SIGA Manual -1ª - Edição

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1 SIGA Manual -1ª - Edição

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO 4 2. MÓDULO DE PROCESSOS 4 3. ACESSO AO SISTEMA Acessando o Sistema Primeiro Acesso Login do Fornecedor 5 o Teclado Virtual 5 o Máquina Virtual Java 6 o Procedimentos de Instalação Navegando na Área de Processos 7 o Ata de Registro de Preço: 7 o Criando Ata de Registro de Preço Manutenção de Ata Registro de Preços Bloquear Item Estornar Estoque Nova Vigência Apresentar Vigência Notificar Órgãos Bloquear Ata Realinhar Preço Pesquisa de Itens de Ata Relatórios Itens Registrados na Ata Saldo de Previsão do Órgão Itens com Estoque Mínimo Estoque dos Itens da Ata Gastos por Ata Itens da Ata por Fornecedor Consulta Baixas Imprimir gasto por Órgão e Ata Itens Por Fornecedor Processo de Utilização Criando um novo Processo de Utilização de Ata Criando um Pedido de Utilização de Ata Preenchendo o Formulário de Pedido de Utilização de Ata Trâmite Encaminhar Cancelar Encaminhamento Receber Apresentar Histórico Encaminhando o Pedido de Utilização de Ata Criar a Ordem de Utilização Assinar a Ordem de Utilização do Processo de Utilização de Ata Encaminhar o Pedido de Utilização da Ata para o Setor de Origem Finalizando o Processo de Utilização de Ata PESQUISA DE QUANTITATIVO Inserindo Itens na Pesquisa 44 2/50/

3 4.1.1 Importando da Ata Anterior: Importando de uma pesquisa Anterior: Importando o código do item: Pesquisando Itens: Adicionando ou Removendo Órgãos para a pesquisa: Notificando Órgãos: Apurando A pesquisa: PREVISÃO DE CONSUMO Respondendo Pesquisa de Quantitativo 49 3/50/

4 1. INTRODUÇÃO O Registro de Preço é um procedimento especial, oriundo de licitação na modalidade Pregão, cujo objetivo é a formalização de um rol de preços de bens e serviços: a Ata de Registro de Preços, para atendimento futuro das demandas dos Órgãos participantes. Durante a vigência da Ata, os Órgãos governamentais não necessitam de novas licitações para adquirir os produtos registrados, bastando requerer a entrega dos mesmos, de acordo com suas necessidades. O Registro de Preço tem como característica principal à manutenção dos preços pelo período de um ano, para contratações que forem solicitadas pelos Órgãos do Estado que participaram do processo. As quantidades licitadas e registradas referem-se às estimativas de consumo anual e a administração estadual não é obrigada a adquirir as quantidades previstas, comprando apenas o que for necessário para o período, por exemplo: para um ou dois meses, evitando-se assim a estocagem e os consequentes problemas de capacidade de armazenamento e vencimento da validade dos produtos. A dispensa da formação de estoques é também uma das grandes vantagens, resultando em economia de dinheiro, espaço físico e mão-de-obra para o governo. O Registro de Preço permite também que se utilize melhor a condição de grande comprador do Governo do Estado, uma vez que as grandes quantidades estimadas de consumo provocam maior competitividade dos fornecedores e, consequentemente, melhores preços para a administração pública. 2. MÓDULO DE PROCESSOS Este documento tem como finalidade fornecer as informações necessárias aos usuários operar o Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) do Governo Estadual do Espírito Santo. Para iniciar a navegação acesso o endereço 3. ACESSO AO SISTEMA 3.1 Acessando o Sistema O Sistema pode ser acessado no link no portal de Compras do lado esquerdo da tela, na opção Login do Fornecedor. 4/50/

