SISTEMA ELETRÔNICO DE COMPRAS

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1 Página: 1 SISTEMA ELETRÔNICO DE COMPRAS

2 Página: 2 I - TÍTULO: PROCEDIMENTO PARA RESPOSTA DE COTAÇÃO 1. - OBJETIVO Formalizar o método de preenchimento de cotações via E-PROCUREMENT RESPONSABILIDADES Fornecedor REGISTROS Feitos eletronicamente no sistema REQUISITOS DE SEGURANÇA Não aplicável EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS Computador com acesso a Internet PROCEDIMENTO 1. - Toda vez que a empresa Compradora enviar uma solicitação de Cotação, você irá receber um alertando-o para que acesse o nosso site. Com isso, favor abrir (acessar) o programa Internet Explorer. Entre no site de uma das empresas do grupo ( ), e acesse o link Relações com fornecedores ou acesse diretamente pelo site (*) Digitar o Login/Usuário. (*) Digitar sua senha, trabalhando sempre com TAB. Preenchidas estas informações, clique na opção ENTRAR. OBS: (*)= Estas informações serão fornecidas pela empresa Compradora posteriormente.

3 Página: Entrando na primeira tela você visualiza na Caixa de Entrada as cotações pendentes. Clique sobre o link Cotações Pendentes. Obs: Este link estará disponível apenas no primeiro acesso ao. Utilize o serviço/função COTAÇÃO / ACOMPANHAMENTO DE COTAÇÃO.

4 Página: 4 4. As opções para consulta são: Cotação: Nome do cotação com data e horário. Tipo de Cotação: cotação para compra e cotação para contrato: Cotação para Compras são cotações de atendimento e entregas normais. Cotação para Contratos são cotações nos quais você deverá apresentar o preço para os materiais para um tempo definido (exemplo de um ano), com entregas parciais. Item: Nome dos materiais da cotação. Status do Cotação: Pendente, Em Atendimento, Não Concorrendo, Respondido. Pendente: cotação que você ainda não respondeu. Uma vez que você entra em cotação Pendente, o status do cotação passa de Pendente para Em Atendimento. Em Atendimento: cotação que você está respondendo. Não Concorrendo: fornecedor não deseja participar do processo de cotação. Respondido: cotação que já foi respondido para a empresa Compradora. Data do Cotação; Para visualizar as cotações, escolha pelo status pendente. Clique em CONSULTAR.

5 Página: Na tela a seguir você estará visualizando todas as cotações pendentes. Para respondêlas basta clicar em cima do nome da cotação, como segue desenho abaixo. Para imprimir a cotação basta clicar na opção IMPRIMIR. A cotação grifada será impressa na impressora ligada ao seu computador. IMPORTANTE: A impressão da Cotação NÃO deverá ser usada para resposta via fax. As respostas das Cotação deverão ser feitas dentro do site. Todas Cotações terão data e horário limite para resposta, como mostra o exemplo abaixo. O sistema só aceitará as respostas das cotações dentro da data e horário previstos. Salientamos que o comprador poderá finalizar as cotações antes da data e horário previstos, caso haja necessidade da Empresa Compradora. Observe que, sendo uma cotação de contrato o status de Contr. Estará S

6 Página: Dependendo do tipo de cotação, será exibida conforme mostra definição a seguir: Para serviço: ISS; Para material: ICMS, IPI; Sempre colocar a alíquota de imposto. Para IPI sempre incluso Para ICMS, optar por Incluso se já embutido no preço unitário ou Substituição Tributária caso o imposto tenha tratamento específico. Caso todos os materiais da cotação possuam alíquotas idênticas, você pode clicar em para copiar os dados já preenchidos em um material para os demais materiais. Se você clicar em os dados do impostos serão copiados apenas para o material imediatamente abaixo. O campo Qtd. Disp. Já vem automaticamente preenchido com a quantidade solicitada pela empresa Compradora. Caso não tenha este material disponível, você irá desmarcá-lo clicando em Disp. (esta função se encontra na frente do item ao lado do código do material, exemplo abaixo). Após digitar o valor unitário clicar em (=) para o sistema calcular o preço final, com impostos, para toda quantidade solicitada naquele item. No campo validade, colocar por quantos dias a propostas são válidas. No campo entrega, colocar o prazo de entrega em dias. Para copiar a validade e a entrega para os outros itens, basta utilizar os mesmos botões: Apenas para o material imediatamente abaixo. Para todos os materiais abaixo. No campo observação fornecedor, coloque informações relevantes para o comprador, relacionadas àquele material. Caso você analise os materiais que a empresa Compradora está cotando e decida não concorrer, clicar na opção NÃO CONCORRER, no final da tela. Caso você deseje salvar temporariamente as informações digitadas, clicar na opção ATUALIZAR. As informações são guardadas, mas ainda não enviadas a empresa Compradora. A cotação continua disponível para você. Basta selecioná-la pelo nome na tela mostrada no item quatro deste procedimento.

7 Página: 7 Dados gerais da cotação. Obs: Em TODAS as cotações o informará a seguinte mensagem IPI Incluso no Preço Unitário Bruto O fornecedor deverá estar SEMPRE atento a este detalhe.

8 Página: 8 Nesta tela será definido os impostos, valores unitários, disponibilidade do material, prazo de entrega conforme explicação acima. IMPORTANTE!!! O campo VALOR UNITÁRIO sempre será informado com a INCLUSÃO de TODOS impostos incidentes. Caso não exista alíquota de IPI a ser informada, preencha o campo IPI(%) com 0 (ZERO). O campo QTD. DISP. é apenas um valor informativo, NÃO dever ser alterado.

