviços e parceiros. Todos os níveis hierárquicos, prestadores de serviços e parceiros. Telefone e Internet Gastos extras de telefone e Internet são permitidos no valor limite de R$ 30,00/dia. O reembolso posterior deverá ser comprovado através de recibos e aprovado pelo Gestor. Gastos com telefone poderão ser feitos através do uso do Celular corporativo da empresa, de forma consciente e moderada, para os funcionários que tiverem este serviço disponível. Os recibos de despesas não poderão ser faturados em nome das empresas do Group 1 Automotive Brasil. 9. Adiantamento de valores para viagens nacionais e internacionais Para viagens nacionais e internacionais, deve-se abrir uma demanda no SGP através de fluxo: Financeiro, Pagadoria, Adiantamento de despesas de viagens. O funcionário deverá preencher e assinar o formulário de solicitação de adiantamento e anexá-lo à demanda no SGP, não serão aceitos formulários sem assinatura do funcionário e do gestor. O valor do adiantamento será disponibilizado em até 2 dias após a aprovação do pedido. Cada funcionário poderá ter até 1 (um) adiantamento de viagem em aberto. Caso no momento da solicitação haja saldo de adiantamento anterior em aberto, não será concedido novo até a prestação de conta do antigo. No caso das viagens internacionais, o adiantamento será feito em Reais. A troca da moeda estrangeira deverá ser feita no banco onde o funcionário possui conta ou na casa de câmbio. O Gerente da conta deverá ser procurado no banco. 7

9 O funcionário deverá guardar os comprovantes de câmbio para que seja utilizada a mesma taxa de troca quando o funcionário for comprovar os valores e prestar contas no SGP. Antes de abrir a demanda no SGP, é preciso preencher o formulário de ADIANTAMENTO DE DESPESAS, contendo a assinatura de aprovação de seu Diretor. Encontra-se no próprio SGP: 8

10 9.1 Instruções passo a passo para Abertura de Adiantamento de Despesas Link para acesso ao sistema: Clicar em Menu Opções > SGP Nova Demanda 9

11 Tipo de Registro: Novo Requerimento Área de Serviço: CSC Financeiro DE SUA REGIÃO Célula / Departamento de Serviço: Pagadoria Categoria de Serviço: Adiantamento de Despesas de Viagem Preencher: Descrição Resumida da Necessidade Motivos/Justificativas Benefícios para o Grupo UAB Clicar em ANEXOS Adiantamento de Despesas Clicar no quadrado vermelho, abrir o arquivo e imprimir. Preencher, e colher a assinatura de seu superior. Feito isso, scanear e anexar o arquivo. 10

12 Na aba CHECKLIST, clicar nos ícones e enviar para a aprovação. OBS: Anotar o número do código que irá aparecer no quadrado cinza 9.2 Devolução de Saldo Remanescente de Adiantamento Os valores remanescentes de adiantamentos deverão ser devolvidos por meio de depósitos na conta bancária da empresa com a identificação do depositante e/ou transferência bancária com a identificação do funcionário. NÃO SERÁ PERMITIDA DEVOLUÇÃO DE SALDO REMANESCENTE DE ADIANTAMENTO POR MEIO DE CARTÕES DE DÉBITO OU CRÉDITO NO CAIXA DA LOJA. O prazo para devolução do saldo remanescente do adiantamento será de 7 dias após o retorno da viagem, caso não ocorra o valor do adiantamento será descontado em folha de pagamento conforme autorização assinada pelo funcionário constante no formulário de solicitação de adiantamento. O processo de devolução do Saldo de Adiantamento deve ser feito no SGP seguindo o mesmo procedimento para Solicitação de Reembolso, porém, o funcionário deve ligar no CSC Dpto Financeiro Contas a Pagar, e verificar qual o Analista responsável pela sua Marca; o Analista passará os dados da Conta Bancária da empresa, onde deverá ser realizado o depósito do saldo remanescente. O Formulário utilizado para descrever as despesas e 11

