DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD. TíTULO: LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB VERIFICADO EM: 23/08/2011 POR: FLAVIA SILVA ASSINATURA:

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1 PÁGINA: 1/12 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD CÓDIGO POP /001 TíTULO: LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB ELABORADO EM: 24/06/2011 RESP. PELA UF: LUIZ CARLOS MARTINS ASSINATURA: VERIFICADO EM: 23/08/2011 POR: FLAVIA SILVA ASSINATURA: APROVADO EM: 23/08/2011 POR: CRISTIANE SENDIM ASSINATURA: VIGÊNCIA: 23/08/ /08/2013 REVISÃO: 00 SUMÁRIO 01. OBJETIVO 02. CAMPO DE APLICAÇÃO 03. RESPONSABILIDADES 04. DEFINIÇÕES e SIGLAS 05. REFÊRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFICAS 06. PROCEDIMENTOS 07. ANEXOS EXEMPLAR Nº 01

2 1. OBJETIVO Padronizar o controle e gerenciamento externo e interno dos estoques de medicamentos das unidades da FPB, orientando quanto à forma de solicitação, a periodicidade e o controle de estoque. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO É aplicado nas ações de gestão de estoque de medicamentos, visando identificar para seus gestores e as equipes do núcleo central da FPB os procedimentos necessários para sua condução. 3. RESPONSABILIDADES Farmacêutico Gerente Farmacêutico Co-responsável Assistentes de Gestão 4. DEFINIÇÃO E SIGLAS DIRAD - FPB - Farmácia Popular do Brasil POP - Procedimento Operacional Padrão R.O - Relatório de Ocorrências PEM - Planilha de envio de medicamentos PCV - Planilha de comunicado de vencimentos PP - Planilha de pedidos CD - Centro De Distribuição - 2 Alianças Armazéns Gerais Nfe - Nota Fiscal Eletrônica DANFE - Documento Auxiliar da Nota fiscal Eletrônica. A Danfe nada mais é que o espelho da NFe para auxiliar a consulta dos órgãos fiscalizadores numa operação de transporte. Para a unidade será o documento auxiliar de entrada e consulta dos medicamentos no sistema podium. 23 / 08 / /12

3 UNIÃO - Pessoa jurídica de Direito Público representante do Governo Federal no âmbito interno e da República Federativa do Brasil no âmbito externo, definida no art.18 da Constituição Federal. DEMANDA Quantidade de medicamentos dispensados aos usuários em um determinado período. PEDIDOS - Solicitação de medicamentos para reabastecimento de estoque de acordo com a necessidade, a fim de mantê-lo em condições de atendimento aos usuários do programa. Poderá ser efetuado em caráter normal e/ou emergencial, de acordo com as datas estipuladas pelo setor de logística. O mesmo deverá ser enviado através da Planilha de pedidos de medicamentos fornecida pelo setor de logística. OCORRÊNCIAS - Será considerada uma ocorrência qualquer evento envolvendo os medicamentos enviados e/ou estocados, que alterem suas propriedades físicas, quantitativas e terapêuticas. Estas deverão ser relatadas através de um Relatório de Ocorrências fornecido pelo setor de logística. INVENTÁRIOS - É a contagem física dos medicamentos considerando o estoque principal, a área de dispensação e os segregados, com a finalidade de registrar e informar todo o quantitativo existente na unidade. O registro destas informações é feito através da Planilha padrão de inventário fornecido pelo setor de logística. 5. REFERÊNCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFIA Nenhuma. 6. PROCEDIMENTOS DE PEDIDOS 6.1 Pedidos de medicamentos: - Efetuar o pedido normal mensalmente e obrigatoriamente por todas as unidades do programa desde que haja necessidade. As datas para estes pedidos obedecerão ao calendário estipulado pelo setor de logística, de acordo com a localização de cada unidade, a fim de não prejudicar e agilizar a logística de distribuição dos mesmos Pedido emergencial: - Enviar o pedido emergencial a qualquer momento ao setor, todas as vezes que atingir a margem de segurança do estoque e/ou houver uma demanda inesperada na unidade. 23 / 08 / /12

