Manual. Passo a Passo AR&B

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1 Manual Passo a Passo AR&B

2 Prezado(a) Colaborador(a), O novo sistema de gestão de viagens tem como o principal objetivo garantir que a política de viagens seja aplicada, garantindo que os preços das passagens áreas e as tarifas de hotéis sejam as mais competitivas possíveis. Neste modelo, o colaborador tem papel fundamental, pois ele é o responsável pela solicitação de suas próprias passagens e hospedagens. Através de um fluxo de aprovações previamente cadastrado, este colaborador tem a aprovação de sua passagem e as respectivas despesas são alocadas automaticamente em seu centro de custo. Este manual tem como principal objetivo explicar o modo de funcionamento do OBT (online booking tool). Pedimos, por favor, que você leia com atenção as orientações contidas neste material para que possa usufruir ao máximo desta ferramenta que disponibilizamos para você. Siga as recomendações abaixo: Faça seus agendamentos com o máximo de antecedência possível; Sempre priorize as passagens com os menores valores; Mantenha seu cadastro no site sempre atualizado; No campo "justificativa" detalhe seus compromissos para que os aprovadores saibam exatamente o motivo das suas viagens. Contamos com você na leitura e aplicação deste material. Boa leitura! Produtos, Grupo Alatur

3 Índice OnLine 01 - Primeiro acesso? 02 - Entendendo os ícones 03 - Utilizando a busca online 04- Analisando a tela de busca 05- Inserindo os dados da busca 06- Selecionando os voos 07- Entendendo os ícones da busca 12 -Inserindo os dados da solicita ção 08- Inserindo os dados da solicita 09- Reserva concluída 13 - Reserva concluída OffLine 01 - Solicitação offline 02 - Verificando os produtos 03 - Solicitação offline aéreo 04 - Solicitação de hospedagem 05 - Solicitação de locação 06 - Verificando as solicitações 07 - Status aguardando cotação 08 - Status aguardando escolha 09 - Fazendo as escolhas 10 - Escolhendo o aéreo 11 - Escolhendo a hospedagem 12 - Escolhendo a locação Aprovação 01 - Aguardando autorização 02 - Tela inicial aprovador Emissão 01 - Aguardando emissão Pag Configuração e Delegação 01 - Configuração Como delegar aprovação em ausência temporária Como delegar aprovação em solicitação feita 22 Glossário de ícones Entendendo os ícones Perguntas frequentes Suporte 01 - Contatos

4 Entrando no AR&B

5 04 Site de acesso Primeiro acesso? Insira o nome de usuário Insira a senha fornecida Clique em acessar para entrar Clique em (Esqueceu sua senha?) se por algum motivo não lembrar a senha de acesso. Insira seu usuário para receber por a nova senha. Após o primeiro acesso, faça a alteração da senha seguindo as orientações descritas Entendendo os ícones Inicio de uma solicitação ONLINE. Inicio de uma solicitação OFFLINE. Consulta gerenciadores do sistema. Gera relatórios a partir de informações disponíveis Serve para fazer os ajustes necessários para o fluxo dar continuidade.

6 Requisição ONLINE O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ON LINE? O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ONLINE? Uma solicitação online é uma busca em tempo real da disponibilidade e tarifas das Cias Aéreas. O ciclo de uma solicitação online é: 1º- Acessar o sistema 2º- Buscar disponibilidade e tarifas 3º- Enviar para o processo de aprovação 4º- Enviar para emissão. Formas de busca online Formas de busca online 01 - Somente ida; 02 - Ida e volta; 03 - Multiplos destinos.

