Manual Solicitante Dezembro de Treinamento e Implantação. Manual do usuário

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1 Manual Solicitante Dezembro de 2014 Manual do usuário

2 Manual Solicitante Dezembro de 2014 Sumário 1. Introdução Acessando o sistema Endereços de acesso: Primeiro Acesso: Alterando a senha provisória: Conhecendo as funções: Solicitação Online Aéreo Online Hospedagem Online Locação de Veículos Solicitação Off Line Aéreo Off Line Hotel Off Line Locação de Veículos Off Line Informações Importantes Termos & Nomenclaturas:... 21

3 1. Introdução Através do uso do TMS, o próprio viajante corporativo poderá acessar o sistema para efetuar reservas de serviços aéreos e terrestres. Neste caso o usuário tem a opção de solicitar direto nos prestadores que foram configurados pela agência: através de uma solicitação on line ou off line. 2. Acessando o sistema O TMS é um programa via web, podendo ser acessado de qualquer computador com conexão a internet. 2.1 Endereços de acesso: Na URL da internet digite: 2.2 Primeiro Acesso: Será enviada ao usuário uma senha provisória, essa senha deverá ser alterada no primeiro acesso ao sistema: No campo USUÁRIO digite o login; No campo SENHA digite a senha provisória: Clique em ACESSAR: 3

4 Após o primeiro acesso, será obrigatória a alteração da senha provisória, a sua nova senha é pessoal e deve seguir o seguinte critério: Mínimo de 06 dígitos Obrigatório um caractere especial (um ou mais conforme configuração, Não é permitido alterar para a mesma senha Não é permitido sequência de caractere de 3 dígitos Não é permitido alterar para as 6 últimas senhas 2.3 Alterando a senha provisória: No campo SENHA ATUAL, digite a senha provisória; No campo NOVA SENHA, informe uma nova seguindo os critérios acima. No campo CONFIRMAR NOVA SENHA, repita a sua senha pessoal que foi digitada no campo NOVA SENHA Clique em ALTERAR SENHA 4

5 Na página seguinte, o sistema vai informar a confirmação do processo de alteração de senha: Clique em CONTINUAR. 5

6 3. Conhecendo as funções: No menu é possível fazer consultas dos serviços aéreos, hospedagem ou locação de veículos, é possível também gerar solicitações de viagens, efetuar consultas de solicitações pendentes e ou finalizadas, extrair relatórios gerenciais e fazer atualizações em seus dados cadastrais. Ícone BUSCA: realiza as cotações e pesquisas de serviços On Line, como disponibilidade de vôos, diárias de hotel e locação de veículos. Ícone configurações: atualiza os seus dados cadastrais e também permite ao solicitante da OS visualizar os bilhetes aéreos emitidos que não foram utilizados pelos viajantes. Ícone Solicitação: permite criar uma OS, solicitação de viagens é que será informado os dados contábeis Ícone Relatórios: extrair relatórios gerenciais das OS s cujo o usuário logado está envolvido, ou se seu perfil permite as visualização de demais usuários. Ícone Consultas: após o login o usuário é direcionado a página de consultas, é possível acompanhar e ou/ o alterar o status das OS s de acordo com as políticas, e pesquisar as solicitações já finalizadas. 6

7 4. Solicitação Online 4.1 Aéreo Online Clique no ícone de Busca e selecione as opções abaixo: Inserir os dados de pesquisa: Clique no ícone VÔOS; Clique na seta em negrito na linha Adicione viajante; Selecione o viajante já cadastrado; 7

8 Clique para adicionar o viajante; Clique na opção somente IDA para apenas um trecho ou ida e volta, de acordo com a necessidade; Ao selecionar a opção Combinados o sistema trará opções de ida e volta com a mesma cia; Caso a ida e a volta sejam no mesmo dia, não será possível selecionar a opção Indiferente para ambos; Após preencher os dados, o usuário deverá clicar em Pesquisar. Ao clicar no é possível verificar detalhes das regras tarifárias, para selecionar a opção clique no ícone. Após selecionar as opções de voo clique em Enviar : 8

9 Para finalizar o usuário deve incluir os detalhes da viagem conforme abaixo: 9

10 4.2 Hospedagem Online Clique na opção: HOSPEDAGEM > Reservar Online > Reservar Hotel Online: Preencha as informações e clique em Buscar. É obrigatório inserir o Viajante na Consulta de Disponibilidade: Clique na Lupa para verificar as opções de categorias e na Seta para selecionar uma das opções. Do lado esquerdo é possível selecionar um dos filtros para restringir os resultados: 10

11 Atente-se as regras tarifárias e clique em Estou de Acordo e Continuar : 11

12 Depois basta preencher os itens obrigatórios e clicar em Solicitar Viagem : 4.3 Locação de Veículos Clique na opção: Locação > Reservar Online > Reservar Carro Online: Preencha as informações da reserva, mencionando a categoria desejada: 12

13 13

14 Clique na Seta da opção desejada: Verifique os detalhes e clique em Continuar. Depois preencha as informações obrigatórias para a finalização da reserva: 14

15 5. Solicitação Off Line Selecione o ícone de solicitação Off Line: A primeira página refere-se ao preenchimento dos itens obrigatórios: E na sequencia deve-se selecionar o serviço do lado direito da tela: 15

