TMS - TRAVEL MANAGEMENT SYSTEM. Sistema de pesquisa, reservas e gerenciamento de viagens nacionais e internacionais.

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1 TMS - TRAVEL MANAGEMENT SYSTEM Sistema de pesquisa, reservas e gerenciamento de viagens nacionais e internacionais. G u i a do u s u á r i o

2 TMS TRISTAR MANAGEMENT SYSTEM Guia do Usuário TRISTAR VIAGENS E TURISMO LTDA Av. Paulista, º andar cj. 1810/16 São Paulo - SP Tel.: (011) V RT/SEP

3 Acessando o TMS 1 Abre a Internet Explore oi Firefox (recomendamos) e digite o endereço: 2 Inserir login e senha 3 No primeiro acesso e solicitado a troca de senha, que devera seguir o seguintes padrões: 3.1 Mínimo de 6 caracteres. 3.2 Caracteres não-alfanumericos requeridos 1(obrigatório), Exemplos: De caracteres não-alfanumericos: 3.3 Não é permitido alterar para a mesma senha Não é permitido seqüências de caractere de 3 dígitos Não é permitido alterar para as 6 últimas senhas. Gerenciador de Solicitações O Gerenciador de Solicitações traz um panorama geral das viagens em aberto do cliente. Ao acessar o ambiente do cliente, você visualiza 4 linhas do tempo que permitem a leitura/acesso rápido de uma determinada OS. 2

4 A primeira linha do tempo corresponde ao tempo de expiração das cotações de AEREO NACIONAL e INTERNACIONAL. Note que o TMS traz o número de OS em cada STATUS de acordo com uma linha do tempo crescente que vai de horas (meia-hora) até dias (+de 8 horas). A segunda linha do tempo corresponde ao tempo de cobrança de no - show oferecido pelo FORNECEDOR TERRESTRE (locação e hotelaria nacional), ou seja, qual o prazo restante para que o fornecedor considere como válida a cobrança de NO-SHOW para uma determinada OS. A terceira linha do tempo corresponde ao tempo restante para as próximas viagens que irão acontecer, isto é, possibilita saber QUEM VAI VIAJAR PELA EMPRESA, através de uma linha do tempo que vai de horas para dias restantes. A quarta linha do tempo corresponde ao tempo passado, traz um quanto tempo já se passou desde que a OS entrou no Status aguardando cotação, escolha, autorização e emissão. Status de uma OS Aguardando Cotação a OS foi enviada para a Agencia cotar de acordo com os critérios estabelecidos no preenchimento. Nota: a casos onde na busca o site da companhia aérea esta muito lento e ocorre alguma falha na comunicação com o TMS neste momento o sistema não consegue reservar e o status da OS fica em aguardando cotação. 3

5 Aguardando Escolha a OS foi encaminhada para a solicitante que aguarda a escolha de uma das opções cotadas pela agencia. Aguardando Autorização a OS foi encaminhado para um aprovador analisar as despesas conforme fluxo de aprovação do cliente. Aguardando Emissão a OS foi encaminhado para agencia para que a mesma faça a emissão dos documentos bilhetes e/ou voucher. Cancelada o cliente ou a agencia cancelou a OS. Aguardando Autorização de mérito a OS foi encaminhado para um aprovador de mérito analisar se o funcionário pode viajar ou não. Quando aprovado seguira para agencia realizar a cotação. Realizando uma Busca aérea No ambiente do cliente basta clicar no botão BUSCA do menu principal e preencher os parâmetros correspondentes: 1 - nome do viajante 2 - Somente ida ou ida e volta Nota - quando a viagem for múltiplos trechos escolher somente ida. 3 - Nacional ou Internacional 4 - Origem (informar o nome da cidade ou código IATA) 5 - Destino (informar o nome da cidade ou código IATA) 6 - Classe de reserva Nota - o sistema já carrega como default a classe econômica 7 - Data 8 - Período: 1- Pelo Período Madrugada (das 00h às 06h) Manhã (das 06h às 12h) Tarde (das 12h às 18h) Noite (das 18h às 00h) Indiferente 2- Pela Hora - Informe a hora desejada - Informe a faixa de pesquisa (qtde de horas para mais ou para menos da hora desejada) - Informe se deve considerar a hora de saída ou chegada do vôo 4

