MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS 1

2 APRESENTAÇÃO A Coordenação de Controle e Expedição de Diárias da Reitoria do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba, apresenta este manual visando instruir as informações necessárias à solicitação e concessão de diárias e prestação de contas em conformidade com a legislação vigente, bem como padronizar e uniformizar os procedimentos de operacionalização do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP. O Sistema de Concessão de Diárias e Passagens -SCDP é um sistema informatizado, acessado via Internet, que integra as atividades de concessão, registro, acompanhamento, gestão e controle das diárias e passagens, decorrentes de viagens realizadas no interesse da administração, em território nacional ou internacional, sendo de utilização obrigatória pelos órgãos que compõem a administração pública federal direta, autárquica. DEFINIÇÃO Proposto: Solicitante das diárias, podendo ser servidor, convidado ou colaborador eventual; Concedente das diárias (Instituição a qual será realizado o pedido de concessão de diárias e passagens, podendo ser a Reitoria ou os Campi); ANEXOS Anexo I (Formulário online de solicitação de diárias e passagens) Disponível em: Anexo II (Formulário online de relatório de viagem para prestação de contas) Disponível em: 2

3 PROCEDIMENTOS PARA A SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS 1. O proposto deverá solicitar diárias e/ou passagens, no MÍNIMO, 10 dias antes do afastamento, através do preenchimento*, DIGITADO, do formulário (anexo I) disponível no site do IFPB. 2. Em seguida, encaminhar via protocolo ao concedente das diárias (Reitoria ou Campi) o formulário juntamente com os documentos relacionados: Para ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS (Reunião, visita técnica), os documentos necessários são: O Convite, ou convocação para participação no evento; A programação do evento (datas e horários de abertura e de encerramento); Para CAPACITAÇÃO (Participação em cursos e Apresentação de trabalho aprovado em Congresso/Simpósio/Encontro/Seminário), os documentos necessários são: Comprovante de inscrição, se efetuada; A programação do evento (datas e horários de abertura e de encerramento do evento); *O formulário de solicitação de diárias deve ser corretamente preenchido com os seguintes elementos essenciais ao ato de concessão: Dados pessoais: Nome, cargo ou função, matrícula SIAPE, lotação (setor), CPF, telefone e ; Caso seja convidado, citar a instituição de origem; Caso seja Colaborador Eventual, preencher os dados bancários; Indicação do local onde a atividade será realizada (Cidade e UF); Descrição objetiva do serviço ou atividade a ser executada, e indicação do horário de início e término do compromisso; Em caso de Capacitação, descrever relação de pertinência entre a função ou cargo do proposto e a relevância da participação do servidor para as finalidades do Instituto; A solicitação deve estar obrigatoriamente acompanhada da justificativa da viagem, com o documento que comprove a descrição da atividade a ser realizada (ofício, folder, , convocação, comprovante de inscrição da capacitação, etc); 3

4 O período do afastamento (considerar o dia da partida e o dia da chegada); Justificativa para o caso da viagem ser de urgência, com solicitação menor que 10 (dez) dias da data do afastamento; Justificativa para o caso da viagem ser iniciada numa sexta-feira ou que inclua sábado, domingo e/ou feriado; Assinatura do proposto, ciência da chefia imediata e autorização do ordenador de despesas (Reitor, NOVO Pró-Reitores, Diretores). PRESTAÇÃO DE CONTAS O proposto deverá realizar a prestação de contas em até 5 (cinco) dias a contar da data de retorno do afastamento, conforme preceitua a legislação. Para realização da prestação de contas, é necessário enviar ao concedente das diárias (Reitoria ou Campi) via ou protocolo: Relatório de viagem (anexo II) DIGITADO e devidamente ASSINADO pelo servidor e chefia imediata; Bilhetes de passagem/tickets de embarque e desembarque, se fizer uso de passagens aéreas/terrestres; Cópia da(s) declaração(ões)/certificado(s) de participação ou um documento que declare e prove a participação no evento. A NÃO REALIZAÇÃO da prestação de contas acarretará ao servidor a restrição do CPF no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP, ficando IMPEDIDO a concessão de outros processos de diárias e emissão de passagens aéreas por quaisquer órgãos que compõem a administração federal. COMPLEMENTAÇÃO DE DIÁRIAS A solicitação da complementação de diárias deverá ser comprovada no prazo de 5 (cinco) dias a contar da data de retorno do evento mediante a realização da prestação de contas e documento que prove e justifique a permanência após a data prevista. 4