16 5.1 Aéreo Off Line Acesse o menu de solicitação Off Line e depois selecione as opções de Aéreo > Solicitar à Agência > Solicitar Viagem à Agência: Após preencher os itens obrigatórios selecione Aéreo e preencha os dados do voo. Clique em Adicionar : 16

17 Ao enviar essa solicitação para a agência, a solicitação passará para o status de Aguardando Cotação. Assim que o consultor da agência incluir as opções, o viajante corporativo receberá um informando que ele deverá acessar o sistema para efetuar a escolha: Depois disso o viajante deverá aguardar até que a solicitação seja emitida e o voucher seja enviado pela agência. 5.2 Hotel Off Line Acesse o menu de solicitação Off Line e depois selecione as opções de Hospedagem > Solicitar à Agência > > Solicitar Hospedagem à Agência: Após preencher os itens obrigatórios selecione Hospedagem e preencha os dados do período. Clique em Adicionar. Caso já saiba o nome do hotel de preferência, o usuário pode utilizar a aba Diretório de Hotéis, caso contrário ele deverá acessar a aba Cidade/Região e mencionar as informações: 17

18 Assim que o consultor da agência incluir as opções, o viajante corporativo receberá um informando que ele deverá acessar o sistema para efetuar a escolha: Depois disso o viajante deverá aguardar até que a solicitação seja emitida e o voucher seja enviado pela agência. 5.3 Locação de Veículos Off Line Acesse o menu de solicitação Off Line e depois selecione as opções de Locação > Solicitar à Agência > Solicitar Locação à Agência: 18

19 Após preencher os itens obrigatórios selecione Locação e preencha os dados da locação de veículos. Clique em Adicionar : Assim que o consultor da agência incluir as opções, o viajante corporativo receberá um informando que ele deverá acessar o sistema para efetuar a escolha: Depois disso o viajante deverá aguardar até que a solicitação seja emitida e o voucher seja enviado pela agência. 19

20 5.4 Informações Importantes O solicitante terá a opção de Recusar uma cotação, informando ao agente o motivo da recusa. Todas as vezes que o solicitante optar por uma opção que não seja a mais barata, ele deverá mencionar a justificativa desta escolha. 20

21 6. Termos & Nomenclaturas: Solicitação ou O.S >> Trata-se das requisições de viagens criadas pelos usuários, as O. S.s são identificadas por uma sequência numérica; Usuários >> Todos os usuários inseridos no sistema bem como solicitantes, viajantes, aprovadores, administradores; Viajante>> Trata-se do usuário para qual foi criada a OS, acordo com a configuração do sistema o viajante pode ou não criar a sua própria viagem; Solicitante >> São os usuários que tem como perfil a possibilidade de criar solicitações para outros usuários ou para si próprias; Aprovador>> São os usuários do sistema cujo perfil permite aprovar ou reprovar as solicitações de viagens criadas pelos solicitantes ou viajantes, de acordo com as especificações previamente configuradas no sistema; Administrador>>Com livre acesso ao sistema, o Usuário administrador é responsável pela configuração e manutenção do sistema; Gestor>>Usuário cujo perfil visualiza todas as OS e todas as etapas que a OS se encontra, porém não tem a permissão de tomar nenhuma ação sobre as mesmas; Emissor>> Usuário que realizou as emissões solicitadas na OS, o emissor pode ser um usuário da agência de viagens ou da própria empresa de acordo com a configuração do sistema; Consultor>> Usuário da agência de viagens responsável pelas reservas ou cotações, solicitadas nas OS, o consultor pode ou não ser o emissor das reservas. Viajante Master >> O usuários com o perfil máster estão isentos de aprovação ou seja as viagens nas quais o viajante é um viajante máster estão previamente aprovadas; Solicitante Master >> Usuários com o perfil solicitante máster, isenta a obrigatoriedade de aprovação ou seja todas as viagens solicitadas pelos solicitantes Master, estão previamente aprovadas; VIP >> Viajantes com o perfil VIP serão priorizadas pela agência de viagens; Secretária>> Usuário que recebe uma cópia de dos processos. A secretaria deve estar vinculada ao usuário. Delegado>> usuários nos quais tem a permissão de aprovar ou reprovar as solicitações na ausência do Aprovador. Comunidade>> pode ser utilizado para relacionar um grupo de usuários. Centro de Custo>> Centro de custo na qual pertence o viajante; Centro de custo de Débito>> Centro de custo informado no momento da criação da OS, para designar o centro de custo que será debitado a viagem; Motivo de Viagem >> Motivo pelo qual a viagem foi solicitada; Reservas on Line>> são as reservas realizadas diretamente dos provedores Reservas OFF LINE>> São as reservas que necessitam de uma confirmação externa para serem finalizadas, usualmente as reservas off line são realizadas pela agência de viagens. Aguardando Cotação >> Etapa do sistema no qual os itens solicitados numa OS necessitam de uma cotação previa da agência de viagens Aguardando Escolha>> Etapa do sistema após a etapa Aguardando cotação, as opções de dos serviços cotados pela agência, necessitam de uma escolha do solicitante ou Viajante da OS. Políticas >> Representam regras ou normas configuráveis conforme a necessidade específica do cliente, ou seja, através da utilização de determinadas políticas que o sistema TMS será configurado para o uso. 21

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