13 valores remanescentes é o mesmo utilizado para solicitação de Reembolso. Os anexos devem ser colocados na demanda junto com o comprovante de depósito. Após aprovação do Comitê no SGP, o funcionário deve lançar no NBS, para a Toyota, lançamento no Sisdia. O Processo original deve ser enviado para CSC SP. 10. Reembolsos de viagens Os reembolsos de alimentação e táxi serão autorizados SOMENTE com aprovação do Gestor e após comprovação dos gastos de acordo com a Política de Viagens. Os reembolsos de Viagens com veículo particular deverão ser feitas através do SGP e enviados os comprovantes para apresentação dos gastos. Reembolsos de viagens internacionais deverão ser feitos através do SGP com a comprovação dos gastos através de notas ou recibos. O câmbio da moeda estrangeira pode ser feito de acordo com a cotação da taxa de câmbio do dia que o funcionário fez a troca no Brasil. Os reembolsos deverão ser comprovados através de recibos e solicitados no SGP em, no máximo, 7 dias da data de retorno da viagem, com a respectiva aprovação do gestor por SGP. Os recibos devem conter o nome do funcionário. Recibos em nome da empresa não serão aceitos. Após envio dos formulários de reembolso, juntamente com os comprovantes das despesas, a aprovação pelo CSC poderá ocorrer em até 15 dias. Em casos com valores fora das regras aqui estabelecidas, poderão estar sujeitos a prazo de aprovação maior ou reprovação. Os créditos em conta referentes aos reembolsos ocorrerão da seguinte maneira: Demandas aprovadas pelo comitê de aprovação entre os dias 1 e 15, ocorrerá o pagamento no dia 25 do mesmo mês; Demandas aprovadas pelo comitê de aprovação entre os dias 16 e 31, ocorrerá o pagamento no dia 10 do mês subsequente. 12

14 10.1 Instruções passo a passo para Solicitação de Reembolso de Despesas Antes de abrir demanda na SGP, é preciso preencher o formulário de reembolso de despesas, contendo a assinatura de aprovação de seu diretor. Link para acesso ao sistema: 13

15 Preencher com Login e Senha; Clicar em Menu Opções > SGP Nova Demanda Tipo de Registro: Novo Requerimento Área de Serviço: CSC Financeiro DE SUA REGIÃO Célula / Departamento de Serviço: Pagadoria Categoria de Serviço: Reembolso de despesas com saldo de adiantamento OU Reembolso de despesas sem saldo de adiantamento 14

16 Preencher: Descrição Resumida da Necessidade Motivos/Justificativas Benefícios para o Grupo UAB Clicar em ANEXOS anexar formulário preenchido e assinado pelo funcionário e pelo Gestor, junto com o todos os comprovantes das despesas 15

17 Na aba CHECKLIST, clicar nos ícones e enviar para a aprovação. OBS: Anotar o número do código que irá aparecer no quadrado cinza Lançamentos de Despesas de Reembolso no NBS Após aprovação no SGP, o processo deve ser lançado no NBS para que seja concluído. Site para acesso ao NBS: Acessar modulo: NBS FISCAL Selecionar empresa 16

18 Clicar em Nota fiscal/ notas fiscal de entrada. 17

19 Para os Lançamento de reembolso é necessario somente preencher os campos: CPF/ NF (da Demanda) /Valor. Após campos preenchidos acessar Aba: Contabilização. Selecionar conta contábil: Conduções Refeição - Estacionamento. 18

20 Lançamento contabilizado. Depois de contabilizado: clicar na aba financeiro 19

21 Selecione: Tipo de pagamento boleto > Natureza da despesa: Despesas Diversas. Informe o valor e data de vencimento. Confirme. Entrada finalizada. 20

22 Visualize a Ficha de pagamento, imprimi e anexe ao processo de pagamento. 21

23 10.3 Lançamentos de Despesas de Reembolso no SISDIA Após aprovação no SGP, para algumas marcas, o processo deve ser lançado no SISDIA para que seja concluído. O Programa SISDIA será instalado pelo departamento de TI no computador do colaborador. Acessar programa Entr1000. Opção: Digitação. 22

24 Preencher todos os campos solicitados. Número da NF: usar numeração da demanda do SGP 23

25 Informar o valor total. Zerar o campos impostos. Informar conta contábil e centro de custo da despesa. 24

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28 Informar vencimento, sempre dia 10 ou 25 do mês conforme Política. 27

