O Help Rep é um dos canais que facilita o trabalho do colaborador no dia-a-

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3 O Help Rep é um dos canais que facilita o trabalho do colaborador no dia-a- dia. Ele recebe ligações, as registra e abre manifestos para as áreas responsáveis referentes a cada solicitação/assunto.você pode esclarecer suas dúvidas quanto a manutenção do veículo, relatório de despesas, pagamentos, solicitar estudos entre outros. Além disso poderá também solicitar seu cartão de visita, pasta propaganda, alterar seus dados cadastrais e reportar acidentes. Qualquer dúvida e informação ligue para Será um prazer atendê-lo! 3

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5 As principais responsabilidade do depto de Serviços de marketing e Suporte a Força de Vendas são: Workflow, sistema para atualização dos dados dos colaboradores; Cartão Refeição; RDV eletrônico - Relatórios de Despesas de Viagens; Frota; Material promocional Suporte as Regionais; Help Rep canal de comunicação Verbas para ações de marketing 5

6 O Work Flow é um sistema de cadastro com todos os dados do colaborador. Sua atualização é de extrema importância, pois vários departamentos da empresa utilizam esse sistema para consulta de dados da Força de Vendas. Alterações de endereço, telefone, vestuário, entre outras podem ser feitas via Help Rep pelo telefone

7 Outros sistemas de controle e gestão são atualizados com base nos dados do Work Flow, são eles: RDV Sistema de controle de despesas de viagem do colaborador Verba Marketing Sistema de controle das verbas destinadas às ações com os clientes SCF Frota Sistema de controle e gerenciamento da frota da Força de Vendas MatProm Sistema de faturamento de material promocional DigPed Sistema de digitação de pedidos AprovPed Sistema de aprovação de pedidos 7

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11 O processo de compra de veículos da frota compreende desde a abertura da AED (documento interno), solicitação de compra, envio de documentação (licenciamento, IPVA, etc), seguro, transporte do veículo e entrega ao colaborador. Além disso, o departamento de Suporte a Força de Vendas também é responsável pelo envio ao RH do desconto das parcelas dos veículos em folha, pelo controle de abastecimento dos veículos via cartão, pela manutenção, pelo controle de reembolso de sinistralidade em 50% e também pelo controle das multas. 11

12 Manutenção Veicular A empresa assume a manutenção preventiva dos veículos da frota, sendo de responsabilidade do colaborador manter o bem em perfeito estado de conservação. Quando o colaborar receber um solicitando a parada para a revisão veicular, o mesmo deverá se dirigir a um estabelecimento credenciado Good Card Eco Frotas (lembrando que veículos em garantia devem se dirigir à concessionárias e veículos fora de garantia à oficinas). A oficina/concessionária deverá realizar o orçamento e enviá-lo para o Suporte a Força de Vendas, nesse momento o colaborador deverá retirar o veículo do local e aguardar um retorno da empresa. O Suporte a Força de Vendas analisará o orçamento enviado conforme a política de manutenção veicular da empresa que se encontra disponível na Intranet, e fará a aprovação ou não do orçamento. A oficina/concessionária receberá o retorno da análise do orçamento via sistema e o colaborador via , e a este caberá agendar o melhor dia para realização do serviço. O valor aprovado será lançado no cartão de abastecimento do colaborador, não devendo este pagar nada pelo serviço realizado. 12

13 Quando o colaborador inicia na empresa, ele possui carro próprio, e até ele obter o veículo da companhia, esta assume o seguro de seu carro, para tanto é necessário: Que o colaborador envie a documentação necessária recebida na sua admissão. O Suporte a Força de Vendas analisará a documentação enviada e solicitará ao colaborador a realização da vistoria veicular. O colaborador deverá informar ao Suporte a Força de Vendas o número da vistoria. O depto Suporte a Força de Vendas enviará a corretora o número da vistoria para concretizar a inclusão do seguro e enviará os dados da seguradora ao colaborador via . 13

14 O colaborador receberá um cartão para abastecimento de seu veículo com o limite conforme seu teto de KM, e o processo para envio desse cartão é feito da seguinte forma: O colaborador envia a documentação da admissão O Superior Imediato informa o Suporte a Força de Vendas seu teto de quilometragem, esse teto é inserido no Work Flow e após todas as aprovações o cartão é solicitado e enviado ao colaborador. Até que o colaborador receba o cartão de abastecimento, os mesmo deverão ser lançados no RDV 14

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16 - Durante o mês: Acessar o RDVe pelo site Usuário: usuário de rede (o mesmo utilizado para acessar o da empresa) Senha: Pin (4 dígitos) + n que aparece no token (6 dígitos) Lançar as despesas: preencher ao menos a data, tipo de despesa, valor e número da nota sempre preencher a descrição caso exceda ao teto. -Até o último dia do mês realizar a submissão das despesas lançadas. - 1 dia útil do mês seguinte ocorre o pagamento das despesas da última submissão, limitado ao valor cadastrado de fundo fixo. - dia 01 a dia 10 os gerentes devem aprovar os relatórios submetidos por suas equipes e enviar para matriz o prazo para o recebimento físico dos relatórios e notas fiscais é sempre no dia a partir do dia 10 a área de BS (Business Support) realizará a conferência dos relatórios recebidos. - última sexta-feira do mês pagamento de eventual saldo excedente ao fundo fixo dos relatórios recebidos até o dia

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22 Chamar atenção para registros circulados em vermelho, nos pontos escritos dentro dos retângulos, nas ordens: de cima para baixo; da esquerda para a direita. 22

23 Chamar atenção para registros circulados em vermelho, nos pontos escritos dentro dos retângulos, nas ordens: de cima para baixo; da esquerda para a direita. 23

24 Chamar atenção para cada item indicado pela flecha, nas ordens: de cima para baixo; da esquerda para a direita. 24

25 Chamar atenção para registros circulados em vermelho, nas ordens: de cima para baixo; da esquerda para a direita. 25

26 Chamar atenção para que todo problema de transporte/divergências deve ser registrado no Help Rep

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