eprocurement Chevron Chevron 2008 Services 2008 JDE

Transcrição

1 eprocurement Chevron Chevron 2008 Services 2008 JDE

2 O que é eprocurement? eprocurement é um processo de compra e venda baseado na Web. Permite à Chevron e aos seus fornecedores realizar negócios com mais rapidez e eficiência através de um sistema online. O eprocurement basicamente reestrutura o modo como a Chevron realiza transações com fornecedores. Ele reduz os processos manuais e agiliza os ciclos de encomenda e pagamento. Módulos do eprocurement Gerenciamento por Categoria Contratos esourcing Comprador Análise PCard 2

3 Benefícios para o fornecedor com eprocurement Situação e visibilidade do pagamento Não sei Se minha fatura foi recebida Quem está processando minha fatura Quando começa a contagem para o pagamento Se há problemas com minha fatura Fornecedor apresenta o pedido para pagamento Processo atual Processo no eprocurement PAGAMENTO Eu sei Quando o pagamento está liberado Quem da Chevron está processando minha transação Onde está sendo processada a transação Informação para contato com a pessoa que está processando a transação Que serei notificado por se houver problemas com a minha transação 3

4 Solução eprocurement da Chevron Ordem de Serviço Chevron Contrato é assinado e inserido no ARIBA Serviço Solicitado Fornecedor Serviços prestados NF emitida Usuário Chevron recebe CWT, confere e aprova. Contas a pagar recebe a CWT aprovada e a NF. Work Tickets CWT NF c/ comprovante de CWT Fornecedor cria o Work Ticket (CWT) no Ariba e envia a NF com o comprovante do CWT JDE Pagamento enviado conforme termos do contrato Firewall da Chevron Pagamento Firewall do fornecedor Fornecedor recebe o pagamento Chevron 2008 Services 2008 JDE

5 eprocurement Demonstração do Ariba - Faturas Acesse e clique no link abaixo: No espaço indicado, digite o login e a senha recebidos no enviado por Chevron eprocurement. 5

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7 1 Criar cabeçalho Resumo da cobrança Código associado ao contrato Automaticamente preenchido. NUNCA ALTERAR Solicitante do serviço Número da NF, invoice ou time sheet início do serviço Final do serviço Chevron 2008 Services 2008 JDE

8 Demonstração do Ariba 2 Adicionar itens Para adicionar itens do catálogo ou não 8

9 2 Adicionar itens Buscar itens por descrição, se for necessário Se o item a ser cobrado não existir, pode ser criado aqui Caso seja necessário, alterar a quantidade antes de adicionar o item IMPORTANTE: No caso de item de reembolso ou custo variável, devese selecionar o item que estiver com o valor zero (0.00), que terá uma descrição genérica, como: reimbursement, general services, etc. 9

10 2 Adicionar itens Descrição completa do serviço Selecionar o código disponível Quantidade Valor unitário com 4 casas decimais 10

11 3 Editar itens No quadro amarelo, o valor da CWT poderá ser conferido em valor líquido. O SR Limite Global indica o valor total do contrato; SR Quantidade Faturada quando já foi gasto; e SR Valor Remanescente o saldo disponível do contrato Se houver mais itens a ser cobrados, clicar em adicionar mais itens. Caso contrário, em resumo 11

12 Como alterar o valor do item com o preço zero Primeiro, selecione o item clicando no quadrado ao lado. Depois, clique em editar No caso do item ter valor zero, o mesmo deverá ser alterado nesse campo (uma mensagem de erro irá indicar que o valor não pode ser zero) 12

13 Como alterar o valor do item com o preço zero Alterar o valor, informando o valor do item. Atenção às casas decimais! Após a alteração, clicar na opção ok da página 13

14 Clicar em resumo 14

15 Clicar em adicionar anexo para anexar a cópia da NF 15

16 Clicar em browse para buscar o arquivo salvo em seu computador. IMPORTANTE: o nome do arquivo não pode contar Ç, acentos ou qualquer caracter especial Após a escolha do arquivo, clicar em ok 16

17 O arquivo anexado irá aparecer na parte inferior da página. Caso não haja mais nenhum arquivo a ser anexado, clicar em enviar 17

18 A mensagem ao lado indica que a CWT já foi enviada para aprovação. Clicar na opção imprimir uma cópia desta solicitação para gerar imagem do comprovante (conforme abaixo), que deve ser enviado ao protocolo por juntamente com a NF Comprovante de criação da CWT 18

19 Criando uma CWT por cópia A CWT será mostrada na tela seguinte, com outro número. O título será copy of... Para alterar, clique no código ou título, e depois na opção editar : Chevron 2008 Services 2008 JDE 19

20 Lembrem-se... Toda CWT que for declinada poderá ser editada e então reenviada Por uma questão de privacidade de dados, pedimos a gentileza de não anexarem documentos que contenham informações sensíveis, como por exemplo endereços pessoais, números de Identidade, CPF, Passaporte, etc. O valor total da CWT deve bater com o valor bruto da NF Notas fiscais eletrônicas devem ser enviadas juntamente com o comprovante de criação da CWT ao seguinte endereço de protocolonotafiscal@chevron.com Chevron 2008 As demais NFs devem ser entregues com a CWT impressa no endereço abaixo: A/C Contas a Pagar Rua Visconde de Inhaúma, nº 83-8º andar CEP: Rio de Janeiro - RJ - Brasil Services 2008 JDE 20

21 Situação dos Work Tickets Os Work Tickets têm a seguinte progressão: Work Ticket Composição Enviado Aprovado Processando Processado ou Recusado É muito importante que, após a criação da CWT, o botão enviar seja pressionado. Caso contrário, a CWT não será submetida à aprovação. 21

22 Em caso de dúvidas, enviar para: ou (somente em inglês) 22