9 Página: Preenchendo as informações de todos os materiais, você irá clicar na opção CONDIÇÕES, que se refere às condições comerciais de fornecimento, conforme tela abaixo.

10 Página: 10 A empresa Compradora NÃO aceitará condições em desacordo com a proposta inicial. Para o frete, escolher entre as opções disponíveis na Combo Box. Obs: Caso haja a necessidade de se colocar algum comentário relevante para o comprador, utilizar o campo OBSERVAÇÃO. Você poderá apenas atualizar suas informações na Cotação ou enviá-lo a empresa Compradora, através da opção FINALIZAR Clicando na opção FINALIZAR será exibida a seguinte mensagem: Esta Cotação será liberado para análise pelo Comprador. Confirma dados Informados? OK CANCELAR. Caso você confirme, os dados serão enviados automaticamente para o Comprador. E o sistema voltará para a tela inicial de consulta, se não confirmar o sistema voltará para a tela de inclusão de dados. Se você vencer ou perder a cotação, irá receber no informando o resultado.

11 Página: 11 IMPORTANTE!!! No caso de Preço Alvo, o preço deverá ser mantido ou reduzido para continuar concorrendo.

12 Página: 12 SISTEMA ELETRÔNICO DE COMPRAS

13 Página: 13 I - TÍTULO: PROCEDIMENTO PARA APROVAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA OBJETIVO Formalizar o método de negociação e/ou aprovação da ordem de compra (pedido) via E- PROCUREMENT RESPONSABILIDADES Fornecedor REGISTROS Feitos eletronicamente no sistema REQUISITOS DE SEGURANÇA Não aplicável EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS Computador com acesso a Internet PROCEDIMENTO 1. - Toda vez que a empresa Compradora enviar uma ordem de compra (Pedido), você irá receber um alertando-o para que acesse o nosso site. Com isso, favor abrir (acessar) o programa Internet Explorer. Entre no site de uma das empresas do grupo ( ), e acesse o link Relações com fornecedores (*) Digitar o Login/Usuário. (*) Digitar sua senha, trabalhando sempre com TAB. Preenchidas estas informações, clique na opção ENTRAR. OBS: (*)= Estas informações serão fornecidas pela empresa compradora posteriormente.

14 Página: Entrando na primeira tela você visualiza na Caixa de Entrada a opção Ordens de Compra Recebidas Pendentes. Para acessar clique sobre o link Ordens de Compra Recebidas Pendentes. Obs: Este link estará disponível apenas no primeiro acesso ao. Utilize o serviço/função VENDAS / ACOMPANHAMENTO DE VENDA. 4. As opções para consulta da ordem de compra (Pedido), serão: Pedido: mostra a ordem de compra (Pedido), com data e horário. Item: material do pedido. Status do Pedido: Pendente e Em Atendimento. o Pendente: Pedidos que foram enviados e o fornecedor não acessou. o Em Atendimento: Pedidos que o fornecedor está realizando o processo de análise. Salientamos que, entrando no pedido recebido uma vez, o sistema altera seu Status de Pendente para Em Atendimento.

15 Página: 15 Comprador: nome do comprador. Data do Pedido: Poderá selecionar todos as ordens de compra (Pedido) que entraram em uma determinada data. Fazendo sua opção você irá clicar em CONSULTAR.

16 Página: Consultando, o sistema mostra para você quantas ordens de compra (Pedido) você ganhou e sua numeração. Veja o exemplo abaixo:

17 Página: Na etapa final para visualizar por completo o seu pedido, clicar no NÚMERO DA ORDEM DE COMPRA (PEDIDO) como vimos no exemplo anterior. O sistema visualiza a ordem de compra (Pedido) com dados da empresa, dados do pedido, dados do solicitante, dados do fornecedor, condições gerais, itens do pedido, local de cobrança, observação, valor do ICMS e valor total do pedido, todas essas informações já foram negociadas na cotação. O exemplo a seguir mostra a tela inteira do sistema.

18 Página: 18 Continuação da ordem de compra (Pedido)

19 Página: 19 Continuação do Pedido

20 Página: O fornecedor poderá visualizar o local em que será feita a cobrança. Clique na opção LOC. COBRANÇA. imprimir as informações clique na opção IMPRIMIR. Para

21 Página: O fornecedor poderá visualizar o local em que será feita a entrega. Clique na opção LOCALIZAÇÃO. Para imprimir as informações clique na opção IMPRIMIR.

22 Página: O fornecedor poderá visualizar a programação de entrega. Selecione o material e clique na opção ENTREGA.

23 Página: O fornecedor poderá visualizar as informações detalhadas do material como impostos, valor, quantidade e etc. Selecione o material e clique na opção CONSULTAR.

24 Página: O fornecedor poderá acompanhar o histórico da negociação. Clique na opção HISTÓRICO. Para imprimir as informações clique na opção IMPRIMIR.

25 Página: O fornecedor poderá informar a quantidade do material que pode ser fornecido no prazo estipulado. Preencha o campo QTD DISP. e clique na opção CONSULTAR. 15. O fornecedor poderá, se existir, visualizar os fabricantes relacionado ao material. Clique na opção FABRICANTES. 16. Para aprovar o fornecedor deve clicar na opção APROVAR e preencher os dados de aprovação CPF e Nome. IMPORTANTE: PARA EVITAR ATRASOS NO PAGAMENTO DE SUA FATURA. VERIFIQUE OS IMPOSTOS DE CADA ITEM NA ORDEM DE COMPRA (PEDIDO), ELES TÊM QUE CORRESPONDER AO QUE CONSTAR NA FATURA. MENCIONE O NÚMERO DA ORDEM DE COMPRA (COD.ERP).