Versão Vigente a partir de Área gestora Primeira versão 1 1/12/2014 Administrativa 1/12/2014

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1 IDENTIFICAÇÃO Versão Vigente a partir de Área gestora Primeira versão 1 1/12/2014 Administrativa 1/12/2014 Data de efetivação do manual: / / Data da próxima revisão: / / Frequência de revisão: Anual REGISTRO DAS ALTERAÇÕES Versão Item Descrição resumida da alteração Motivo Data RESUMO DESCRITIVO Estabelecer critérios e fornecer diretrizes para solicitações de viagens nacionais e internacionais, hospedagens, adiantamentos e reembolsos de despesas, limites de gastos e prestações de contas. APROVAÇÃO Elaboração Gestor Aprovação Área Administrativa Área Financeira Área Administrativa Presidência Vice-Presidência Administrativo- Financeira

2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO AGÊNCIAS HOMOLOGADAS ELEGIBILIDADE NATUREZA DAS VIAGENS REGRA GERAL Solicitação de Viagens Informações para a Solicitação de Viagens Tipos de Viagens Solicitação de Emissão Adiantamentos para Despesas Hospedagens Locação de Automóveis Programas de Milhagem, Upgrades, Documentação, Passaportes e Vistos de Entrada Ligações Telefônicas Lavanderia Alimentação Internet Viagens e Locomoções com Carro Particular Estacionamento Relatórios, Procedimentos, Prazos e Reembolso de Despesas para Prestação de Contas Gerais LIMITES DE DESPESAS EM VIAGENS Passagem Aérea Hospedagem Refeição Outras Despesas SISTEMAS DE APOIO INFORMATIZADOS DOCUMENTOS DO PROCESSO (REGISTROS) GLOSSÁRIO DÚVIDAS

3 1 OBJETIVO Esta política estabelece critérios e fornece diretrizes para solicitações de viagens nacionais e internacionais, hospedagens, adiantamentos e reembolsos de despesas, limites de gastos e prestações de contas. 2 AGÊNCIAS HOMOLOGADAS A área administrativa é responsável pela homologação da(s) agência(s) autorizada(s) a solicitar viagens aéreas, aluguel de carros e hospedagem em nome da ESPM. A utilização dessas agências é mandatória para que haja melhor controle dos gastos e gestão dos acordos com companhias aéreas e redes de hotéis. 3 ELEGIBILIDADE Aplica-se a todos os funcionários das unidades da ESPM. Exceções feitas a convidados e terceiros obedecerão a mesma regra desta política. 4 NATUREZA DAS VIAGENS Viagens para treinamentos e congressos: deslocamentos, no País ou exterior, com a finalidade de participar de cursos, congressos, seminários, workshops etc.; Viagens de representações: reuniões, visitas e deslocamentos representando a Instituição de Ensino Superior (IES). 5 REGRA GERAL 5.1 Solicitação de Viagens Considera-se viagem o deslocamento de todo funcionário a serviço da IES, seja em programas de treinamento e desenvolvimento, congressos ou em ocasiões de representação. As cotações deverão ser solicitadas a: pelo contendo as informações abaixo: Informações para Solicitação de Viagens Nome do Solicitante da Viagem: Nome do Passageiro: Departamento: Centro de Custo: Motivo da Viagem: Cidade de Origem: Cidade de Destino: Data e Horário de Ida (preferencial): Data e Horário de Volta (preferencial): Necessidade de Hospedagem? Sim ( ) Não ( ) Necessidade de Adiantamento? Sim ( ) Não ( ) 3

4 Moeda: R$ ( ) US$ ( ) Euro ( ) Valor: xx.xxx,00 Demais necessidades e observações: Tipos de Viagens Viagens Aéreas Nacionais 1. Deverão ser solicitadas, por meio do com a antecedência mínima de 7 (sete) dias corridos da data da viagem. Recomendase solicitar com a máxima antecedência possível, pois isso possibilita a obtenção de bilhetes com melhores descontos; 2. Somente poderão ser feitas na classe econômica; 3. A IES se reserva o direito de adquirir os bilhetes em companhias aéreas e horários que ofereçam tarifas com melhor desconto por trecho Viagens Aéreas Internacionais 1. Deverão ser solicitadas, por meio do com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos da data da viagem. Recomenda-se solicitar com a máxima antecedência possível, pois isso possibilita a obtenção de bilhetes com melhores descontos; 2. Serão em classe econômica ou classe executiva, de acordo com o nível hierárquico, conforme previsto na Tabela de Limites de Despesas em Viagens. Atenção: o prazo para a resposta com a cotação de passagem/hospedagem solicitada é de até 24h para nacional e internacional. Os valores sofrem alterações e não estão garantidos pela cotação, que será atualizada mediante a requisição definitiva da viagem e ou hospedagem Solicitação de Emissão Após o recebimento da cotação, o solicitante deve indicar as escolhas e encaminhá-las por ao aprovador, com cópia para: solicitando autorização. O setor de viagens providenciará a emissão apenas após o recebimento do do aprovador, a saber: Funcionário Tipo de Viagem Aprovador Presidente Internacional Presidente do Conselho Vice-Presidente Nacional/Internacional Presidente Funcionários (Administrativo e Acadêmico) Nacional Internacional Gestor em conformidade com alçada Presidente Terceiros/Convidados Nacional Internacional Diretor da unidade Presidente Observação: para determinadas áreas que possuem grande demanda, foi disponibilizada uma ferramenta on-line com o objetivo de agilizar a emissão. 4

