PROCEDIMENTO DE VIAGENS

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1 São Luís MA

2 2/ 8 Sumário 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO REFERÊNCIA ABRANGÊNCIA DEFINIÇÃO Viagem Tipos de viagens Meios de transporte; Cargos Despesas DA SOLICITAÇÃO DA VIAGEM E PRESTAÇÃO DE CONTAS VALORES Alimentação: Hospedagem DOS COMPROVANTES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DA ÉTICA E DAS RESPONSABILIDADES PROCEDIMENTO Anexos CONTROLE DE REGISTROS MENCIONADOS NESTE PROCEDIMENTO HISTÓRICO DAS REVISÕES... 8 Responsável pela Elaboração Patrícia M M Pessotti Coordenadora de RH Responsável pela Aprovação Caetano Marques Junqueira Gerente Administrativo

3 3/ 8 1. INTRODUÇÃO Considerando a grande demanda de viagens a trabalho, bem como os valores envolvidos nesse processo, surge a necessidade de controlar, estabelecer critérios, procedimento, e melhor acompanhar as viagens realizadas pelos colaboradores da empresa. 2. OBJETIVO Estabelecer procedimento para melhor controlar as despesas que serão feitas pelos colaboradores quando os mesmos estiverem em viagem pela empresa. O objetivo deste procedimento é disciplinar o processo de concessão de adiantamentos para despesas diversas de viagens; reservas de passagens; reservas de hotéis e locação de veículos; a respectiva prestação de contas e ainda os reembolsos se ocorrerem. 3. REFERÊNCIA Manual de Gestão Integrada. CLT. NBR ISO 91:28 Sistemas de Gestão da Qualidade. Manual de Conduta Dínamo 4. ABRANGÊNCIA Este procedimento abrange todas as unidades da Dínamo Engenharia. 5. DEFINIÇÃO 5.1 Viagem Entende-se por viagem o período igual ou superior a um dia, fora do perímetro urbano da localidade Matriz ou filial da empresa. 5.2 Tipos de viagens a) Visita das bases (diretoria e gerencia regional); b) Reunião de resultados; c) Treinamentos; d) Monitoramento de setores; e) Atendimento as demandas jurídicas; f) Equipes operacionais;

4 4/ 8 g) Consultoria; 5.3 Meios de transporte; a) Trem; Transporte Terrestre Ferroviário b) Avião; Transporte aéreo c) Ônibus; Transporte Terrestre, empresas autorizadas. d) Carro; Transporte pequeno terrestre, Locado ou Próprio. 5.4 Cargos a) Diretoria; b) Gerentes Regionais; c) Gerente operacional; d) Coordenadores Administrativos; e) Coordenadores Operacionais; f) Técnicos/eletricistas (depende do contrato) g) Consultores 5.5 Despesas a) Alimentação; Café da manhã, Almoço e Jantar. b) Hospedagem; Hotel credenciado pela empresa c) Deslocamento: (residência x aeroporto/rodoviária, hotel x empresa/local de treinamento/ Base x Cliente/hotel x local do jantar/almoço); d) Combustível; Fica limitado o valor de R$ 20, por corrida, para deslocamento com táxi referente a almoço ou jantar;

5 5/ 8 e) Outros custos autorizados. 6. DA SOLICITAÇÃO DA VIAGEM E PRESTAÇÃO DE CONTAS As solicitações de viagem devem ser justificadas e realizadas com antecedência de no mínimo 5 (cinco) dias úteis,através do formulário SGI-PS Solicitação de viagem e a sua prestação de contas devem ser realizadas com no máxima 48 (quarenta e oito) horas. Devendo a prestação de contas a ser realizada no formulário SGI PS prestação de contas, disponível no link: 7. VALORES Os valores a serem desprendidos nas viagens estão diretamente ligados ao motivo e em função do cargo, podendo ser da seguinte forma (valor por dia). Esses valores são um limitador de gastos, ou seja, vale o bom senso para bem aproveitar os recursos da empresa, visando sempre a otimização dos recursos: 7.1 Alimentação: a) Para diretoria: ilimitado; b) Gerentes: R$ 60,; c) Colaboradores administrativos: R$ 40,; d) Colaboradores operacionais: R$ 30,; e) Consultores:R$ 40, 7.2 Hospedagem a) Hotéis conveniados O formulário SGI-PS Voucher contém as seguintes informações: Código da reserva; Nome do hóspede; Quantidade de apartamentos;

6 6/ 8 Tipo de apartamento; Quantidade de pessoas; Período de hospedagem; Quantidade de diárias. b) Hotéis não conveniados; Se de conhecimento antes da necessidade, será acrescentado à diária do colaborador valor estimado, se não sabido, pagará o colaborador munindo-se de comprovante para ser reembolsado; c) Outras despesas autorizadas; 8. DOS COMPROVANTES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS Somente será aceito como documento hábil para apresentação na prestação de contas os seguintes: Nota fiscal em nome da empresa: a) Série D para valores de até R$ 5,; b) Série A para valores maiores que R$ 5,. Recibo simples para as localidades onde ficar comprovado a impossibilidade da emissão dos documentos acima. 9. DA ÉTICA E DAS RESPONSABILIDADES Princípios éticos, morais e comportamentais reflete o tipo da organização da qual fazemos parte e o tipo de pessoa que somos. Baseado nas regras do Manual de Conduta da Dínamo, especificamente: lealdade e boa fé, integridade da informação, o colaborador reafirma seu compromisso ético com a empresa, responsabilizando-se pelas informações e documentos prestados, dando ciência que poderão ser auditados, e caso verificada a inconsistência das informações poderá acarretar as penalidades previstas no disposto no art. 482 da Consolidação das Leis do Trabalho CLT. 10. PROCEDIMENTO Solicitar a viagem com antecedência de no mínimo 5 (cinco) dias úteis, apresentando os seguintes pontos: a) Nome; b) Matrícula; c) Cargo; d) Destino;

7 7/ 8 e) Tipo de Viagem; f) Tipo de Transporte; g) Finalidade; h) Período. Receber a autorização do gestor imediato; Encaminhar para o setor de aquisição para cotação de valores e agendamento da viagem; Executar a viagem; Apresentar prestação de contas no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas, devendo ser realizada no formulário SGI PS prestação de contas, disponível no link: Apresentar relatório das atividades desenvolvidas para o gestor imediato no prazo máximo de 5 (cinco) dias, conforme relatório SGI PS Relatório de visita, disponível no link: Fluxograma

8 8/ Anexos Não há 12. CONTROLE DE REGISTROS MENCIONADOS NESTE PROCEDIMENTO Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição SGI PS prestação de contas SGI Meio eletrônico Pela área responsável ou pessoa autorizada, por nome do 2 anos Reciclável SGI-PS Solicitação de viagem SGI-PS Voucher SGI PS Relatório de visita SGI SGI SGI 13. HISTÓRICO DAS REVISÕES Meio eletrônico Meio eletrônico Meio eletrônico arquivo. Pela área responsável ou pessoa autorizada, por nome do arquivo. Pela área responsável ou pessoa autorizada, por nome do arquivo. Pela área responsável ou pessoa autorizada, por nome do arquivo. DATA ITENS REVISADOS 25/10/2012 Emissão inicial 2 anos Reciclável 2 anos Reciclável 2 anos Reciclável

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