Comitê Consultivo Governamental

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1 Comitê Consultivo Governamental Regras de auxílio viagem do GAC 23 de junho de 2015 Histórico O orçamento da ICANN determinou o auxílio viagem para 30 membros do GAC em cada encontro da ICANN. Esses membros devem ser de países em desenvolvimento, Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas e países menos desenvolvidos. São previstas até cinco bolsas adicionais para organizações pré- aprovadas, atualmente a Comissão da União Africana, a União de Telecomunicações do Caribe e a Nova Parceria para o Desenvolvimento da África (NEPAD). Os países qualificados se baseiam na lista de classificação de economias pequenas e médias do Banco Mundial, e também nos grupos de Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas e países menos desenvolvidos da ONU, que utilizam critérios mais abrangentes que a avaliação econômica do Banco Mundial. Se houver mais solicitações que vagas disponíveis, a prioridade será dos membros do GAC de Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas, países menos desenvolvidos e países com renda mais baixa. Para ser pré- aprovada, uma organização deve se dedicar aos interesses de Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas/países menos desenvolvidos e ter sua sede nesses lugares, e não deve ter membros da OECD. O auxílio viagem oferecido aos membros do GAC inclui o custo da viagem aérea (classe econômica), hospedagem durante o encontro da ICANN, inclusive para reuniões do GAC realizadas fora das datas planejadas do encontro, e uma ajuda de custo em dinheiro definida de acordo com a cidade e os dias de viagem. Toda a organização da viagem, inclusive a contratação do seguro, se necessário, é feita por meio da Equipe de Deslocamento de Grupos Constituintes da ICANN (CTT). No entanto, o desenvolvimento de diretrizes e do processo de seleção deve ser definido pelo GAC. Destacamos que o membro do GAC é responsável por obter todos os vistos necessários (destino ou trânsito) antes da compra das passagens pela CTT da ICANN. No entanto, a equipe pode fornecer o itinerário para ajudar na solicitação do visto pelo membro.

2 Diretrizes de auxílio viagem do GAC A. Comitê de Seleção de Auxílio Viagem do GAC O Comitê de Seleção de Auxílio Viagem do GAC é composto pelo Presidente e todos os vice- presidentes (até cinco) do GAC, com o apoio da secretaria do GAC e da equipe de apoio ao GAC da ICANN. Caso um dos vice- presidentes também precise de auxílio viagem, ele não deve participar do processo de seleção. Se todos os vice- presidentes ou a maior parte deles precisarem de auxílio viagem, o Presidente do GAC deverá incluir outros membros do GAC no comitê de seleção, conforme apropriado. O Comitê de Seleção de Auxílio Viagem do GAC é responsável por convocar manifestações de interesse dos membros do GAC pelo auxílio viagem antes de cada encontro. O Comitê de Seleção avaliará as manifestações de interesse de acordo com os critérios de qualificação e seleção estabelecidos e tomará suas decisões. O Comitê de Seleção é responsável por informar aos candidatos e à Equipe de Deslocamento de Grupos Constituintes da ICANN quem são os escolhidos para receber o auxílio para cada encontro da ICANN. B. Critérios de qualificação e seleção: 1) Somente os membros do GAC de economias classificadas pelo Banco Mundial como pequenas e médias, além dos países classificados pela ONU como Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas e países menos desenvolvidos se qualificam para receber auxílio viagem em até três encontros consecutivos. Se houver mais solicitações que vagas disponíveis, a prioridade será dos membros do GAC de Estados em desenvolvimento em pequenas ilhas, países menos desenvolvidos e países com renda mais baixa. 2) O beneficiário deve ser um representante autorizado de seu país no GAC, conforme determina este link. 3) O programa contempla apenas um membro do GAC de cada país por encontro. 4) Este programa está disponível para os membros do GAC, mas as solicitações de não membros podem ser consideradas de acordo com o caso, levando em conta a disponibilidade de outros recursos existentes na ICANN para essa finalidade. 5) Uma solicitação pode receber prioridade com base na localização do encontro do GAC, com o objetivo de aumentar a participação de uma determinada região. 6) Solicitações de pessoas com cargo eleito no GAC ou indicadas pelo GAC para liderar o trabalho sobre um determinado assunto também podem ter prioridade.

