DECON PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO) 03/2015 PROCEDIMENTOS PARA CELEBRAÇÃO DE NOVOS CONTRATOS

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2 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 03/2015 PROCEDIMENTOS PARA CELEBRAÇÃO DE NOVOS CONTRATOS Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações - CCCL Thiago Cesar Bezerra Moreno Responsável pela Elaboração: André Sekunda Gallina Chefe do

3 FLUXO BÁSICO PARA CELEBRAÇÃO DE NOVOS CONTRATOS Ao receber o processo no DECON, em que se pretende celebrar um novo contrato, o servidor deve tomar as seguintes providências: 1. Verificar se existe a DESPESA está APROVADA NA TOTALIDADE (100% do valor do contrato) pela autoridade competente. 2. Verificar se existe DDO suficiente para fazer frente às despesas do contrato PARA TODO O EXERCÍCIO. 3. Verificar se existe EMPENHO emitidos no processo. 3.1) Caso o contrato seja ESTIMATIVO o empenho pode ser PARCIAL. 3.2) Caso o contrato preveja aquisição ou contratação de serviço À PREÇO CERTO o empenho deve ser GLOBAL. 3.3) Quanto ao EMPENHO, o servidor deve verificar se ele corresponde ao fornecedor para o qual foi adjudicada e homologada a licitação, forma pela qual, via de regra, será procedida a escolha da contratada. Caso não exista empenho no processo, os autos devem ser enviados à PROPLAN para emissão de DDO e EMPENHO. Atentar para o fato de que todos os itens que se pretende contratar devem estar empenhados. 3.4) EXEMPLO 1: O contrato tem valor total de R$ ,00 ( ), com vigência a partir de 01/07/20XX, para prestação de serviço de transporte de mobiliário pelo prazo de 12 meses. APROVAÇÃO DA DESPESA: R$ ,00 (100% do contrato). DDO: R$ ,00 (equivalente ao valor a ser pago à contratada no exercício de 20XX). EMPENHO: por se tratar de contrato ESTIMATIVO, não há necessidade de empenho em valor específico. Página 1 de 4

4 3.5) EXEMPLO 2: O contrato tem valor total de R$ ,00 ( ), com vigência a partir de 01/09/20XX, para compra de um veículo marca Z, conforme especificações do edital. APROVAÇÃO DA DESPESA: R$ ,00 (100% do contrato). DDO: R$ ,00, pois a entrega do veículo e o pagamento se dará no exercício de 20XX. EMPENHO: R$ ,00, visto se tratar de contrato GLOBAL, devendo ser empenhado no valor global da aquisição. 4. Verificar junto à área demandante, por escrito, qual sua NECESSIDADE em relação ao serviço a ser contratado naquele momento. 4.1) Se o pregão for SRP, é possível contratar tudo o que foi licitado ou apenas uma parte. Em se tratando de SRP com contratação parcial, a área demandante deve indicar a QUANTIDADE que pretende contratar. O servidor do DECON deve sempre alertar a área demandante que a contratação deve representar exatamente a real necessidade da Unidade naquele momento, para evitar a formalização de contrato em quantidades que não serão utilizadas pela UNILA, para evitar futuras ações judiciais de cobrança contra o órgão. Atentar que contratos decorrentes de SRP podem ser formalizados ao longo de toda a vigência da ARP (12 meses). 4.2) Se o pregão for TRADICIONAL, o contrato deve expressar exatamente aquilo que foi homologado no certame. 5. Certificar-se que todas as alterações propostas pela PF/UNILA na minuta do contrato foram realizadas, bem como que a minuta de contrato a ser transformada em versão final levou em consideração eventuais alterações posteriores realizadas pela área demandante (especificamente em relação ao quantitativo a ser contratado ou outros aspectos que não a alteração da redação do contrato). 6. Analisar o parecer jurídico e tabular os dados. Feito isso, qualificar a contratada, preencher os dados do contrato e transformá-lo em arquivo.pdf, encaminhando para a contratada (preferencialmente via ), solicitando que ela Página 2 de 4

5 imprima em 2 vias, assine e envie, via correios, ao endereço da UNILA. 7. Confirmar se o nome e os dados do representante da contratada, qualificado no contrato, estão corretos. Se o edital contiver previsão de GARANTIA DE EXECUÇÃO, alertar a contratada desde já que ela deve providenciar a garantia no prazo do edital. Aguardar a chegada do contrato na UNILA. 7.1) Caso a contratada apresente GARANTIA DE EXECUÇÃO na modalidade SEGURO GARANTIA, o servidor deve exigir que a garantia se estenda por 3 meses além da vigência projetada do contrato, em atendimento ao art. 19, XIX, da IN 02/ Após a chegada do contrato, conferir se todas as páginas estão rubricadas e se consta assinatura da contratada no local indicado. 9. CONFERIR A VERSÃO IMPRESSA para verificar se a contratada não fez nenhuma alteração na versão enviada via (FRAUDE). 10. Atentar para a garantia da execução, se ela foi apresentada (se for o caso). Feito isso, despachar o processo à PROAGI para que remeta ao Gabinete da Reitoria para assinatura pelo reitor. Após assinado, devolver a via da contratada via Correios. 11. Efetuar o registro do contrato no SICON (lembrar de pegar o DOU no dia seguinte), lançando também o Cronograma (exceto contrato SRP que não se aplica). 12. Cadastrar o fiscal e vinculá-lo ao cronograma (e providenciar o formulário de acesso ao SICON). 13. Cadastrar a garantia da execução no cronograma (se for o caso). 14. Providenciar acesso ao SICON ao fiscal da execução (para lançamento das medições), encaminhando-o à CCF para obtenção da senha, e demais atos pertinentes. 15. Efetuar o registro do contrato no SIPAC: Anexar o contrato digitalizado, DOU, TR, Edital, Portaria de fiscais, vincular os fiscais ao contrato, anexar garantia, cadastrar os itens do contrato, anexar OS, empenhos, vincular unidades Página 3 de 4

6 beneficiadas, cadastrar os cargos terceirizados e os nomes dos empregados da contratada (se for o caso). 16. Efetuar o registro do contrato no SITE DA UNILA. 17. Após tudo isso, enviar à área demandante e aos fiscais do contrato informando que o contrato encontra-se formalizado e vigente, podendo ser utilizado. Atentar para o fato de estar prevista no TR a emissão de ORDEM DE SERVIÇO. Caso exista essa previsão, a área é quem deverá emitir tal documento, solicitando apoio do DECON caso necessário. 18. Abrir PROCESSO DE PAGAMENTO contendo todos os documentos importantes da instrução processual, tais como: TR (ou PB), contrato, CCT/ACT, empenho, portaria de fiscais, principais check-lists da Wiki/DECON, etc. Tramitar para o fiscal da execução. 19. Promover o lançamento e atualização do contrato nas PLANILHAS DE CONTROLE (planilha de Acompanhamento do Contrato e de Garantia de Execução). 20. Encaminhar o processo à CCF para CONTABILIZAÇÃO do contrato e da garantia (se for o caso). Após o retorno do processo ao DECON, passar o check-list já em uso, juntá-lo ao processo administrativo e fazer a custódia dos autos. Foz do Iguaçu/PR, 26 de Maio de André Sekunda Gallina Contador SIAPE Chefe do Página 4 de 4

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