Orientações para as Comissões Organizadoras Estaduais

Transcrição

1 Orientações para as Comissões Organizadoras Estaduais Inscrição e credenciamento de delegados(as) e suplentes Os(as) delegados(as) e suplentes estarão inscritos(as) a partir do recebimento das fichas de inscrição completas pela coordenação da 2ª Conferência Nacional de Juventude. O prazo máximo para o envio da relação de delegados(as) e suplentes dos estados já expirou. A última oportunidade para mandar as fichas de inscrição é o dia 24 de novembro, quinta-feira. Após esta data, a coordenação da Conferência não se responsabiliza por estas hospedagens e também pelas passagens. A ficha de credenciamento segue, novamente, em anexo. O envio do relatório das Conferências Estaduais também é fundamental. O último prazo para envio também é o dia 24 de novembro, quinta-feira. O credenciamento de delegados(as) será realizado no dia 9 de dezembro, sexta-feira, das 10 às 18h, nos próprios hotéis em que ficarão hospedados(as). Os delegados(as) também se credenciarão no dia 10 de dezembro, sábado, das 9 às 12h, no local da Conferência. O credenciamento de suplentes será no dia 10 de dezembro, sábado, das 12 às 16h, no local da Conferência. Os suplentes somente terão direito à hospedagem a partir do momento em que se credenciarem, ou seja, a partir do sábado. O(a) suplente deverá constar na relação da delegação que foi enviada à coordenação para que possa ser aceito(a) como substituto(a). A coordenação da Conferência não se responsabiliza pelas passagens dos suplentes, mesmo que haja substituição. As delegações do Governo Federal, do Distrito Federal, observadores, convidados(as) e imprensa farão seu credenciamento no local de realização da Conferência: Pavilhão A do Parque da Cidade de Brasília, tanto no dia 9 quanto no dia 10 de dezembro, de acordo com os horários determinados. No dia 10 de dezembro, não haverá credenciamento nos hotéis.

2 Hospedagem A hospedagem terá início dia 9 de dezembro, sexta-feira, a partir das 12h e se encerrará dia 12 de dezembro, segunda-feira, às 12h. Não nos responsabilizamos por despesas efetuadas nos quartos, como consumo de alimentos e bebidas, telefonemas, serviços de quarto, lavanderia e quaisquer outras despesas efetuadas no hotel. A organização da Conferência oferece a hospedagem e o café da manhã. A distribuição das delegações nos hotéis será feita por estado. Não será permitida a mudança na quantidade de quartos duplos ou triplos determinada pela coordenação da Conferência. Na ficha de inscrição, as Comissões Organizadoras Estaduais devem passar as informações necessárias sobre as pessoas com deficiência ou se há alguma outra especificidade que necessite atenção ou atendimento diferenciado no que tange à hospedagem. Nestes casos, é fundamental que seja identificado o tipo de deficiência ou especificidade e os dados do acompanhante caso haja necessidade: nome, o telefone, e documentação. No dia 12 de dezembro, segunda-feira, todos(as) participantes devem deixar o hotel com destino à Conferência já com suas bagagens e com o fechamento dos quartos realizado. A coodenação da Conferência não se responsabiliza pela hospedagem e alimentação das pessoas que não estiverem devidamente credenciadas como delegado(a), com exceção de acompanhantes com deficiência ou alguma outra especificidade que necessite de atenção ou atendimento diferenciado. Em todos os hotéis, haverá um coordenador de hotel, que pode ser contatado a qualquer momento para solucionar eventuais problemas. Os delegados do Distrito Federal não terão direito à hospedagem. Alimentação No dia 9 de dezembro, sexta-feira, será servido jantar para os(as) delegados(as) devidamente credenciados(as) e convidados(as) após a cerimônia de abertura da Conferência. Neste dia, não será servido almoço. Nos dias 10 e 11 de dezembro, sábado e domingo, serão servidos almoço e jantar para os os(as) delegados(as) devidamente credenciados(as) e convidados(as). No dia 12 de dezembro, segunda-feira, será servido almoço para os os(as) delegados(as) devidamente credenciados(as) e convidados(as).