5 DEVOLUÇÕES DE VALORES (Alterações e cancelamentos do afastamento) O proposto que receber diárias e não realizar o afastamento, por qualquer motivo, fica obrigado a restituí-las integralmente. Na hipótese de retorno à sede de lotação em prazo menor do que o previsto para o seu afastamento, o proposto restituirá as diárias recebidas em excesso. Para a devolução, será encaminhado ao proposto informando o valor a ser devolvido. Essa devolução deverá ocorrer no prazo de 05 (cinco) dias, através do pagamento da Guia de Recolhimento da União (GRU); Após o pagamento da GRU, o proposto deverá encaminhar o comprovante ao concedente das diárias (Reitoria ou Campi), que poderá ser feito de forma eletrônica ( ). NÃO SERÃO DEFERIDOS PROCESSOS DE DIÁRIAS NOS SEGUINTES CASOS: Proposto com prestação de contas pendente; Faltando assinatura do proposto, ciência da chefia imediata ou autorização do ordenador de despesas no formulário; Com trecho de viagem incorreto (O percurso da viagem deverá está detalhado com a indicação de cidades, horários de início e término das atividades nas mesmas, quando houver); Com motivo da viagem incorreto ou incompleto (O proposto deve ser claro, completo, objetivo e sucinto na descrição do motivo); Faltando data e horário de início do evento; Com mais de um meio de transporte marcado no formulário de solicitação; Com domicílio bancário desatualizado no SIAPE; Com preenchimento do formulário de solicitação rasurado; Faltando dados do servidor no formulário de solicitação (nome, telefone, cargo, CPF, SIAPE, ); Faltando justificativa para o caso da viagem ser de urgência, com solicitação menor que 10 (dez) dias da data do afastamento; Faltando justificativa para o caso da viagem ser iniciada numa sextafeira ou que inclua sábado, domingo e/ou feriado; Faltando os documentos relacionados à solicitação. 5

6 VALOR DA INDENIZAÇÃO DE DIÁRIAS AOS SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS NO PAÍS O Valor da Indenização de Diárias aos servidores públicos federais, no País, são estabelecidos na legislação vigente (Anexo I do Decreto no 5.992, de 19 de dezembro de 2006) e levam em consideração: O cargo ou função ocupado pelo servidor; A cidade de destino, no caso de viagem no território nacional. Classificação do Cargo/Emprego/Função Deslocamentos para Brasília/Manaus/ Rio de Janeiro Deslocamentos para Belo Horizonte/ Fortaleza/Porto Alegre/Recife/ Salvador/São Paulo Deslocamentos para outras capitais de Estados Demais deslocamentos A) Ministro de Estado 581,00 551,95 520,00 458,99 B) Cargos de Natureza Especial 406,70 386,37 364,00 321,29 C) DAS-6; CD-1; FDS-1 e FDJ-1 do BACEN 321,10 304,20 287,30 253,50 D) DAS-5, DAS-4, DAS- 3; CD-2, CD-3, CD-4; FDE-1, FDE-2; FDT-1; FCA-1, FCA-2, FCA-3; 267,90 253,80 239,70 211,50 FCT1, FCT2; FCT3, GTS1; GTS2; GTS3. E) DAS-2, DAS-1; FCT4, FCT5, FCT6, FCT7; cargos de nível superior 224,20 212,40 200,60 177,00 e FCINSS. F) FG-1, FG-2, FG-3; GR; FST-1, FST-2, FST- 3 do BACEN; FDO-1, FCA-4, FCA-5 do BACEN; FCT8, FCT9, FCT10, FCT11, FCT12, FCT13, FCT14, FCT15; 224,20 212,40 200,60 177,00 cargos de nível intermediário e auxiliar No ato de concessão de diárias serão descontados do servidor os valores correspondentes ao auxílio-alimentação e auxílio-transporte, já concedidos, calculados sobre os dias da viagem, incluindo o dia do embarque e do retorno, excluindo os sábados e domingos. 6

