POLÍTICA INSTITUCIONAL DE VIAGENS

Transcrição

1 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE VIAGENS 1 INTRODUÇÃO A ANEC Associação Nacional de Educação Católica do Brasil, através de sua estrutura organizacional e de seus colaboradores, tem avançado muito no cumprimento de sua missão de representar, assessorar e defender os interesses de suas associadas. Considerando o crescimento da ANEC nos últimos anos, bem como a necessidade e o desafio de aliar este crescimento à sustentabilidade econômico-financeira, é fundamental que a instituição invista no aperfeiçoamento de seus processos de trabalho, tornando-os cada vez mais eficientes e eficazes. Para tanto, faz-se necessário estabelecer Políticas Institucionais que orientem sobre os procedimentos adequados para gestão e controle dos recursos e das ações da ANEC. Neste sentido, a Política de Viagens ora instituída pela ANEC constitui-se como documento norteador para promover a boa gestão dos custos e despesas com viagens corporativas, definindo regras claras para a realização dessas viagens. Desse modo, pretende-se assegurar o atendimento de todas as necessidades institucionais, sem excessos ou demasiadas restrições, mas de forma efetivamente responsável e segura. Conforme a ABGEV Associação Brasileira de Gestores de Viagens Corporativas: Turismo de Negócios ou Viagens Corporativas são as viagens e os deslocamentos, individuais ou coletivos efetuados frequentemente por colaboradores, terceiros ou convidados de Pessoas Jurídicas e pagos pela própria empresa, com objetivos profissionais ou decorrentes dos mesmos. Partindo desta definição, a presente Política Institucional terá como premissa básica que toda e qualquer viagem corporativa a ser custeada pela ANEC deve ser devidamente justificada, ficando comprovada a sua finalidade e os consequentes resultados positivos para a Instituição. 2 OBJETIVO Estabelecer e orientar os processos corretos e necessários para a realização de viagens corporativas de colaboradores, dirigentes e terceiros à serviço da ANEC, compreendendo solicitação e aquisição de passagens, hotéis, eventos, locações, refeições, transporte e similares. 3 ABRANGÊNCIA Esta Política aplica-se ao Escritório Central e aos Escritórios Estaduais, e para todos os colaboradores e dirigentes da ANEC, sem distinção, compreendendo todo e qualquer deslocamento para atividades fora de sua localidade comum de trabalho, dentro e fora do território nacional.

2 4 REGRAS 4.1 Da Solicitação e Autorização de Viagens I. As solicitações de Viagens, incluindo todas as despesas aí previstas, devem ser realizadas com o mínimo de 30 (trinta) dias de antecedência. II. As solicitações devem ocorrer exclusivamente através do envio por do Formulário Solicitação de Autorização de Viagem devidamente preenchido, endereçado ao Secretário Executivo da ANEC: secretarioexecutivo@anec.org.br III. O Formulário de Solicitação citado no item anterior constitui-se no instrumento elementar para a Autorização das Viagens, pois é através das informações contidas no Formulário que o setor competente poderá atender adequadamente as necessidades de cada solicitante. IV. A responsabilidade pela Solicitação de Viagem compete exclusivamente ao solicitante, colaborador ou dirigente da ANEC. Em caso de urgência, a solicitação deve ser reforçada por telefone: (61) V. É imprescindível que todas as solicitações estejam devidamente justificadas, pois é com base na justificativa que as viagens serão ou não autorizadas. VI. Após recebimento do Formulário de Solicitação, compete ao Secretário Executivo aprovar a Solicitação ou submeter à aprovação superior, conforme a competência estabelecida a seguir. Em caso de aprovação, o Secretário Executivo deve remeter a Solicitação ao Setor Financeiro, para providências cabíveis. Caso contrário, deve comunicar ao solicitante as razões da não aprovação da Solicitação. VI.I - Viagens Internacionais de Colaboradores e/ou Membros da Diretoria ou do Conselho Superior da ANEC, ocorrem mediante autorização do Presidente, após ouvida a Diretoria. VI.II - Viagens nacionais de Colaboradores da ANEC, ocorrem mediante autorização da Secretaria Executiva, após ouvido os Diretores Tesoureiros. VII- Nas viagens para as reuniões da Diretoria e do Conselho Superior, os gastos com passagens e hospedagem ocorrem por conta de cada membro, salvo os pedidos deferidos pelo Presidente da Diretoria.

