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1 3ROtWLFDGH9LDJHQV±06;,%5 Revisão: 04 Data: 05/12/05 Página 1 de 5 ÒOWLPD $OWHUDomR Alterado os itens: transporte aéreo, telefonemas e comprovantes. )LQDOLGDGH Estabelecer e manter procedimentos para orientar os funcionários da MSXI Brasil em viagens de negócios 1DFLRQDLVH,QWHUQDFLRQDLV. 5HIHUrQFLDV SAV SOLICITAÇÃO E AUTORIZAÇÃO VIAGEM (conforme Instrução INMSXI-01), RDV - RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM; POLÍTICA DE UTILIZAÇÃO E SOLICITAÇÃO DE CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO (conforme Instrução INMSXI-02). 3URFHGLPHQWR A política prevê a compra, organização e acomodação para funcionários em viagem de negócios da MSXI Brasil, autorizadas previamente, feitas através de agência de viagens ou funcionário designado pela Companhia. A MSXI Brasil reserva-se o direito para estabelecer o portador, meios, métodos, classes e outras condições de viagem consistente com metas empresariais. Em outras palavras, o viajante deverá cumprir: rotas, companhias aéreas, hotéis, etc., conforme orientação da MSXI Brasil ou pela Agência em nome da MSXI Brasil, visando alcançar as taxas mais favoráveis para a Companhia. O adiantamento de despesas de viagem (Dólar = $ ou Real = R$) deverá ser solicitado com antecedência mínima de 05 dias úteis ao departamento financeiro. $DJrQFLD credenciada e autorizada é: American Express Viagens e Turismo Ltda., que é responsável pelas seguintes funções: Compra dos bilhetes aéreos em nome dos portadores autorizados pela MSXI Brasil; Reserva em hotéis aprovados pela MSXI Brasil; Reserva para aluguel de carros em locadoras aprovadas pela MSXI Brasil. 1

2 7UDQVSRUWH$pUHR 3ROtWLFDGH9LDJHQV±06;,%5 Rev.04 As Viagens - Doméstica ou Internacional serão em classe econômica. 7UDQVSRUWH7HUUHVWUH Os funcionários em viagem podem usar táxis ou carros de aluguel, desde que devidamente registrado e aprovado no SAV. Os comprovantes originais deverão ser anexados ao relatório de despesas. A MSXI Brasil poderá fornecer um carro da frota ou transporte coletivo, quando aplicável. No caso de o funcionário utilizar veículo próprio para viagem de negócio, o valor do reembolso será de R$ 0,68 (sessenta e oito centavos) por quilometro rodado. Quando a Viagem exceder a 100 km (ida e volta) o reembolso será de R$ 0,54 (cinqüenta e quatro centavos) por quilometro rodado. Neste valor já estão inclusas despesas de : lavagem, manutenção e seguro, bem como os impostos do veículo utilizado. 'HVSHVDV5HHPEROViYHLV Táxi, Estacionamento e Pedágio, são reembolsáveis. O recibo original deverá ser anexado ao Relatório de Despesa. Água e Refrigerante consumido no frigobar do hotel são reembolsáveis até o limite de R$ 3,00 (três reais) por dia, quando devidamente registrados na despesa de diária na conta do hotel. Poderão ser utilizados os serviços de Lavanderia, quando a viagem exceder a três dias, sendo 01 muda de roupas por dia. (Ex.: Calça, camisa, meia e roupa íntima). Os Relatórios de despesa devem ser submetidos à aprovação até 05 dias úteis após a conclusão da viagem (veja abaixo para instruções de processo detalhadas). O recibo de passagem aérea e os demais recibos deverão ser anexados ao Relatório de Despesa. A conversão de moeda também deve ser documentada. 2

