MANUAL PRÁTICO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DOS CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO DA UFC

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1 MANUAL PRÁTICO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DOS CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO DA UFC Senhores Coordenadores de Pós-Graduação da UFC Com o objetivo de dar mais celeridade no atendimento das diversas solicitações feitas a esta Pró-Reitoria, cujas despesas sejam por conta de recursos de convênios firmados entre a UFC e os órgãos de fomento à pós-graduação no país, em especial, a FUNDAÇÃO CAPES, vimos apresentar aos senhores coordenadores este Manual Prático de Procedimentos Administrativos, que irá auxiliá-los na formulação dos pedidos de: compra de material, solicitação de passagens, diárias e hospedagens, ajuda de custo para estudantes, etc., evitando desta forma que, por falta de alguma informação necessária ou algum procedimento incorreto, sua solicitação possa ser inviabilizada. Esperamos que este manual possa contribuir para o desenvolvimento das atividades administrativas dos cursos de pós-graduação, além de fortalecer ainda mais, o bom relacionamento que procuramos ter com cada um dos que fazem a pós-graduação na Universidade Federal do Ceará. Fortaleza, 15/04/2008. Pedro Carlos G. de Lima Diretor do Núcleo de Acompanhamento de Projetos INFORMAÇOES IMPORTANTES 1

2 As solicitações deverão ser encaminhadas através de ofício, assinado pelo Coordenador ou Vice-Coordenador do Cursos de Pós- Graduação, ao Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação da UFC. Deverá ser informado no ofício a fonte de recursos que custeará as despesas(proap, PQI, Etc.) Quando da abertura do processo, deve-se dar saída do mesmo, no sistema Argos, para o Código VA11 - Seção de Acompanhamento de Projetos e em seguida encaminha-se o documento para a PR/PPG. Os fornecedores de materiais e prestadores de serviços em geral devem ser cadastrados no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores do Governo Federal). 001 Solicitação de Diárias de professores e técnicos da UFC 2

3 001.1 Diárias para pesquisa de campo - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, motivo da viagem; período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local do deslocamento; como será custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário e dados bancários Diárias para participação em eventos no País Com apresentação de trabalhos - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, motivo da viagem; período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local do evento; como será custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário, dados bancários. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho. Observação 1. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem Participação de reuniões, palestras e outros eventos - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem; período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; como será custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário, dados bancários - Anexar, sempre que possível, cópia da carta de convocação ou convite para participação do evento. Observação 2. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem 3

4 001.3 Diárias para participação de professores em eventos no Exterior - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG na forma de processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante. - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem; local do evento; quantidade de diárias a serem pagas(máximo 7 por evento); período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); nº. do CPF e dados bancários do professor. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que será apresentado; cópia da carta de aceitação do trabalho; copia de documento comprovando que a solicitação de passagem aérea internacional foi deferida ou obteve parecer favorável quanto ao mérito do pleito pela Capes ou por qualquer outra agencia publica de fomento à pós-graduação; cópia da Portaria que autoriza o afastamento do professor, com ônus Capes, devidamente publicada no DOU Diárias de Professor Visitante - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG na forma de processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante. - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da vinda do professor; quantidade de diárias a serem pagas(máximo 15 diárias); período em que o professor realizará atividades na UFC(sempre posterior a data de solicitação); Nº do CPF e dados bancários do professor. 4

5 002 Solicitação de Passagens aéreas Para professores visitantes - No oficio deverá ser informado: Nome do professor visitante, trecho da passagem; e nº. do CPF do professor visitante; motivo da vinda; período em que o professor realizará atividades na UFC; o código de reserva da passagem, horário e número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva. Observação 3. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem 4. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de 05(cinco) dias após o retorno Para professores, técnicos e alunos de pós-graduação da UFC participarem de eventos no país Com apresentação de trabalhos - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; trecho da passagem; nº. do CPF do professor; motivo da viagem; período do evento; código de reserva da passagem, horário e número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva. 5