3 VIII- Nas viagens dos Membros da Diretoria e do Conselho Superior em representação da ANEC, os gastos com passagens e hospedagem ocorrem por conta da ANEC. IX Quando das viagens para reuniões de GT s, os gastos de passagens e hospedagem ocorrem por conta da Mantenedora ou da Mantida. 4.2 Da Contratação e Uso dos Serviços I. Após autorizada a Solicitação, é de competência do Setor Financeiro providenciar a aquisição de hospedagem, transporte, alimentação e demais serviços necessários à respectiva viagem. II. A contratação de serviços de que trata o item anterior deve ocorrer com base nas informações dispostas no Formulário de Solicitação, e sempre deve priorizar as opções mais econômicas. III. Uma vez contratados os serviços, o Setor Financeiro deve enviar ao solicitante todas as informações necessárias para a realização da viagem. IV. Caso haja necessidade de adiamento ou remarcação de viagem, o solicitante deve realizar um pedido endereçado ao Setor Financeiro. V. As solicitações de Remarcação de Viagens estão sujeitas às mesmas regras e procedimentos já dispostos para as solicitações normais de viagem, salvo casos de urgência. VI. Em caso de cancelamento de viagem, o solicitante deve informar imediatamente, ao Setor Financeiro. VII. O Setor Financeiro fica responsável por proceder o cancelamento ou remarcação dos serviços contratados para uma viagem, quando for o caso, conforme informado pelo solicitante Das Viagens Aéreas I. As passagens aéreas devem ser emitidas na categoria de voo mais barata disponível. II. A escolha da companhia aérea deve ocorrer, prioritariamente, com base na menor tarifa oferecida, e somente em seguida poderá considerar-se como critério a preferência do solicitante.

4 III. Caso o solicitante perca o voo por razões alheias à sua vontade, ele deverá arcar com a diferença de tarifa para viajar noutro voo, e comunicar imediatamente ao Setor Financeiro, solicitando o devido reembolso posterior, mediante autorização Das Viagens Terrestres I. As viagens terrestres são caracterizadas como tal a partir do deslocamento para locais além da cidade (e adjacências) onde o solicitante desenvolve normalmente suas atividades. II. As viagens terrestres devem priorizar o uso de ônibus sempre que possível. III. Nos casos em que o uso de ônibus for inviável, é permitido o uso de táxi, veículo próprio ou ainda o aluguel de veículo, desde que a opção esteja especificada na Solicitação de Viagem e tenha sido devidamente autorizada. IV. Em caso de aluguel de veículo, a descrição do veículo e o valor do aluguel deverão ser informados ao Setor Financeiro, para que autorize previamente o aluguel Da Hospedagem I. A hospedagem deve ocorrer preferencialmente em casas religiosas ou, na impossibilidade destas, em hotéis indicados e/ou credenciados pela Agência de Viagens contratada pela ANEC. II. A escolha do hotel deve levar em consideração ainda a localização próxima do local da atividade ou evento para o qual a viagem ocorreu, de forma a evitar ou reduzir despesas com transporte. III. Em caso de não comparecimento ao hotel, o viajante deve informar imediatamente ao Setor Financeiro, para que negocie com o hotel o não pagamento dos serviços. IV. Despesas e taxas adicionais não dispostas nesta Política deverão ser pagas pelo viajante na saída do hotel Da Alimentação I. O colaborador, quando em viagem a serviço da ANEC, poderá fazer uso do seu cartão magnético empresarial para pagar despesas com alimentação, nos casos em que este serviço já não esteja ocorrendo por conta da Instituição.

5 II. O café da manhã deve ser tomado no Hotel e, somente quando não for oferecido, poderá ser pago com uso do cartão, conforme disposto acima. III. Durante a hospedagem, o consumo de itens do frigobar é limitado unicamente à água mineral, devendo os demais itens consumidos serem pagos pelo colaborador. IV. Os gastos com alimentação em viagens não poderão incluir refeições para terceiros ou ainda o consumo de bebidas alcoólicas, salvo nos casos devidamente justificados. 4.3 Do Adiantamento para Despesas com Viagens I. A necessidade de Adiantamento deverá estar devidamente expressa na Solicitação para Autorização de Viagem, atendendo a todas as regras e prazos já dispostos anteriormente. II. O valor do Adiantamento deve ser liberado com até 05 (cinco) dias úteis de antecedência da data da viagem. 4.4 Da Prestação de Contas I. Após o retorno da viagem, o colaborador deve, em até 05 (cinco) dias úteis, prestar contas ao Setor Financeiro de todas as despesas tidas com alimentação, apresentando os devidos comprovantes de pagamento originais. VI. Em caso da detecção de anormalidade ou excesso de alguma despesa realizada, o Setor Financeiro deve solicitar esclarecimento dos gastos, o qual, por sua vez, deve apresentar justificativa plausível. Se a justificativa não for aprovada pelo Secretário Executivo, o Setor Financeiro deve cobrar o ressarcimento dos valores indevidos. 5 DISPOSIÇÕES GERAIS I. Esta Política e as futuras atualizações, informações complementares, documentos e formulários necessários para sua operacionalização deverão ser publicados e disponibilizados para todos os colaboradores no endereço eletrônico

