RIO GRANDE DO SUL CONTROLE INTERNO

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1 1/ DOS OBJETIVOS a) Regulamentar procedimentos de controle da frota de veículos leves e pesados da Prefeitura, visando otimizar o uso dos mesmos e reduzir custos de manutenção. 2- DOS ASPECTOS CONCEITUAIS 2.1 Para fins do controle de frotas entende-se como veículos leves todos os veículos que compõem a frota municipal, com exceção dos caminhões, ônibus/microônibus, caçambas, retroescavadeiras, tratores e assemelhados que serão classificados como veículos pesados 2.2 As Kombis e camionetes (as) serão em regra classificadas para fins de controle como veículos leves. 2.3 Todo o veículo terá sua classificação em leve ou pesado definido no seu cadastro patrimonial, sendo que definições diferentes do que está disposto nos itens 2.1 e 2.2 deverão apresentar justificativa aprovada pelo responsável pela Coordenadoria de Controle Interno em conjunto com os Setores e Departamentos responsáveis pelo controle de veículos leves e pesados.

2 2/17 3- DOS PROCEDIMENTOS 3.1 DOS RESPONSÁVEIS PELO CONTROLE DE VEÍCULOS LEVES E PESADOS O controle de veículos leves das Secretarias, com exceção da Secretaria de Infraestrutura e Serviços Públicos, ficará sobre a responsabilidade da Secretaria de Administração, Setor de Controle de Veículos Leves com o apoio das Secretarias que possuem veículos leves em sua carga patrimonial e dos motoristas que dirigem os mesmos O controle de veículos leves e pesados da Secretaria de Infraestrutura e Serviços Públicos (SISP) e veículos pesados da Secretaria de Agricultura será realizado pelos Departamentos de Máquinas e Veículos e Administrativo da SISP e pelos motoristas que dirigem os mesmos Cabe ao Setor de Controle de Veículos Leves: Controlar o fluxo dos veículos leves; Controlar os licenciamentos e seguros de todos os veículos leves da Prefeitura;

3 3/ Cuidar da manutenção e conserto dos veículos leves, bem como da fiscalização dos serviços contratados; Manter controles individuais das despesas de cada veículo leve incluindo manutenção/consertos/reformas e abastecimento Fornecer ordens de abastecimento e outros materiais de consumo dos veículos leves aos responsáveis Selecionar em conjunto com as Secretarias os veículos leves que podem ser leiloados e informar a Secretaria de Administração Realizar o planejamento e controle dos processos de compras que envolvem a frota de veículos leves do Município Comunicar a Secretaria de Administração quando o servidor negar-se a executar tarefas que fazem parte da sua função Realizar trocas de servidores para oportunizar outros motoristas conhecerem os serviços, capacitando-os para eventuais viagens/substituição de férias, o que ocorrerá sempre após consulta à Secretaria de Administração;

4 4/ Cabe ao Departamento de Máquinas e Veículos da Secretaria de Infraestrutura e Serviços Públicos: Controlar o fluxo dos veículos da SISP; Definir as máquinas e veículos pesados que devem ser segurados anualmente e solicitar ao Setor Administrativo da Secretaria que providencie a contratação do seguro através de processo licitatório; Cuidar da manutenção e conserto dos veículos leves e pesados da SISP e dos veículos pesados da Secretaria de Agricultura, bem como da fiscalização dos serviços contratados; Manter controles individuais das despesas de cada veículo, os quais devem ser repassados ao Setor Administrativo para fins de lançamento no sistema informatizado; Selecionar os veículos leves e pesados da SISP e os veículos pesados da Secretaria de Agricultura que podem ser leiloados e encaminhar através de processo administrativo para a Secretaria de Administração; Realizar o planejamento das manutenções/reformas da frota de veículos leves e pesados da SISP e veículos pesados da Secretaria de Agricultura no sentido de determinar quais veículos terão suas manutenções/reformas licitadas e quais serão

