Controle de portaria e acesso

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1 Pág.: 1/5 1 Objetivo Estabelecer critérios e procedimentos relativos ao controle de acesso de pessoas, veículos e equipamentos às dependências e às áreas de proteção ambiental sob o domínio da COPASA MG. 2 Referências Para aplicação desta norma, poderá ser necessário consultar os seguintes documentos: a) a NP Movimentação de bens patrimoniais, disponível na Intranet\menu\Institucional \Normas de Procedimentos; b) a NP Sistema disciplinar, disponível na Intranet\menu\Institucional\Normas de Procedimentos; c) a NP Estacionamento de veículos nas dependências da empresa, disponível na Intranet\menu\Institucional\Normas de Procedimentos; d) a Autorização para saída de materiais, formulário disponível no Público \informações \DVPO\formulários; e) o Controle de trânsito de veículos, formulário disponível no Público\informações \DVPO \formulários; f) a Autorização para entrada fora do horário de expediente, formulário disponível no Público \informações\dvpo\formulários; g) o Controle de acesso após o expediente, formulário disponível no Público\informações \DVPO\formulários; h) o Controle de acesso de visitantes, formulário disponível no Público\informações\DVPO \formulários. 3 Definições Encontram-se descritas no anexo desta norma. 4 Competências 4.1 Da Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, no âmbito da RMBH, e das Superintendências e distritos do interior: a) emitir os crachás a serviço para os prestadores de serviços diários bem como distribuílos às unidades organizacionais solicitantes; b) orientar os empregados, os prestadores de serviços e os visitantes a portarem a identidade funcional - o crachá ou o boton - à altura do peito, quando de seu acesso e trânsito nas dependências da empresa; c) liberar, cadastrar e controlar o uso de crachás provisórios;

2 Pág.: 2/5 d) solicitar às pessoas, caso julgue necessário, esclarecimentos sobre fatos irregulares observados durante sua permanência ou saída das dependências da empresa; e) autorizar o acesso dos veículos de empregados, visitantes e prestadores de serviço às dependências da empresa, de acordo com os procedimentos estabelecidos no item 9 desta norma; f) fixar e divulgar, o horário de funcionamento das portarias da empresa; g) controlar a entrada e a saída de materiais e equipamentos nas dependências da empresa. 4.2 Da Unidade de Administração de Pessoal Emitir, distribuir e controlar as identidades funcionais. 4.3 Da Unidade de Saúde e Segurança do Trabalho Emitir relatório dos empregados licenciados e com contrato de trabalho suspenso. 4.4 Das unidades organizacionais Autorizar a entrada de empregado fora do horário de expediente, conforme estabelecido nos subitens e Critérios gerais 5.1 Para o controle de acesso de pessoal Em todas as unidades organizacionais da COPASA MG, somente será permitido o acesso de empregados e prestadores de serviços aos sábados, domingos, feriados, dias de liberalidade da empresa e após às 19:00 horas dos dias úteis, mediante autorização formal, identificação e registro na portaria É liberado o preenchimento do formulário Controle de acesso após o expediente, pelo empregado da portaria/recepção, quando se tratar de empregado que esteja prestando serviço em regime de escala especial programada. 5.2 Para o acesso de empregados, estagiários e empregados com contratato temporário Os empregados, estagiários e empregados com contrato temporário, portadores de seus crachás funcionais terão acesso normal a todas as dependências da empresa, exceto nos horários observados no subitem O empregado deverá portar o crachá de forma visível, à altura do peito, e não será permitida a afixação de adesivo, pin, decalque, ou qualquer outro elemento estranho ao sistema de identificação funcional. 5.3 Para o acesso de visitantes e prestadores de serviços eventuais A liberação do acesso ao visitante, prestador de serviço eventual ou particular, nas portarias dotadas de controle eletrônico da regional, RMBH e demais localidades, estará condicionada à autorização dada à portaria/recepção pelo empregado a ser visitado ou pela gerência da unidade responsável pelo serviço contratado.