6 II. A partir da data de sua publicação, os Escritórios e todos os colaboradores têm o prazo de 30 (trinta) dias corridos para se adaptar e adotar todas as providências necessárias ao cumprimento integral desta Política. III. Os casos omissos ou não contemplados nesta Política serão analisados pela Diretoria da ANEC. IV. Esta Política entra em vigor a partir desta data, revogadas todas as disposições em contrário. ANEXO I SOLICITAÇÃO PARA AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM PREENCHIMENTO DO SOLICITANTE NOME: SETOR/FUNÇÃO: DATA DA VIAGEM (IDA): DATA DE RETORNO: JUSTIFICATIVA/MOTIVO DA VIAGEM:

7 MEIO DE TRANSPORTE: ( ) AÉREO ( ) TERRESTRE ( ) VEÍCULO PRÓPRIO PREFERÊNCIA DE ASSENTO: ( ) CORREDOR ( ) MEIO ( ) JANELA PREFERÊNCIA DE ASSENTO: ( ) FRENTE ( ) MEIO ( ) FUNDO NECESSIDADE DE HOSPEDAGEM: ( ) SIM ( ) NÃO NECESSIDADE DE ADIANTAMENTO: ( ) SIM ( ) NÃO VALOR (R$) DO ADIANTAMENTO: BANCO: AGÊNCIA: CONTA: JUSTIFICATIVA/MOTIVO DO ADIANTAMENTO: Fica desde já autorizado o desconto em folha de pagamento das despesas da viagem acima, caso a prestação de contas não aconteça no prazo de 5 dias após o retorno da viagem. Assinatura do Solicitante AUTORIZAÇÃO DA VIAGEM: ( ) SIM ( ) NÃO Daniel Torres de Cerqueira Secretário Executivo da ANEC ANEXO II SOLICITAÇÃO PARA REMARCAÇÃO DE VIAGEM PREENCHIMENTO DO SOLICITANTE NOME: SETOR/FUNÇÃO: DATA DA VIAGEM (IDA): DATA DE RETORNO: JUSTIFICATIVA/MOTIVO DA REMARCAÇÃO:

8 MEIO DE TRANSPORTE: ( ) AÉREO ( ) TERRESTRE ( ) VEÍCULO PRÓPRIO PREFERÊNCIA DE ASSENTO: ( ) CORREDOR ( ) MEIO ( ) JANELA PREFERÊNCIA DE ASSENTO: ( ) FRENTE ( ) MEIO ( ) FUNDO NECESSIDADE DE HOSPEDAGEM: ( ) SIM ( ) NÃO NECESSIDADE DE ADIANTAMENTO: ( ) SIM ( ) NÃO VALOR (R$) DO ADIANTAMENTO: BANCO: AGÊNCIA: CONTA: JUSTIFICATIVA/MOTIVO DO ADIANTAMENTO: Fica desde já autorizado o desconto em folha de pagamento das despesas da viagem acima, caso a prestação de contas não aconteça no prazo de 5 dias após o retorno da viagem. Assinatura do Solicitante AUTORIZAÇÃO DE REMARCAÇÃO DE VIAGEM: ( ) SIM ( ) NÃO Daniel Torres de Cerqueira Secretário Executivo da ANEC ANEXO III SOLICITAÇÃO PARA CANCELAMENTO DE VIAGEM NOME: PREENCHIMENTO DO SOLICITANTE SETOR/FUNÇÃO: DATA DA VIAGEM (IDA): DATA DE RETORNO:

9 JUSTIFICATIVA/MOTIVO DO CANCELAMENTO: Fica desde já autorizado o desconto em folha do adiantamento por ventura concedido para a viagem cancelada. Assinatura do Solicitante