5 5/17 realizados de forma emergencial Cabe ao Departamento Administrativo da SISP Fornecer ordens de abastecimento e outros materiais de consumo dos veículos leves e pesados da SISP e dos veículos pesados da Secretaria de Agricultura Manter controles individuais das despesas de cada veículo em sistema informatizado, incluindo manutenção/conserto/reformas e abastecimentos Realizar os pedidos de compra referente manutenção/conserto dos veículos leves e pesados da SISP e veículos pesados da Agricultura Cabe aos motoristas zelar pelo bom estado do veículo utilizando-o de maneira adequada; realizar o check-up do veículo sempre que for utilizá-lo verificando: óleo do motor (nível e KM), líquido de arrefecimento, sistema de iluminação, extintor de incêndio, freios/embreagem, calibragem de pneus, estado dos pneus, acessórios obrigatórios (macaco, chave de rodas, triângulo) comunicar ao responsável pelo Setor de Veículos Leves da Secretaria de Administração e do Departamento de Máquinas e Veículos da SISP qualquer

6 6/17 irregularidade verificada durante o check-up ou durante a utilização do veículo, bem como outras ocorrências durante a viagem que causem danos ao veículo; negar-se a conduzir o veículo caso sejam verificadas irregularidades que possam gerar multas de trânsito ou prejudicar a segurança da viagem não realizar consertos/manutenções nos veículos sem autorização do Setor de Controle de Veículos Leves da Secretaria de Administração e do Departamento de Máquinas e Veículos da SISP, excetuados os casos emergenciais Nos casos considerados emergenciais o Servidor deve ser autorizado pelo Setor de Controle de Veículos Leves da Secretaria de Administração ou pelo Setor de Máquinas e Veículos da SISP ou, caso não conseguir contato, pelo seu Secretário, podendo esta autorização ser informal fazer o preenchimento do Controle de Produção Diária sempre que sair em viagem deixar periodicamente, conforme determinação do Setor de Veículos Leves da Secretaria de Administração e do Setor Administrativo da SISP, uma via do Controle de Produção Diária no Setor de Controle de Veículos Leves determinar o uso do cinto de segurança pelos passageiros, sob pena de não realizar o transporte do mesmo.

7 7/ cuidar da higiene básica dos veículos Cabe às Secretarias que possuem em sua carga patrimonial veículos leves: Comunicar ao responsável pelo Setor de Controle de Veículos Leves a necessidade da realização de manutenções ou consertos no veículo sempre que forem identificadas, solicitando a este a tomada de providências Realizar os pedidos de compra conforme solicitação do Setor de Veículos Leves realizada por memorando. 3.2 DO CONTROLE DO FLUXO DOS VEÍCULOS LEVES E PESADOS O Controle do Fluxo de Veículos Leves consistirá: I para os veículos das Secretarias localizadas no Centro Administrativo: o agendamento das viagens intermunicipais deve ser realizado através do sistema informatizado utilizando-se do Pré agendamento de bens. O Setor de Veículos Leves receberá o pedido, realizará a análise e confirmará o agendamento ou o cancelamento através de envio de mensagem ao institucional do requisitante cadastrado no sistema. A autorização se dará através do formulário autorização para saída de veículos que será emitido pelo sistema informatizado.

8 8/17 II para os veículos das Secretarias com sede em outros locais, exceto a Secretaria de Saúde: os veículos recebem autorização para se deslocarem às Secretarias todos os dias de manhã, ficando a cargo de cada Secretaria o agendamento das viagens dentro do Município. Para viagens intermunicipais deve ocorrer o Pré agendamento junto ao Setor de Veículos Leves. III para os veículos da Secretaria de Saúde: o Pré agendamento é realizado pelo Setor de Suporte Tratamento de Saúde também através do uso de sistema informatizado O controle do Fluxo dos Veículos leves e pesados da SISP e dos veículos pesados da Secretaria de Agricultura será realizado: I No que se refere a utilização dos veículos, conforme ordens emitidas pelas chefias dos Departamentos/Setores cujos serviços importam na utilização de veículos. II No que se refere ao controle individual de cada veículo, pelo Departamento Administrativo da Secretaria após o recebimento do controle de produção diária preenchido pelos motoristas.

