ROTEIRO PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS CAPES-PROAP CONVÊNIO Nº /2014 e-convênios nº 35183

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1 ROTEIRO PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS CAPES-PROAP CONVÊNIO Nº /2014 e-convênios nº ) Da legislação aplicável - Portaria CAPES nº 156 de 28 de Novembro de 2014 a. Decreto nº de 02 de Março de 2012 Aprova o Estatuto e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES, e remaneja cargos em comissão b. Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) c. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP) d. Manual Técnico de Orçamento (MTO) e. Decreto nº de 21 de julho de 2009 Dispõe sobre diárias de servidores e militares 2) Da utilização A. Diárias a professores da USP: Requisitar através do Sistema Mercúrio Web, constando obrigatoriamente: Finalidade, Financiador, Favorecido e o número do e-convênios. Será aplicada a tabela de valores de diárias da CAPES. Preencher o formulário de Requisição de Diárias a Docentes informando os dados pessoais e bancários do docente para cadastro como credor de OBTV no SICONV (não é possível a utilização de conta poupança ou conta conjunta com outra titularidade) e encaminhar ao Serviço de Convênios com no mínimo 07 (sete) dias úteis de antecedência. OBSERVAÇÃO: a autorização do pagamento da Diária somente ocorrerá mediante o encaminhamento prévio ao Serviço de Convênios do formulário de Requisição de Diárias a Docentes devidamente preenchido e assinado pelo Coordenador do Programa de Pós-Graduação. B. Auxílio a professores visitantes: Preencher o formulário de Requisição de Auxilio Financeiro a Professor Visitante informando os dados pessoais e bancários do docente para cadastro como credor de OBTV no SICONV (não é possível a utilização de conta poupança ou conta conjunta com outra titularidade) e encaminhar ao Serviço de Convênios com no mínimo 07 dias úteis de antecedência para abertura do processo de empenho. Encaminhar o Recibo devidamente assinado ao Serviço de Convênios até o dia subsequente ao evento para pagamento do auxílio.

2 C. Auxílio a estudantes: Preencher o formulário de Requisição de Auxílio Financeiro a Estudante informando os dados pessoais e bancários do aluno para cadastro como credor de OBTV no SICONV (não é possível a utilização de conta poupança ou conta conjunta com outra titularidade) e encaminhar ao Serviço de Convênios com no mínimo 07 dias úteis de antecedência para abertura do processo de empenho. Após a ocorrência do evento / atividade, preencher os documentos Encaminhamento da Prestação de Contas e Prestação de Contas / Relatório de Viagem e enviar para o Serviço de Convênios em até 15 (quinze) dias úteis após o último dia do evento realizado, em cumprimento à PORTARIA EESC Nº 33/2006. Pagamento do Auxílio - o pagamento e a liquidação da despesa serão efetuados no retorno do aluno, de acordo com os comprovantes apresentados e até o limite autorizado previamente pelo programa de pós-graduação, mediante a apresentação do formulário de Prestação de Contas / Relatório de Viagem anexado da documentação fiscal (nota fiscal / recibo) preenchida em conformidade com as instruções abaixo: i. Nome completo do aluno / CPF / endereço / dados completos da despesa (estadia, transporte/deslocamento, alimentação). ii. Para pagamento de deslocamento urbano táxi, o recibo deve ser preenchido com os dados abaixo (formulário do taxista): Valor em reais (letra legível) Recebi de (NOME DO ALUNO COM CPF) Itinerário: DE...PARA... Data Placa do veículo Nome legível do motorista CPF do motorista O recibo NÃO deve conter rasuras ou complementações iii. Para prestação de contas de EVENTOS NO EXTERIOR, deverá ser feita a conversão de moedas através do site do Banco Central, utilizando-se para a cotação a mesma data dos documentos fiscais apresentados imprimir a página da cotação e encaminhar com os demais documentos para verificação. iv. Todas as prestações de contas deverão estar acompanhadas dos comprovantes originais, tais como: nota fiscal, nota fiscal fatura, cupom fiscal, serviço de táxi e recibo de pagamento. Não serão aceitos documentos com emendas/complementos, caligrafias diferentes ou rasuras.