5 5.1.4 Gerais 1. Em caso de cancelamento de viagem, o funcionário deverá encaminhar um para: no prazo de até 5 (cinco) dias de antecedência; 2. No caso de perda de voo por parte do passageiro, os custos decorrentes não serão reembolsados pela ESPM; 3. O Seguro de Viagens somente será aplicado a trechos internacionais; 4. Haverá restrição em relação ao número de executivos em um mesmo voo: Presidente e/ou Vice-Presidentes: 2 (dois); Diretores: 2 (dois); Gerentes: 3(três); 5. Deverá ser escolhida a opção de menor custo disponível entre as companhias aéreas. No caso de não haver voos que se enquadrem nessas condições no trecho solicitado, poderá ser utilizado, na programação da viagem, o voo e a companhia aérea que melhor se adequarem à necessidade do viajante; A escolha da menor tarifa deverá considerar as alternativas disponíveis com duas horas de tolerância antes e depois do horário solicitado, por exemplo: quando solicitado um voo para 8h, serão enviadas as melhores opções entre 6h e 10h. 6. Perda de Bens: a. Propriedade da Escola: os bens da IES durante as viagens de negócios são de responsabilidade do viajante. Caso algum bem da Escola, durante a viagem, seja roubado ou perdido, deve-se contatar a Gerência Administrativa para providências cabíveis; b. Propriedade do viajante: os bens do viajante durante as viagens de negócios são de sua própria responsabilidade, portanto, qualquer roubo ou perda não será reembolsado pela Escola. 5.2 Adiantamentos para Despesas 1. O funcionário deverá preencher o formulário eletrônico de Solicitação de Adiantamento de despesas para viagens, justificando o motivo e a previsão das despesas, aprovadas conforme alçada; 2. As solicitações de adiantamentos de despesas para viagens deverão ser encaminhadas ao Depto. Financeiro ramal 4641; 3. Os adiantamentos serão emitidos no prazo mínimo de 3 (três) dias úteis, a contar da data da emissão da solicitação ao Depto. Financeiro, e devidamente aprovados pelo responsável, de acordo com a política de alçadas; Para necessidade de adiantamento em moeda estrangeira, o Depto. Financeiro deverá receber a solicitação com 5 (cinco) dias úteis de antecedência da data da viagem. 4. Se o total de despesas for superior à quantia concedida como adiantamento, a diferença será reembolsada ao funcionário em 5 (cinco) dias úteis, após a entrega do 5