5 3.2 Primeiro Acesso NAVEGADORES Para acessar o Sistema SIGA do Governo do Estado do Espírito Santo, é necessário a utilização do Internet Explorer 7 ou Mozilla Firefox. CERTIFICADO DE SEGURANÇA O servidor do Sistema SIGA do Governo do Estado do Espírito Santo possui certificado de segurança da PRODEMGE, que é uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ITI Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - para a emissão de certificados digitais padrão ICP-Brasil. No primeiro acesso da máquina ao SIGA, o usuário deve instalar em seu computador os certificados da cadeia da Autoridade Certificadora PRODEMGE, clicando no link que segue: https://wwws.prodemge.gov.br/certificacaodigital/index.php?option=com_content&task=view&id=223&it emid=91 O usuário deve observar o navegador que está utilizando (Internet Explorer ou Firefox) e clicar em instalar cadeia agrupada e executar. Esta orientação deverá ser seguida SOMENTE no primeiro acesso. Caso o fornecedor não deseje instalar os certificados da cadeia da Autoridade Certificadora PRODEMGE, ao clicar no link para cadastrar-se, a tela a seguir é aberta, devendo o fornecedor selecionar a opção Continuar neste site (não recomendado). Esses passos serão exigidos em todo acesso aos usuários do SIGA. 3.3 Login do Fornecedor o Teclado Virtual O usuário previamente cadastrado e com as devidas permissões para acessar o Sistema, deve informar seu login no campo apropriado. O campo senha deve ser digitado no teclado virtual. O Teclado Virtual foi desenvolvido para aumentar sua segurança ao utilizar o Siga (Sistema Integrado de Gestão Administrativa). Você deve utilizá-lo, obrigatoriamente, sempre que for digitar a senha de acesso ao sistema. O Teclado Virtual tem como objetivo incrementar a proteção contra os vírus (por exemplo, "Cavalos de Tróia"), que 5/50/

6 monitoram a digitação no teclado, os campos de digitação em páginas Web e as informações, antes de serem criptografadas pelo browser. Para utilizá-lo é necessário ter instalado em seu computador: o Máquina Virtual Java o Procedimentos de Instalação Acesse o site da SUN (http://java.com/pt_br/download/installed.jsp), verifique se você já possui o java instalado em sua máquina e faça a instalação seguindo as instruções do site. Obs.: O campo contraste tem a função de aumentar e diminuir a tonalidade de cor do teclado. O teclado esta configurado para vir inicialmente em letras maiúsculas, podendo o usuário alterar para minúsculas na tecla Shift. Caso o usuário esteja vinculado a mais de uma Unidade Gestora, o mesmo deverá escolher qual Unidade ele irá acessar, ou então somente dar Ok na próxima tela. 6/50/

7 3.1 Navegando na Área de Processos Após entrar na Área do Servidor, o Sistema exibe os processos por tipos de licitação, facilitando o manuseio de quem vai utiliza o Registro de Preço: o Ata de Registro de Preço: O menu Ata de Registro de Preço, contêm a relação de todas as atas geradas no Sistema pelo setor responsável por administrá-las, e permite aos Órgãos, consultar a validade da ata, e através da opção Visualizar consultar os seguintes dados: itens, estoque de cada item e a disponibilidade dos itens para a ata. Obs.: O botão editar estará disponível somente para usuários com permissão para administrá-la. 7/50/

8 o Criando Ata de Registro de Preço Após a finalização do processo de Registro de Preço a próxima fase é a criação da ata, clique no botão Importar do Processo. No próximo campo selecione o processo e clique no botão Importar. 8/50/

9 Na próxima tela preencha as Informações da Ata, e clique no botão Gerar Ata. ata. Os dados de cada lote, contendo todas as informações da licitação serão transportados para a 9/50/

10 Manutenção de Ata Registro de Preços Após importar a Ata, o usuário com as devidas permissões, pode fazer a manutenção da Ata. Clique em Ata de Registro de Preço e tenha acesso a todas as atas criadas no Sistema. Para fazer a manutenção de atas, escolha a Ata que vai ser feita a manutenção e clique em editar, para que a mesma possa ser aberta. Após o Documento da Ata estar aberto, você pode: Bloquear Itens; Estornar estoque; Nova Vigência; Apresentar Vigência; Notificar Órgãos; Bloquear Ata; Realinhar preço; 10/50/