3 D. Auxílio Deslocamento: Poderá ser pago Auxílio Deslocamento no valor fixo de R$ 95,00, uma única vez por evento, somente nos casos em que houver pagamento de Diárias (Docente USP), Auxilio a Professor Visitante (Docente Externo) ou Auxílio Financeiro a Estudante, nos termos do Decreto nº 6.907/2009 e OF.DAF-SVCONV/ /EESC-USP/ Preencher o formulário de Requisição de Auxilio Deslocamento informando os dados pessoais e bancários do beneficiário para cadastro como credor de OBTV no SICONV (não é possível a utilização de conta poupança ou conta conjunta com outra titularidade) e encaminhar ao Serviço de Convênios com no mínimo 07 dias úteis de antecedência JUNTAMENTE com o formulário de Requisição de Diárias (Docente USP), Auxilio a Professor Visitante (Docente Externo) ou Auxílio Financeiro a Estudante, para abertura do processo de empenho. Encaminhar o Recibo de Auxílio Deslocamento devidamente assinado ao Serviço de Convênios até o dia subsequente ao evento para pagamento do auxílio. E. Aquisição de materiais e serviços: Elaborar requisição através do Sistema Mercúrio Web. As compras e contratações devem atender à Lei Federal nº 8.666/93: i. Valores abaixo de R$ 8.000,00: apresentação de no mínimo 3 (três) cotações. As 3 (três) cotações deverão conter, obrigatoriamente, nome do Programa de Pós-Graduação, número do Convênio, identificação número do CNPJ da empresa e do CPF de seu dirigente com sua assinatura. A aquisição será com a empresa que apresentar o menor valor e a mesma deverá estar regular com as Certidões INSS, FGTS, Sanções administrativas e Cadin Estadual; ii. Valores acima de R$ 8.000,00: as aquisições ocorrerão através de licitação; iii. As requisições deverão ser encaminhadas com no mínimo 20 dias de antecedência para execução do processo de compra; iv. A documentação fiscal (nota fiscal / recibo) deve ser preenchida em conformidade com as instruções abaixo: Razão Social: Escola de Engenharia de São Carlos CNPJ: / Inscrição Estadual: isento Endereço: Av. Trabalhador Sãocarlense, Centro CEP São Carlos SP v. No corpo da nota fiscal / recibo deverá constar obrigatoriamente: Nome do Programa de Pós-Graduação Convênio CAPES/PROAP nº /2014 vi. Os recibos são casos excepcionais (o emitente deverá apresentar carta que indique a legislação que o isenta da emissão de nota fiscal)

4 F. Hotéis: Encaminhar requisição através do Sistema Mercúrio Web, com no mínimo 20 dias de antecedência, sendo que os procedimentos para contratação e pagamento do serviço serão efetuados conforme descrito no item E. Atentar ao Art. 10 da Portaria CAPES nº 156/2014. G. Inscrições em eventos e taxas de submissão de artigos: Encaminhar requisição através do Sistema Mercúrio Web com no mínimo 20 dias de antecedência contendo, obrigatoriamente: Orçamento Listagens de alunos e docentes, com número do CPF e relação dos trabalhos que serão apresentados Folder do evento Contato da empresa / instituição organizadora do evento Os procedimentos para pagamento serão efetuados conforme descrito no item E. Após a realização do evento, devem ser entregues ao Serviço de Convênios os certificados de participação e apresentação de trabalho, em até 15 (quinze) dias úteis após o último dia do evento realizado, conforme OF.DAF- SVCONV/037 11/EESC-USP/ , os quais integrarão o processo de compra para a devida prestação de contas junto à CAPES. H. Passagens aéreas: Preencher o Formulário de encaminhamento de passagens aéreas e encaminhar ao Serviço de Convênios com no mínimo 05 (cinco) dias úteis de antecedência para conferência e pagamento. Os tramites junto ao Sistema SICONV para pagamento da Fatura será efetuado pelo Serviço de Convênios apenas mediante a apresentação da documentação necessária. A reserva da(s) passagem(s) deverá ser efetuada pela Secretaria do Programa de Pós-Graduação, através dos operadores indicados pelo coordenador, diretamente com a empresa Marfly Viagens e Turismo Ltda., vencedora do Pregão nº 024/2014-EESC. Salientamos que o autorizador se responsabilizará pelo controle do saldo do Programa referente à passagem aérea, de acordo com o seu Plano de Aplicação. i. Uma vez autorizada a compra da passagem no site da empresa Marfly, isso implicará na emissão da Nota Fiscal Fatura e consequentemente sua cobrança. ATENÇÃO: NA FALTA DE RECURSO PARA PAGAMENTO INTEGRAL DA FATURA GERADA NO PLANO DE APLICAÇÃO, OU MESMO NÃO ESTANDO DENTRO DAS NORMAS DA CAPES, FICARÁ A CARGO DO AUTORIZADOR ARCAR COM SEU PAGAMENTO, UMA