9 9/ DO CONTROLE DOS LICENCIAMENTOS E SEGUROS DE VEÍCULOS O controle dos licenciamentos e seguros dos veículos leves será realizado pelo Setor de Veículos Leves através da manutenção da Planilha de controle de Licenciamento e Seguros, na qual constará a identificação de cada veículo leve, a data do vencimento do licenciamento, a data do vencimento da apólice de seguro O controle dos licenciamentos e seguros dos veículos pesados será realizado pelo Setor Administrativo da SISP através da manutenção da Planilha de controle de Licenciamento e Seguros, na qual constará a identificação de cada veículo pesado, a data do vencimento do licenciamento, a data do vencimento da apólice de seguro A planilha de controle de licenciamento deverá ser elaborada no mês de dezembro visando evitar o vencimento dessas obrigações sem as renovações ou pagamentos No caso do licenciamento dos veículos leves o Setor de Controle de Veículos Leves deverá reunir todas as guias de pagamento, separá-las por Secretaria e enviar a estas para fins de emissão do pedido de compra no sistema informatizado. O envio deve ser através de protocolo e entregue pelo próprio Setor às Secretarias, evitando que haja extravios No caso do seguro dos veículos, caberá ao Setor de Controle de Veículos Leves

10 10/17 controlar o vencimento das apólices e encaminhar pedido de prorrogação dos contratos antes do vencimento ou novo processo licitatório com no mínimo 90 dias de antecedência O Setor de Licitações deverá informar o Setor de Controle de Veículos Leves e o Setor Administrativo da SISP dos resultados do processo licitatório encaminhando o contrato firmado As apólices deverão ficar sob responsabilidade do Setor de Controle de Veículos Leves da Secretaria de Administração e do Departamento Administrativo da SISP conforme veículos que cada Secretaria controle e arquivadas na pasta individual de cada veículo. 3.4 DA MANUTENÇÃO E CONSERTO DOS VEÍCULOS LEVES E PESADOS E FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS A manutenção dos veículos leves e pesados consistirá: I na revisão periódica: no mínimo anualmente deverá ser realizada a revisão geral dos veículos diretamente pelo Departamento de Máquinas e Veículos da Sisp ou por empresas terceirizadas devendo o Setor de Veículos Leves da Secretaria de

11 11/17 Administração e o Departamento de Máquinas e Veículos da SISP manter planilhas de Controle de Revisões Preventivas, sendo que, com base nestas revisões será determinado o que será licitado e o que não será licitado realizando-se consertos emergenciais. II no controle de óleo, filtros, pneus, extintor e outros itens que exigem trocas periódicas em função do desgaste, o qual será realizado através da Ficha de Controle Individual de Veículo e do check up realizado pelos motoristas sempre que utilizarem o veículo Os consertos dos veículos leves e pesados consistem: I em consertos a serem realizados por motivo de os veículos terem apresentando problemas imprevistos que impedem a sua trafegabilidade ou oferecem risco a mesma. II na pesquisa de preços para o conserto ( a qual deverá ser realizada conforme Norma Interna Específica que trata do processo de compras) decidindo-se com base nesta e no histórico de gasto dos veículos, pela contratação direta ou abertura de processo licitatório. III no encaminhamento dos veículos para a realização dos consertos nos fornecedores contratados.

12 12/ A fiscalização dos serviços contratados consiste no acompanhamento por servidor com capacidade técnica para tal, buscando a eficiência no serviço prestado e a otimização dos gastos O Setor de veículos leves é responsável por providenciar os consertos/manutenções dos veículos leves através da contratação direta por pesquisa de preços ou através da solicitação de abertura de processo licitatório. Após realizadas as pesquisas de preços ou preenchido o formulário para abertura de processo licitatório encaminhará as referidas documentações por Memorando a Secretaria responsável pelo veículo para que providencie o pedido de compras O Departamento de Máquinas e Veículos da SISP é responsável por providenciar os consertos/manutenções dos veículos leves e pesados da SISP e dos veículos pesados da Secretaria de Agricultura através da contratação direta por pesquisa de preços ou através da solicitação de abertura de processo licitatório. Após realizadas as pesquisas de preços ou preenchido o formulário para abertura de processo licitatório encaminhará as referidas documentações por Memorando ao Setor Administrativo da

