CONTROLE DE ESTOQUES E AJUSTES DE INVENTÁRIO

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1 Pág.: 1/5 1. OBJETIVO Controlar o estoque através da contagem física comparando com os saldos existentes no sistema Megatron, de forma a ter um modelo de gestão de armazenagem de material eficiente e compatível com os processos da TERRA NOSSA efetuando os ajustes e nivelando o estoque físico quando necessário e justificado. 2. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se aos responsáveis pelos estoques da TERRA NOSSA. 3. REFERÊNCIAS CRUZADAS SUP-RG-036 Tabela de Materiais Homologados; COM-IT- Controle e Gestão de Imobilizado e Investimento; LOG-IT Recebimento e Identificação de Matéria-Prima e Embalagens. 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Materiais produtivos: são aqueles que entram no processo de fabricação ou de comercialização dos produtos TERRA NOSSA. Materiais Não produtivos: são os materiais utilizados pela empresa na área administrativa, manutenção ou na produção, mas que não entram faz parte dos produtos da TERRA NOSSA.

2 Pág.: 2/5 5. RESPONSABILIDADES As necessidades e responsabilidades relacionadas a esse procedimento estão descritas no quadro abaixo: Responsabilidades Contador (Controlador) Supervisor de Produção Auxiliar Administrativo do Faturamento Atribuições Analisar e aprovar os relatórios de inventário. Gerenciar a correta disponibilização do material no estoque. Auxiliar na busca do erro quando houver divergência do meio físico com o sistema. Realizar a contagem física do material disponível no estoque. 6. PROCEDIMENTO 6.1 Contagem Física do Estoque A correta informação dos estoques existentes na empresa traz segurança e benefícios para um melhor gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para o controle de estoque em meio físico é recomendado que haja a parada de operações que movimentam estoque e alteram dados de cadastros de itens (entradas, saídas, ajustes e manutenções cadastrais de estoque), mas caso não for possível é realizado a contagem considerando a movimentação do momento. Para a contagem física dos estoques de matérias primas, embalagens e insumos, o auxiliar administrativo do Faturamento emite pelo sistema Megatron o Relatório de Contagem Física pela série Controle Estoque; Inventário, Relatório para Contagem Tipo/Grupo/Subgrupo, preenche os dados como a figura a seguir para a retirada do relatório com as informações dos materiais em estoque:

3 Pág.: 3/5 Instruções: 1. Empresa: 1- TERRA NOSSA; 2. Empresa: 1 a 1 TERRA NOSSA; 3. Almoxarifado: 0 a 99 todos os almoxarifados; 4. Tipo: 0 a 999 todos os produtos; 5. Grupo: 0 a 99 pesquisa o grupo que o material se enquadra; 6. Mês/ Ano: 06/2011 mês e ano da data de pesquisa. 7. Apenas Com Estoque (S/N): N- para incluir produtos com problemas e S não inclui produtos com problemas; 8. Produto: 0 a para pesquisa de todos os produtos; seleciona S caso queira imprimir ou N para não imprimir. Todo final do mês o auxiliar administrativo do setor de Faturamento imprime o relatório para contagem física e dirige-se até a fábrica, onde verifica a quantidade disponível do material no estoque e confere lote por lote de acordo com a planilha gerada no sistema. Havendo divergências em estoque o auxiliar administrativo comunica ao Supervisor da Produção para a busca do motivo da divergência, em lançamentos de Ordens de

4 Pág.: 4/5 Produção, por exemplo. Em último caso é avaliado junto com o Contador o motivo da diferença. Não sendo encontrada a diferença, é utilizado o consenso do Contador junto ao Supervisor de Produção e autorizado ao Auxiliar administração o lançamento da diferença no sistema. 6.2 Ajuste do Inventário no Sistema Para o registro do material em divergência no estoque o auxiliar administrativo lança no sistema pela transação Controle de Estoque, Inventário, Digitação Inventário, Seleciona 1 (para incluir) ou 3 (para excluir) e, em seguida, adiciona em qual almoxarifado quer a inclusão, produto e quantidade - como segue o exemplo dos passos a seguir:

5 Pág.: 5/5 Instruções: A primeira tela será a de selecionar a opção desejada: 1- Incluir; 2- Alteração; 3- Exclusão; 4- Retorna; 1- Almoxarifado: Selecionar 1- Almoxarifado Matriz ou 5- Produto com Problema; 2- Empresa: 1 TERRA NOSSA LTDA SÃO MATEUS DO SUL PR; 3- Data: Atual-automático; 4- Produto: F2 para pesquisa de produtos; 5- Quantidade: total; 6- Lote/Quantidade: a quantidade e lote do material. A divergência constatada no estoque físico é repassada ao sistema seja pela inclusão de quantidades ou pela exclusão, ficando o estoque correto a partir da confirmação da transação. 7. ANEXOS 7.1 Arquivamento Identificação Local do Arquivo Tipo do arquivo e proteção Tempo de retenção (anos) Descarte COM-RG-068 Relatório de Controle de Inventário Sistema Sistema Antivírus- Back up 5 Após 5 anos 8. HISTÓRICO DAS REVISÕES EDIÇÃO DATA HISTÓRICO 00 02/06/2011 Distribuição Inicial