3 Pág.: 3/ Quem for ao banco, receberá crachá específico com cor distinta O empregado da portaria deverá registrar a entrada e saída dos visitantes e prestadores de serviços eventuais Após autorização de acesso, é obrigatório o uso do boton como identificador do visitante e prestador de serviço eventual e, no momento da sua saída das dependências da empresa, devolvido ao empregado da portaria A execução de serviços eventuais contratados dentro das instalações da empresa e fora do horário de expediente normal, além de observadas as recomendações dos subitens e 5.1.2, deverá ser acompanhada por representante da unidade contratante O acesso a visitantes e prestadores de serviços nas áreas de proteção ambiental sob domínio da empresa, estará condicionado a prévia autorização da Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial ou dos responsáveis pela Unidade de Produção correspondente. 5.4 Para o acesso de prestadores de serviços diários Os prestadores de serviços diários terão acesso somente às instalações objeto de sua contratação e durante o expediente normal estipulado em contrato de trabalho. 5.5 Para o acesso de empregado com contrato de trabalho suspenso O empregado com contrato de trabalho suspenso, terá seu crachá bloqueado e o acesso às instalações da empresa se dará mediante a autorização da gerência do empregado Mensalmente, a Unidade de Saúde e Segurança do Trabalho deverá informar à Unidade de Administração de Pessoal e à Unidade responsável pela portaria, a relação dos empregados licenciados e com contrato de trabalho suspenso. 5.6 Para o acesso de empregados aposentados A liberação do acesso às instalações da empresa para o empregado aposentado da COPASA MG, na RMBH e demais localidades, estará condicionada à autorização dada à portaria/recepção pelo empregado ou pela gerência da unidade a ser visitada. 5.7 Para o acesso de dirigentes sindicais No exercício de suas funções, os Dirigentes Sindicais deverão ter seu acesso autorizado pela Unidade de Relações Humanas e Sindicais. Nas unidades organizacionais não localizadas na sede/regional, a liberação deverá ser feita pelos reponsáveis das unidades, a quem caberá comunicar o acesso à Unidade de Relações Humanas e Sindicais O acesso de dirigentes sindicais para outra finalidade deve estar de acordo com o estabelecido nos subitens e A Unidade de Relações Humanas e Sindicais deverá informar à Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, as datas agendadas com os dirigentes sindicais e reuniões de comissões e grupos de trabalho para liberação do acesso nas portarias/recepções.

4 Pág.: 4/5 6 Para o acesso de veículos 6.1 Para o acesso e permanência nas dependências da empresa, os veículos das pessoas credenciadas deverão portar em local visível, a respectiva Autorização de Estacionamento conforme o previsto na NP Estacionamento de veículos nas dependências da empresa. 6.2 Acompanhante de condutor não poderá entrar ou sair das dependências da empresa dentro dos veículos, devendo este utilizar-se da portaria de pedestres. 6.3 Os veículos da empresa e de terceiros autorizados que entrarem e sairem das dependências da empresa poderão ser revistados pelos empregados da portaria, caso julguem necessário. 6.4 Caberá ao condutor de veículo, antes do acesso às dependências da empresa, deixar na portaria a relação dos objetos que compõem a sua bagagem ou carga. 6.5 Na regional, a saída de materiais, equipamentos e ferramentas, mesmo que forem de uso particular, se dará, obrigatoriamente, pela portaria da Rua Mar de Espanha, 453. Nas demais localidades isso deverá ser feito pela portaria principal, assim definida pelo gerente da unidade. 6.6 Somente será permitida a saída de veículos com materiais e/ou ativos fixos mediante apresentação dos formulários Movimentação de Patrimônio - MDP ou Autorização para saída de materiais. 6.7 Em caso de irregularidade constatada na bagagem ou carga, o condutor deverá prestar esclarecimentos à unidade de vigilância patrimonial responsável. 6.8 Os critérios e procedimentos para uso de vagas dos estacionamentos da COPASA MG por veículos particulares, estão estabelecidos na NP Estacionamento de veículos nas dependências da empresa. 7 Em caso de falta ou extravio da identidade funcional e do crachá provisório 7.1 O empregado que precisar ter acesso às dependências da empresa, sem a identidade funcional, deverá identificar-se na portaria para receber o crachá provisório, tornando-se obrigatória a sua devolução ao término da jornada de trabalho. 7.2 Quando ocorrer o extravio ou perda da identidade funcional o empregado deverá comunicar e solicitar à Unidade de Administração de Pessoal, por meio de documento formal de sua gerência imediata, a confecção da segunda via, tornando a primeira via sem efeito, em particular no que se refere ao acesso às instalações da empresa. 7.3 Os prestadores de serviços diários que perderem ou extraviarem o crachá a serviço, deverão comunicar o fato da perda de sua identificação à vigilância, imediatamente, para que seja providenciado um novo documento. 8 Critérios específicos 8.1 É terminantemente proibida a entrada de vendedores ambulantes ou assemelhados nas dependências da empresa, bem como empregados com mercadorias ou produtos para venda, cabendo à gerência imediata o cumprimento do disposto neste subitem ou a aplicação das penalidades previstas na NP Sistema disciplinar. 8.2 É terminantemente proibida a entrada de pessoas portadoras de armas de qualquer espécie nas dependências da empresa, exceto os ocupantes de carro forte e militares. 8.3 É terminantemente proibida a permanência de criança nas dependências da empresa, quando desacompanhada dos pais ou responsável.