13 13/17 SISP ou ao Setor Administrativo da Secretaria de Agricultura para que seja providenciado o pedido de compras Quando as despesas com manutenção/conserto derivarem da revisão geral anual envolvendo vários veículos o pedido de abertura de licitação acompanhado do projeto básico e mais três orçamentos será enviado diretamente ao Setor de Compras para que esta faça a abertura do pedido de compras envolvendo as diferentes Secretarias. 3.5 DOS CONTROLES INDIVIDUAIS DAS DESPESAS DE VEÍCULOS O Setor de Controle de Veículos Leves e o Setor Administrativo da SISP serão responsáveis pela manutenção dos controles individuais das despesas de cada veículo através do sistema informatizado de frotas, o qual conterá, no mínimo: I o cadastro do veículo originado do cadastro de bens no patrimônio II relatório com a discriminação dos consertos e manutenções realizados III relatório com a o controle dos gastos com combustível IV controles da troca de óleo, filtros, fluídos, extintor, pneus e outros itens com trocas periódicas.

14 14/ DO FORNECIMENTO DE ORDENS DE ABASTECIMENTO E OUTROS MATERIAIS DE CONSUMO DE VEÍCULOS LEVES E PESADOS AOS RESPONSÁVEIS O Setor de Controle de Veículos Leves fornecerá Ordem de Fornecimento aos motoristas, os quais somente poderão abastecer os veículos com esta ordem e nos postos licitados, excetuados casos especiais O Departamento Administrativo da SISP fornecerá as ordens de abastecimento para os veículos leves e pesados da Secretaria, bem como os veículos pesados da Secretaria de Agricultura Entedende-se como casos especiais as viagens de longa distância que exigem reabastecimento para o retorno, bem como os casos em que o veículo retorna de viagem após o fechamento do Posto de Combustíveis Licitados e segue para nova viagem antes da abertura do mesmo O Setor de Controle de Veículos Leves e o Departamento Administrativo da SISP deverão organizar os abastecimentos de forma a evitar que sejam realizados em Posto de Combustível não licitado O Setor de Controle de Veículos Leves e o Departamento Administrativo da SISP deverão também fornecer Ordens de Fornecimento para trocas de óleo, filtro, fluído de

15 15/17 freio, extintor e lavagens dos veículos quando realizados em empresas terceirizadas. 3.7 DA SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DE VEÍCULOS LEVES E PESADOS PARA LEILÃO A seleção e avaliação dos veículos leves e pesados para fins de Leilão levará em conta fatores como tempo de uso, gastos com manutenção, quilometragem percorrida e condições da estrada que o veículo usualmente trafega A referida seleção e avaliação ficará sob a responsabilidade do Setor de Veículos Leves em conjunto com as Secretarias onde estes veículos estão alocados e do Departamento de Máquinas e veículos da SISP contando estes com o auxílio dos motoristas e de profissional técnico sempre que houver necessidade Após selecionados os veículos será encaminhado processo administrativo à Secretaria de Administração para que tome a decisão final e realize os procedimentos necessários para a abertura de leilão. 3.8 DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DO PROCESSO DE COMPRAS O planejamento do processo de compras consistirá em: I fazer o levantamento das necessidades de peças e outros materiais de consumo, bem como de serviços utilizados de forma contínua pelos veículos e proceder a

16 16/17 solicitação de licitação. II acompanhar os contratos administrativos de contratação de compras e serviços solicitando sua renovação quando possível ou encaminhando novo pedido de processo licitatório. 3.9 DO NÃO CUMPRIMENTO DAS DISPOSIÇÕES DA NORMA O não cumprimento das disposições desta norma poderá sujeitar o servidor: I - As penalidades previstas no Estatuto do Servidor II A responsabilização por avarias causadas pelo uso indevido dos veículos; III A transferência de setor sempre que demonstrar falta de colaboração na execução de tarefas 3.10 DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Qualquer dúvida ou omissão relativa a essa norma deverá ser avaliada junto à Coordenadoria do Controle Interno A Coordenadoria de Controle Interno realizará a divulgação da norma Os Anexos propostos na norma podem ser utilizados em formulário ou através do sistema informatizado de frotas sempre que fornecer o mesmo controle.

17 17/17 ANEXOS ANEXO I Controle de Produção Diária ANEXO II Autorização para Saída de Veículos ANEXO III Controle de Vencimento de Seguros e Licenciamentos ANXEO IV Controle de Revisões Preventivas ANEXO V Ficha de Controle Individual de Veículo ANEXO VI Ordem de Fornecimento