PROCEDIMENTO GERENCIAL PADRÃO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 1/14 CARTÃO CORPORATIVO

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2 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 2/14 SUMÁRIO 1. RESUMO DO PROCESSO FLUXOGRAMA OBJETIVO APLICAÇÃO DOCUMENTO DE REFERÊNCIA GLOSSÁRIO DIRETRIZES RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES SOLICITE O CARTÃO CORPORATIVO APROVE O CARTÃO RECEBA O CARTÃO TIRE A FATURA A PARTIR DO DIA LANCE NO FLEX CONFIRA A PRESTAÇÃO DE CONTAS FAÇA O ACERTO DE CONTAS ATÉ O DIA 1º PROTOCOLE O ACERTO FAÇA VALE AUDITE OS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS LIBERE PARA PAGAMENTO ATÉ DIA AUDITE AS PRESTAÇÕES DE CONTAS RELAÇÃO DE REGISTROS INDICADORES DE DESEMPENHO CONTROLE DE VERSÕES RELAÇÃO DOS ANEXOS...14

3 1. RESUMO DO PROCESSO CARTÃO CORPORATIVO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 3/14 Nome do Processo Responsável pelo Processo Objetivo do Processo: Início do Processo Cartão Corporativo Especialista Contas a Pagar Conceder cartão corporativo para pagamento de despesa de alimentação, combustível e lavagem do veículo a serviço da Companhia Solicitação do Cartão Corporativo Etapas do Processo: Encerramento do Processo Insumos Atividades Resultados com nome, CPF, data de nascimento e limite sugerido Liquidação da fatura Cooper Definição de limites Solicitação de cartão Lançamento flex Protocolar a prestação de contas Pagamento das despesas de alimentação, combustível e lavagem de veículo com cartão corporativo Processos relacionados: Fornecedor (entradas) Departamento Pessoal Clientes (saídas) Contas a pagar e Departamento Pessoal Unidades Organizacionais Tecnologia Centro de Distribuição, Administração Central e Automação Sistema flex Risco e controle: Riscos do processo Insuficiência do limite Atraso na prestação de contas/ não prestação de contas Não pagamento da fatura Uso indevido do cartão Não ter/ rastreabilidade dos lançamentos por colaborador dados são lançados por departamento Principais controles dos processos Conferência total X acertos de contas individuais. Auditoria das prestações de contas por amostragem - em um ano auditar todos os colaboradores KPIs: Indicador chave de desempenho Auditar as prestações de contas Meta Nº titulares do cartão / 6 meses

4 TITULO DO DOCUMENTO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 4/14 2. FLUXOGRAMA

5 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 5/14 3. OBJETIVO Conceder cartão corporativo para pagamento de despesa de alimentação, combustível e lavagem do veículo a serviço da Companhia. 4. APLICAÇÃO Centro de Distribuição, Administração Central e Automação. 5. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA FLX-PGP Cartão Corporativo 6. GLOSSÁRIO Cartão Corporativo Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas em prol da Companhia. 7. DIRETRIZES Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas com alimentação, combustível e lavagens de veículos podendo ser utilizado em viagens ou deslocamento entre unidades em prol da Companhia. A solicitação do cartão corporativo somente poderá ser realizada pelos gerentes. O limite concedido para o colaborador será acordado entre a gerência e a coordenação financeira. No ato da entrega do cartão o colaborador assinará o termo de responsabilidade. Dia 21 de cada mês o colaborador deverá imprimir sua fatura. O colaborador deverá lançar os valores no flex, e pegar a assinatura do seu gerente A Prestação de contas deverá ser entregue ao setor de Contas a Pagar (Administração Central) até o dia 1 de cada mês. Serão consideradas apenas as prestações de contas com fatura assinada e notas fiscais anexadas. As prestações ou notas fiscais que não forem entregues na administração central até o dia 1 serão descontadas em folha de pagamento. Haverá auditoria nas prestações de contas.