11 Abaixo explicaremos os itens separadamente: Bloquear Item O item é bloqueado, quando o item apresentar algum problema na sua utilização. Para que o item seja bloqueado edite a Ata de Registro de Preço desejada e clique no botão Bloquear Item. Selecione o item e altere a coluna Bloqueado de Não para Sim, informando o Motivo do bloqueio, a Data do Bloqueio é preenchido automaticamente ao clicar no botão Salvar. Obs.: O Bloquear pode ser feito quando necessário. Quando a situação do item estiver normalizada, o desbloqueio poderá ser efetuado utilizando o procedimento inverso: colocando na coluna Bloqueado a opção Não, e clicando no botão Salvar para confirmar as alterações Estornar Estoque Quando por algum motivo a Ordem de Utilização não puder ser atendida é necessário o estorno do(s) item(s) que não devem ser baixados, voltando à quantidade que foi solicitada para o estoque. Para que a Ordem seja Estornada, acesse a Ata de Registro de Preço desejada, clique no botão Estornar Estoque selecione a ordem a ser estornada. 11/50/

12 Selecione o item e altere a coluna Estornar de Não para Sim, informando o Motivo do estorno, a Data do Estorno é preenchida automaticamente ao clicar no botão Salvar Nova Vigência Ao clicar no botão Nova vigência o usuário pode acrescentar um novo período de validade da ata, na próxima tela informe a data no campo Término do Período e clique no botão Salvar. 12/50/

13 Apresentar Vigência Clicando no botão Apresentar Vigências o usuário, tem um histórico de todas as vigências que foram incluídas na ata. 13/50/

14 Notificar Órgãos Os órgãos que utilizam a ata podem ser notificados através de a qualquer momento sobre as alterações realizadas em determinada ata em vigência. Para notificar o órgão clique no botão Notificar Órgãos. 14/50/

15 Bloquear Ata Bloqueia todos os itens da ata. Esse procedimento é utilizado quando houver uma alteração que influencia todos os itens da Ata, tornando-se impraticável o uso da mesma. Para que seja bloqueada a Ata no Sistema, acesse a Ata de Registro de Preço desejada, clique no botão Bloquear Ata, informe o Motivo do Bloqueio da Ata, e clique no botão Salvar para confirmar o bloqueio. Obs.: O Bloquear Ata poderá ser feito quando necessário, e quando estiver normalizado a sua utilização, será desfeito, utilizando o procedimento inverso: clicando no botão Desbloquear Ata, clique no botão Salvar para confirmar as alterações. 15/50/

16 16/50/ Manual Registro de Preço SIGA

17 Realinhar Preço Altera o preço e reclassifica o fornecedor. Para que seja Realinhado o Preço do item no Sistema, acesse a Ata de Registro de Preço desejada, selecione o item da Ata que for alterar, e clique na opção Realinhar Preço. O Sistema abre a tela de realinhamento, informe o novo valor na coluna Novo Preço, conforme solicitado. Após informar o novo preço, clique no botão Salvar para confirmar as alterações. O Sistema reclassifica os fornecedores conforme os novos preços. Obs.: Antes de realinhar os preços é aconselhável bloquear o item, para que não seja utilizado, enquanto estiver em processo de alteração. 17/50/

18 3.3.2 Pesquisa de Itens de Ata Na opção de Pesquisa de Itens de Ata, pode ser pesquisado um determinado item por Descrição ou por Código. A pesquisa pode ser por itens que estejam em ata vigente ou não, e permite ao usuário, após pesquisa, consultar em que ata o item está, sua validade, disponibilidade (bloqueado ou não), e o valor registrado para o item na ata. 18/50/

19 3.3.3 Relatórios Itens Registrados na Ata Na opção Itens Registrado na Ata, é possível emitir um relatório de todos os itens registrados na ata, clique na opção Imprimir. 19/50/

20 Saldo de Previsão do Órgão Na opção Saldo de Previsão do Órgão pode ser impresso um relatório que mostre o saldo de cada item da ata selecionada, de um ou de todos os Órgãos, que realizaram previsão para uma a ata, indicando a opção Órgão. Clique em Imprimir para visualizar o relatório. 20/50/