7 Utilizando a busca Clique em busca 04 - Analisando as telas A busca pode ser usada para viagens de ida, ida e volta ou multiplos destinos Essa tela demonstra uma solicitação somente IDA. Essa tela demonstra uma solicitação IDA e VOLTA Essa tela demonstra uma solicitação de Múltiplos Destinos

8 6 05- Inserindo os dado Clique para escolher a forma desejada. Escolha entre Nacional ou Internacional. Escolha entre Separado ou Combinado. Caso haja opção, escolha a classe de voo desejada. Insira o nome do viajante já cadastrado. Obs: Não esqueça de clicar no sinal de "+" para incluir o viajante. Caso o viajante não esteja cadastrado clique aqui Insira os dados referente a sua solicitação. Clique em pesquisar para exibir sua solicitação Selecionando os voos Após clicar no botão pesquisar na tela acima, o sistema busca a disponibilidade dos voos solicitados. Vamos entender como aparecem: Todas opções aparecem em pastas na parte superior da tela de busca. Para ver todas as opções e tarifas basta clicar na aba. Para selecionar o voo desejado clique na seta ao lado de cada voo. Toda vez que selecionar um voo ele irá automaticamente subir para a parte superior, fazendo a soma de valores de todos os trechos. Em cada aba aberta possuímos os filtros de busca. Servem para funilar nossa busca, assim fica mais fácil localizar aquele voo específico. Podemos enviar cotações entrando na aba "Disponibilidade de " parte superior da tela. Para refazer a busca clique na aba "Busca". Para concluir as solicitações e passar para a tela de viajante, clique em "Enviar" para dar inicio a reserva dos bilhetes.

9 Entendendo os ícones da busca de voos Mostraremos como fazer uma busca com comparações entre voos. ex: estou em duvida entre 3 voos que são bons e servem para o meu viajante, mas para manda-los terei que enviar uma lista com 15 voos. Nessa tela dos Múltiplos Destinos existem filtros e ferramentas que permitem deixar nossa solicitação da forma simples e facil de visualizar. Abaixo mostraremos todos os ícones e suas funcionalidades. Mostra um resumo com as menores tarifas de cada Cia aérea. Informa quando há acordo com Cia aérea. Estrela - Pode ser selecionado para deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse voo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela. Exemplo de Mostrar Matriz Lixeira - Serve para eliminar os voos que não são interessantes. Setas - São utilizadas para mover um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas. Sinal de (+) - Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada. Sinal de (-) - Fechar detalhes do voo.

10 8 Atenção: Essa tela será exibida em qualquer forma de busca online 08 - Inserindo os dados Verifique nesse quadro tudo o que foi solicitado: valor, origem e destino. Selecione a justificativa da escolha do voo. Descreva a justificativa. Quadro viajante: Verifique se está preenchido corretamente. Insira a empresa de débito. Insira o centro de custo. Insira o aprovador pela sua reserva. Descreva o motivo da viagem. Clique em adicionar para gerar sua reserva Reserva concluída Número da solicitação, nome do viajante, aprovador Status da solicitação. Marcação de assento Trecho reservado Valor + Taxas Localizador Data e hora que expira a reserva Status da reserva

11 Requisição Offline O QUE É UMA SOLICITAÇÃO OFFLINE? Uma solicitação offline é uma forma estruturada de solicitar uma cotação de viagem no sistema AR&B, porém, sem consulta instantânea junto as Cias Aéreas. O ciclo de uma solicitação offline é: O ciclo de uma solicitação 1º- Acessar o sistema 2º- Solicitar cotação a agência 3º- Realizar cotação conforme solicitação 4º- Escolher as opções enviadas pela agência 5º- Enviar para o processo de aprovação 6º- Enviar para emissão.

12 Solicitação offline Clique em Solicitação Insira o motivo da viagem Insira o nome do viajante insira ou modifique os dados caso necessário. Insira observação pertinente a viagem. clique em solicitar viagem para dar inicio as solicitações Verificando os produtos Propriedades do viajante e motivo da viagem. Inicio de uma solicitação aérea. Inicio de uma solicitação de hospedagem. Inicio de uma solicitação de locação de veículo.