3 3DGU}HVGH+RWHO 3ROtWLFDGH9LDJHQV±06;,%5 Rev.04 As reservas de hospedagem serão feitas pela agência de viagem designada pela MSXI Brasil ou por funcionário designado. Não é permitido ao funcionário ficar em um padrão mais alto de acomodação ate U$60,00 a diária, a menos que não tenha disponibilidade de quarto de padrão pré - aprovado em qualquer outro hotel cadastrado. Esta divergência será registrada na solicitação e autorização de viagem e aprovado pela Diretoria. 3DGU}HVGH&DUURGH$OXJXHO O tamanho e tipo de carro a ser alugado serão consistentes com o propósito empresarial. Modelo popular sem ar condicionado. Quando aprovado, o requisitante poderá solicitar tamanho e tipo de carro diferenciado. 5HXQL}HV(PSUHVDULDLV As Reuniões deverão ocorrer na própria MSXI Brasil, sempre que possível. Serão reembolsados os custos previstos e aprovados previamente pela Gerencia e/ou Diretoria. Envolvendo só o pessoal da MSXI Brasil As despesas não serão reembolsáveis a menos que a reunião seja celebrada para propósitos de negócio. Envolvendo Pessoal de outras Empresas As despesas deverão ser aprovadas previamente pela Gerencia e/ou Diretoria. Bebidas alcoólicas não serão reembolsáveis pela MSXI Brasil. &DUWmRGH&UpGLWR&RUSRUDWLYR O Cartão de Crédito corporativo será utilizado para pagar despesas de viagens relacionadas ao negócio da Companhia, NUNCA para DESPESAS PESSOAIS. Sua utilização deve ser feita conforme especificado na Política de Utilização e Solicitação de Cartão de Crédito Corporativo (Instrução MSXI-02). 7HOHIRQHPDV Para chamadas pessoais, tanto em viagens Internacionais como também Nacionais, serão limitadas despesas até 15 minutos por semana. 3

4 3ROtWLFDGH9LDJHQV±06;,%5 Rev. 04 'HVSHVDV1mR5HHPEROViYHLV Despesas pessoais não são reembolsáveis. Por exemplo: entretenimento inclusive filmes de hotel, frigobar (exceto água e refrigerante mencionados acima), compra de roupas, cabeleireiro, barbeiro, produtos de tabaco, doações e presentes, violações legais, e festas associadas com transferências de empregado, despedidas ou aposentadorias. A MSXI Brasil não reembolsará aos empregados as despesas de viagem de fim de semana que não tenham sido planejadas para tal. Por exemplo: As despesas de hotel, refeição, viagens de lazer, combustível, milhas do veículo, etc. nos sábados e domingos que não tenham continuidade da reunião na segundafeira, não serão reembolsadas. 9LDJHPGH&{QMXJHRX$FRPSDQKDQWH O reembolso de despesas de viagem para cônjuges ou acompanhantes deverá ser autorizado com antecedência, por escrito, pelo Diretor da MSXI Brasil, desde que a presença do cônjuge seja considerada essencial ao interesse da Companhia. 5HIHLo}HV3HU'LHP A quantia do Per Diem será estabelecido segundo a tabela abaixo: Argentina North Viagem Local (Doméstica) Argentina South Chile Brasil Venezuela América do Sul USA Viagem Internacional Da América do Sul para: África e México Europa Canadá Ásia e Australia Oriente Medico Breakfast U$ 0 U$ 0 U$ 0 R$ 0 Bs US$ US$9 US$10 US$12 US$14 US$19 Atual * Lunch ,00 BS Dinner ,.00 Bs Total $ $ $ R$ Bs $ $38.00 $ $ $ $ HGXomRGR3HU'LHP - Se os hotéis provêem comidas a custo zero para funcionário, o per diem deverá ser reduzido das quantias mostradas acima. 2&DIpGDPDQKm será reembolsado quando aparecer como evento separado na conta de hotel e, o hotel aprovado. Japan 4

5 3ROtWLFDGH9LDJHQV06;,%5±Rev. 04 'LYHUJrQFLDVH([FHo}HVj3ROtWLFD Todas as exceções à política serão informadas a Recursos Humanos, para revisão pelo Comitê da MSXI Brasil. &RPSURYDQWHV Todos os comprovantes relativos à viagem, que não serão usados para efeito de reembolso, como bilhete da passagem aérea, fatura do hotel ou do aluguel de veículo, devem ser encaminhados ao responsável da sua área MSXI-BR. $SURYDomR Patrícia da Silva C. Patto dos Santos. Gerente RH/Administrativo Ilkka M. E. Palin. Diretor/Gerente *** FIM DO DOCUMENTO *** 5

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