4 6.1.2 Solicitação de medicamento: - Nenhuma solicitação de medicamentos ou qualquer operação relacionada poderá ser enviada pelas unidades do programa FPB diretamente ao CD. Cabe ao setor de logística estas ações. 6.2 Cálculo de demanda: - Elaborar os pedidos de acordo com a demanda interna da unidade e a quantidade determinada para estoque pelo setor de logística. Para uma unidade cujo estoque determinado pelo setor é de 60 dias deve-se extrair do sistema o relatório mensal de vendas por produto dos últimos 60 dias e executar a seguinte equação: a) (QTD TOTAL VENDIDA / QTD TOTAL DE DIAS ÚTEIS DO PERÍODO) X 60 DIAS = ESTOQUE CALCULADO b) ESTOQUE CALCULADO ESTOQUE ATUAL= QTD A SOLICITAR EX.: Medicamento Ácido Fólico Período 01/01 à 01/03/2011 Total vendido Total de dias úteis do período Tempo de estoque Estoque calculado Estoque atual QTD a solicitar Cálculo: (100/49) x 60 = 2.04 x 60= 122 (Estoque calculado) = 42 (Qtd a solicitar) ESTOQUE CALCULADO ESTOQUE ATUAL QTD A SOLICITAR 6.3 Estoque de segurança: - Considerar como margem de segurança, 30% (trinta por cento) do quantitativo do estoque, após reabastecimento a fim de se evitar faltas no estoque. EX.: Medicamento Pedido recebido Qtd.em estoque Estoque total Estoque de Segurança (30%) Ácido Fólico 100 blt blt AAS 100mg blt 23 / 08 / /12

5 6.4 Abastecimento do estoque: - Controlar e manter através de sua gerência e/ou assistente de gestão o estoque devidamente abastecido de acordo com elenco da Farmácia Popular do Brasil, não permitindo quaisquer faltas que prejudiquem o atendimento aos usuários do programa Controle de estoque: - Utilizar obrigatoriamente ficha de controle de entradas e saídas. 6.5 Acesso ao estoque: - Restringir o acesso ao estoque da unidade. Permitir apenas aos farmacêuticos e ao assistente de gestão. Será de total responsabilidade da gerência da unidade o acesso de outras pessoas. 6.6 Responsabilidade da Gerência e/ou Assistente de Gestão: - Enviar e monitorar o seu pedido até sua chegada à unidade, informando ao setor responsável qualquer anormalidade que se detecte nesse fluxo. 6.7 Obrigatoriedade após o recebimento do pedido: - Enviar um comunicado através de ao setor de logística, confirmando a chegada do mesmo. No assunto do mencionar CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO DE PEDIDO. No texto mencionar número do pedido, notas fiscais correspondentes e a data do recebimento. 6.8 Responsabilidade do Setor de Logística: - Enviar, após a análise do pedido recebido, cópia à unidade do espelho enviado ao CD para separação. 6.9 Responsabilidade da Gerência: - Analisar e criticar, ao receber o espelho do pedido, junto ao seu monitor de pedidos, de acordo com a situação, os quantitativos mencionados a fim de se evitar faltas e/ou excessos Forma de envio dos pedidos: - Enviar obrigatoriamente através da Planilha padrão de pedidos, devidamente preenchida, sejam eles normais e/ou emergenciais. Junto à mesma a unidade deverá enviar também o relatório de vendas por produto dos últimos 60 dias. No campo observação da planilha de 23 / 08 / /12

6 pedidos a unidade deverá obrigatoriamente mencionar qualquer situação anormal que justifique a quantidade solicitada Alterações significativas da demanda: - Caberá a gerência em conjunto com o assistente de gestão da Unidade, observar a evolução das vendas dos últimos 03 meses de cada medicamento, a fim de apurar possíveis alterações significativas de sua demanda Medicamentos com mais de uma apresentação armazenados no CD: - Enviar às unidades obedecendo às regras de validades dos mesmos Medicamentos do estoque: - Deverão obedecer às mesmas regras no abastecimento da área de dispensação em todos os medicamentos do estoque Problemas detectados por falta de envio de pedidos pelas Unidades: - Caberá ao Setor de Logística acompanhar e sinalizar à coordenação administrativa, todos os problemas detectados, por falta de envio de pedidos pelas unidades. 7. PROCEDIMENTOS DE OCORRÊNCIAS: 7.1 Responsabilidade da Gerência da Unidade: - Relatar todas as faltas e sobras do estoque, ao setor de logística, todas as vezes que forem identificadas. 7.2 Sobras e faltas de Blisteres, Ampolas, Frascos, Saches e Bisnagas: - Comunicar através de R.O diretamente à Equipe técnica de inventário do setor de logística observando também as informações do sub-item Desvios de Qualidade (Vide item 7.4) Identificados pela Unidade e/ou pela Gerência Técnica: - Comunicar através de R.O diretamente à Equipe técnica de atendimento do setor de logística. 23 / 08 / /12