5 VEZ QUE NÃO PODERÁ SER UTILIZADA VERBA DO ORÇAMENTO DA EESC. ii. Atentar-se para as informações abaixo, uma vez que, a verba CAPES- PROAP NÃO poderá ser utilizada para pagamento de multas por remarcação ou alteração de dados. IMPORTANTE: QUANDO DO CANCELAMENTO DE PASSAGEM OU SUA NÃO UTILIZAÇÃO, O VALOR PAGO DEVERÁ SER DEVOLVIDO INTEGRALMENTE NA CONTA CORRENTE DO CONVÊNIO, COM JUSTIFICATIVA DO COORDENADOR RESPONSÁVEL. As tarifas estão sujeitas a alterações sem prévio aviso. As reservas estão sujeitas a disponibilidades de lugares. As reservas apenas garantem lugar no vôo, não garantem tarifa. As reservas têm prazo de emissão, determinado pela Cia. Aérea. As reservas não emitidas em passagens aérea até o prazo se cancelam automaticamente e ao ser refeita pode não ter lugar e ter outro preço. Na emissão da reserva em passagem aérea, a tarifa pode sofrer alteração por isso é reconfirmada. É obrigação do cliente conferir nome, vôo, horário, antes da autorização de emissão da reserva em passagem aérea. O câmbio utilizado para emitir reservas em passagens aéreas é variável diariamente. Para alterar qualquer reserva emitida em passagem aérea, estará sujeita a multa por remarcação. A MARFLY não arcará com multas de remarcação por não conferência dos dados da reserva pelo cliente. iii. Após a ocorrência do evento/atividade, encaminhar ao Serviço de Convênios os bilhetes de passagem originais em até 15 (quinze) dias úteis, em cumprimento à PORTARIA EESC Nº 33/2006, os quais integrarão o processo de licitação para a devida prestação de contas junto à CAPES. Em caso de extravio desse documento, providenciar junto à companhia aérea declaração que comprove a utilização da mesma, conforme OF.DAF-SVCONV/037 11/EESC-USP/ I. Locação de veículos: Requisitar através do site da Escola de Engenharia de São Carlos (http://www.eesc.usp.br/portaleesc/), link: Serviços / Transportes / Formulários Solicitação de Viagem, preenchendo corretamente o formulário com especial atenção aos campos: Finalidade da Viagem (especificar o motivo da viagem, sempre vinculado às atividades de pesquisa previstas no Plano de Trabalho Institucional) e Especificações da Viagem (constar os detalhes da viagem como: horário, itinerário, etc.).

