INSTRUÇÃO NORMATIVA DE TRABALHO UTILIZAÇÃO DA FROTA

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1 1. DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL Divisão de Administração e Finanças (SAA) Seção de Contabilidade, Finanças e Apoio Logístico (SAA-1) 2. APLICAÇÃO Esta instrução de trabalho destina-se a todos aos colaboradores do DMAE que são usuários ou condutores de veículos e operadores de retroescavadeiras pertencentes à frota, que estejam sob a alçada do Setor de Transportes 1. Somente os condutores e usuários que estiverem com a Autorização para Dirigir em vigência 2, poderão utilizar a frota. 3. REFERÊNCIA NORMATIVA 3.1 Decreto 5.185; 3.2 Decreto 6.400; 3.3 Circular 002/2005; 3.4 Instrução Normativa 004/2005; 4. DEFINIÇÕES (SIGLAS) 4.1 Controle Diário de Veículos (CDV) 4.2 Controle de Abastecimento (CA); 4.3 Autorização para Dirigir (AD); 4.4 Controle de Chaves (CCh). 5. MATERIAIS NECESSÁRIOS 5.1 Veículos em funcionamento; 5.2 Formulário de Controle Diário de Veículos; 5.3 Formulário de Controle de Abastecimento mod 311; 5.4 Formulário de Autorização para Dirigir; 5.5 Formulário de Controle de Chaves. 6. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 1 Conforme Anexo I da IT_P MANUTENÇÃO_CORRETIVA. 2 A gestão dessas autorizações será objeto de controle pelo Setor de Transportes o modelo de formulário está no Anexo III dessa Instrução de Trabalho. Sua vigência estará condicionada à validade da CNH ou no máximo 2 anos de validade, devendo ser solicitada sua renovação junto ao Setor de Transportes, 1 mês antes do vencimento. A definição de quais veículos / equipamentos que os condutores / usuários estão aptos a conduzir serão relacionados pelo Setor de Transportes, de acordo com a indicação feita na Autorização para Dirigir elaborada pelas chefias. O Setor de Transportes poderá emitir Autorizações para Dirigir EXTRAORDINÁRIAS (específicas) para situações emergenciais, com validade máxima de 30 dias. 1

2 O Controle Diário de Veículos, bem como o Controle de Abastecimento, visam subsidiar o registro de dados e a análise de informações objetivando sempre menor custo benefício. Além desses controles, esses dados contribuirão para o Setor de Custos apurar financeiramente o comportamento de cada veículo da frota. O consumo de combustível, as quilometragens, as ocorrências com cada veículo promoverão os controles para execução das manutenções preventivas da frota Controle Diário de Veículos (Anexo I) O condutor / usuário de posse do formulário Controle Diário de Veículos deverá preencher corretamente e enviar ao setor de transportes no prazo de até 5 (cinco) dias após o uso do veículo, exceto se estiver no final do mês, na qual deverá ser entregue no prazo máximo de 2 dias úteis após o último dia do mês corrente; Se houver alguma anomalia no veículo deverá ser preenchido no Controle Diário de Veículo conforme códigos no verso do formulário. Se a avaria impedir o bom funcionamento do veículo ou trouxer algum risco de segurança, o condutor deverá tomar os procedimentos de acordo com o item 6.1 da IT_P 001_001; As chaves dos veículos deverão ser alocadas nas guaritas, sendo de responsabilidade dos vigias a sua entrega (saída) e recolhimentos (devolução), sempre mediante assinatura do Controle de Chaves (Anexo IV) existente, visando assim um controle ainda mais preciso de utilização da frota Controle de Abastecimento (Anexo II): O condutor / usuário somente poderá abastecer o veículo mediante o preenchimento do Formulário Controle de Abastecimento que se encontram à disposição em todos os veículos pertencentes à frota do DMAE, quando este acabar poderá ser retirado no setor de transportes mediante a entrega do bloco anterior; O abastecimento é feito em Posto de Combustível autorizado mediante contratação por modalidade Pregão, que são comunicados à todos quando há mudança de Posto; O Formulário é preenchido em 03 vias, sendo que ficarão no Posto duas vias que serão anexadas ao cupom fiscal e enviado juntamente com a Nota Fiscal quinzenalmente para conferência e liberação para pagamento. 2

3 7. RESULTADOS ESPERADOS 7.1. Controle de todos os dados que envolvam a frota visando melhor aproveitamento e eficiência dos recursos. 8. FORMULÁRIOS 8.1. Controle Diário de Veículos (CDV) 8.2. Controle de Abastecimento (CA) 8.3. Autorização para Dirigir (AD) 8.4. Controle de Chaves (CCh) 9. AÇÕES NAS ANORMALIDADES 9.1. Comunicação imediata sobre qualquer anormalidade identificada nos controles pertinentes dessa Instrução de Trabalho ao Setor de Transportes. 10. HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES DATA REVISÃO HISTÓRICO 05/01/ Publicação inicial. Elaboração Assinatura Data Antônio Carlos Leda Analista Contábil Verificação Assinatura Data Daniele Inês de Oliveira Bortolan Supervisora da Seção de Contabilidade Verificação Assinatura Data Maurício Kato da Silva Gerente da Divisão de Administração e Finanças Aprovação Assinatura Data Alair Assis Diretor 3

4 ANEXO I Controle Diário de Veículos (CDV) 4

5 Formulário CDV 5

6 Fluxograma de utilização do Controle Diário de Veículos: 6

7 ANEXO II Controle de Abastecimento (CA) 7

8 Formulário CA 8

9 Fluxograma de utilização do Controle de Abastecimento: 9

10 ANEXO III Autorização para Dirigir (AD) 10

11 Formulário AD 11

12 ANEXO IV Controle de Chaves (CCh) 12

13 Formulário CCh 13

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