6 9 - Tipo de busca - Separados: trazer resultado da pesquisa de ida e outro resultado da pesquisa da volta quando este tiver, ou seja, resultados separadamente. - Combinados: de acordo com os parâmetros de horários o resultado da pesquisa será ida e volta na mesma cia. Nota: Vôo Nacional - As melhores tarifas para trechos Nacionais estão nos trechos separados. Vôo Internacional - As melhores tarifas para trechos Internacionais estão nos trechos Combinados. 10 Buscar Realizando uma Busca aérea No Resultado da pesquisa, você tem a possibilidade de filtrar sua pesquisa por: 1 Companhias aéreas 2 Ordenação: Preço, Cia, Paradas, Duração, horário de saída, horário de chagada. 3 - Filtro de horário 4 Paradas 5 - Aeroportos 5

7 Realizando uma Busca aérea No resultado dos vôos disponíveis fique atente as mensagens, neste caso o aeroporto solicitado foi Congonhas e no resultado temos o aeroporto de Guarulhos. Quando você da um click sobre lupa o TMS traz mais detalhes como : - Fonte de pesquisa - Tarifa e taxas - Dados do vôo (sigla da Cia, numero do vôo, classe, equipamento, Origem, etc..) - Regras Tarifaria 6

8 Realizando uma Busca Hotel No ambiente do cliente basta clicar no botão BUSCA do menu principal escolha opção Pesquisa de hotéis e preencha os parâmetros correspondentes: 3 cidade 4 - data de entrada 5 - data de saída 6 buscar 1 - nome do viajante 2 - nome do acompanhante nota - quando este existir 1 Valor da menor diária do hotel 2 Nome do hotel No Resultado da pesquisa, você tem a possibilidade de filtrar sua pesquisa por: 3 Bairro 7

9 Realizando uma Busca Hotel Neste exemplo temos hotéis on-line e um hotel (off-line) onde a agencia carregou a tarifa acordo do cliente e/ou da própria agencia e caso seja selecionado a OS entra no Status Aguardando Cotação e agencia fará a reserva e preenchera os dados. Ao clicar na lupa você terá mais detalhes sobre o tipo de tarifa disponível 8

10 Finalizando a OS Motivo da Viagem - Campo obrigatório Pré-cadastrado Solicitante - Campo obrigatório Pré-cadastrado Perfil do Viajante - consta todos os dados do viajante, tais como cartão de milhagem, preferências de assento, numero de passaporte, vistos, vacinas, etc.. Nota: no perfil do viajante você pode alterar os dados quando necessário. Centro de Custo de Debito - Campo obrigatório Pré-cadastrado Nota: mesmo que o cliente não use este campo será necessário cadastrar pelo menos um para que o sistema possa ir adiante. Adicionar - após informar todos os dados acima click em adicionar 9

11 Finalizando a OS Neste tela você tem ainda a possibilidade de incluir mais trechos (quando for uma viagem de múltiplos trechos) ou ainda solicitar a reserva de um hotel ou carro. Ela mostra um resumo dos valores ofertados na busca apresentando o valor reservado, o menor valor disponível e o valor médio. Nota: no valor médio o calculo e feito na soma de todos os trechos apresentados e dividido pelo numero de opções. Dados do vôos. Click em enviar Justificativa de escolha Nota: caso escolhido uma opção que não seja a menor apresentada e obrigatório a justificativa da escolha. Estas justificativas podem ser pré-cadastradas ou informadas na hora. Em seguida o sistema começa a efetuar todas as reservas. Após concluir todas as reservas. 10

12 Marcação de Assento ou na tela de consulta Clique Aqui para Marcar Online o Assento (alguns vôos não permitem) - Selecione o trecho - Posição da Aeronave e assento Quando informado no perfil do viajante este fica selecionado na tela para auxiliar na reserva. Clique Aqui para Informar Off-line o Assento - informar o numero do assento resevado direto na Cia. 1 cartão de milhagem (caso o tenha) 2 forma de pagamento(reconfirmar) 3 tarifa full (valor da tarifa cheia, este dado e muito importante para analise nos relatórios) 4 milhagem (base de calculo de CO2) 5 emitir 11