3 7) Membros do GAC podem solicitar auxílio parcial (por exemplo, somente passagem aérea, somente hotel ou somente hotel e ajuda de custo). C. Processo de seleção: O Comitê de Seleção é responsável por selecionar candidatos de acordo com os critérios de qualificação e seleção determinados. O Comitê de Seleção informará os membros do GAC que foram selecionados para assistência. O Comitê de Seleção também fornecerá à Equipe de Deslocamento de Grupos Constituintes da ICANN (CTT) os nomes dos membros do GAC selecionados para assistência e suas informações de contato. Como os membros do GAC precisam se organizar, recomenda- se que a seleção dos candidatos qualificados para o auxílio viagem seja feita pelo menos oito semanas antes do encontro programado. A Equipe de Deslocamento de Grupos Constituintes da ICANN será responsável pela comunicação com os candidatos do GAC selecionados e pela organização da viagem. D. Termos e condições: Os seguintes termos e condições são as regras atuais desenvolvidas para o Programa de Fellowship da ICANN de acordo com os requisitos de responsabilidade, transparência e trilha de auditoria da ICANN. Estes termos e condições se aplicam ao auxílio viagem do GAC. 1. Transporte a. Todas as passagens aéreas, independentemente da duração da viagem, serão em classe econômica. b. As viagens serão reservadas pela ICANN por meio de seu fornecedor de serviços de viagens. A ICANN só comprará passagens para um beneficiário do GAC se ele tiver todos os documentos de viagem necessários, inclusive vistos e vistos de trânsito, e se enviar à ICANN cópias desses documentos em formato pdf. Se necessário, os membros do GAC deverão solicitar seus vistos com muita antecedência ao encontro. c. Os membros do GAC não devem e não têm permissão para criar os próprios itinerários de viagem, nem para alterar ou estender os itinerários criados pelo fornecedor de serviços de viagem da ICANN. d. A ICANN não será responsável por perdas ou despesas (inclusive de passagens aéreas) do candidato por atrasos em consequência de informações imprecisas fornecidas pelo candidato, atrasos no envio dos formulários apropriados às respectivas autoridades ou recusa das autoridades dos países de destino ou de trânsito em conceder um visto ao

4 candidato. 2. Ajuda de custo a. Para encontros da ICANN, o valor da ajuda de custo em USD será definido de acordo com a cidade. Se possível, essa ajuda de custo será transferida para uma conta bancária determinada pelo menos uma semana antes do início do encontro da ICANN. Como o valor da ajuda de custo se baseia nas datas de chegada/partida e nas datas de viagem, o plano de viagem deve ser concluído e os dados bancários devem ser fornecidos à ICANN pelo menos três semanas antes do encontro. b. A ICANN somente cobrirá o custo de hospedagem diretamente nos hotéis parceiros de seus encontros, estabelecidos pelo fornecedor de serviços de viagens da ICANN. Toda e qualquer despesa extra de hotel (por exemplo, telefonemas, serviço de quarto, lavanderia, filmes) será de responsabilidade do membro do GAC. O hotel pode solicitar ao membro do GAC um cartão de crédito para garantir essas despesas. É sua responsabilidade contar com um cartão de crédito ou o valor em dinheiro necessário para garantir o pagamento dessas despesas. 3. Leis nacionais e legislação a. Durante a viagem coberta pelo programa de auxílio viagem ICANN- GAC, o membro do GAC terá a responsabilidade de obedecer todas as leis locais e a legislação do país ou dos países aos quais viaja (inclusive as leis referentes a imigração, impostos, alfândega, trabalho e controle de moeda estrangeira). b. O membro do GAC terá a responsabilidade de obedecer todas as normas (inclusive as que tratam de vistos e vacinas obrigatórias) de todos os países visitados. c. A ICANN não se responsabiliza pela obtenção de vistos para membros do GAC, mas cobrirá os custos (taxas de vistos, envio de passaporte pelo correio) para a solicitação e a obtenção de vistos (inclusive para países em trânsito) mediante a apresentação dos comprovantes pertinentes. O membro do GAC deve fazer a solicitação do visto com bastante antecedência ao encontro. d. Mediante solicitação, a ICANN fornecerá uma carta- convite formal para o encontro ao membro do GAC que receberá o auxílio viagem. e. A ICANN não cogitará nenhum pedido de visto de trabalho ou outros custos relativos à conformidade com a legislação nacional de nenhum país do mundo, seja de um membro do GAC ou de terceiros. f. A ICANN é uma corporação de utilidade pública sem fins lucrativos, com sede nos Estados Unidos e, portanto, deve cumprir todas as leis e normas da Califórnia e dos Estados Unidos. 4. Documentos de viagem obrigatórios Cada bolsista deve dispor dos seguintes documentos antes da reserva da viagem pela ICANN (passagem aérea e hotel): a. Um passaporte válido. b. Documentos de viagem exigidos pelo país de origem do membro do GAC ou pelo país onde

