E&L Controle de Frotas. Perguntas Frequentes

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1 E&L Controle de Frotas Perguntas Frequentes 1. Quando ocorre a integração com o patrimônio e no cadastro de veículos na aba patrimônio o veículo não aparece, qual o procedimento a ser feito para que o mesmo apareça? Menu Opções Configurações Configurações do sistema de Frotas selecione a aba Integrações Marcar a opção Integração com o Sistema de Patrimônio. 2. Como cadastrar um novo centro de custo? Menu Arquivos Cadastro Geral Secretaria (Órgão) e Local (Centro de Custo/Unidade) Clicar no botão Novo Preencher os campos. 3. Como proceder para mudar o valor do combustível? Menu Postos Abastecimento de Veículos Clicar no botão localizar (desenho da lupa) localizar o registro de abastecimento desejado e abrir No campo valor unitário alterar o valor de compra do combustível Clicar no botão Gravar. 4. Quais campos são de preenchimento obrigatório no cadastro de Atividades do Veículo? Código do veículo, Local de origem, Data da saída, Hora da saída, Local de destino, Data da chegada e Hora da chegada. 5. Como gerar uma Ordem de Manutenção? Menu Oficinas Ordem de Manutenção Clicar no botão Novo Preencher os campos. 6. Um determinado produto (peça de veículo) não aparece na tela de Manutenção de veículos, na guia Produtos, porém este produto está cadastrado no cadastro geral de produtos. Qual o procedimento para que este produto apareça na tela de Manutenção de veículos? Menu Opções Configurações Tipos de Produtos e Serviços... Digitar a senha de usuário No campo tipo escolher Produto No campo Configuração escolher 1

2 Manutenções Marcar na lista os produtos que devem aparecer na tela de cadastro de manutenção. 7. Quais os principais campos a serem preenchidos no cadastro de veículos? Número da Placa do veículo, Código do modelo e Categoria do veículo. 8. Para que serve o campo Consumo Médio que fica na aba Complementar da tela de cadastro de veículos? Para indicar o consumo médio do veículo, ou seja, quantos km/l esse veículo faz, e assim o sistema poder fazer o controle desse consumo indicando se o veículo está consumindo muito ou está dentro da média prevista. 9. Onde cadastrar a data de vencimento da Carteira de Habilitação (CNH) de um motorista? Menu Arquivos Cadastro Geral Pessoas Preenchar o campo Vencimento CNH. 10. O que é um plano de preventivas? Plano de preventivas são todas as manutenções efetuadas preventivamente no veículo (antes que ocorra a quebra ou defeito). Esse plano é montado de acordo com as especificações técnicas de manutenção que constam no manual do veículo, ou de acordo com o plano criado pelo próprio usuário do sistema ou equipe de mecânicos da empresa. É criado a partir da marca e do grupo de veículo. Por exemplo, os veículos da marca Fiat, do grupo Veículos Leves, devem executar a troca de óleo a cada km rodados. 11. Quais os tipos de controle de cotas de combustíveis que o sistema permite realizar? Controle Quantitativo: permite estipular uma quantidade de combustível a ser utilizada por aquela secretaria em um período de tempo, e Controle Financeiro: permite estipular um valor a ser gasto com combustível por aquela secretaria em um período de tempo. 12. Qual o procedimento para se cadastrar um passageiro numa rota? 2

3 Menu Arquivos Cadastro do Sistema Rotas... Clicar no botão Novo Preencher os campos Clicar no botão Gravar Clicar no botão Serviços Clicar no botão Novo Preencher os campos Clicar no botão Gravar Clicar no botão Pontos Clicar no botão novo Preencher os campos Clicar no botão Gravar Clicar no botão Passageiros Clicar no botão novo Preencher os campos Clicar no botão Gravar. 13. Como efetuar a abertura da bomba? Acesse o Menu Postos \ Abertura e Fechamento de Bombas. Informe o posto, a bomba, o tanque, o responsável e grave. Esse procedimento pode ser feito uma única vez, ou no mês, ou ainda pode ser efetuada a abertura diária, desde que o fechamento da bomba respeite o período escolhido. 14. É possível informar um valor padrão para abastecimento de veículos? Sim. O sistema possui uma configuração através do Menu Opções\ Configurações do Sistema \ Sistema do Frotas na aba Abastecimento e marcar a opção Utiliza o valor unitário fornecido pelo posto como valor padrão. E logo após, vão ao Menu Posto \ Posto Valor de Combustível, informe o posto, combustível, o valor e grave. 15. Existe um relatório que detalhe todos os gastos com determinado veículo? Sim, o sistema possui diversos relatórios que trazem os custos por veículo, um exemplo é o de Custo e despesas por veículo detalhado, localizado no Menu Relatórios \ Controle\ Veículo. 16. Se o veículo for bicombustível, como efetuo este registro no cadastro de veículo? Na tela de Cadastro de Veículo na aba Complementar, você deverá clicar no botão combustível, e efetuar o cadastro do primeiro combustível, ex.: Gasolina, Capacidade 40 Litros, depois informar o Álcool, capacidade 40 Litros. 17. Onde eu efetuo cadastro de multas? Menu Movimentações \ Multas de Trânsito. 18. Caso possua oficina própria, o sistema me permite fazer o controle de saldo de peças e pneus? 3

