NORMA DE PROCEDIMENTOS Utilização de meios de transporte

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1 pág.: 1/6 1 Objetivo Estabelecer critérios e procedimentos a serem adotados para a utilização dos meios de transporte na COPASA MG. 2 Referências Para aplicação desta norma, poderá ser necessário consultar: As normas de procedimentos: Acidentes com veículos, Ressarcimento por danos e multas por infração de trânsito, Gratificação por dirigir veículos, Viagem de empregados ou deslocamento a serviço da COPASA MG, Dimensionamento da frota de veículos e Cartão combustível, disponíveis na Intranet. 3 Definições Encontram-se descritas no anexo II desta norma. 4 Competências 4.1 Da Unidade de Transportes: a) gerenciar a utilização dos meios de transportes terrestres, no âmbito da RMBH; b) manter atualizada a Tabela de Reembolso dos Quilômetros Rodados em veículo particular a serviço da COPASA MG, conforme deliberação da diretoria; c) ratificar por meio de registro de impedimento de furto, os Boletins de Ocorrências (BO) de furto ou roubo de veículos da frota; d) apoiar as unidades organizacionais nas questões relativas à utilização dos meios de transporte. 4.2 Da Unidade de Logística: gerenciar o processo de aquisição de passagem aérea. 4.3 Das unidades organizacionais no âmbito do interior: gerenciar a utilização dos meios de transportes terrestres, no âmbito do interior do estado. 4.4 Das unidades organizacionais: a) solicitar reserva de passagem aérea; b) solicitar veículo ao pool; c) responder pela guarda e segurança dos veículos da frota da COPASA MG, quando estacionados nas dependências sob sua responsabilidade; d) zelar pelo uso adequado e bom estado de conservação dos veículos sob sua responsabilidade.

2 pág.: 2/6 5 Critérios gerais 5.1 Para utilização de veículo de propriedade da Empresa, alugado ou cedido A solicitação de veículo para viagem deverá ser efetuada, por meio do SAP, com antecedência mínima de 03 (três) dias úteis da data de início da viagem e aprovada pela gerência imediata A solicitação de veículo para deslocamento deverá ser efetuada, por meio do SAP, com antecedência mínima de 01 (um) dia útil da data de início do uso do veículo e aprovada pela gerência imediata Os veículos deverão ser guardados nas dependências da COPASA MG Em caso de viagem/deslocamento, o veículo deverá ser estacionado nas dependências da COPASA MG ou em local seguro. Nesse caso, será facultado ao empregado o uso de táxi para a locomoção até o hotel e para o retorno ao veículo Caminhões em trânsito, com ou sem carga, estão autorizados a pernoitar nas dependências da COPASA MG, em postos de combustíveis e em locais que ofereçam condições adequadas e seguras para pernoite Caminhões com carga perigosa deverão pernoitar em local específico para essa finalidade A utilização de veículos da COPASA MG sem a logomarca padrão será permitida apenas aos veículos da diretoria ou em situações excepcionais, desde que autorizadas pela Unidade de Transportes A condução de veículos da COPASA MG, alugados ou cedidos, somente será permitida aos empregados devidamente credenciados A utilização de veículos do pool estará restrita às viagens e deslocamentos a serviço, não sendo permitida para atividades cotidianas das unidades organizacionais que possuam veículos em base constante ou para substituição de veículos em manutenção A prioridade de utilização de veículos do pool será das unidades organizacionais que não possuem veículos A liberação de veículos com motorista será para os empregados que não possuem credencial ou quando justificada pela unidade solicitante e aprovada pela Unidade de Transportes Os veículos sob a responsabilidade da COPASA MG não poderão ser utilizados para fins particulares O transporte de pessoas não vinculadas à COPASA MG, empregados em férias ou licenciados, no âmbito da RMBH, somente poderá ser efetuado quando justificado pela unidade solicitante e autorizado pela Unidade de Transportes. No âmbito do interior, a autorização será da unidade responsável pelo veículo.

