Cotação Eletrônica. 1º Passo: Configure o em que será utilizado para envio das. cotações.

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1 Cotação Eletrônica 1º Passo: Configure o em que será utilizado para envio das cotações. Na tela Configurações do Sistema do módulo Retaguarda selecione a opção MOURAMAIL na configuração Modo de Envio de . Ainda na tela Configurações do Sistema localize as seguintes configurações, e informe os valores descritos abaixo: - Cotação Agrupada: - Conexão SSL. 1

2 Informe se o servidor de requer autenticação SSL. - Cotação Agrupada: - Endereço Informe o que será utilizado para envio das cotações. - Cotação Agrupada: - Porta SMTP Informe a porta SMTP do servidor de . -Cotação Agrupada: - Senha Informe a senha do que será utilizado para envio das cotações. -Cotação Agrupada: - Servidor SMTP Informe o servidor SMTP do que será utilizado. - Cotação Agrupada: Timeout Informe o timeout do . Pode-se deixar o campo em branco, caso precise aumentar ou diminuir o timeout informe um valor. O sistema está com o valor padrão de timeout 10. 2

3 2º Passo: Cadastro da Cotação e Envio por Para cadastrar uma cotação nova e envia-la por , Acesse o módulo Compras > Cotação > Gerar Cotação para Vários Fornecedores. No campo Mensagem ao fornecedor, informe uma mensagem que será inserida no com o arquivo de Excel gerado pelo sistema. 3

4 Em seguida informe os fornecedores que receberão a cotação por . Na aba Produtos informe os itens que serão enviados na cotação. Os campos obrigatórios desta tela são: Produto e Quantidade Cotada. Pressione o botão Adicionar Produto para inserir o produto na cotação. 4

5 Clique no botão Gravar para registrar a cotação que será enviada por . fornecedor. Clique sobre o botão de envio de para transmitir a cotação ao 5

6 Caso não tenha enviado a cotação por , existe a possibilidade de alterar e excluir a cotação. Após o envio do não será possível alterar ou excluir uma cotação. Para alterar uma cotação, informe a cotação e clique em alterar. Caso prefira excluir informe a cotação e clique em excluir. 6

7 Após alterar a cotação, caso queira remover o fornecedor dê um duplo clique sobre o mesmo, na mensagem de confirmação de exclusão pressione o botão SIM. O mesmo procedimento deve ser realizado para excluir um produto da cotação. 7

8 Na tela de cotação eletrônica pode-se também informar vários fornecedores e produtos através de uma lista, ao invés de adicionar um fornecedor e um produto por vez. Clique no botão adicionar fornecedor por lista na aba Fornecedores. Clique sobre a linha correspondente ao fornecedor na coluna Selecionar. E pressione o botão OK. 8

9 Na aba produtos também é possível incluir vários itens à cotação utilizando uma lista. Clique no botão adicionar produto por lista. Pode-se filtrar os produtos que serão importados na cotação por: 9

10 Estoque Opção Todos: Trará todos os produtos com ou sem estoque. Estoque Opção Atingiu Estoque Mínimo: Trará somente os produtos que atingira o estoque mínimo. Grupo: Selecione um grupo de produtos para que o sistema exiba somente os produtos do grupo. Pressione o botão Gerar. Para selecionar os itens filtrados que entrarão na cotação clique sobre a linha do mesmo na coluna Marcar ou pressione o botão Marcar para selecionar todos os itens filtrados. 10

11 Clique no botão Adicionar. Informe na coluna quantidade de cada produto, a quantidade que será cotada. Pressione o botão OK. 11

12 Se ao clicar no botão OK o produto da lista já estiver na grade de produtos cotados, o sistema apenas exibirá uma mensagem comunicando que o produto já foi inserido na cotação e não incluirá o produto na cotação novamente. Para enviar o aos fornecedores grave a cotação e pressione o botão enviar . 12

13 abaixo: Após enviar o o sistema exibirá uma mensagem semelhante à imagem Caso ocorra algum problema durante o envio do o sistema exibirá uma mensagem informando quais s não foram enviados. 13

14 Após enviar os s o sistema não permitirá que o mesmo seja enviado para todos os fornecedores novamente, neste caso existe a possibilidade de enviar o de forma individual para o fornecedor. Na aba cotações gerados é possível verificar os s foram enviados os s e os que não foram. Para enviar o de maneira individual dê um duplo clique sobre o fornecedor e pressione o botão Sim para confirmar o envio. 14

15 O fornecedor irá receber no seu uma planilha Excel semelhante a imagem abaixo: Na planilha o fornecedor conseguirá alterar somente o prazo de entrega e o preço dos produtos. Quando o cliente receber o com a cotação enviada pelo fornecedor, o cliente deverá fazer o download da planilha para o computador, e posteriormente importá-la no sistema através da tela Importar Arquivo Excel da Cotação Eletrônica. Compras > Cotação > Importar Arquivo Excel da Cotação Eletrônica. 15

16 Automaticamente o sistema abrirá uma tela de busca para a importação do arquivo Excel. Ao importar o arquivo Excel da cotação o mesmo será salvo no diretório: \Moura_\Cotacao\Cotacao_3. O sistema criou a pasta Cotacao_3, pois o código da cotação é o número 3. Para fechar (finalizar) a cotação acesse a tela: Compras > Cotação > Fechar Cotação Eletrônica. Observação: Caso o usuário tenha enviado a cotação para três fornecedores e somente dois responderam, ao informar o código da cotação e pressionar enter o sistema irá apresentar a mensagem informando que ainda existem cotações a serem importadas. 16

17 Ao clicar sobre o botão SIM o sistema irá apurar as cotações para verificar a melhor cotação de acordo com o menor prazo de entrega e o menor preço. Para gerar pedido de compra para o fornecedor, selecione o produto na coluna Marcar Pedido e clique no botão Gerar Pedido de Compra. 17

18 Obs.: É permitido somente gerar um pedido por vez, o critério para gerar o pedido será o primeiro fornecedor informado. 18

19 Ao retornar na tela, se o pedido já foi gravado o sistema irá desmarcar o produto do fornecedor e irá preencher as colunas Data Pedido e Ped. Compra. Ao tentar marcar novamente esse produto o sistema irá emitir uma mensagem semelhante a imagem abaixo: No exemplo abaixo, o fornecedor 108 registrou um único pedido para o produto 4 e não foram gerados pedidos para o produto 2, assim o sistema permite que um novo pedido seja gerado para o produto 2. 19

20 Ao cadastrar todos os pedidos de compra da cotação o usuário deve finalizar a cotação clicando no botão Finalizar Cotação Agrupada. Ao entrar novamente na tela Fechar Cotação Eletrônica o sistema irá apresentar uma mensagem informando que a cotação já foi finalizada. 20

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