6 Relatório de Reembolso de Despesas com viagens, sendo depositada em sua contacorrente; 5. Se o total de despesas for inferior à quantia concedida como adiantamento, a diferença deverá ser quitada no ato da entrega do Relatório de Reembolso de Despesas com viagens no prazo máximo de 7 dias do retorno da viagem, e deverão ser observados os seguintes critérios: a. Moeda nacional A diferença deverá ser depositada na conta-corrente da IES, destinada para o recebimento de depósitos específicos para essa finalidade (consultar dados no Depto. Financeiro). O comprovante de depósito deverá ser anexado ao Relatório de Reembolso de despesas com viagens para compor a prestação de contas, devidamente aprovado pelo responsável, de acordo com a política de alçada, para que este, após a verificação da regularidade do processo, encaminhe ao Depto. Financeiro. b. Moeda estrangeira A diferença deverá ser restituída sempre em Reais (R$), e os mesmos passos do item anterior devem ser seguidos, tomando o cuidado de converter os gastos à mesma taxa do dia do recebimento do adiantamento. 5.3 Hospedagens 1. As reservas de hotéis deverão ser solicitadas para o Setor de Viagens por meio do e- mail: respeitando os padrões de acomodação, de acordo com os níveis hierárquicos definidos pela IES, conforme Tabela de Limites de Despesas em Viagens ; 2. A agência oficial de viagens que presta serviços à Instituição está instruída para faturar as diárias com café da manhã. Caso sejam incluídas na fatura despesas não previstas ou abusivas, estas deverão ser cobradas do funcionário pela Gerência e/ou Diretoria imediata. A diária de hospedagem é solicitada com garantia de no Show, o que implica no prazo de cancelamento estabelecido pela política do hotel. Obs.: não serão reembolsadas despesas com bebidas alcoólicas. 3. Em eventos ou em viagens com um ou mais funcionários, a utilização de apartamento duplo ficará a cargo de decisão do superior imediato; 4. No caso de não comparecimento da reserva, no Show, o superior imediato fará a avaliação do caso, e o Setor de Viagens deverá ser informado do ocorrido; 5. O critério de seleção do hotel será por categoria, conforme Tabela de Limites de Despesas em Viagens, porém ficará a cargo do Setor de Viagens propor opções, desde que estejam dentro de preços, qualidade e proximidade do local de destino; 6. Caso dois funcionários de cargos diferentes estejam viajando juntos, os dois ficarão hospedados na categoria de hotel aprovada para a pessoa de cargo mais alto. A agência de viagens não está autorizada a faturar qualquer tipo de extras nos hotéis. 6

7 5.4 Locação de Automóveis Deve ser restrita às situações em que é inviável o deslocamento por meios de transporte, e a requisição deverá ter a aprovação do Diretor imediatamente superior da área. 5.5 Programas de Milhagem, Upgrades, Documentação Passaportes e Vistos de Entrada Programas de Milhagem As milhas eventualmente oferecidas pelas companhias aéreas serão acumuladas em nome do funcionário Upgrades O funcionário poderá solicitar upgrade de sua passagem usando pagamento pessoal ou milhas pessoais. Para o caso de utilização de milhas, como já citado acima, poderão ser cobradas do funcionário taxa pela consulta, reserva, emissão ou remarcação dos bilhetes Documentação É necessário, para qualquer viagem internacional, que se tenha um passaporte válido por seis meses além da data de viagem. Contate as agências homologadas para informações referentes aos documentos necessários para viagem internacional. Serão reembolsados, para todos os funcionários em viagem a trabalho, taxa/visto/passaporte requeridos para realização de viagem internacional, desde que o gasto esteja autorizado pelo Diretor imediatamente superior da área do solicitante, sendo que toda a documentação necessária deverá ser solicitada por meio das agências de viagem homologadas pela Escola. 5.6 Ligações Telefônicas O funcionário em viagem terá direito a utilizar o telefone para ligações particulares, no limite diário correspondente ao valor definido na Tabela de Limite de Despesas em Viagens ; Observação: I no caso de utilização de telefone pessoal, é obrigatória a apresentação da conta telefônica; II é vedada a realização de ligações internacionais, salvo em viagem ao exterior. 5.7 Lavanderia Os serviços de lavanderia podem ser utilizados somente quando a viagem for superior a 3 (três) dias, considerando o limite diário correspondente ao valor definido na Tabela de Limite de Despesas em Viagens 5.8 Alimentação O reembolso será efetuado mediante a comprovação das despesas, por meio de Nota Fiscal e/ou recibos. Toda despesa envolvendo, além do funcionário requerente do reembolso, outras pessoas vinculadas ou não a IES, deverá conter no verso do comprovante o nome das pessoas e/ou da empresa participante, justificando tal reembolso. 7

