Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria. 1ª Versão

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO O processo de Gestão de Contratos é de responsabilidade da área de Suprimentos juntamente com a área gestora do contrato, e tem como função gerir os contratos por meio do acompanhamento do escopo, orçamento e qualidade acordados entre as partes. Este processo tem seu início na recepção do contrato assinado e seu término com o encerramento do contrato. Os principais indicadores propostos para medição deste processo são: índice de contratos ativos vencidos, tempo médio de elaboração do aditivo de contrato, índice de cumprimento do escopo e índice de cumprimento do orçamento. Este processo possui interface com os processos de Licitação, dispensa ou inexigibilidade e Recebimento de material e/ou serviço, e tem como principais clientes o responsável pelo contrato, os solicitantes e o recebimento. 1ª Versão 4

5 Disponibilidade orçamentária Solicitação de compra 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Gestão orçamentária Especificação de compras Solicitação de compras aprovada com tipo de compra definida Cadastro de materiais e serviços Cadastro fornecedores Gestão de fornecedores Compras diretas Licitação, dispensa ou inexigibilidade Gestão de cadastro de materiais Pedido de compra aprovado NF do material NF do serviço e medição Recebimento de material e/ou serviço Gestão de contratos Instrumento contratual assinado Material estocado Gestão do contas a pagar Gestão do patrimônio Gestão de estoque NF do serviço e medição 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO FUNÇÃO: Gerir os contratos por meio do acompanhamento do escopo, orçamento e qualidade acordados entre as partes SAÍDA DESTINO ORIGEM Suprimentos Fornecedores ENTRADA Contrato assinado Relatório de pré-fatura e NF PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Regulamento de Licitações e Contratos do SESI e SENAI. Modelos de Contratos GESTÃO DE CONTRATOS INÍCIO FIM Contrato executado Medição e pedido de compra Responsável pelo contrato Solicitantes Recebimento Receber contrato assinado Encerrar o contrato NF atestada ÁREA RESPONSÁVEL Suprimentos / Área gestora do contrato 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: ACOMPANHAMENTO SERVIÇOS 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) SUBPROCESSO: ACOMPANHAMENTO MATERIAIS 1ª Versão 8

9 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ( CONTINUAÇÃO) SUBPROCESSO: AVISO ENCERRAMENTO E ADITIVO 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 - FORMALIZAÇÃO 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 COMUNICAR O VENCIMENTO PRÓXIMO PONTOS DE OBSERVAÇÃO: A área responsável pelo controle dos Contratos deve encaminhar ao gestor, informando sobre a proximidade do fim da vigência contratual. Recomenda-se no mínimo de 2 meses antes do seu vencimento, tal prazo é necessário em função das diversas providências a serem tomadas pelo gestor do contrato, a exemplo de : Análise de preços e condições de mercado; Elaboração e / ou adequação do escopo do aditivo; Preparação de todos os documentos em tempo hábil; No caso de encerramento do contrato, tempo e providências a serem tomadas para desmobilização da contratada. 1ª Versão 11

12 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 3 RECEBER RELATÓRIO DE PRÉ-FATURA Caso no contrato esteja estabelecido que o pagamento ao fornecedor se dará mediante a entrega de relatório à área responsável, é importante observar os seguintes pontos: O objetivo do relatório é registrar evidências da execução do plano de trabalho, manter registros dos fatos decorrentes da execução do Contrato. Determinante para o controle de todo o processo é medir o que realmente foi realizado. A discriminação e quantificação considerados na medição da execução do contrato devem respeitar o plano de trabalho. Segue sugestão de um relatório de atividades: 1ª Versão 12

13 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 3 RECEBER RELATÓRIO DE PRÉ-FATURA (CONTINUAÇÃO) 1ª Versão 13

14 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Gerir os contratos por meio do acompanhamento do escopo, orçamento e qualidade acordados entre as partes COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Tempo médio de elaboração de contrato (Data da minuta aprovada - Data da solicitação de compra aprovada)/quantidade de contratos formalizados Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 2 Tempo médio de elaboração do aditivo de contrato (Data do aditivo do contrato - Data do aviso do encerramento)/quantidade de contratos com aditivos Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 14

15 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Índice de cumprimento do orçamento ( Total de contratos que cumpriram o orçamento / Total de Contratos ativos ) x 100 Custo % Maior, Melhor Mensal 4 Índice de cumprimento do escopo (Total de contratos que cumpriram o escopo / Total de contratos ativos) x 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 5 Índice de cumprimento do prazo (Total de contratos que cumpriram o prazo / Total de contratos ativos) x 100 Prazo % Maior, Melhor Mensal 1ª Versão 15

16 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Maurício Vasconcelos de Carvalho Gerente Executivo de Administração, Documentação e Informação mcarvalho@cni.org.br telefone: (61) Paulo Roberto Torres Guimarães Gerente de Compras paulo.guimaraes@cni.org.br telefone: (61) ª Versão 16