6 8. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES CARTÃO CORPORATIVO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 6/14 Responsável Gerente do Colaborador Coordenadora Financeira Colaborador Contas a pagar (administração central) Responsabilidades e Autoridades no Processo Atividade Solicitar o cartão, conferir, assinar as faturas e resolver junto ao colaborador qualquer divergência encontrada na auditoria. Efetivar o pedido do cartão, aprovar o limite, entregar os cartões e colher as assinaturas nos termos. Tirar a fatura, lançar no sistema e prestar contas. Protocolar a prestação de contas, emitir vales quando necessário, autorizar a fatura geral para pagamento, efetuar auditoria nas prestações de contas. 9. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES As atividades obedecem à seguinte ordem de execução: 1.1 SOLICITE O CARTÃO CORPORATIVO Executor: Gerente do colaborador O gerente solicitará o cartão corporativo apenas aos colaboradores da sua equipe que precisam viajar ou se deslocar entre unidades com frequência. O limite do cartão será acordado entre o gerente e a Coordenação Financeira. A solicitação do cartão será realizada via para a Elaine (Coordenadora Financeira) no endereço em qualquer data, com cópia para o colaborador contendo nome completo, CPF, data de nascimento e limite sugerido. 2.1 APROVE O CARTÃO Executor: Coordenadora Financeira Ao receber o de solicitação do cartão enviado pelos gerentes, a Coordenadora Financeira aprovará o pedido do cartão e o limite estipulado pelo gerente. Após a aprovação, enviará a solicitação do pedido para a Cooper Cred, incluindo o colaborador em nosso contrato corporativo.

7 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 7/14 A coordenadora financeira entregará os cartões aos colaboradores, e colherá as assinaturas nos termos de entrega do cartão e autorização dos descontos. 3.1 RECEBA O CARTÃO Executor: Colaborador Ao receber o cartão, o colaborador assinará um FIN-DEX-001_00 Termo de Entrega do Cartão, enviado pela Cooper Cred. Assinará também o FIN-FOR-001_00 Termo de Responsabilidade do Cartão tomando ciência e aceitando as normas estipuladas pela Companhia para utilização e prestação de contas do cartão. 3.2 TIRE A FATURA A PARTIR DO DIA 21 Executor: Colaborador A partir do dia 21 de cada mês, durante o expediente, cada colaborador deverá acessar o site da Cooper Cred para imprimir sua fatura. No site o colaborador deverá digitar o número do cartão corporativo e senha. A senha da internet é definida pelo colaborador e não é a mesma senha de utilização do cartão. No primeiro acesso, como o colaborador ainda não possui a senha da internet, deverá escolher a opção esqueci minha senha, assim será criada a senha do portal.

8 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 8/14 Passo a passo para tirar a fatura no portal: Acessar o site: Selecionar a opção: Portal de Usuário cartão Selecionar a opção: Cartão Selecionar a opção: extrato Multi Benefícios

9 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 9/14 Selecionar a opção: Descontos do último salário Escolher a opção Visualizar Para imprimir ou salvar, selecione a opção Exportar

10 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 10/14 Após o colaborador imprimir a fatura, deverá anexar a ela todas as notas fiscais que comprovam os gastos descriminados na fatura. 3.3 LANCE NO FLEX Executor: Colaborador Após a conferência entre a fatura e as notas fiscais, deverá realizar o lançamento da fatura no Flex. No lançamento é necessário separar o valor dos gastos de combustível, alimentação e lavagens e lançar cada valor em suas respectivas contas contábeis. Contas contábeis: (combustível), (alimentação) e (lavagens). O lançamento deve ser realizado na unidade e sub-conta a qual cada colaborador pertença. O valor total do lançamento no Flex tem que ser igual ao valor total da fatura. Após o lançamento efetuado, o colaborador deve apresentar a fatura para o gerente. 1.2 CONFIRA A PRESTAÇÃO DE CONTAS Executor: Gerente O gerente do colaborador deverá conferir os gastos realizados e em seguida assinar a fatura aprovando a prestação de contas. 3.4 FAÇA O ACERTO DE CONTAS ATÉ O DIA 1º Executor: Colaborador Todo dia 01 de cada mês a prestação de contas devidamente lançada e assinada, deverá ser entregue ao Contas a Pagar (administração central) sem atrasos. Se o dia 1 for fim de semana ou feriado, a entrega será no 1º dia útil subseqüente a essa data.