8 5.9 Internet Deverá ser utilizada preferencialmente no local de trabalho. Quando isso não for possível, o funcionário poderá ser reembolsado, considerando o limite diário correspondente ao valor definido na Tabela de Limite de Despesas em Viagens, desde que os serviços de internet não estejam inclusos na diária Viagens e Locomoções com Carro Particular Despesas com utilização de carro particular serão reembolsadas, desde que aprovadas pelo Diretor da área, com exceção de multas, que não serão reembolsadas em nenhum caso. É obrigatória a apresentação de comprovante/recibo desses gastos (quando aplicável), junto com a planilha contendo a descrição do trajeto e a quilometragem correspondente. É importante observar que esse valor é calculado levando-se em consideração todas as despesas pertinentes ao veículo (combustível, óleo, seguro, desgastes etc.) Estacionamento Gastos com estacionamentos utilizados nas viagens e locomoções serão reembolsados mediante recibo de pagamento, que deverá conter no verso informação do compromisso e a natureza da operação com alçada mínima do Diretor imediatamente superior da área Relatórios, Procedimentos, Prazos e Reembolso de Despesas para Prestação de Contas. A Prestação de Contas deverá ser feita 7 (sete) dias úteis após o retorno da viagem, incluindo todas as despesas realizadas; O funcionário deverá preencher o Relatório de Reembolso de Despesas com Viagens justificando as despesas e os valores gastos, junto com as respectivas Notas Fiscais e/ou recibos, bem como os dados bancários para o reembolso; Depois de preenchido e devidamente aprovado pela Gerência ou Diretoria da área, o Relatório de Reembolso de Despesas com Viagens deverá ser encaminhado ao Depto. Financeiro; Todos os reembolsos de despesas deverão ser efetuados pelos meios contidos nessa política, ou seja, o Fundo Fixo pertencente às Unidades e/ou demais Departamentos não deve ser utilizado para tais reembolsos Gerais/Despesas não Autorizadas 1. Despesas não autorizadas deverão ser pagas pelo funcionário, quando ocorrer ou no check-out, diretamente ao hotel, tipo: souvenirs, material de higiene pessoal e bebidas alcoólicas (consultar a Tabela de Limites de Despesas em Viagens ); Gastos com entretenimento, tais como: cinemas, museus, teatros, bares e vestuário serão considerados como despesas pessoais e não serão reembolsados pela Empresa, salvo casos excepcionais avaliados pelo Diretor imediato da área. 2. A IES não reembolsará gastos de viagens, refeição e entretenimento com acompanhantes, maridos ou esposas, filhos e outros em viagens de negócios, a não ser nas situações citadas abaixo (mediante a aprovação do Diretor e/ou Conselho): Processo de realocação com esposa e outros familiares; 8

9 A viagem com acompanhante for uma necessidade para o negócio. 3. Estadia em fins de semana: Os funcionários podem optar por permanecer o fim de semana no itinerário de viagem, desde que as despesas adicionais de hotel, refeição e passagem sejam pagas pelo próprio funcionário. 4. Eventuais situações não previstas nesta política serão analisadas. 6 LIMITES DE DESPESAS EM VIAGENS 6.1 Passagem Aérea PASSAGEM AÉREA CLASSE Funcionários Brasil Exterior* Presidente, Vice-Presidentes, Diretores de Unidades Econômica Econômica/Executiva** Diretorias Econômica Econômica Professores Econômica Econômica Gerentes Econômica Econômica Demais Níveis Econômica Econômica *Será permitida a utilização da classe executiva em viagens ao exterior com duração superior a 10 horas, desde que autorizada pela Presidência. 6.2 Hospedagem HOSPEDAGEM PADRÃO Funcionários Brasil Exterior Presidente 5 estrelas 5 estrelas Vice-Presidentes/Diretores de Unidades 4/5 estrelas 4 estrelas Diretorias 4 estrelas 4 estrelas Demais Níveis 3 estrelas 3 estrelas 6.3 Refeição ALIMENTAÇÃO VALORES POR REFEIÇÃO, POR PESSOA Colaboradores Valores Brasil (R$) Valores Exterior (US$/Euro) Presidente, Vice-Presidentes, Diretores de Unidades 150,00 Até 150,00 Diretorias 100,00 Até 100,00 Professores 50,00 Até 50,00 Gerentes 40,00 Até 40,00 Demais níveis profissionais 30,00 Até 30,00 9

10 6.4 Outras Despesas OUTRAS DESPESAS Tipo Valores/dia Brasil (R$) Valores/dia Exterior (US$/Euro) Ligações telefônicas particulares 10,00 10,00 Lavanderia 40,00 40,00 Internet 20,00 10,00 Tipo Valor/Km Brasil (R$) Valores/dia Exterior (US$/EURO) Taxa de quilometragem 0,70 Não se aplica 7 SISTEMAS DE APOIO INFORMATIZADOS 7.1 MS-Outlook: ferramenta para solicitações. 8 DOCUMENTOS DO PROCESSO (REGISTROS) DOCUMENTOS RECEBIDOS/GERADOS Documentos comprobatórios PRAZO, FORMA E LOCAL DE GUARDA. 5 anos, físico ou eletrônico, arquivo externo PERTENCE A UMA TTD Não 9 GLOSSÁRIO IES: Instituição de Ensino Superior ESPM. 10 DÚVIDAS ÁREA TELEFONE Gerência Administrativa Regina Mazon Área Financeira Flávia Pereira Figueiredo

11 11 ANEXOS 11

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