21 Itens com Estoque Mínimo Na opção Itens com Estoque Mínimo, é possível verificar os itens que estão com estoque abaixo de 25% ou conforme valor configurado no Sistema. Selecione a(s) ata(s) desejada(s) e clique no botão Imprimir. 21/50/

22 Estoque dos Itens da Ata Na opção Estoque dos Itens da Ata é possível visualizar um relatório que exibe todos os itens da ata selecionada, mostrando o estoque disponível na ata para cada item. 22/50/

23 Gastos por Ata Na opção Gastos por Ata, podem ser pesquisados os itens gastos para a(s) ata(s) selecionada(s), tendo a opção de escolher o tipo de relatório, a ata, o Órgão e o período para pesquisa. Esse relatório permite ter a visão do total de gasto que a administração teve ao adquirir os itens da ata, assim como, o seu estoque atual. 23/50/

24 Itens da Ata por Fornecedor Na opção Itens da Ata por Fornecedor, ao informar os critérios de pesquisa, clique no botão Imprimir, e tenha uma apresentação do relatório de gastos para o fornecedor selecionado. É possível ter uma visão de quanto à administração pagou ao fornecedor através da utilização dos itens da ata. 24/50/

25 Consulta Baixas Na opção Consultas Baixas, obtêm todas as baixas de estoque de uma determinada ata podendo analisar o seu estoque inicial, a quantidade de itens utilizados e o estoque atual, tendo varias opções de pesquisa, após ter informado os critérios de pesquisa, clique no botão Imprimir. 25/50/

26 Imprimir gasto por Órgão e Ata Na opção Imprimir gasto por Órgão e Ata, é possível obter um relatório de todos os gastos de um determinado Órgão da utilização de uma ata. 26/50/

27 Itens Por Fornecedor Na opção Itens Por Fornecedor, exibe todas as atas e itens dos quais o fornecedor é detentor. 27/50/

28 3.2 Processo de Utilização Clique na opção Processo de Utilização, no módulo de Registro de Preço, para visualizar os processos criados para a Utilização de itens de uma determinada ata ou para solicitar um novo Processo de Utilização da Ata. Os processos podem ser visualizados fazendo buscas pela paginação dos Processos exibidos na tela ou pelo campo de Pesquisa, sendo permitido a busca por: Atividade: Exibe Visões categorizadas pela Atividade que o processo se encontra, podendo haver ainda, uma filtragem maior dos processos, solicitando a Situação que se encontra (Recebido / Não recebido) e o Órgão que se refere. Número da Ata: Exibe Visões categorizadas pelo numero da Ata; Número do Processo: Exibe Visões categorizadas pelo número de Processo; Objeto: Exibe Visões categorizadas por qualquer palavra que esteja na descrição do Objeto/Assunto do Processo; Órgão: Exibe Visões categorizadas pelo Órgão selecionado. 28/50/

29 3.4.1 Criando um novo Processo de Utilização de Ata Manual Registro de Preço SIGA Para criação do Processo de Utilização de Ata, clique no botão Novo Processo e insira os dados necessários para criação da Capa do Processo: Número da Ata: Escolha a Ata a qual vai aderir; Número do Processo: Número obtido no Protocolo; Obs: Se o usuário que estiver fazendo o processo estiver em mais que uma Unidade Gestora (UO), deve escolher em qual unidade vai criar o processo; Nome do Responsável: Responsável pela criação do processo Número do Protocolo: Número de controle da entrada do processo físico no protocolo Numero da C.I.: Número da C.I. que o solicitante da compra fez para o departamento de aquisições; Data da C.I.: Data em que o solicitante fez a C.I.; Objeto: Frase formal, onde descreve para que processo foi criado; Descrição do Objeto: Descreve o objeto do Processo; Observações: Livre para detalhar alguma particularidade do processo. Dados preenchidos de forma automática pelo Sistema: Data do Processo; Atividade; Situação; Unidade Gestora Obs.: Os campos Pedido de Ata e Pedido Destinado a Atender, serão preenchidos automaticamente com as informações, que estarão contidas no documento Pedido de Utilização. Após o preenchimento dos dados, clique no botão Salvar, e o Sistema exibem os botões Trâmite, Ocorrência, Documentos e Excluir. Obs.: A barra de botões será exibida tanto na parte superior quanto na inferior de cada documento facilitando a navegação da página. Os ícones que serão inseridos na Barra do Menu, vão depender do nível de acesso do usuário no Sistema. 29/50/