4 Sim, desde que o mesmo esteja integrado com o sistema de almoxarifado, além das configurações que são necessárias, o sistema permite que eu tenha controle sobre peças, pneus, entre outros. 19. Como visualizo os saldos de materiais em oficina própria? O sistema disponibiliza um relatório que emite os saldos de matérias. Este fica disponível no Menu Relatórios\ Oficinas\ Próprio\ Demonstrativo de Saldo de Produtos por Oficina. 20. Ao efetuar o cadastro das rotas, é possível informar o percurso que o carro irá fazer? Sim, na aba percurso da tela de cadastro de rotas você possui esse recurso. 21. Como cadastrar um abastecimento que possui dois combustíveis diferentes? Primeiro cadastre o abastecimento para o primeiro veículo do cupom, depois cadastre um novo abastecimento para o segundo combustível da nota. 22. Relatório que informe todo o histórico de quilometragem do veículo em determinado período. Menu Relatórios / Controle / Gerencial / Histórico de Quilometragem do Veículo. 23. Ao cadastrar um abastecimento o combustível não aparece para ser informado. Verificar se no cadastro do veículo o combustível a ser utilizado está informado, se não, basta informá-lo colocando também sua capacidade no tanque do veículo. 24. Qual relatório é possível visualizar todos os abastecimentos de um determinado veículo? Menu Relatórios / Postos / Frota/ Abastecimento por Veículo Detalhado. 25. O sistema possibilita o cadastro de uma oficina do tipo pessoa física? Sim. 26. Ao gerar uma ordem de abastecimento para um veículo, um determinado condutor não está aparecendo na relação para ser utilizado. 4

5 Deve-se verificar no cadastro deste condutor (Menu Arquivos / Cadastro Geral / Pessoas) qual a categoria da carteira informada, pois o sistema lista os condutores conforme sua categoria. 27. Efetuar a troca da senha de um usuário que esqueceu a mesma. Este procedimento só será possível se o usuário que efetuar a alteração for administrador do sistema (master). Através do Menu Arquivos / Alterar Senha (Usuário Atual). No campo usuário, coloque o usuário que esqueceu a senha, no campo Senha Atual, deve ser colocada a senha do usuário que vai efetuar a troca para o que esqueceu, posterior nos campos Nova Senha e Confirmação de Senha informe a senha para o usuário e clique em OK. 28. Como desbloquear/ ativar usuário no sistema? Acesse o Menu Arquivos / Cadastro Geral / Usuário. Pesquise o usuário e abra seu registro. No campo 'Situação' coloque o mesmo como 'Ativo' e grave. 29. Como efetuar a troca do ano para inicialização do novo exercício? Ao abrir a tela de login, informe seu usuário, senha e altere o ano para o próximo exercício, clique em SIM e informe sua senha de usuário, posteriormente clique em OK. 30. Relatório que permita a visualização do saldo de pneus, peças e lubrificantes contidos na oficina própria. Menu Relatórios / Oficinas / Próprio / Saldo de Peças e Lubrificantes por Oficina. 31. Ao tentar efetuar o cadastro de abastecimento, manutenção ou qualquer outra movimentação em um determinado mês, o sistema informa que o mês de referência encontra-se fechado. O que fazer quando isso ocorre? Para efetuar a abertura do mês deve-se acessar o Menu Configurações > Fechamento Mensal. Desmarcar a opção 'Fechado' referente ao mês. Obs: é necessário ser o administrador do sistema para efetivar esta operação. 32. Ao tentar acessar outras filiais no sistema, o meu usuário não aparece para eu incluir a senha para acessar o sistema. O que fazer quando isso ocorre? 5

6 Isso ocorre pois no cadastro de seu usuário, no campo 'Para a Filial', está informado apenas a filial que você terá acesso. Caso você necessite acessar a(s) outra(s) filial(is), consulte o administrador do sistema para que este tire a informação do campo anteriormente informado, pois dessa forma você conseguirá acessar. 6