Manual de Processo Cobrança de despesas reembolsáveis pelos clientes

Transcrição

1 T Manual de Processo Cobrança de despesas reembolsáveis pelos clientes Processos e Conformidade Novembro/2014 Rev.0 3/18/2015 1

2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO ABRANGÊNCIA DESENHO PASSO A PASSO FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES /18/2015 2

3 1 OBJETIVO Garantir que todas as despesas reembolsáveis sejam cobradas do cliente. 2 ABRANGÊNCIA Todos os clientes que aceitaram em contrato reembolsar despesas à FSB. 3/18/2015 3

4 3 DESENHO 3/18/2015 4

5 4 PASSO A PASSO 4.1 Extrair relatório da conta de adiantamento de despesas Financeiro Holding emiti relatório de lançamentos na conta de adiantamento de despesas de um determinado período, separa por filial, envia para verificação e separação das cobranças por cliente. No caso de cobrança de clientes que reembolsam por nota fiscal é tirado um razão contábil das contas de despesa. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I Ir em serviços na intranet e clicar em compras; Clicar em RELATÓRIOS; 5

6 Preencher campo com o período desejado; Reembolso completo. Reembolso consolidado 6

7 Tela do relatório; 4.2 Separar despesas por filial O Financeiro Holding separa o relatório por filiais. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I 4.3 Clientes do RJ? O Financeiro Holding separa quais são os núcleos do RJ que tem administrativo e encaminha as despesas para os mesmos. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I 4.4 Repassar despesas de cada filial O Financeiro Holding encaminha as despesas das filiais. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I 7

8 4.5 Fazer as solicitações de faturamento de cada cliente O Financeiro de cada filial e os administrativos dos núcleos emitem as solicitações de faturamento dos clientes. O analista de Financeiro Holding faz as solicitações do RJ dos núcleos que não tem administrativo. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Filial, Analista Financeiro Holding I, administrativos dos núcleos. Para preencher uma SF, siga os seguintes passos: Digite o núcleo no qual este faturamento será executado: Selecione e escolha a Filial; 8

9 Selecione e escolha o Cliente: Selecione e escolha o projeto: 9

10 Agora, escolha a empresa na qual deverá ser efetuado o faturamento: Informe a data para faturamento desta SF. Informe também a data de previsão de pagamento da nota gerada. Pode ser informado que o pagamento poderá ser contra apresentação: 10

11 No campo Justificativa, colocar todas as informações necessárias para a perfeita execução da Nota Fiscal. Logo abaixo da justificativa, informe o do receptor da Nota (ou para o administrativo do núcleo, ou mesmo para o próprio profissional que está digitando a NF): 11

12 Escolha um dos itens para a geração da SF: Se o produto a ser gerado for repasse, siga os seguintes procedimentos: Clique no botão adicionar: 12

13 O sistema informar que será necessário inserir o Fornecedor para este repasse: Ele carregará uma área para inserir os dados do Fornecedor: 13

14 Selecione a condição de pagamento: O serviço contratado: 14

15 Informe o valor do serviço, o número da NF do fornecedor, caso possua e a data para pagamento deste serviço: Clique em incluir: 15

16 Note que o sistema inseriu uma linha para os Honorários e logo abaixo ele inseriu a linha do serviço. Na linha de honorários, o valor pode ser modificado, bem como o percentual. Também pode ser editada a descrição do serviço, tornando mais personalizada esta informação. Caso o produto não seja repasse, prossiga selecionando, basta informar o valor e clicar no ícone de Adicionar: A linha do produto poderá ser editada. Caso seja necessário, marque que o cliente irá pagar o ISS, ou marque que não será cobrado o ISS na nota: 16