6 O Serviço de Transportes da EESC fará a reserva da locação com a empresa M. G. Aranda Locações- ME., vencedora do Pregão nº 034/2014-EESC, Processo nº i. Somente serão custeadas através da verba CAPES-PROAP locações de veículos restritas ao trajeto aeroporto/programa de Pós-Graduação, para transporte de professores visitantes ou professores, pesquisadores em estágio pós-doutoral e alunos vinculados ao programa solicitante. Não serão autorizadas solicitações para buscar e levar pessoas em sua cidade de origem, residências ou outros locais diversos. ii. As solicitações de locação de veículos para participação de professores e alunos em trabalhos de campo e eventos, dentro das condições previstas no Art. 7º da Portaria CAPES nº 156 de 28 de Novembro de 2014, somente serão autorizadas quando for o caso de uso coletivo, demostrando economicidade dos recursos. iii. Despesas com alterações ou remarcações serão de inteira responsabilidade do interessado. IMPORTANTE: NO CASO DE CANCELAMENTO, O VALOR DA LOCAÇÃO DE VEÍCULOS SERÁ DEVOLVIDO À CONTA CORRENTE DO CONVÊNIO - APRESENTAR JUSTIFICATIVA DA DEVOLUÇÃO ASSINADA PELO COORDNEADOR DO PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO. iv. Não serão pagas despesas que não estejam devidamente autorizadas pelo Coordenador do Programa e pelo Serviço de Convênios da EESC. 3) Observações gerais 3.1) Para o pagamento de despesas, somente serão aceitas aquelas em que ocorrerem dentro do período de realização do evento. Alertamos que as prestações de contas deverão seguir rigorosamente a Legislação Tributária e Fiscal vigente, resumida nestas orientações, para a realização de um serviço de qualidade e clareza, viabilizando o pronto pagamento. i. Nota Fiscal Todas as empresas/estabelecimentos comerciais são obrigadas a fornecer documento fiscal mencionando o serviço executado e/ou material adquirido, nome do beneficiário, CPF (Pessoa Física), quantidade, valor unitário e valor total. Para o reembolso de despesas com táxi, além da Nota Fiscal de Serviços e/ou Recibo, é necessário constar o nome legível do condutor, CPF, a placa do veículo e o itinerário. Se for Nota Fiscal de Serviços de Cooperativas e Associação de Taxistas, deverá constar o CNPJ com identificação do condutor. Deve-se ficar precavido com determinados recibos apresentados pelos taxistas que não atendem os requisitos legais e, portanto, não serão reembolsados. ii. Cupom Fiscal O cupom fiscal deverá conter a razão social, o CNPJ e a Inscrição Estadual da empresa, com a discriminação do serviço e/ou produto. Caso o cupom não discrimine a compra efetuada, deverá ser anexada a

7 comanda emitida pelo estabelecimento comercial. Documentos contendo descrições genéricas (como, por exemplo, despesas ) não serão reembolsados. iii. Passagens terrestres Para solicitar o reembolso de passagens terrestres, deverá ser apresentado o bilhete de passagem original. iv. Hospedagem Para o reembolso de despesas com hospedagem, observar que havendo despesa com alimentação, deve-se separar o seu valor no relatório. Não serão reembolsadas taxas de serviço, taxas de turismo e serviços como telefone, internet e lavanderia, assim como despesas com frigobar e bebida alcóolica. 3.2) Todo DOCUMENTO DE SOLICITAÇÃO DE DESPESA deverá estar devidamente certificado com a assinatura e identificação do Coordenador do Programa de Pós-Graduação. 3.3) Todo DOCUMENTO DE DESPESA DE COMPRA/SERVIÇO deverá estar devidamente certificado com carimbo de recebimento de serviço, assinatura e identificação do Coordenador do Programa de Pós-Graduação. Se os documentos acima referidos forem certificados pelo Vice- Coordenador do Programa, deverá constar o seu respectivo carimbo e nunca utilizar a prática de assinatura P/. 3.4) IMPORTANTE - PORTARIA EESC Nº 33/2006 Artigo 1º - Todas as despesas a pagar devem ser autorizadas pelo Coordenador ou Vice Coordenador do Programa de Pós-Graduação, ficando a Coordenação do programa responsável por quaisquer irregularidades praticadas. Artigo 3º - Serão bloqueados os recursos do Programa de Pós-Graduação inadimplente [...] até que seja realizada a entrega dos comprovantes ou a devolução dos recursos relativos à despesa realizada.

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