7 TABELA DE PRAZOS*: PROCEDIMENTO Solicitação de Diárias Prestação de Contas Complementação de Diárias Devolução de Diárias PRAZO 10 (dez) dias de antecedência do afastamento** 5 (cinco) dias após o retorno do afastamento 5 (cinco) dias após o retorno do afastamento 5 (cinco) dias após a data fim do afastamento *De acordo com a legislação que dispõe sobre a concessão de diárias no âmbito da administração federal; **Em caráter excepcional, a chefia imediata e o ordenador de despesas poderão autorizar o afastamento em prazo inferior ao estabelecido, desde que devidamente formalizada a JUSTIFICATIVA que comprove a inviabilidade do seu efetivo cumprimento. PERGUNTAS PREQUENTES O que é diária? É a indenização destinada a cobrir despesas de hospedagem, alimentação e locomoção urbana do servidor que se deslocar a serviço, em caráter eventual ou transitório, da sede onde tem exercício para outro ponto do território nacional ou para o exterior. A quem as diárias são devidas? As diárias são devidas ao servidor público ou colaborador eventual que se deslocar a serviço. Quando as diárias são devidas? As diárias são devidas por dia de afastamento do servidor do seu local de trabalho, em uma das seguintes hipóteses: por estrita necessidade do serviço; para participar em congresso ou evento similar visando a apresentação de trabalho de caráter técnico, cultural, científico ou artístico, desde que formalmente comprovada a participação e autorizado pela Instituição; para participar de treinamento inerente ao cargo; 7

8 Qual é o tempo mínimo para a realização da solicitação de diárias? As solicitações de diárias devem ser encaminhadas até 10 (dez) dias antes da realização do afastamento. Quais os acontecimentos que devem ser justificados? As concessões de diárias que se iniciam às sextas, sábados, domingos e feriados nacionais deverão ser expressamente justificadas, no formulário de solicitação de diárias, bem como as solicitações fora do prazo de 10 (dez) dias que antecedem o afastamento. Em que situações o servidor restitui diárias? O proposto que receber diárias e não se afastar da sede por qualquer motivo fica obrigado a restituí-las, integralmente, no prazo de 5 (cinco) dias. Na hipótese de o proposto retornar à sede em prazo menor do que o previsto para seu afastamento, deverá restituir as diárias recebidas em excesso, no prazo de 5 dias, contados da data de retorno à sede. Como solicitar passagens rodoviárias? As passagens rodoviárias deverão ser adquiridas pelo próprio proposto solicitante da viagem. Após o retorno, o mesmo deverá realizar a prestação de contas e encaminhar o relatório de viagem, acompanhado dos canhotos dos bilhetes. O proposto deverá apresentar algum relatório? O proposto deverá apresentar ao concedente das diárias (Reitoria ou Campi), o relatório de viagem (anexo II) com a descrição das atividades desempenhadas por dia de afastamento, no prazo máximo de 5 (cinco) dias contados do retorno da viagem. O documento deve ser enviado via ou protocolo, juntamente com o canhoto das passagens (aéreas e terrestres), visando compor o processo de prestação de contas das diárias concedidas. O proposto que não apresentar o canhoto das passagens dentro do prazo estabelecido, a fim de compor o processo de prestação de contas, ficará impedido de solicitar novas diárias até que a situação seja regularizada. 8

9 FLUXOGRAMA PROPOSTO/ PROTOCOLO INÍCIO PREENCHE FORMULÁRIO ABRE PROCESSO COORDENAÇÃO DE DIÁRIAS Processo Físico/Eletrônico ANALISA E ENCAMINHA PROCESSO ANALISA E ENCAMINHA PRESTAÇÃO DE CONTAS PROPONENTE (RE/DG) Processo Eletrônico APROVA A CONCESSÃO DE DIÁRIAS APROVA PRESTAÇÃO DE CONTAS FIM DEPARTAMENTO FINANCEIRO Processo Eletrônico EXECUTA O PAGAMENTO PROPOSTO AFASTAMENTO/ PRESTAÇÃO DE CONTAS 9

10 SERVIDORES DO SETOR ANTONIO FAUSTO DE ALMEIDA QUINTO (Coordenador) ALESSANDRA FERNANDES DA SILVA TARCIANA MIRELLA BARROS SILVEIRA COORDENAÇÃO DE CONTROLE E EXPEDIÇÃO DE DIÁRIAS Av. Almirante Barroso, Centro - João Pessoa/PB - CEP Site: Fone: (83)

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