30 3.3 Criando um Pedido de Utilização de Ata Para criação do Pedido de Utilização da Ata, clique no botão Documentos localizado na capa do Processo. Após a abertura do formulário selecione em Documentos do Processo a opção Novo Pedido de Utilização e confirme no botão Ok. 30/50/

31 3.5.1 Preenchendo o Formulário de Pedido de Utilização de Ata Para criar o Pedido de Utilização da Ata é necessário o preenchimento dos dados do formulário: 1ª Parte Pedido de Utilização: Os seguintes dados são preenchidos de forma automática pelo Sistema: Número do Pedido; Data do Pedido; Órgão/Entidade Solicitante; Processo de Utilização; Ata; Validade da Ata; Descrição da Ata. 2ª Parte: Dados da Entrega: Local: onde vai ser entregue o pedido: Prazo: Prazo para entrega do pedido; 3ª Parte: Pedido Destinado a Atender: 31/50/

32 Setor: O pedido destina a atender qual setor do órgão; Numero de Pessoas: quantas pessoas vão utilizar o material/serviço solicitado; Período: Para quanto tempo é destinado o material/serviço; Destino do Material: Qual a finalidade do pedido 4ª Parte: Dotação Orçamentária: Os dados da Dotação Orçamentária, vão ser incluídos depois que o processo for tramitado para a Atividade Dotação. Preencha os seguintes dados: Programa de Trabalho: Escolha o programa de trabalho que utiliza para esse processo; Natureza Despesa: Inserida automaticamente, após a escolha do Item de Despesa; Fonte Financeira: Escolha qual a fonte que utilizar nesse processo; Número do PED ou Cota (depende do Estado): Número do pré-empenho do processo. 5ª Parte: Insira os itens do pedido utilizado a opção de Pesquisa de Itens que são: Buscar Item: informe a sequência do item na ata e clique no botão Buscar. O Sistema apresenta os itens da ata que possuem a sequência informada, e para inseri-lo à lista de itens do pedido, clique em Inserir ; Pesquisar Item: Exibe a relação de todos os itens da Ata, exibindo inclusive o estoque de cada item; Quando for utilizada a opção de pesquisar item, escolha o(s) item (itens) desejado(s) clicando no botão Incluir, nesse momento o Sistema insere o(s) item (itens) no pedido, e depois de selecionar os itens clique no botão Fechar para sair da tela de pesquisa. Após fechar a tela de pesquisa, o Sistema retorna a tela do Pedido de Utilização da Ata, onde deve ser informada a Quantidade de cada item de Serviço ou Material solicitado. 32/50/

33 33/50/ Manual Registro de Preço SIGA

34 Após a inclusão da Quantidade, o Pedido de Utilização pode ser salvo. Clique no botão Salvar, na Barra de Menu. 34/50/

35 Antes de tramitar o pedido para a próxima etapa, o usuário pode imprimir o Pedido de Utilização da Ata ou Imprimir o Resumo do Pedido de Utilização da Ata (mostra informações previas do detentor da ata para os itens do pedido). Ao clicar no botão Imprimir o Sistema abre um arquivo em PDF com as informações geradas. Obs.: Os botões Voltar em cada tela serve para sair do documento atual e voltar para a tela anterior. 35/50/

36 3.4 Trâmite Manual Registro de Preço SIGA Nesta opção podemos tramitar o processo escolhendo uma das atividades especificadas por cada fase, cada atividade já esta predefinida dentro do Sistema Encaminhar Ao finalizar qualquer etapa de alteração, ou inclusão de qualquer documento no processo, o usuário pode selecionar uma das atividades disponíveis no formulário e clicar no botão Encaminhar Cancelar Encaminhamento A qualquer momento o usuário que encaminhou o processo para a próxima atividade, pode Cancelar o Encaminhamento desde que o mesmo esteja com a Situação atual Aguardando Recebimento. 36/50/