5 será realizado o encontro. Pode ser necessário um visto. É muito IMPORTANTE que o membro do GAC verifique a necessidade de visto no consulado local. c. Podem ser exigidos vistos de trânsito para fazer a conexão em determinadas cidades ou países. Os membros do GAC devem verificar essa necessidade no consulado local. d. Os membros do GAC sempre devem portar um comprovante de seguro- saúde. O seguro- saúde NÃO é fornecido pela ICANN. **Todos os documentos de viagem devem coincidir com o nome do passaporte válido do membro do GAC** 5. Saúde e segurança pessoais a. A aquisição e o pagamento de qualquer seguro, incluindo, entre outros, seguro de viagem, são de responsabilidade única e exclusiva do membro do GAC. b. O processamento de sinistros em relação a esse seguro (incluindo todos os custos envolvidos) é de responsabilidade do membro do GAC. c. A ICANN não se responsabiliza pela saúde, a segurança ou os pertences pessoais do membro do GAC. d. Cada membro do GAC é responsável por sua saúde e segurança durante o período de participação no GAC. e. A ICANN recomenda que os membros do GAC consultem e cumpram as observações das autoridades diplomáticas e consulares de seus países de nacionalidade em relação às condições de viagem e a segurança dos viajantes, aplicáveis nos países a serem visitados durante o auxílio do GAC. A ICANN não se responsabiliza por informar ou fazer recomendações aos candidatos ou membros do GAC sobre as condições de viagem ou a segurança dos viajantes. f. Se a viagem aos destinos selecionados não for recomendada pelas autoridades pertinentes, caso decida não viajar, o membro do GAC deve informar essa decisão imediatamente ao administrador do programa de auxílio viagem ICANN- GAC. A finalidade desta cláusula é reduzir o pagamento de multas impostas por empresas de viagem devido ao cancelamento. g. A ICANN também sugere que os bolsistas procurem orientação de profissionais de saúde qualificados sobre possíveis riscos nas áreas que serão visitadas. Na preparação de uma viagem, os membros do GAC devem tomar, às suas custas, todas as vacinas exigidas e recomendadas e fazer a profilaxia contra malária se forem viajar a uma região onde a doença é endêmica. ALGUMAS REGIÕES DE TRÂNSITO TAMBÉM PODEM EXIGIR DETERMINADAS VACINAS OU INTERVALOS NA VIAGEM DEVIDO À SUA REGIÃO DE ORIGEM. 6. Outras cláusulas a. O membro do GAC que receberá o auxílio viagem deve participar ativamente de todas as reuniões do GAC e da ICANN. b. Os membros do GAC deverão preencher um formulário de feedback sobre qualidade do programa de auxílio viagem do GAC e enviá- lo à ICANN. c. O membro do GAC pode solicitar auxílio parcial (por exemplo, somente passagem aérea ou somente hotel). Em todos os casos, o candidato deve indicar seus requisitos específicos durante o processo de solicitação.

6 7. Prorrogação Se um candidato, como membro do GAC, tiver sido aceito para receber auxílio financeiro para participar de determinado encontro da ICANN e, devido a circunstâncias imprevistas, não puder comparecer a esse encontro, mediante solicitação por escrito do candidato, a ICANN pode, a seu critério e conforme o caso, dependendo de todos os fatores relevantes, considerar o reenvio da candidatura para o auxílio viagem desse candidato para que seja analisada para participação no próximo encontro da ICANN. 8. Não cumprimento dos termos e condições Se um membro do GAC não cumprir qualquer dos termos e condições mencionados para o programa de auxílio viagem ICANN- GAC, mediante indicação ou concordância do Comitê de Seleção de Auxílio Viagem do GAC, a ICANN, mediante indicação do Presidente ou do GAC, se reserva o direito de determinar as ações apropriadas, entre elas: (i) rescindir o auxílio financeiro antes do término de um encontro; (ii) retirar o membro do GAC do programa e do encontro da ICANN; (iii) e/ou solicitar que o membro do GAC arque com as próprias despesas.