3 pág.: 3/ Quando necessário, pessoas sem vínculo empregatício com a COPASA MG poderão conduzir veículos da Empresa, desde que credenciadas pela Unidade de Transportes e que as responsabilidades pela utilização dos veículos estejam acobertadas por instrumento contratual Os veículos deverão ser entregues e devolvidos com os reservatórios (tanques) de combustível completos Os veículos deverão ser retirados e devolvidos ao pool dentro de seu horário de funcionamento Na impossibilidade de cumprir o subitem , o condutor que devolver o veículo ao pool fora do horário normal de trabalho deverá deixar as chaves e o RUV, devidamente preenchido, em local previamente indicado pela Unidade de Transportes Caso ocorra o previsto no subitem , a responsabilidade do condutor somente encerrará após a verificação das condições do veículo por empregado da Unidade responsável pelo veículo, no primeiro dia útil após a entrega. Ocorrendo danos ao veículo será iniciado o processo de apuração de responsabilidade Em hipótese alguma será permitido levar as chaves de qualquer veículo da COPASA MG para a residência ou outro local, quando esse estiver estacionado nas dependências da Empresa O motorista ou o condutor deverá preencher o RUV e/ou ATC em letra legível, sem rasuras, registrando em seu verso as anomalias verificadas no veículo No caso de furto ou roubo de objetos no interior do veículo, caberá ao motorista ou condutor: a) registrar o Boletim de Ocorrência na delegacia de polícia mais próxima, relacionando os objetos roubados e informar imediatamente à Unidade de Transportes; b) entrar em contato com a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, quando o fato ocorrer na RMBH, e com sua unidade de lotação, quando o fato ocorrer no interior No caso de furto ou roubo de veículo da COPASA MG ou sob sua responsabilidade, caberá ao motorista ou condutor: a) registrar o Boletim de Ocorrência na delegacia de polícia mais próxima e informar imediatamente à Unidade de Transportes; b) para os veículos acobertados por seguro, providenciar contato inicial com a seguradora, conforme determinar o respectivo manual.

4 pág.: 4/6 5.2 Para utilização de táxi O táxi deverá ser utilizado quando for o meio de transporte mais vantajoso, com aprovação da gerência imediata. Para a utilização de táxi em viagem, deverá ser observado o disposto na NP Viagem de empregados ou deslocamento a serviço da COPASA MG Deverá ser utilizado táxi credenciado pela bandeira do cartão de crédito corporativo O pagamento de táxi será efetuado por meio do cartão de crédito corporativo do empregado, e na sua impossibilidade, com numerário O empregado deverá efetuar a prestação de contas da despesa com utilização de táxi por meio do SAP, conforme estabelecido na NP Viagem de empregados ou deslocamento a serviço da COPASA MG. 5.3 Para utilização de veículo particular O veículo do empregado somente poderá ser utilizado em viagem de empregados ou deslocamento a serviço da COPASA MG, quando não houver disponibilidade de outro meio de transporte, devendo a utilização ser justificada pela unidade demandante e aprovada, na RMBH, pela Unidade de Transportes e no interior, pela superintendência ou departamento de lotação do empregado O empregado deverá estar com toda a sua documentação e a do veículo regularizadas, e ainda: a) possuir seguro total contra furto e sinistro, cobrindo no mínimo o valor de mercado do veículo, exceto no caso de motocicleta; b) ter seu nome incluído no seguro do veículo, com permissão para sua condução; c) abrir nota SAP, solicitando o uso de veículo próprio; d) preencher o RUVP em letra legível, sem rasuras, e arquivá-lo junto à prestação de contas O empregado terá direito ao reembolso referente aos quilômetros rodados, de acordo com o valor estabelecido na tabela vigente, conforme Anexo I desta norma A quilometragem mensal máxima não deverá ultrapassar àquela citada no Anexo I desta norma. A quilometragem excedente deverá ser aprovada pelo gerente da unidade de lotação do empregado Para cálculo do valor de reembolso, será considerada a distância percorrida, oficializada pelo órgão Federal, Estadual ou Municipal de transporte, mediante aprovação do gerente na prestação de contas do empregado.