3 O café da manhã será servido no próprio hotel nos dias 10, 11 e 12 de dezembro para aqueles que estiverem hospedados. Solenidade de abertura A solenidade de abertura da Conferência será no dia 9 de dezembro, às 18h, no Pavilhão A do Parque da Cidade de Brasília. Autoridades nacionais e internacionais estarão presentes neste momento, o que implica na adoção de medidas de segurança que tornam a entrada no local do evento um pouco mais lenta. É importante que as delegados(as) fiquem atentos(as) às saídas dos ônibus dos hotéis para o local da Conferência a fim de evitar atrasos. Será permitida somente a entrada de delegadas(os) credenciadas(os), além de observadores, convidados(as) e imprensa, também devidamente credenciados(as). Após a solenidade de abertura, será servido o jantar e, em seguida, realizado um show para comemoração do inicio dos trabalhos da 2ª Conferencia Nacional de Juventude. Transporte Será oferecido transporte para os(as) delegados(as) do aeroporto para o hotel onde ficarão hospedados no dia 9 de dezembro, sexta-feira. No aeroporto haverá um receptivo do evento orientando os(as) delegados(as) para o acesso ao transporte. É importante lembrar que os(as) participantes somente terão acesso a estes ônibus mediante entrega do comprovante de embarque. Após fazerem o credenciamento e a entrada nos quartos dos hotéis, os(as) participantes terão transporte até o local da Conferência. Nos dias 10 e 11 de dezembro, sábado e domingo, haverá transporte do hotel para o local da Conferência e do local da Conferência para o hotel, nos horários de início e término das atividades. No dia 12 de dezembro, segunda-feira, será oferecido transporte do local da Conferência para o aeroporto a partir das 13h30min. É importante lembrar que os participantes somente terão acesso aos ônibus mediante entrega do comprovante de check in do voo. O transporte dos participantes de Goiás será feito por ônibus fretado pela organização da Conferência. O local e horário de encontro destes participantes para pegarem o ônibus em Goiânia será informado pela Comissão Organizadora Estadual. No primeiro dia, 9 de dezembro, sexta-feira, a delegação irá para o hotel fazer o credenciamento e o check in. No último dia, o retorno será do local da Conferência direto para o local de origem. Os participantes do Distrito Federal não terão transporte.

4 Passagens Lembramos que os(as) delegados(as) com passagens emitidas pela Secretaria Nacional de Juventude devem, ao desembarcar no aeroporto de Brasília, entregar seus comprovantes de embarque para a organização da Conferência. A não-entrega deste impedirá o credenciamento do(a) delegado(a). Pedimos às Comissões Organizadoras Estaduais que auxiliem no recolhimento dos comprovantes no momento do embarque em suas cidades de origem. O acesso ao ônibus do aeroporto para o hotel só será permitido para aqueles(as) que apresentarem seus comprovantes de embarque. O check in do voo de retorno será realizado, de forma online, no Pavilhão A do Parque da Cidade da Brasília, a partir do dia 11 de dezembro, domingo, em balcão destinado para este fim. Todos os(as) delegados(as) deverão realizar seu check in no local da Conferência, para que possa ser gerado seu comprovante de retorno. Informamos que os delegados(as) que não realizarem este procedimento não embarcarão nos ônibus de retorno ao aeroporto. Os bilhetes aéreos são intransferíveis e destinados aos deslocamentos dos participantes da Conferência. Como são emitidos por conta do interesse da administração pública, eles não podem ser utilizados para outros deslocamentos. Também não podem ser feitas alterações de data, hora ou destino dos bilhetes emitidos pela Secretaria Nacional de Juventude. Delegados(as) menores de 18 anos Informamos que os delegados(as) menores de 18 anos deverão apresentar, no ato do credenciamento, documento do(a) juiz(a) da Vara da Infância e Juventude de sua cidade de origem autorizando sua participação na 2ª Conferência Nacional de Juventude. É fundamental indicar uma pessoa maior de idade preferencialmente da Comissão Organizadora Estadual como responsável. A não-apresentação desta autorização implicará no não-credenciamento do(a) delegado(a) e em seu retorno imediato ao seu estado de origem, não podendo o mesmo permanecer na Conferência em nenhuma hipótese e não sendo garantido a ele(ela) hospedagem ou alimentação. Por isso, solicitamos o empenho das Comissões Organizadoras Estaduais no sentido de identificar e contatar os delegados menos de 18 anos, orientá-los e contribuir na viabilização destas autorizações.

5 Solicitação Solicitamos às Comissões Organizadoras Estaduais que informem à coordenação nome e telefone celular de, pelo menos, duas pessoas que acompanhem a delegação dos seus respectivos estados na Conferência. Estes nomes e telefones são fundamentais para que a coordenação do evento possa contatar e acompanhar a delegação durante sua estada em Brasília. Lembramos que celulares pré-pagos (de cartão) não funcionam sem crédito fora de seus estados de origem. Portanto, os números de celulares passados deveram ser de celulares pós-pagos (de conta). Informações gerais Brasília é uma localidade que mescla muito calor durante o dia e temperaturas mais baixas durante a noite. Assim, sugerimos que as(os) delegadas(os) tragam roupas leves para o dia e agasalhos para a noite e não deixem de ingerir muita água. Neste período, a cidade também passa por períodos constantes de chuva.