37 3.6.3 Receber Manual Registro de Preço SIGA Após encaminhamento o usuário detentor da próxima atividade, pode receber o processo e dar continuidade na solicitação Apresentar Histórico Ao clicar no botão Apresentar Histórico, o usuário tem acesso a todas as informações em um histórico detalhado sobre a tramitação do processo. 37/50/

38 3.5 Encaminhando o Pedido de Utilização de Ata Após a inclusão do Pedido de Utilização da Ata, o processo deve ser encaminhado para a próxima atividade do tramite. Após receber o processo, o usuário passa a ser responsável pelo documento, podendo fazer a análise, emitir a Ordem de Utilização da Ata e dar prosseguimento ao processo. 3.6 Criar a Ordem de Utilização Para criar a Ordem de utilização, escolha o Pedido de Utilização da Ata, e clique em Visualizar. Quando o Pedido for aberto, aparece o botão Criar Ordem Utilização, o qual deve se clicado. Após clicar no botão Criar Ordem de Utilização, e conferir todos os itens gerados na ordem, clique no Botão Efetivar Ordem, para que seja concluído a tarefa de emitir a Ordem de Utilização. Não sendo necessário retornar a tela anterior do Pedido de Utilização da Ata, tramite o processo para a atividade em que a ordem deve ser assinada. 38/50/

39 3.8.1 Assinar a Ordem de Utilização do Processo de Utilização de Ata Após recebimento do processo na atividade para assinar a Ordem de Utilização da Ata eletronicamente clique no botão de Documentos localizado na capa do processo. Após o Sistema abrir a tela, localize a ordem que deve ser assinada e clique no botão Editar da Ordem para acessar o documento. 39/50/

40 Na Ordem de Utilização tem o botão Assinatura Coordenador, clique no botão para que o documento seja assinado eletronicamente. Após a assinatura, o processo deve ser encaminhado para a próxima atividade. Obs.: Em determinadas etapas do trâmite, se tiver alguma correção para ser feita, poderá ser encaminhado de volta para as atividades de correção do processo. 40/50/

41 3.8.2 Encaminhar o Pedido de Utilização da Ata para o Setor de Origem Após receber o processo, o usuário passa a ser responsável pelo documento, podendo verificar os documentos existentes no processo. Imprima a Ordem de Utilização da Ata para prosseguimento legal do processo. Clique no botão Documentos na capa do processo. Após o Sistema abrir a tela, verifique a ordem que foi assinada e clique em Editar para que possa acessar o documento. Para impressão da Ordem de Utilização, devidamente assinada pelos responsáveis, clique no botão Imprimir. 41/50/

42 3.8.3 Finalizando o Processo de Utilização de Ata Ao encaminhar para Finalizar Processo, não é possível realizar um novo tramite para o processo, ficando o mesmo disponível apenas para verificação do Histórico e consulta dos documentos. Se houver necessidade de solicitar novos materiais ou Serviço, dessa mesma Ata para qual o processo foi criado, crie um novo Processo de Utilização da Ata, utilizando os mesmos procedimentos que foram detalhados nesse Manual. 42/50/

43 4. PESQUISA DE QUANTITATIVO Nesse módulo exemplificaremos a criação da Pesquisa de Quantitativo do Registro de Preço, criada para que os Órgãos possam prever seu consumo para os itens da pesquisa. Acesse no Menu, a opção Pesquisa de Quantitativo para que o Sistema exiba a relação de todas as pesquisas já realizadas no Sistema. Obs.: A opção de editar para a pesquisa esta disponível somente quando a pesquisa não estiver sido apurada. Para criar uma nova pesquisa, clique no botão Nova Pesquisa, e o Sistema abrem uma tela para que sejam preenchidos os seguintes dados: Descrição: Descrição da pesquisa Tipo dos Itens: Material, Serviço ou Material /Serviço Vigência: Mensal, trimestral, anual, Semestral Data de Encerramento: Data de encerramento da pesquisa para que os órgãos respondam seus quantitativos Objeto: Objeto para o qual a pesquisa foi criada Descrição do Objeto: Descrever o objeto Exigência: Justificativa: Observações: 43/50/

