MANUAL DE SERVIÇOS GERAIS SUMÁRIO

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1 1 MANUAL DE SERVIÇOS GERAIS SUMÁRIO 1. Serviço de CARIMBOS - EGESTÃO/SOLAR-SPA Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção CTC Execução do Pedido - Responsabilidade DCL e Solicitante Serviço de SEDEX - EGESTÃO/SOLAR-SPA Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante Aprovação de Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC Execução do Pedido - Responsabilidades: DSG/Solicitante Solicitação de Transporte/UFSC EGESTÃO SPA Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC Execução do Pedido - Responsabilidade: DSG/Setor de Transporte... 15

2 2 1. Serviço de CARIMBOS 1.1. Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante: 1º passo: Para solicitar CARIMBO deve-ser acessar o sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site no módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu Cadastro de Solicitação Digital, conforme Fig.1.1, cadastrar uma "solicitação digital" e seguir os procedimentos abaixo: Fig Cadastro Solicitação Digital - Serviços de confecção de carimbo a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, Grupo de assunto o número 64 (COMPRAS), no assunto o código 1184 (COMPRA - CONFECÇÃO DE CARIMBO) e, após no campo detalhamento preencher objetivo ou justificativa, nome do responsável, , telefone e informações que devem fazer parte do carimbo (anexar em documento para ficar mais claro). Também no corpo da solicitação, se for urgente deve ser mencionado no corpo do detalhamento da solicitação dos carimbos. E por último acionar o botão próximo, demonstrado na fig. 1.2;

3 3 Fig Preenchimento dos dados da solicitação digital carimbos b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em seguida acione o botão Próximo', demonstrado na fig. 1.3; Fig Seleção dos destinatários c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos. conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme demonstrado na fig. 1.4;

4 4 Fig Confirmação dos dados d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, o solicitante poderá anexar um arquivo salvo na área de trabalho do microcomputador em FORMATO.DOC (Word ou LibreOffice Writer) ou FORMATO.PDF, de como deve ser feito o carimbo, incluir no campo Inserir arquivo conforme demonstrado na fig Se houver borda no carimbo, especificar por escrito e colocar no modelo. Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento. Exemplo (escrever no Editor de Texto) (sem borda): Prof. Dr. Fulano de Tal Chefe do Departamento XXX/CCB SIAPE n XXXXX (com borda): Prof. Dr. Fulano de Tal Chefe do Departamento XXX/CTC SIAPE nº XXXXXX

5 5 Fig Inclusão de arquivos 1.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção CTC: 1º passo: Na fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, é recebido a solicitação digital, conforme fig Fig Recebimento da solicitação digital pelo SEC/CTC. 2º passo: Na Secretaria da Direção do CTC é analisado a relevância do pedido que se aprovado e havendo disponibilidade orçamentária na rubrica, é encaminhado para o setor destino Departamento Compras e Licitação/DCL, Coordenadoria de Compras, através da sigla CC/DCL/PROAD no campo seleção dos destinatários/setor destino, conforme demonstrado na fig. 1.7;

6 6 Fig Seleção dos destinatários 3º passo: Se a solicitação for deferida e não houver orçamento, providencia-se a transferência de recursos orçamentários junto ao Departamento de Gestão Orçamentária/PROPLAN (veja processo Transferência de Recursos); 4º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos motivos Execução do Pedido - Responsabilidade DCL e Solicitante: 1º passo: Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, junto a Coordenadoria de Compras do Departamento de Compras e Licitação/PROAD, dentro do prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade do produto apresentado; 2º passo: As dúvidas sobre cadastramento das informações na solicitação digital do módulo SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC, já em relação a execução dos serviços poderão ser obtidas no ramal 9315.

7 7 2. Serviço de SEDEX 2.1. Preparação do Pedido - Solicitante: 1º passo: Para solicitar SEDEX na UFSC, o solicitante deve providenciar inicialmente o preenchimento do formulário "SEDEX" existente no endereço eletrônico e salvar no formato PDF, na área de trabalho no microcomputador, para posterior inclusão no Sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL; 2º passo: Para inclusão da solicitação de SEDEX o solicitante deve acessar o sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site no módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu Cadastro de Solicitação Digital, conforme Fig. 2.1, preencher seguindo as etapas abaixo: Fig Cadastro Solicitação Digital a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, no Grupo de assunto o número 286 (SERVIÇO), no assunto o número 1332 (SEDEX) e, após no campo detalhamento preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e telefone, e por último acionar o botão próximo, conforme fig Fig Inserindo os dados no cadastro da solicitação b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em seguida acione o botão Próximo, conforme fig. 2.3;

8 8 Fig Seleção dos destinatários c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos. conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme fig.2.4; Fig Conclusão do cadastro d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, buscar o arquivo salvo na área de trabalho do microcomputador e incluir na solicitação digital, conforme fig Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento.