7 7.3.1 Medicamentos com desvio de qualidade: - Permanecer no máximo 90 dias no estoque da unidade. A partir deste período, solicitar a equipe técnica de atendimento sua devolução ao CD Medicamentos com desvio de qualidade, segregados por solicitação da Gerência Técnica através de ofício: - Permanecer nesta situação até a liberação ou solicitação de devolução da mesma. 7.4 Desvio de qualidade: - Caracterizar como desvio de qualidade todos os eventos que comprometam a dispensação do medicamento ao usuário. Tais como, vazamentos, falta de conteúdo, falta de comprimidos na embalagem, embalagem danificada, falta de identificação nos rótulos e outros eventos identificados pela gerência da unidade e informados à gerência técnica do programa. 7.5 R.Os: - Deverá ser devidamente numerados tendo como base padrão o número PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIOS 8.1 Responsabilidade da Gerência: - Enviar o inventário mensal ou se houver necessidade, em outra data estipulada pelo setor de logística para análise da situação do estoque da unidade Em caso de desligamento do Farmacêutico Gerente é de responsabilidade do Setor de Logística: - Solicitar e orientar seu sucessor quanto ao envio de um inventário atualizado do estoque. 8.2 Diferenças negativas apresentadas em inventários: - Deverão ser ressarcidas à União, de acordo com as orientações do setor de logística, todas as diferenças negativas apresentadas em inventários e que após análise da equipe técnica de inventário, forem comprovadas as responsabilidades da unidade. 23 / 08 / /12

8 8.3 É Responsabilidade do Setor de Logística, através de sua Equipe Técnica de Inventário: - Orientar quanto aos procedimentos internos de ressarcimento e acompanhar junto à unidade e o setor de contabilidade, esta ação até sua finalização. 8.4 Inventário: - Realizar no último dia útil do mês. A planilha deverá ser enviada até o 5º dia do mês seguinte, devidamente preenchida e de forma bem transparente diretamente à equipe técnica de inventário do setor de logística. 8.5 Medicamentos com desvio de qualidade: - Deverão ser contados como medicamentos normais até que sejam devolvidos e retirados do sistema. 8.6 Ajuste de estoque: - Realizar todos e quaisquer ajustes de estoque somente após análise da equipe técnica de inventário do setor de logística e autorizada por escrito. Mesmo os que figurem como erros de dispensação. 8.7 Responsabilidade do Setor de Logística: - Analisar e rastrear as diferenças apresentadas em inventário, bem como orientar a unidade a fim de realizar os ajustes definitivos. - Direcionar à coordenação administrativa quaisquer problemas detectados nos inventários recebidos, que impeçam os ajustes de forma segura. 8.8 Ajustes de estoque: - Deverão ser realizados pela equipe técnica de inventário do setor de logística dentro do período de 30 (trinta) dias, desde que as informações do inventário recebido não contenham nenhuma contradição. 8.9 Sobras detectadas e mencionadas nos inventários: - Não compensar possíveis faltas. Retornar ao estoque da Unidade através de nova entrada efetuada pelo setor de logística. 23 / 08 / /12

9 9. PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO 9.1 Responsabilidade da Gerência e seus Assistentes: - Conferir fisicamente e minuciosamente no ato de recebimento dos pedidos, verificando se todas as embalagens, avulsas e/ou lacradas, estão sem nenhum sinal de avarias e/ou violação É expressamente proibido: - Receber medicamentos, cuja origem não seja a FIOCRUZ Após recebimento: Efetuar o devido lançamento no sistema, da(s) nota(s) fiscal(is) recebida(s) Caixas enviadas: - Seguir etiquetadas pelo CD. Nestas etiquetas está o nº da nota fiscal, nº do volume, nome da unidade e transportador. 9.2 Caixas com sinais de violação e/ou avarias sejam elas de laboratório ou não: - Deverão ser abertas e conferidas todo seu quantitativo físico na presença do transportador. 9.3 É obrigatório declarar no canhoto da Nota Fiscal e também no verso do Conhecimento de Transporte: - Declarar casos de anormalidades no recebimento. Estes deverão ser enviados com o relatório de ocorrências imediatamente, mencionando também as informações do sub-item 9.1.3, para que sejam tomadas as medidas cabíveis Falta de volumes: - Solicitar que o transportador aguarde e só efetue o recebimento mediante autorização do setor de logística É Responsabilidade do Setor de Logística: - Orientar e dar suporte à unidade de forma imediata todas as vezes que ocorrer situações que interfiram diretamente no estoque da unidade. 23 / 08 / /12