44 4.1 Inserindo Itens na Pesquisa Os itens podem ser inseridos na Pesquisa de Quantitativo utilizando-se uma das seguintes formas: Importando da Ata Anterior: Escolha uma ata para importar os itens e clique no botão Importar, o Sistema insere na pesquisa todos os itens da ata importada. 44/50/

45 4.1.2 Importando de uma pesquisa Anterior: Escolha uma pesquisa para importar os itens e clique no botão Importar, o Sistema insere na pesquisa todos os itens da pesquisa importada. 45/50/

46 4.1.3 Importando o código do item: Digite o código do item e clique no botão Buscar Item. O item é apresentado na tela e para incluí-lo à pesquisa, clique no botão Adicionar Pesquisando Itens: Quando for utilizada a opção de Pesquisar Item, escolha o(s) item (itens) desejado(s) clicando no botão Incluir, o Sistema insere o(s) item (itens) no pedido, e depois que escolher os itens clique no botão Fechar, para sair da tela de pesquisa. 46/50/

47 Após fechar a tela de pesquisa, o Sistema retorna a tela da Pesquisa de Quantitativo Adicionando ou Removendo Órgãos para a pesquisa: Após adicionar os itens na pesquisa os mesmos ficam relacionados na lista de itens, bastando informar os Órgãos para os quais a pesquisa vai ficar disponível para informação da previsão. Selecione o órgão e clique no botão Adicionar, ou Remover se for o caso. Após adicionar os Órgãos, o usuário tema opção de notificá-los por . Clique na Opção de Enviar , após ter salvado a pesquisa. 47/50/

48 4.1.6 Notificando Órgãos: Após salvar o documento, são habilitados os outros botões na parte superior e inferior da pesquisa, clique na opção Notificar Órgãos. A opção Notificar Órgãos permite personalizar o a ser enviado, informando assunto e corpo do . Qualquer comunicado aos Órgãos pode ser enviado utilizando essa opção Apurando A pesquisa: Ao término do prazo de validade da Pesquisa a mesma deve ser apurada. Clique no editar da pesquisa desejada e posteriormente no botão Apurar. O Apurar permite totalizar para cada item o total previsto por todos os Órgãos. Após apurar a Pesquisa de Quantitativo crie o Processo Licitatório utilizando o botão Criar Processo. 48/50/

49 5. PREVISÃO DE CONSUMO Previsão de consumo é a planilha que o Órgão preenche e informar a quantidade desejada de cada item. Uma vez encerrado o período de preenchimento desta planilha por parte do Órgão, a Pesquisa de Quantitativo é apurada e encerrada. A partir dai começa a montagem do processo para a criação da futura ata. Para acessar as previsões do consumo do Sistema, acesso no Menu a aba Previsão de Consumo. Após a abertura selecione o Órgão, ao qual a Pesquisa de Quantitativo foi enviada. 5.1 Respondendo Pesquisa de Quantitativo Lembrando que o Órgão só consegue fazer sua previsão, em previsões as quais a data de vencimento esteja dentro do prazo vigente. Clique no botão editar para a previsão que deseja, preencha a quantidade Solicitada, e clique no botão Enviar. 49/50/

50 Obs.: Após clicar no botão enviar, verifique se a situação está como Enviada: Sim, caso contrário, deverá acessar a Previsão de Consumo e clicar no botão Enviar. Obs. O envio da Previsão de Consumo pode ser cancelado. Basta editar a previsão e clicar no botão Cancelar Envio. As previsões que não forem enviadas não farão parte da apuração da pesquisa de quantitativo e consequentemente a ata de referencia da pesquisa não poderá ser utilizada pelo Órgão que deixou de enviar a previsão. 50/50/

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