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30 Imprimir autorização de pagamento, anexar ao processo e enviar a pagadoria. Hotéis As reservas deverão ser solicitadas com no mínimo 15 dias de antecedência. Reservas solicitadas fora do prazo deverão ter autorização do Gestor responsável. Todas as reservas de hotéis deverão ser feitas através do Self Booking On line. Fica estabelecido que os hotéis utilizados devam ser Preferenciais e de categoria 3 estrelas (apartamentos standard/executivo) para todos os níveis hierárquicos, prestadores de serviço e parceiros, com exceções abaixo*. *O uso de Hotéis 4 estrelas destina-se apenas a Membros da Diretoria e Conselho, Diretores americanos do Group 1 em visita ao Brasil. Para funcionários do mesmo sexo viajando juntos, haverá compartilhamento de apartamentos duplos ou triplos, inclusive para prestadores de serviço e parceiros. Eventuais exceções a esta regra serão concedidas a Gerentes e Diretores. Reservas em Hotéis com Tarifas Não preferenciais são permitidas sob as seguintes condições: Os Hotéis com tarifas preferenciais estejam completamente lotados; Não haja nenhum Hotel Preferencial na localidade; 29

31 O valor da diária para outro Hotel represente uma economia significativa. 11. Transporte Nacional e Internacional As passagens deverão ser solicitadas com no mínimo 15 dias de antecedência. Passagens solicitadas fora do prazo deverão ter autorização do Gestor responsável. O sistema de viagens só irá emitir passagens fora do prazo requerido com autorização do Gestor responsável. Aéreo Nacional As passagens aéreas nacionais deverão ser solicitadas através do portal online, após as devidas aprovações. A preferência de emissão deverá ser dada a mesma cia aérea na ida e na volta. Para os voos que desembarcam nos aeroportos de Guarulhos e Campinas, deverá ser utilizado o ônibus gratuito das cias aéreas partindo ou chegando no Aeroporto de Congonhas. As cias áreas Gol, Tam e Azul oferecem o serviço de transporte entre aeroportos gratuitamente. Os horários estão disponíveis nos sites das cias aéreas. Aéreo Internacional As passagens aéreas internacionais serão emitidas pela Diretoria. Serão comparados os valores com o site das Cias Aéreas e com a Agência de Viagens para identificar o melhor preço. Todos os níveis hierárquicos do Group 1 Automotive Brasil terão suas passagens internacionais emitidas em classe econômica. Os Up Grades para classes executiva ou primeira serão de responsabilidade do viajante. Viagens de ônibus As viagens de ônibus serão oferecidas como alternativa no sistema de reservas, nos casos onde o aéreo ultrapassa o limite máximo determinado. 30

32 Os funcionários do Group 1 Automotive Brasil serão direcionados às passagens rodoviárias, caso os valores das passagens aéreas sejam muito elevados. Viagens com veículo Particular Viajantes que decidam utilizar o carro da empresa ou seus veículos particulares a serviço da companhia devem solicitar autorização prévia. Os funcionários devem se certificar que o seguro está adequado para esta finalidade. O registro de autorização prévia deve ser requerido ao Gestor. Serão reembolsados R$ 0,55 por Km rodado com carro particular. No caso de utilização de carro da frota da empresa, será reembolsado R$ 0,30 por Km rodado. Estão inclusos neste valor as despesas de combustível, depreciação, seguro e manutenção. Eventuais avarias, multas e danos no veículo decorrente de má utilização e/ou imprudência, serão integral responsabilidade do condutor ou proprietário. Funcionários em viagem e/ou treinamento serão reembolsados de acordo com a quilometragem do percurso descrito no formulário de solicitação de reembolso. Táxi Alternativas de locomoção devem ser avaliadas antes do uso de táxi. Opções mais econômicas devem ser consideradas, como o uso de transporte fretado ou urbano, quando não for possível, utilizar o táxi. Para viagens com mais de 1 pessoa, o táxi deve ser compartilhado. Funcionários do CSC devem utilizar boletos de táxi para locomoção, caso não haja alternativas. Os boletos precisam ter pré-aprovação do Gestor para serem retirados com a Assistente de Diretoria. O uso de táxi intermunicipal, (que possui cobrança de adicional por mudança de município), deverá ser aprovado pelo comitê. Viagens de Avião particular Os reembolsos de voos em aeronave particular serão feitos com base nas tarifas de voos comerciais e regulares. As viagens devem ser comunicadas à Diretoria com no mínimo 15 dias de antecedência para que seja feita cotação no sistema, para base de reembolso posterior. 31