13 Solicitação aéreo Clique em abrir/fechar Selecione o tipo da viagem Selecione ou preencha origem e destino. Preencha data de ida e volta do voo. Coloque as informações pertinentes ao voo. Clique em Adicionar, para incluir o vôo. **Caso haja necessidade de incluir mais de um voo, abra novamente e selecione novo voo. **Trechos complexos e com mais de uma parada, sempre coloque somente ida. ex: CGH / SDU / BSB / FOR / CGH **No caso de remissão escolha o novo voo e no campo observação, insira a informação de remissão e o numero do bilhete.

14 Solicitação de hospedagem Clique em abrir/fechar Opção 1 - Selecione 1 até 3 opções de hotéis para cotação. Opção 2 - Selecione a cidade e indique a região e a localidade para que nossos consultores encontre o hotel. Caso saiba o nome do hotel insira. Preencha todos os campos Coloque as informações pertinentes ao hotel que deseja. Clique em adicionar, para incluir a hospedagem. **Caso haja um acompanhante, o mesmo tem que obrigatoriamente estar cadastrado Solicitação de locação Clique em abrir/fechar Selecione o tipo de veiculo que esta procurando. indique a data, horário e local que irá retirar e devolver o veículo. Coloque as informações pertinentes ao veículo que deseja alugar. Clique em adicionar, para incluir o veículo.

15 Verificando as solicitações Todas as solicitações feitas estarão disponíveis do lado esquerdo da tela, um embaixo do outro. Verifique se esta tudo correto antes de avançar. Caso haja alguma solicitação errada, clique em editar solicitação para alterar. Se houver necessidade de cancelar alguma solicitação clique no (X) em vermelho ao lado da mesma. Após fazer as devidas alterações ou cancelamentos, verifique novamente as solicitações e clique em enviar. Após clicar em enviar nossos consultores irão fazer todas as cotações necessárias e enviar para sua escolha Status Aguardando Cotação 07 Status Aguardando Cotação 07 Status Aguardando Cotação 07 Status aguardando cotação Esse status ficará visível até os nossos consultores enviarem as opções para sua escolha.

16 Status aguardando escolha Esse status aparecerá após nossos consultores enviarem as devidas cotações dos pedidos. Para ter acesso as cotações, clique no texto «AGUARDANDO ESCOLHA» 09 - Fazendo as escolhas Para verificar as cotações que nossos consultores fizeram clique no botão ''abrir / fechar'' de cada produto.

17 Escolhendo o aéreo Clique em abrir/fechar Verifique todos os voos ofertados e clique no bullet em frente ao escolhido. Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco. Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

18 Escolhendo a hospedagem Clique em abrir/fechar Verifique todos os hotéis ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

19 Escolhendo a locação Clique em abrir/fechar Verifique todos os veículos ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido. Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco. Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto. APÓS TODAS AS ESCOLHAS FEITAS E REVISADAS CLIQUE EM ''ESCOLHER'' ABAIXO DAS INFORMAÇÕES DO LADO ESQUERDO DA TELA. Caso as opções oferecidas não atendam seus requerimentos de viagem informe o motivo e clique em "Recusar". Esta OS voltará para a agência fazer nova cotação. Dependendo da proximidade da viagem pode não haver outras opções.

20 Aguardando autorização. Clique no Status Aauardando Autorização para entrar e verificar todas as informações referente aos serviços escolhidos pelo solicitante. Esse Status de Aguardando Autorização irá aparecer ate que o aprovador aprove a solicitação. Numero da requisição. Status da requisição. Nome do viajante. Data de expiração da reserva.

21 Tela inicial aprovador A tela ao lado irá abrir direto no resumo de valores Dados do viajante, motivos e justificativas Serviços solicitados com os respectivos valores. ''Bullet'' para a reprovar algum serviço. Botões para aprovar ou reprovar todas as solicitações. Obs: Caso algum serviço seja reprovado, toda a requisição voltará para a agência para uma nova cotação, e só irá para emissão após a autorização do bloco completo ou seja, todos os serviços solicitados devidamente aprovados. Clique em Abrir/Fechar para analisar através de gráficos a economia não obtida acumulada do viajante. Clique em Abrir/Fechar em cada pasta para analisar as cotações que foram apresentadas para a escolha do solicitante. Após clicar em aprovar, essa solicitação irá para a agência emitir os bilhetes e ''Vouchers''.