11 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 11/ PROTOCOLE O ACERTO Executor: Assistente Financeiro A entrega no setor de Contas a Pagar será protocolada. No ato da entrega da prestação de contas, será conferido o valor total das notas fiscais com o valor total da fatura. Caso a prestação de contas esteja OK o assistente executará a ação 4.3 de liberação de pagamento da fatura, em caso negativo fara a ação 4.2 de emissão de vale para desconto em folha de pagamento. 4.2 FAÇA VALE Executor: Assistente Financeiro Os colaboradores que não apresentarem todas as notas fiscais correspondentes aos gastos da fatura assinarão um vale referente ao valor faltante. Caso algum colaborador atrase a entrega da prestação de contas (até o dia 1º ou no dia útil subseqüente) assinará um vale no valor integral da fatura. Se o valor do vale ultrapassar 30% do salário, o mesmo será parcelado para os meses posteriores. Os vales emitidos não serão passíveis de reembolso. 5.1 AUDITE OS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS Executor: Assistente Contábil Após a conferência, todos os extratos serão anexados na Nota fiscal mensal emitida pela empresa Cooper Cred e passada para a contabilidade auditar os lançamentos efetuados no Flex. A contabilidade efetuará a auditoria se os lançamentos estiverem corretos.

12 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 12/14 Caso haja algum lançamento errado, será devolvido ao colaborador para que seja lançada novamente a fatura no sistema Flex. 4.3 LIBERE PARA PAGAMENTO ATÉ DIA 04. Executor: Assistente Financeiro Depois de realizada a auditoria contábil, a pendência total (de todos os colaboradores) será devolvida ao assistente financeiro. O assistente financeiro vai liberar o pagamento até dia 04 de todo mês. 4.4 AUDITE AS PRESTAÇÕES DE CONTAS Executor: Assistente Financeiro O assistente financeiro realizará a auditoria dos colaboradores que portarem o cartão corporativo. Todos os colaboradores serão auditados no período de seis meses dentro desse período será escolhido um mês de forma aleatória - desta forma, todos serão auditados duas vezes por ano. Na auditoria serão conferidas todas as notas fiscais com os gastos apresentados na fatura, verificando se os gastos foram realizados com alimentação, combustível e lavagem de veículo. Caso for detectada alguma divergência nas prestações de contas, será repassado ao gerente que ficará responsável por resolver a questão com o colaborador. As auditorias serão controladas através do formulário de Auditoria de Cartão Corporativo Auditoria de Cartão Corporativo Colaborador Gastos Ref. ao mês Mês da Auditoria Considerações

13 Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 13/ RELAÇÃO DE REGISTROS Relação de registro Referência Título Portador do Arquivo FIN-DEX-001_00 Termo de Entrega do Cartão Departamento Pessoal FIN-FOR-001_00 Autorização de descontos Departamento Pessoal FIN-FOR-002_00 Auditoria de Cartão Corporativo Contas a pagar 11. INDICADORES DE DESEMPENHO Indicadores de desempenho Indicador Memória de cálculo Fonte de dados Apuração Meta Auditoria das prestações de contas Número de auditorias realizadas Fatura Cooper e prestação de contas Mensal Número de titulares do cartão / 6 meses 12. CONTROLE DE VERSÕES Controle de versões Nº Data P Descrição da alteração 00 22/05/2013 NA Emissão inicial

14 13. RELAÇÃO DOS ANEXOS CARTÃO CORPORATIVO Ref.: FIN-PGP-001_00 Emissão: 22/05/2013 P. 14/14 AUTORIZAÇÃO DE DESCONTOS Eu,, autorizo a empresa Companhia Sulamericana de Distribuição, a promover, conforme a necessidade, ou em rescisão de contrato de trabalho, descontos junto aos meus salários/proventos, provenientes de débitos que eu venha contrair no cartão corporativo, que só deverá ser usado para alimentação, abastecimento e lavagem do carro que está a serviço da empresa. Caso o valor do débito ultrapasse o percentual de 30% do salário bruto, autorizo o reparcelamento para os meses posteriores. Maringá, de de. CPF:

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