Processo de Prestação de Contas de Viagem GENS S.A. Manual do Colaborador

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1 Processo de Prestação de Contas de Viagem GENS S.A. Manual do Colaborador

2 1 OBJETIVO: Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes para as Prestações de Contas referentes às despesas ocorridas em viagens pela GENS S.A.. 2 ÁREAS ENVOLVIDAS: Esta política se aplica a todos os participantes da Gens S.A.. 3 DEFINIÇÕES Adiantamento numerário creditado em conta ou qualquer outra modalidade que atenda o objetivo do viajante. Check-in Embarque aéreo e/ou entrada no hotel Check-out Saída no hotel No-show multa pela não utilização do quarto reservado com o custo igual ao valor da diária Boarding Pass ticket comprobatório do vôo Setor diz respeito ao setor no qual o cliente se enquadra Unidade diz respeito à unidade na qual o cliente se enquadra 4 DIRETRIZES 4.1 Premissas Básicas - As despesas de viagem somente serão aceitas se obedecerem aos limites estabelecidos - As despesas com bebidas alcoólicas não são reembolsadas e, portanto, não devem constar na nota fiscal da refeição. Caso tais despesas constem na nota fiscal, estas não serão aceitas. - As despesas de lavanderia para lavar e/ou passar roupas, somente serão aceitas quando a viagem for por um período superior a 06 dias úteis, devendo ser comprovadas por meio de nota fiscal, mediante os limites estabelecidos. - A Gens não paga qualquer multa de transito que seja recebida pelo Participante no exercício de suas atividades estando em seu carro particular ou em carro alugado pela Gens. A condução do automóvel é de responsabilidade do Participante. - O não cumprimento das regras estabelecidas autoriza o Processo de Viagens a realizar ajustes nos valores mencionados ou devolver o relatório para que seja refeito. 4.2 Utilização de Veículos / Taxis / Quilometragem Nas viagens realizadas com veículo próprio, as despesas de locomoção são reembolsadas com base no quilometro rodado de R$ 0,55, incluída as despesas com o combustível.

3 4.2.2 Viagens com gastos de pedágio e estacionamento (desde que devidamente comprovados) serão reembolsados Quando a viagem for realizada por meio de locação de carro, será reembolsado o valor do combustível A liberação da realização da viagem por meio de locação de carro ou carro próprio do Participante fica restrita a autorização do Gestor de Área do Participante e da direção da empresa As despesas com táxi só serão aceitas mediante apresentação de recibo fornecido pelo taxista, preenchido completamente, com Placa do veículo, Prefixo e o nome completo do taxista Serão pagas despesas com deslocamento obedecendo aos seguintes trechos: Trecho entre Residência e Aeroporto ou Rodoviária e vice-versa no primeiro e último dia de viagem. Trecho entre o Aeroporto ou rodoviária e o Hotel e vice-versa no primeiro e o último dia de viagem. Trecho entre o Hotel e o Cliente e vice-versa por dia de viagem Os comprovantes de locomoção devem sempre conter a origem e o destino, além das informações do Prestador de Serviços (conforme item 4.2.6). 4.3 COMPROVANTES DE DESPESAS A prestação de contas deve estar suportada por: Todos os comprovantes de despesas efetuados mesmo que em valor diferente do reembolsável; Boarding Pass (se aplicável) Todas as despesas devem ser suportadas por comprovantes que possuam valor fiscal; não são aceitos aqueles sem Razão Social, CNPJ, etc. Exceções valem apenas para despesas com taxis que podem ser suportadas por recibos, desde que devidamente preenchidos conforme item É de responsabilidade dos participantes o lançamento das despesas no código e data corretos (ex: Refeições, Despesas com locomoção, Pedágio, etc.) para fins de contabilização Os comprovantes devem ser individuais, não são aceitos comprovantes que relacionem outros participantes como beneficiários As despesas de Hotel devem ser abertas por item de descrição, tais como diária, internet, refeição, taxa de room, ISS e lançadas de acordo com a data da despesa, não sendo aceita a entrega da despesa de forma integral no relatório, independente de uma nota fiscal comprovar todas estas despesas.

4 4.4 LIMITES DE DESPESAS PARA VIAGENS Tabela de Limites para Despesas de Viagem Cidades Despesas Diário Semanal São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Belo Horizonte Refeições + Extras Hotel R$ 45,00 - Demais cidades Refeições + Extras Hotel R$ 25,00 - Internet R$ 10,00 - Lavanderia (após 6 dias úteis) - R$ 50, DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS Seguem abaixo as principais despesas que não tem seus reembolsos efetuados pela Gens aos participantes, ressaltando que a lista não é exaustiva. Xampu, condicionador, remédios, higiene pessoal em geral; Bebidas alcoólicas em nenhuma hipótese, inclusive para confraternizações; Almoço e/ou jantar com outros participantes que estejam na mesma viagem; Lacre para mala; Excesso de bagagem (exceto quando o participante estiver levando algum material da Gens, este será analisado pelo Processo de Viagens) Despesas realizadas em supermercado serão analisadas pelo Processo de Viagens dentro dos limites estabelecidos nesta política. 4.7 PRAZO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS As prestações de contas de cada viagem devem ser enviadas ao Processo de Viagens, até 02 dias úteis após o retorno do participante. A prestação é feita individualmente (por viagem). Quando a viagem for superior a quinze dias a prestação de contas deve ser entregue sempre até 02 dias úteis antes do final do mês O não cumprimento do prazo gera bloqueio para novas solicitações O participante que recebeu adiantamento de viagens e não prestou contas no prazo de 02 dias úteis após o retorno da viagem, pode ter o respectivo valor descontado de seu pagamento Os valores adiantados pela Gens são exclusivamente destinados a cobrir despesas com viagens a trabalho, e o atraso na prestação de contas gera inconsistência contábil e prejuízos no faturamento/repasse aos clientes. 4.8 PRAZO PARA CONFERÊNCIA E LIBERAÇÃO DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS

5 4.8.1 A prestação de contas será concluída em cinco dias úteis, após o recebimento físico pelo Processo de Viagens devidamente preenchido e assinado. Este prazo divide-se em: Dois dias úteis para que Processo de Viagens realize a conferência e liberação dos relatórios de despesas. Três dias úteis para processamento pelo Processo Contas a Pagar É de responsabilidade do colaborador a entrega formal dos relatórios com todas as assinaturas e autorizações necessárias A entrega do relatório em desacordo com esta política autoriza o Processo de Viagens a fazer a devolução do mesmo para correção, sendo que o prazo para pagamento do relatório inicia somente após a entrega formal do relatório com todas as condições estabelecidas nesta política atendida, ou seja, após a entrega do relatório com todas as correções solicitadas pelo Processo de Viagens.

6 5. REGISTRO DE REVISÕES Não aplicável. Trata-se de uma nova política. 6. APROVAÇÕES Direção Data Local Nelson Berny Pires Porto Alegre / RS Giovane Zanardo dos Santos Porto Alegre / RS

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