INSTRUÇÕES PARA APOIO FINANCEIRO DE CURSOS E SEMINÁRIOS

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1 INSTRUÇÕES PARA APOIO FINANCEIRO DE CURSOS E SEMINÁRIOS O instrumento administrativo Cursos e Seminários aplica-se a eventos pontuais como reuniões, capacitações e workshops previstos para serem realizados no prazo máximo de 90 (noventa) dias. Políticas e Procedimentos para solicitação de apoio financeiro para cursos e seminários: 1. Para iniciar o processo de tramitação de apoio financeiro para cursos e seminários, a instituição deverá encaminhar os documentos abaixo relacionados: Ofício do Ministério da Saúde; Ofício da instituição; Projeto detalhado das atividades, nos casos em que o valor total ultrapassar US$ 70, (setenta mil dólares americanos); Formulário de solicitação de apoio financeiro para Cursos e Seminários; Orçamento detalhado; Agenda prévia do evento; Lista prévia de participantes do evento (conforme anexo I). 2. A instituição beneficiária deverá, ainda, anexar os documentos de elegibilidade listados abaixo: Cópia do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica); Cópia do Estatuto Social; Cópia da ata de nomeação do responsável legal da instituição; Cópia do Regimento Interno; 1

2 Cópia da tela do Portal da Transparência Cadastro das Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas. 3. Para a execução do evento, não são autorizadas as seguintes despesas: a. Salários; b. Honorários e horas-aula para funcionários pertencentes ao quadro de pessoal da instituição; c. Aquisição de equipamentos e material permanente; d. Coquetéis e recepções; e. Bebidas alcoólicas; f. Atrações artísticas e artes cênicas (coreográficas ou pantomímicas); g. Brindes e prêmios; h. Ornamentação e flores; i. Gorjetas diversas; j. Pagamento de serviços básicos (água, luz, telefone, limpeza, vigilância, etc.); k. Transporte dentro do perímetro urbano e táxi; l. Aluguel de veículo diretamente com locadoras; m. Combustíveis, lubrificantes e manutenção de veículos da instituição e/ou de particulares; n. Taxa administrativa e apoio operacional; o. Contratação de empresas para terceirização do evento; p. Contratação de empresas para terceirização da elaboração da prestação de contas; q. Contratação de empresas para terceirização de assessoria jurídica; r. Contratação de empresas para terceirização de assessoria contábil. 2

3 Orçamento Detalhado: O orçamento deverá ser apresentado com valores inteiros (R$ 42,00); O orçamento deverá ser distribuído em três categorias de gastos; Cada categoria de gasto não poderá ultrapassar 60% do valor total do Apoio Financeiro; O orçamento deverá ter as seguintes categorias de gastos: CATEGORIA DE GASTOS ELEMENTOS DE DESPESA Categoria 1 Categoria 2 Passagens Diárias Hospedagem Alimentação Traslado Locação de espaço físico Categoria 3 Locação de equipamentos Material de consumo Material de divulgação Fotocópias e impressão Recursos humanos Tradução/editoração/diagramação e degravação Repasse e execução de recursos: 3

4 1. O repasse dos recursos será efetuado pela OPAS/OMS por meio de transferência bancária, sendo imprescindível a informação correta dos dados bancários da conta ativa específica para o recebimento dos recursos pela instituição. 2. Os rendimentos obtidos oriundos de aplicação financeira em conta poupança deverão ser comprovados na prestação de contas correspondente, e poderão ser revertidos para cobrir despesas do evento. Caso não sejam utilizados, deverão ser devolvidos para OPAS/OMS. 3. A instituição deverá utilizar os recursos de acordo com o orçamento aprovado no formulário de solicitação de apoio financeiro para cursos e seminários. Será permitido, sem consulta prévia, o remanejamento entre os elementos de despesas, de no máximo, 10% do valor inicialmente estabelecido para cada um deles. 4. Caso haja necessidade de realizar remanejamento superior a 10% entre os elementos de despesas, é imprescindível o envio prévio de uma solicitação, por meio de oficio e cópia do novo orçamento proposto, com a respectiva justificativa, para análise e deliberação do responsável técnico do apoio financeiro para cursos e seminários na OPAS/OMS. 5. Em caso de cancelamento ou adiamento do evento, a notificação ou solicitação deve ser encaminhada ao responsável técnico na OPAS/OMS, por meio de oficio. Os recursos recebidos e não utilizados deverão ser devolvidos por boleto bancário emitido pela OPAS/OMS. 4

5 Prestação de contas: 1. A prestação de contas consolidada e a documentação comprobatória dos gastos efetuados deverão ser enviadas ao Escritório da OPAS/OMS no Brasil, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o término do evento. 2. O descumprimento do prazo de encaminhamento da prestação de contas acarretará a inclusão da instituição beneficiária na lista de inadimplentes, com a suspensão de novo financiamento, até que as pendências sejam equacionadas. 3. Fazem parte da prestação de contas: Relatório Técnico das atividades desenvolvidas (impresso e eletrônico); Balancete de execução; Relatório de receita; Relatório de aplicação dos recursos; Lista diária de presença dos participantes; Orçamento detalhado aprovado e registro de remanejamentos autorizados e documentação comprobatória dos gastos do valor total executado. Após aprovação da Prestação de Contas, caso haja saldo a ser devolvido, a OPAS/OMS emitirá boleto bancário. 4. Os gastos deverão ser comprovados mediante apresentação dos documentos originais ou cópias com carimbo confere com o original, assinadas pelo responsável, (notas fiscais, faturas, guias de recolhimento, recibos, etc), devidamente quitados. 5. Não poderá ser contraída nenhuma nova despesa após a data final do evento, sendo permitida somente a liquidação de obrigações já assumidas anteriormente. 6. Para Apoio Financeiro com instituição internacional o pagamento e a prestação de contas serão realizados em dólar americano, e deve-se utilizar o câmbio das Nações Unidas vigente à época. 5

6 7. A OPAS/OMS não aceitará notas fiscais emitidas pela própria instituição que recebeu os recursos para implementar as atividades como comprovação de despesas. 8. Em casos de dúvidas sobre prestação de contas e para maiores esclarecimentos financeiros, favor entrar em contato com a Unidade Financeira a OPAS/OMS Telefones: (61) e/ou pelo bra_finanças@paho.org Orientações Gerais : 1. A instituição beneficiária deve estar ciente e informar aos participantes que a OPAS/OMS, apesar de contribuir financeiramente para a realização do evento, não poderá ser responsabilizada por possíveis acidentes que possam ocorrer durante o mesmo. 2. É proibida a utilização da Logomarca ou Logotipo da Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde, em qualquer modalidade e material de divulgação do evento, sem autorização prévia e formal. Esse instrutivo entrará em vigor em 1º de agosto de Administração OPAS/OMS no Brasil 6