10 9.4 Medicamentos enviados em embalagem hospitalar: - Deverão ser armazenados no estoque devidamente lacrados. Considerar inicialmente as informações de etiquetagem do laboratório Divergências nas embalagens no ato de abastecimento da área de dispensação: - Enviar o R.O imediatamente ao setor de logística obedecendo aos itens 7.2 e/ou Medicamentos enviados de forma avulsa: - Deverão ser conferidos unidade por unidade antes de sua armazenagem Medicamentos oriundos de outras unidades: - Deverão obedecer aos mesmos critérios de medicamentos oriundos do CD, itens 9.3, 9.4 e 9.5. Nestes casos, após recebimento, comunicar imediatamente ao setor de logística para que seja providenciada a devida entrada no sistema da unidade. 9.6 Medicamentos recebidos que não estiverem na dispensação: - Deverão permanecer no estoque, sem as etiquetas informativas do programa. Para medicamentos de maior rotatividade será permitido reserva estratégica para no máximo 2 (dois) dias de demanda, a fim de não prejudicar a operação diária. 9.7 Divergências encontradas ou não no recebimento: - Finalizar e informar à equipe técnica de atendimento do setor de logística no prazo máximo de 48 horas todas as divergências encontradas ou não no recebimento. Após esse prazo estará assumindo as responsabilidades. 10 PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE VALIDADES 10.1 O controle das validades dos medicamentos estocados: - Deverá ser de inteira responsabilidade da gerência da unidade e/ou assistente de gestão. Quaisquer perdas por negligência ou falta de comunicado prévio, será enviado ofício ao responsável pela assinatura do convênio para ressarcimento à União. 23 / 08 / /12

11 10.2 Validades: - Deverão ser informadas utilizando sempre a Planilha de Comunicado de Vencimentos, fornecida pelo setor de logística, enviadas mensalmente junto com a Planilha de Pedido Prazo Mínimo: - Obedecer ao prazo mínimo de 90 dias anteriores ao vencimento conforme ofício da GT 09/06 ou qualquer outro estipulado pelo setor de logística Medicamentos vencidos: - Deverão ser devolvidos à FIOCRUZ para o devido descarte em no máximo 90 dias. A partir deste período, solicitar sua devolução à equipe técnica de pedidos, do setor de logística Não é permitido à unidade: - Efetuar o descarte direto de medicamento vencido. Se houver algum caso especial, este deverá ser autorizado pela FIOCRUZ via ofício direto ao responsável pela assinatura do convênio É responsabilidade do setor de logística: - Analisar as validades informadas e o quantitativo existente em estoque, efetuando transferências a outras unidades e/ou devolvendo ao CD, a fim de evitar perdas desnecessárias e prejuízos ao programa. 11 PROCEDIMENTOS DE DEVOLUÇÕES 11.1 Devoluções de medicamentos à FIOCRUZ ou transferência para outra unidade: - Deverão ser realizadas através de autorização do setor de logística e devidamente acobertada por uma nota fiscal e acompanhada da Planilha de Envio de Medicamentos (PEM), fornecida pelo setor de logística Campo Saída da nota fiscal: - Deverá ser preenchido na data efetiva do envio. 23 / 08 / /12

12 11.2 Ao ser autorizada uma devolução e/ou transferência, a unidade deverá: - Emitir e enviar por e.mail ao setor, logo após a expedição dos medicamentos, a Planilha de Envio de Medicamentos (PEM), devidamente preenchida de acordo com a nota fiscal de envio Após emissão da nota fiscal a unidade deverá: - Efetuar imediatamente o lançamento no sistema (Vendas Outras Saídas), para a devida baixa da quantidade no estoque É responsabilidade do setor de logística: - Monitorar e direcionar a unidade nas ações de devolução e/ou transferência, a fim de agilizar ao máximo a baixa no estoque e a chegada ao destino final No ato de devoluções e/ou transferências: - Embalar os medicamentos corretamente, separando as apresentações, prendendo os blisteres com elásticos (ligas), separando frascos utilizando colméias e envolvendo frasco a frasco. Não enviar medicamentos soltos dentro dos volumes. Caso venha a ser constatado perda (quebra / avaria) proveniente de embalagens inadequadas, as unidades serão responsabilizadas e encaminharemos ofício ao responsável pela assinatura do convênio para o devido ressarcimento Medicamentos enviados via SEDEX: Deverá sempre seguir com 1 (uma) cópia da PEM dentro da caixa juntamente com a Nota fiscal. Estes documentos devem estar protegidos de possíveis vazamentos de medicamentos no interior das caixas. No caso de devolução via TRANSPORTADORA (coleta) segue somente uma PEM que ficará afixada na parte superior da embalagem e sua nota fiscal É responsabilidade do setor de logística: - Direcionar e orientar a unidade por escrito quanto às ações a serem tomadas, referentes aos medicamentos previamente informados para devolução. - Gerenciar as ações dos itens 10.4, 10.5, bem como do item 11.4, a fim de manter o estoque da unidade em condições de controle e agilização do descarte destes medicamentos. 12 ANEXOS Não se aplica. 23 / 08 / /12