22 Status aguardando emissão Essa tela é a última antes de receber os documentos. O status aguardando emissão é uma ação de responsabilidade da agência. Após emissão a solicitação será finalizada.

23 Configuração e Delegação

24 Configurações Clique em configurações Clique em meu perfil Dados de senha: podemos alterar a senha quando necessário. Dados do usuário, sempre deixar os dados atualizados. Abas de perfil do usuário. Perfil do usuário: Todas informações são importantes, pois aqui conseguimos identificar as preferências do viajante e seus documentos para qualquer consulta Informações adicionais como cartão de milhagens, passaporte, visto, vacinas e cartões podem ser inseridos para base de controle pessoal, assim evitando qualquer esquecimentos futuros. Delegação: Pode ser usado na ocasião de ausência temporária de um aprovador. Após inserir todos os dados necessários clique em atualizar para gravar as alterações feitas Como delegar aprovação em ausência temporária Clique na aba delegação Insira o nome do novo aprovador Clique no sinal de (+) para inserir. Clique em Atualizar. Obs: Após delegado, tudo que chegar para aprovação no seu perfil, irá automaticamente para a pessoa que esta autorizada aprovar no seu lugar. Voltará como antes, assim que vencer a data final.

25 Como delegar aprovação em solicitação feita Quando uma solicitação esta aguardando uma Aprovação e o aprovador não esta, podemos delegar para um outro aprovador da seguinte forma. Localize a requisição a ser delegada Clique no ícone delegação na requisição Uma tela aparecerá para a delegação Insira o delegado Clique em Adicionar. Obs: O aprovador ainda poderá realizar a aprovação. OBS: Essa delegação somente servirá para um requisição específica.

26 23 Entendendo os ícones Detalhes do voo Resumo de tudo que foi solicitado. Mostra localizador, data limite de emissão, assento marcado e o tipo de viagem. Hospedagem Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter hospedagem vinculado. Duplicar solicitação Duplica uma solicitação já feita. Serve para fazer uma remissão, alteração de data, ou ate mesmo uma nova solicitação para a mesma pessoa utilizando ou não os mesmos produtos. Veículo Adiantamento Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter uma locação de carro vinculado. Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter um adiantamento ou pestacao de contas vinculado. Cancelar solicitação Pode utilizar esse icone quando foi feita uma solicitação que se deseja cancelar. Calendário Exibe o Calendário para clicar em vez de digitar por extenso o texto da data. Histórico Demonstra tudo que foi feito em uma requisição desde o inicio até o seu termino. Possui historico de melhor tariifa, s enviados, follow-up gravados, horarios e status Ajuda Ajuda a entender funcionalidades dos ícones. Follow up Utilizado para comunicar com os envolvidos na requisição. Consegue enviar o bate papo por e gravar a conversa. Contrato Informa quando há acordo com Cia aérea. Reenviar Utilizado para reenviar um caso o destinatario não tenha recebido. Favorito Pode ser selecionado para deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse vôo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela. Delegar Utilizado para delegar uma requisição para outra pessoa caso a oficial nao esteja para aprovação. Lixeira Serve para eliminar os vôos que não são interessantes. Time Limit Informa o tempo que falta para expirar uma cotação Mover São utilizadas para mover um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas. Adicionar Esse sinal irá aparecer sempre que precisar adicionar algo. ex: adcionar um passageiro, clica-se no sinal de (+). Detalhes do Voo Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada. Aéreo Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter aéreo vinculado. Minimizar Fechar detalhes do voo.

27 Alatur Produtos Plantão Alatur Duvidas? Entre em contato no telefone (11) ou através do (11) Anotações:

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