13 Abrindo uma cotação No ambiente do cliente basta clicar no botão SOLICITAÇÃO do menu e preencha os parâmetros correspondentes. - Tipo de viagem: Nacional ou Internacional - Motivo da Viagem: Campo obrigatório, Pré-cadastrado. - Solicitante: Campo obrigatório, Pré-cadastrado - Perfil do Viajante: consta todos os dados do viajante, tais como cartão de milhagem, preferências de assento, numero de passaporte, vistos, vacinas, etc.. Nota: no perfil do viajante você pode alterar os dados quando necessário. - Centro de Custo de Debito: Campo obrigatório, Pré-cadastrado. Nota: mesmo que o cliente não use este campo será necessário cadastrar pelo menos um para que o sistema possa ir adiante. - Aprovador: Campo obrigatório Nota: quando o cliente não exige aprovador, no cadastro do viajante selecione Máster Nacional e Máster Internacional ou solicitante Máster (quando esta tiver abrindo a OS).. - Adicionar Após informar todos os dados acima ao lado direito aparecera as opções Aéreo, hotel e carro, conforme habilitado. 12

14 Abrindo uma cotação Em seguida click em abrir / fechar (Aéreo, Hospedagem ou locação) Aéreo 1 Somente ida ou ida e volta Nota - quando a viagem for múltiplos trechos escolher somente ida. 2 Origem (informar o nome da cidade ou código IATA) 3 Destino (informar o nome da cidade ou código IATA) 4 Classe de reserva Nota - o sistema já carrega como default a classe econômica 5 Data 6 Período: 1- Pelo Período Madrugada (das 00h às 06h) Manhã (das 06h às 12h) Tarde (das 12h às 18h) Noite (das 18h às 00h) Indiferente 2- Pela Hora Informe a hora desejada Informe a faixa de pesquisa (qtde de horas para mais ou para menos da hora desejada) Informe se deve considerar a hora de saída ou chegada do vôo 7 adicionar 13

15 8 - enviar Nota: Neste momento o sistema abre uma OS, envia um para o(s) consultor(es) responsáveis pelo cliente com o status aguardando cotação. Abrindo uma cotação Em seguida click em abrir / fechar (Aéreo, Hospedagem ou locação) Hospedagem 1 Selecione um hotel da lista abaixo. Nota estalista so aparecera caso tenha algum hotel cadastrado da agencia ou do cliente. 2 Informe a cidade Região e/ou localidade e/ou hotel Em seguida complete com as informações abaixo. 14

16 3 - enviar Nota: Neste momento o sistema abre uma OS, envia um para o(s) consultor(es) responsáveis pelo cliente com o status aguardando cotação Preenchendo uma cotação O preenchimento de uma cotação vai ocorrer quando: a) Solicitante abre uma solicitação off-line, seja aéreo e/ou hotel e/ou carro ou todos, b) Quando na algum serviço requer uma ação da agencia como: a) Na OS o aéreo foi on-line e o hotel escolhido e off-line. b) Reserva de carro. c) Viagem internacional, múltiplos trechos. d) Quando o provedor da companhia aérea não responde em tempo abil. c) Reserva esta expirada e voltou para agencia. Obs.: Existe uma política que quando a reserva esta exprirada ela volta para agencia ou para solicitate. Quando isso ocorrer o(s) consultor (es) e(são) notificado(s) via . 15

17 O ATENDIMENTO DA TRISTAR É DAS 08hs às 1830hs para o TMS, após este horário ligar para a Loja da TRISTAR até as 19hs ou após este horário para nosso Emergencial que é 24horas. A Tristar garante o valor de qualquer emissão aprovada até as 1830hs, utilizadas normalmente no TMS, após este horário tem de ligar para a Tristar para solicitar a emissão. TRISTAR = Emergencial: - (11) / ID 54*

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