17 Logo abaixo, verifique os núcleos envolvidos e insira o valor de participação de cada um. Clique em Cadastrar. O sistema irá gerar a SF e como teve repasse, já gerou o PC para o Fornecedor: 4.6 Avisar Financeiro da Holding Financeiro de cada filial e administrativos dos núcleos avisam ao Financeiro Holding para emitir os boletos e recibos. Os boletos e recibos dos núcleos sem administrativo no RJ são também de responsabilidade do analista financeiro da Holding. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Filial e administrativos dos núcleos. 4.7 Conferir se todas as solicitações de faturamento foram emitidas Financeiro Holding faz a conferência para certificar-se de que todas as solicitações de faturamento foram emitidas Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I Entrar no SAF na página da Intranet ( ; Clicar em Faturamento; Situação: Em aberto, no caso dos pedidos a serem emitidos; Período de Emissão: Pode colocar o dia da pesquisa ou período de 30 dias; 17

18 Clicar em Pesquisar e irá aparecer todas as SF s que estão em aberto, selecionar a que se refere ao reembolso para emissão. 4.8 Importar solicitações de faturamento para Protheus Financeiro Holding importa todas as solicitações de Faturamento para o Protheus e confere se todos os campos estão ok. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I Data Base: Data em que será pago o reembolso; Grupo: Selecionar a empresa que será feito o reembolso; Filial: Selecionar a filial de onde foi emitido o pedido de compra; Ambiente: Faturamento Em seguida clicar em confirmar 18

19 19

20 Clicar em Atualizações, Pedidos e Pedido de Venda 20

21 Data Base: Data em que será pago o reembolso; Grupo: Selecionar a empresa que será feito o reembolso; Filial: Selecionar a filial de onde foi emitido o pedido de compra; Ambiente: Faturamento Em seguida clicar em confirmar. 21

22 Clicar em ações relacionadas e importa SF. 22

23 Digitar o número da SF a ser importada. 23

24 Selecionar para qual filial será emitido o recibo e clicar em ok. 24

25 Irá aparecer o título importado e clicar em alterar. 25

26 Qtd. Liberada: Será sempre 1,00; Clicar em confirmar. 26

27 4.9 Emitir boletos e recibos Financeiro Holding emite todos os boletos e recibos das despesas. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I Para imprimir o boleto clicar em Relatórios, Faturamento, Recibo de reembolso; Para imprimir o recibo colocar o número do Recibo que foi gerado nos campos Nota de e Nota Até, caso seja em sequência, colocar o número do primeiro e último recibo; 27

28 Data de e até: Data de emissão do recibo; Data de Emissão: Data de emissão do recibo; Clicar em Ok em seguida; Irá aparecer a cópia do recibo, clicar na opção imprimir, irá aparecer a tela de impressão, em seguida clicar em Ok. 28

29 Para imprimir o boleto colocar o número do Recibo que foi gerado; Emissão até e Vencimento de: Data de emissão do boleto; 29

30 Reprocessa: Não. Esse campo só será Sim no caso de reimpressão do boleto; Clicar em Ok; Selecionar o pedido a ser gerado o boleto; Clicar em Ações relacionadas, clicar em emitir; Clicar Ok na impressora e, em seguida, clicar em Sair para impressão do boleto. 30

31 4.10 Imprimir boletos e recibos e anexar comprovantes Financeiro de cada filial e administrativos dos núcleos imprimem boletos e recibos referentes aos seus clientes e anexam os comprovantes entregues pelos solicitantes de reembolso. O analista Financeiro Holding imprime os boletos e recibos do RJ dos núcleos que não tem administrativo. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Filial, Analista Financeiro Holding I e administrativos dos núcleos. VER ITEM Enviar para os clientes Financeiro de cada filial e administrativos dos núcleos enviam para o cliente os boletos e recibos junto com os comprovantes entregues pelos solicitantes do reembolso. O analista Financeiro Holding envia os boletos e recibos do RJ dos núcleos que não tem administrativo. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Filial, Analista Financeiro Holding I e administrativo dos núcleos 4.12 Análise do cliente Aguardar o cliente fazer análise das despesas 4.13 Aceito pelo cliente? Cliente decide se reembolsa ou não. Se sim, a FSB aguardará o pagamento. Se não, a FSB refaz a solicitação de faturamento sem a despesa não aceita Aguardar pagamento Aguardar pagamento do cliente, se o cliente concordar com as despesas relatadas Refazer solicitação de faturamento Caso o cliente questione alguma despesa, o Financeiro das filiais, Financeiro Holding e os administrativos dos núcleos cancelam as solicitações de faturamento não aceitas e fazem novas solicitações de faturamento de acordo com as observações do cliente. Financeiro Holding emite novos boletos e recibos. Financeiro Holding e os administrativos dos núcleos reenviam para o cliente analisar novamente. Responsáveis pela tarefa: Analista financeiro filial, analista financeiro Holding e administrativos dos núcleos. 31