33 12. Seguro Viagem Internacional Para viagens internacionais será feito o Seguro saúde para os funcionários, no período de estadia no exterior. 13. Reservas efetuadas diretamente por Montadoras As reservas que foram efetuadas diretamente por montadoras para treinamento de seus funcionários, deverão ser cadastradas no sistema interno SGP para aprovação do Diretor da Marca e, posteriormente, lançadas no Integra para pagamento. O comprovante de reserva ou comunicado da montadora deve ser inserido. Após aprovação do Diretor da Marca no Integra, o fluxo segue para pagamento no Financeiro. O Integra deve ser aberto através do fluxo: Viagens Treinamento. 14. Cancelamentos Cancelamentos devem ser solicitados com, no mínimo, 48hs de antecedência para a agência de viagens. O cancelamento precisa ser justificado e autorizado pelo Gestor imediato. Sempre serão solicitados créditos das viagens canceladas para reutilização. Os créditos restantes do bilhete aéreo ficarão registrados no sistema para utilização em uma próxima viagem O reembolso será solicitado somente se o funcionário for desligado da empresa ou se o prazo dos créditos estiver expirando. Treinamentos que forem cancelados pela montadora, precisam ter o número do comunicado oficial descrito no sistema para que a agência efetue o cancelamento; tais dados precisam ser inseridos para registro e autorização. O procedimento de solicitação de cancelamento deverá ser feito por sistema, diretamente para agência. O solicitante cria uma nova requisição e nela insere todas as informações sobre o cancelamento, solicitando que o restante do valor do bilhete fique em crédito. Este processo fica registrado e irá para aprovação do Gestor para depois ser concluído pelo consultor da Agência. 15. Remarcações Passagens que forem solicitadas por engano pelo funcionário ou solicitante, e precisarem de alterações sujeitas a multas, deverão ser pagas pelo funcionário. Deverá ser feito contato com a Agência para efetuar o pagamento direto, depois de feito isso, a alteração será realizada. 32

34 Passagens que precisarem ser remarcadas por motivos de alterações das montadoras ou força maior deverão ter aprovação do Gestor. O procedimento de solicitação de cancelamento deverá ser feito por sistema, diretamente para agência. O solicitante cria uma nova requisição e nela insere todas as informações sobre a necessidade da remarcação. Este processo fica registrado e irá para aprovação do Gestor para depois ser concluído pelo consultor da Agência. O bilhete será reemitido somente após aprovação no sistema. Serão emitidos Relatórios Mensais de Reemissões para Análise da Diretoria. 16. Conferência de Faturas e Pagamentos As faturas serão enviadas duas vezes por mês para o das solicitantes. As datas de envio são dia 01 com vencimento em 15, e dia 16 com vencimento em 30 de cada mês. O sistema de viagens gera um relatório mensal para conferência das emissões, este relatório será enviado por pela Cantatur junto com a fatura dos serviços e Fee (taxa de serviço) para comparativo e conferência. A responsabilidade da conferência e do de acordo será da Assistente encarregada por solicitar as viagens e deve ser enviado por às Coordenadora de Viagens - Andressa Lippi andressa.lippi@group1auto.com ou Tamara Jantchc tamara.jantchc@group1auto.com, no prazo de 1 dia após o recebimento do demonstrativo. As faturas físicas serão entregues para o Diretor Financeiro para aprovação e pagamento. As faturas serão entregues para o Departamento de Contas a Pagar e seguirão o fluxo interno. 17. Considerações Finais O Não cumprimento da Política de Viagens descrita é passível de punição. A Política de Viagens será revisada anualmente ou caso haja necessidade. Caso haja dúvidas, favor entra em contato com às Coordenadora de Viagens - Andressa Lippi andressa.lippi@group1auto.com ou Tamara Jantchc tamara.jantchc@group1auto.com 33

35 18. Contatos Cantatur Viagens 34