9 9 Fig Inserir Arquivo 2.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção do CTC: 1º passo: Na Direção do Centro Tecnológico a solicitação digital é recebida, é analisado a relevância do pedido que, se aprovado e havendo disponibilidade orçamentária na rubrica, aciona-se o botão Encaminhar. Em seguida é encaminhado para o Departamento Serviços Gerais/ Comunicação e Expedição/DSG - malote, para o Setor destino DSG/SCE, autorizando a execução do SEDEX, clicando no botão Encaminhar, conforme fig Fig Autorização do serviço. 2º passo: Se a solicitação de SEDEX for deferida e não houver orçamento, providencia-se a transferência de recursos orçamentários junto ao Departamento de Gestão Orçamentária/PROPLAN (veja processo Transferência de Recursos); 3º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos motivos do indeferimento Execução do Pedido - Responsabilidades: DSG/Solicitante: a) Após a remessa da Solicitação Digital para o Departamento de Serviços Gerais/PROAD - DSG, o solicitante deve comparecer no Serviço de Comunicação e Expedição (malote),

10 juntamente com o material a ser postado no correio, retirar a autorização e posteriormente entregá-la na Agência do Correio; b) Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro do prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade do serviço realizado; c) As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC. Dúvidas acerca do preenchimento da requisição de SEDEX poderão ser obtidas no ramal

11 11 3. Solicitação de Transporte/UFSC EGESTÃO SPA 3.1. Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante: A partir de 18/05/2011 conforme Mem. 002/DSG/2011, o Departamento de Serviços Gerais adotou o procedimento de agendamento dos meios de transportes, através de formulário de requisição de transporte, por meio digital, via SPA no site (http:// /solar/), seguindo os seguintes procedimentos no preenchimento da solicitação digital: 1º passo: Antes de providenciar a pedido de veículo (automóvel) de propriedade da UFSC, o solicitante deve verificar no Setor de Transporte, ramal 9271, o cronograma de utilização dos veículos e motoristas disponíveis, visando selecionar a data mais adequada; 2º passo: Definida a data junto ao setor de transporte, deve-se preencher o formulário "Requisição de Transporte" existente no endereço eletrônico: (http://www.dmsg.ufsc.br/arquivos/requisicaotransporte.doc), e salvar no formato PDF, na área de trabalho no microcomputador, para posterior inclusão no Sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL; 3º passo: Para inclusão do pedido de TRANSPORTE o solicitante deve acessar o sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site no módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu "Cadastro de Solicitação Digital, conforme fig. 3.1, preencher uma "solicitação digital", seguindo as seguintes etapas abaixo: Fig Cadastro de solicitação digital - Serviços de transporte a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, Grupo de assunto o número 315 (VEÍCULO), no assunto o número 1277 (REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE) e, após no campo detalhamento preencher justificativa ou objetivo, nome do responsável, e telefone. Também no corpo da solicitação, se for urgente deve ser mencionado no corpo do detalhamento da solicitação E por último acionar o botão próximo conforme demonstrado na fig.3.2;

12 12 Fig Preenchimento da solicitação digital b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em seguida acione o botão Próximo, conforme demonstrado na fig Fig Seleção dos destinatários c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos. conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme fig. 3.4;

13 13 Fig Confirmação dos dados d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, buscar o arquivo salvo na área de trabalho do microcomputador e incluir na solicitação digital, conforme demonstrado no fig Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento. Fig Inclusão de arquivo 3.2. Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC 1º passo: Na fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, é recebido a solicitação digital, conforme fig. 3.6.

14 14 Fig Recebimento da solicitação digital pelo SEC/CTC 2º passo: Na Secretaria da Direção do CTC é analisado a relevância do pedido que se aprovado e havendo necessidade de disponibilidade orçamentária na rubrica DIÁRIA, é encaminhado para o setor destino Departamento Serviços Gerais, através da sigla DSG/DIR, no campo seleção dos destinatários/setor destino, conforme demonstrado na Fig. 3.7; Fig Seleção do setor destino. 3º passo: Se for deferida a execução dos serviços de transportes com diárias e não houver orçamento para pagamento na rubrica, é providenciada a transferência de recursos orçamentários junto ao Departamento de Gestão Orçamentária/PROPLAN (veja processo Transferência de Recursos); 4º passo: Indeferido o pedido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos motivos.

15 3.3. Execução do Pedido - Responsabilidade: DSG/Setor de Transporte. 1º passo: Cabe o solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade do produto apresentado. 2º passo: As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC. Em relação a dúvidas acerca do preenchimento da requisição de transportes poderão ser obtidas no ramal

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