6 - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho. Observações: 5. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem 6. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de 05(cinco) dias após o retorno Participação de reuniões, palestras e outros eventos - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, trecho da passagem; nº. do CPF do beneficiário; motivo da viagem; período do evento; código de reserva da passagem, horário e número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva. - Anexar, sempre que possível, cópia de carta de convocação ou convite para participação do evento. Observações: 7. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem 8. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de 05(cinco) dias após o retorno. 003 Solicitação de Hospedagem 6

7 - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, período de hospedagem e o motivo da vinda a UFC. Observações: 9. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem 004 Solicitação de Auxilio Financeiro a Estudantes(ajuda de custo) Para realização de trabalho de campo - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; valor a ser pago; motivo da viagem; período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local da viagem; nº. do CPF e dados bancários do beneficiário Para participação em eventos no país Com apresentação de trabalhos - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio 7

8 - No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem; período do evento(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; nº. do CPF e dados bancários do beneficiário. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho Participação de palestras, cursos, treinamento e outros eventos - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio - No oficio deverá ser informado: o motivo da viagem; o período do evento(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; nº. do CPF e dados bancários do beneficiário. - Anexar, sempre que possível, cópia de carta de convocação ou convite para participação no evento Compra de material ou prestação de serviços Compra de material - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de processo, com oficio(modelos em anexo) assinado pelo coordenador ou vicecoordenador do curso solicitante. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: relação do material, propostas de preços(no mínimo 03(três) do material a ser adquirido. - As propostas de preços devem ser originais e em papel timbrado da empresa, deverão ser assinadas pelo gerente ou representante legal e apresentar nº. do CNPJ, telefone para contato, apresentar a marca dos produtos, a quantidade e o preço unitário, o valor total da proposta, validade da proposta e prazo de entrega dos produtos. Observações: 8

9 1 Quando o material for de difícil disponibilidade no mercado, como por exemplo: gases especiais, poderá ser anexado somente uma proposta de preço, desde que o coordenador de pós-graduação justifique oficialmente que foram contatadas várias empresas(citar o nome das empresas contatadas), mas que somente a empresa X apresentou proposta. OBS 2 Quando tratar-se de material exclusivo, alem da proposta de preço, a coordenação de pós-graduação deverá anexar ao oficio, cópia da Carta de Exclusividade expedida por órgão de registro do comercio do local em que a compra será realizada, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes Prestação de Serviços por Pessoa Física ou Jurídica Serviços de Pessoas Físicas - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: no mínimo 03(três) propostas de preços dos serviços a serem executados; comprovante de que o proponente que apresentar a proposta mais vantajosa esteja cadastrado no INSS como trabalhador autônomo.. - As propostas de preços devem ser originais e devidamente assinadas pelos proponentes, devendo constar nome, endereço, data de nascimento, nº. do PIS/PASEP, nº. do CPF; nº. da Carteira de Identidade; nº. de telefone para contato; dados bancários, discriminar detalhadamente os serviços; informar o valor da proposta; validade da proposta e prazo de execução dos serviços. - Quando tratar-se de recuperação de bens, alem das informações acima, deve ser informado o nº. de tombamento; a quantidade e o preço unitário de cada item. 9

10 Serviços de Pessoas Juridica - As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante. - Devem ser anexados ao oficio de solicitação: no mínimo 03(três) propostas de preços dos serviços a serem executados. - As propostas de preços devem ser originais e em papel timbrado da empresa, assinadas pelo gerente ou representante legal; apresentar nº. do CNPJ; telefone para contato; discriminar detalhadamente os serviços; informar o valor total da proposta; validade da proposta e prazo de execução dos serviços. - Quando tratar-se de recuperação de bens, alem das informações acima, deve ser informado o nº. de tombamento; a quantidade e o preço unitário de cada item.. OBS Quando tratar-se de serviço cuja a execução só possa ser efetuada por empresa ou representante exclusiva, alem da proposta de preço, a coordenação de pósgraduação deverá anexar ao oficio, cópia da Carta de Exclusividade Inscrição em Congressos - As solicitações devem ser encaminhadas à PR/PPG sob a forma de processo, com ofício - No oficio, além de informações sobre quem participará do evento, a coordenação deverá informar também, o nome, CNPJ e Telefone/fax da entidade que o estiver promovendo, bem como o valor da inscrição a ser paga. 10