5 pág.: 5/ O transporte de pessoas não vinculadas à COPASA MG, em veículo particular, quando este estiver realizando atividades para a Empresa, é de total responsabilidade do proprietário e/ou responsável pelo veículo Não haverá pagamento da gratificação por dirigir veículos para o condutor que fizer uso de veículo particular, conforme previsto na NP Gratificação por dirigir veículo A COPASA MG não se responsabilizará por infrações ou prejuízos decorrentes de ocorrências de trânsito que ocorrerem com o veículo particular que estiver sendo utilizado pelo empregado Não é necessário credenciamento do condutor para dirigir veículo particular quando em viagem/deslocamento a serviço da COPASA MG O empregado que estiver com a sua Carteira Nacional de Habilitação CNH suspensa não poderá fazer uso do veículo particular em viagem/deslocamento a serviço da COPASA MG, enquanto vigorar a suspensão. 5.4 Para viagens aéreas Os critérios e procedimentos referentes às viagens aéreas estão descritos na NP Viagem de empregados ou deslocamento a serviço da COPASA MG. 5.5 Para utilização de ônibus comercial, executivo ou leito A utilização deverá ser previamente autorizada pelo gerente imediato A passagem deverá ser comprada diretamente pelas respectivas unidades organizacionais. 5.6 Para transporte de cargas As solicitações das unidades organizacionais para o transporte de cargas não previsto no Calendário de Rotas, deverão ser efetuadas à Unidade de Transportes, por meio do SAP, com antecedência de 6 (seis) dias úteis A Unidade de Suprimentos informará à Unidade de Transportes a demanda mensal de cargas a serem transportadas para os distritos do interior, conforme calendário de rotas A programação para o transporte de cargas para o interior será efetuada pela Unidade de Transportes, observado o calendário de rotas preestabelecido A Unidade de Suprimentos, por meio dos veículos nela alocados, efetuará a entrega das cargas destinadas às unidades no âmbito da RMBH Todas as cargas deverão estar acompanhadas da documentação necessária e ser embaladas e etiquetadas com endereçamento correto pela unidade de origem.

6 pág.: 6/ O transporte de cargas perigosas deverá respeitar à legislação pertinente, bem como as normas técnicas da COPASA MG Não é permitido o transporte de cargas que não sejam de propriedade da COPASA MG, exceto aquelas autorizadas pela Unidade de Transportes. 6 Disposições finais 6.1 Anexo I Tabela de Referência de Valores para Reembolso de Quilômetros Rodados. 6.2 Anexo II Definições. 6.3 Norma de Procedimentos racionalizada: Transporte de cargas de nº / Todas as alterações nos procedimentos relativos à utilização de meios de transporte deverão ser efetuadas no corpo desta norma, e não em instrumentos paralelos. 6.5 Esta norma de procedimentos aplica-se à todas unidades organizacionais da COPASA MG. 6.6 Esta norma de procedimentos aprovada pelo Conselho de Administração em reunião de 26/02/2010 CRC nº 023/10 entra em vigor a partir de 01/03/2010, revogadas as disposições em contrário.

7 Anexo I pág.: 1/1 TABELA DE REFERÊNCIA DE VALORES PARA REEMBOLSO DE QUILÔMETROS RODADOS a) valor do km rodado (automóvel) R$ 0,42 b) valor do km rodado (motocicleta) R$ 0,20 c) limite mensal de quilometragem km

8 pág.: 1/1 Para melhor entendimento desta norma, aplicam-se as seguintes definições: condutor - empregado ou prestador de serviços credenciado pela COPASA MG, para conduzir veículos de propriedade ou responsabilidade da empresa; Manual do Condutor - cartilha contendo orientações, deveres e obrigações dos condutores de veículos; ônibus comercial/ executivo/ leito - meio de transporte de passageiros, utilizado em linhas intermunicipais e interestaduais efetuados por empresas concessionárias regulamentadas, excluindo a RMBH; pool de veículos (pool) - concentração de veículos para transporte de empregados a serviço da COPASA MG; RUV - Relatório de Utilização de Veículo, disponível em público (U:)\informações\DVPE\formulários; RUVP - Relatório de Utilização de Veículo Particular, disponível em público (U:)\informações\DVPE\formulários; ATC - Acompanhamento do Transporte De Carga, disponível em (U:)\informações\DVPE\formulários.

9 DOCUMENTOS REVOGADOS pág.: 1/1 Documento revogado por essa NP em 88, conforme item 6.6: Norma de Procedimentos revogada: Utilização do Veículo de Propriedade do Empregado a Serviço da Empresa - N.º /1.

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