5 Pág.: 5/5 9 Procedimentos 9.1 O controle de acesso dos veículos de empregados, visitantes e prestadores de serviços às dependências da empresa deve ser feito mediante o preenchimento do formulário Controle de trânsito de veículos, pelo empregado da portaria/recepção. 9.2 O acesso a empregados fora do horário de expediente deve ser autorizado pelo gerente por meio do formulário Autorização para entrada fora do horário de expediente. 9.3 O registro de entrada e saída dos visitantes e prestadores de serviços eventuais deve ser registrado no formulário Controle de acesso de visitantes pelo empregado da portaria/recepção. 10 Disposições finais 10.1 Anexo Definições Esta norma de procedimentos aplica-se às unidades organizacionais responsáveis pelas atividades de vigilância patrimonial Esta norma de procedimentos entra em vigor a partir desta data, revogada a NP Controle de portaria e acesso de nº /0 e demais disposições em contrário. Ronaldo Cézar Salles Superintendente de Apoio Logístico Juarez Pereira da Silva Panisset Superintendente de Planejamento e Gestão Márcio Nunes Diretor Presidente ANALISTA RESPONSÁVEL:. Patrícia Rudge Pereira Arnaut ARQUIVAMENTO:.Manual de Procedimentos Gerais DATA DE APROVAÇÃO: 30 de novembro de DVPO:

6 ANEXO Pág.: 1/1 Para melhor entendimento desta norma, aplicam-se as seguintes definições: a) áreas de proteção ambiental área de conservação definida por decreto estadual, com o objetivo de preservar a qualidade e a quantidade das águas para o abastecimento público; b) autorização de estacionamento documento que permite o acesso de veículos às dependências da empresa, conduzidos por empregados ou terceiros autorizados; c) boton identificador entregue aos visitantes, prestadores de serviços eventuais e fornecedores para acesso às dependências da empresa; c) crachá provisório documento em forma de cartão magnético, destinado aos empregados não portadores da identidade funcional, para acesso às dependências da empresa; d) crachá a serviço documento, em forma de cartão, entregue aos prestadores de serviços diários para acesso às dependências da empresa; f) identidade funcional documento em forma de cartão magnético, entregue aos empregados para acesso e permanência nas dependências da empresa e registro de frequência diária; g) prestador de serviços diários pessoal de empresas contratadas e/ou terceirizadas que prestam serviços diariamente; h) prestador de serviços eventuais pessoal de empresas contratadas e/ou terceirizadas que prestam serviços esporadicamente.

7 DOCUMENTOS REVOGADOS Pág.: 1/1 Documentos Revogados por essa NP em 1994, conforme item 10.3: Controle de Portarias NP /2 Identidade Funcional e Crachá NP /2