32 Entrar no SAF na página da Intranet ( ; Clicar em Faturamento; Situação: Em aberto, no caso dos pedidos a serem emitidos; Período de Emissão: Pode colocar o dia da pesquisa ou período de 30 dias; Clicar em Pesquisar e irá aparecer todas as SFs que estão em aberto, selecionar a que se refere ao reembolso para emissão. 32

33 Clicar em Ações Relacionadas; Clicar em Importa SF; Irá aparecer uma tela de importação, onde deve-se colocar o número da SF e clicar em Ok para importar; Clicar em Alterar para verificar se as informações estão corretas; Verificar os campos Tp. Receita, que deve estar como Extra e Natureza, Não Retém; Ir no campo de quantidade liberada e colocar 1; Clicar em confirmar para liberar o pedido e repetir os passos a partir de Liberação do pedido; 33

34 Clicar em Atualizações, Faturamento, Exclusão doc. Saída; Dt Emissão de: Pode deixar uma data bem anterior ao do ano corrente (Ex.: 01/01/12); Dt. Emissão até: Deixar uma data bem para frente do ano corrente (Ex.: 31/12/49); Série de e até: TRF; Clicar em Ok. 34

35 Selecionar o titulo a ser cancelado; Clicar na opção Ações Relacionadas; Clicar em Excluir Clicar em sim para confirmar o estorno. 35

36 Se o reembolso for para fazer alguma alteração, clicar em refaturamento Sim, se for para cancelamento, clicar em Não. Justificar o motivo do cancelamento e clicar em Ok. 36

37 Clicar em Ações Relacionadas, Excluir e Excluir o titulo, irá aparecer uma tela da contabilidade com o cancelamento do recibo, clicar em confirmar para finalizar Pagamento efetuado? Financeiro Holding verifica se o pagamento foi efetuado. Se sim, o processo termina. Se não, o Financeiro Holding (contas a receber) seguirá com o processo de cobrança de cliente. Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding I 4.17 Processo de Cobrança Processo de responsabilidade do contas a receber Responsável pela tarefa: Analista Financeiro Holding II 4.18 Fim do processo 37

38 5 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES 5.1 Analista Financeiro Holding I (Caroline Fernandes) Responsabilidades: Extrair relatório da conta de adiantamento de despesas Separar despesas por filial O Financeiro Holding separa quais são os núcleos do RJ que tem administrativo e encaminha as despesas para os mesmos. Repassar despesas de cada filial Fazer as solicitações de faturamento dos núcleos do RJ que não tem administrativo Conferir se todas as solicitações de faturamento foram emitidas Importar solicitações de faturamento para Protheus Emitir boletos e recibos dos núcleos do RJ que não tem administrativo. Refazer solicitações de faturamento dos núcleos do RJ que não tem administrativo. Verificar se os pagamentos foram efetuados. 5.2 Analista Financeiro Holding II (Daniel Vidal) Responsabilidades: Cobrar os clientes em atraso. 5.3 Analista Financeiro Filiais Responsabilidades: Fazer as solicitações de faturamento de cada cliente Avisar Financeiro da Holding para emitir os boletos e recibos Imprimir boletos e recibos e anexar comprovantes Enviar para os clientes os boletos e recibos junto com os comprovantes entregues pelos solicitantes do reembolso. Refazer solicitação de faturamento 38

39 5.4 Administrativo dos núcleos Fazer as solicitações de faturamento de cada cliente Avisar Financeiro da Holding para emitir os boletos e recibos Imprimir boletos e recibos e anexar comprovantes Enviar para os clientes os boletos e recibos junto com os comprovantes entregues pelos solicitantes do reembolso. Refazer solicitação de faturamento 39