NORMA OPERACIONAL PADRÃO Código: Versão V.1

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1 27/07/ SUMÁRIO 1. Objetivo 1.1 Abrangência 2. Definições, terminologia e siglas 3. Norma Operacional Padrão Viagens 3.1 Adiantamento 3.2 Passagens Aéreas 3.3 Hospedagem 3.4 Veículos 3.5 Recibos 3.6 Refeições 3.7 Prestação de Contas 4. Competências 5. Fluxograma 1. OBJETIVO Formalizar as ordens da empresa para a execução, de forma padronizada, das operações do processo de viagens. 1.1 Abrangência Este documento aplica-se a todas as unidades do Grupo Scheffer 2. DEFINIÇÕES, TERMINOLOGIA E SIGLAS FO Formulário Operacional 3. NORMA OPERACIONAL PADRÃO Adiantamento Todo adiantamento de viagem deve ser solicitado por para o financeiro, copiando o gestor da área, para que autorize ou não a solicitação. O prazo para solicitação é de72 horas antes da viagem e de 24 horas no caso de motoristas, prestando serviço para transportadora. Para que o adiantamento seja realizado o solicitante tem que ter conta corrente ou poupança em seu nome, sendo proibido o depósito em conta de terceiros e também o mesmo não deverá ter nenhum adiantamento em aberto. O valor para adiantamento será conforme a tabela com alçada abaixo: No caso de viagens para cursos, o valor do adiantamento será de acordo com o valor orçado pelo setor de Desenvolvimento Humano. Após o retorno da viagem, será necessário prestar conta do adiantamento de viagem ao Setor Financeiro. O prazo de prestação de contas é de até dois dias após o retorno da viagem

2 27/07/ Quando a despesa de viagem for menor que o adiantamento, será necessário fazer a devolução da diferença, onde poderá ser devolvido em dinheiro ou via depósito identificado. 3.3 Passagens Aéreas As passagens aéreas somente poderão ser compradas quando a distância da viagem for maior que 500 km e para fora do Estado. A passagem aérea deverá ser comprada com o máximo de antecedência para obtermos um preço mais acessível. A compra da passagem será realizada pelo Gestor do Suporte Interno, sendo assim deverá ser encaminhado um com cópia para o gestor da área, informando a data e o local para compra da passagem. 3.5 Hospedagem As reservas de hospedagem devem ser solicitadas ao gestor de Supor Interno. Segue abaixo alçada para diária de hospedagem. O valor da hospedagem somente poderá exceder no caso de logística. VALOR POR DIÁRIA DE HOSPEDAGEM DESCRIÇÃO DENTRO DO UF FORA DO UF Colaborador R$ 150,00 R$ 200,00 Coordenador R$ 150,00 R$ 200,00 Gerente/Piloto R$ 250,00 R$ 300,00 Acionista/Diretoria À critério À critério As despesas no hotel como frigobar, serviço de lavanderia, ligações telefônicas e refeições deverão ser faturadas separadamente, para posterior avaliação do gestor da área. 3.6 Veículos A utilização de veículo particular do colaborador para viagens é vedada, com exceção dos Gerentes, numa eventualidade, como no caso de não ter veículo da empresa disponível, sendo assim neste caso o mesmo deve solicitar a prévia autorização da Diretoria Administrativa. 3.8 Recibos e Notas Fiscais Para comprovação de qualquer despesa, será necessária a apresentação de recibo ou nota fiscal. As despesas pagas pelo colaborador deveram estar em nome do mesmo e as despesas que são pagas antecipadamente a viagem, deverão estar em nome da empresa, constando a razão social da empresa, CPF/CNPJ, endereço completo, inscrição estadual e telefone. Os recibos de taxi e de transportes rodoviários deverão estar com a data e o trajeto (de onde para onde). 3.9 Refeições O valor das despesas por refeição não poderá exceder a tabela a seguir. VALORES POR REFEIÇÃO DESCRIÇÃO DENTRO DO UF FORA DO UF Colaborador R$ 30,00 R$ 40,00

3 27/07/ Coordenador R$ 45,00 R$ 60,00 Gerente/Piloto R$ 60,00 R$ 80,00 Acionista/Diretoria À critério À critério No caso de um coordenador, piloto ou gerente que estiver acompanhando um investidor ou representante de outra empresa, poderá realizar as refeições conforme os acionistas/ diretores. Informar no verso do recibo, o nome dos acompanhantes Prestação de Contas O colaborador deve relatar todas as despesas de Viagens no FO Relatório de Viagem, que terá que ser assinado pelo mesmo e entregue para o seu gestor analisar e assinar no máximo 48 horas após o retorno com toda a documentação, que comprove as despesas anexa e na ordem que aparece no relatório. No caso dos gerentes, o relatório deverá ser analisado e assinado pela diretoria. Documentos aprovados pelo gestor do empregado que não estiverem de acordo com o item 3.5 Recibos serão rejeitados pela Controladoria, e não serão reembolsados. Despesas com peças e combustíveis de avião não poderão ser pagas com o valor adiantado ao piloto. O colaborador que não prestar conta após um mês da sua chegada, o valor será descontado de sua folha de pagamento. O relatório de viagens de cursos tem que constar anexo o orçamento efetuado pelo Desenvolvimento Humano.

4 27/07/ FLUXOGRAMA 4.1 Processo para Viagem

5 27/07/ Processo de Prestação de Contas

6 27/07/ COMPETÊNCIAS Aos Diretores, Gerentes e demais Gestores, compete cumprir e fazer cumprir as instruções aqui estabelecidas. Aos Gestores compete zelar pelo cumprimento. A todos os colaboradores envolvidos nesta instrução compete cumprir as normas aqui estabelecidas. O não cumprimento será avaliado pela empresa e estará sujeito a punições. 5. REFERÊNCIAS FO Relatório de Viagem