Boletim Informativo Técnico BIT /2014

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1 PROCESSO DE CONTAGEM DE INVENTÁRIO FÍSICO Para um resultado satisfatório na execução da contagem do inventário físico é importante que os preparativos tenham início 30 dias antes da data programada para a contagem efetiva do estoque. PROCEDIMENTOS A SEREM REALIZADOS: A. 30 dias Antes da Contagem 1.0 Programação 1.1 Definir a data da contagem a equipe de colaboradores e atribuição dos colaboradores que participarão da contagem do estoque físico. 2.0 Organização de localizações 2.1 Acessar: Estoque > Relatório > Estoque> Relatório de Estoque por Linha 2.2 Emitir o relatório selecionando a opção Listar somente itens sem localização definidas no qual será necessário identificar os itens sem localização e se possível associar a localização.

2 3.0 Etiquetas para localizações ou prateleiras 3.1 Acessar: Estoque > Relatórios > Outras > Relatório de Etiquetas de Produtos 3.2 Emitir as etiquetas para as prateleiras sem identificação, este processo facilitará a localização dos produtos no momento da contagem.

3 4.0 Análise de itens negativos 4.1 Acessar: Estoque > Relatórios > Outras> Relatório de Itens Negativos 4.2 Efetuar emissão e análise do relatório de itens negativos e fazer os acertos necessários. 5.0 Auditoria de produtos empenhados 5.1 Acessar: Estoque > Relatórios > Estoque > Relatório de Auditoria de Produtos Empenhados 5.2 Emitir o relatório de auditoria de produtos empenhados para análise e efetuar os acertos necessários. Essa ferramenta possui a opção de ajuste automático. Se houver necessidade utilizar a ferramenta de correção clicando em Corrigir Produtos Auditado. Caso ainda apareçam itens a auditar, deverá ser feito o acerto manual de estoque. 5.3 Após certificar que todos os procedimentos anteriores foram corrigidos poderá executar a ferramenta para compatibilizar os itens com as quantidades corretas empenhadas. 5.4 Acessar: Principal >Configurações >Ferramentas >Estoque> Ferramenta Corrige Empenho de Estoque (Executar com usuário super.)

4 6.0 Conferência de produtos empenhados 6.1 Acessar: Estoque > Relatórios > Estoque > Relatório de movimentação de produtos 6.2 Emitir o relatório selecionando o tipo movimento de Pedido de Venda. 6.3 Acessar: Estoque > Relatórios > Saídas > Relatório de Pedido por Vendedor 6.4 Emitir o relatório selecionando as opções: Aprovado e Faturado Parcial. 6.5 Comparar o Relatório de Movimentação de Produtos com o Relatório de Pedido de Venda por Vendedor.

5 6.6 Acessar: Estoque > Relatórios > Estoque > Relatório de movimentação de produtos. 6.7 Emitir o relatório selecionando o tipo movimento de Ordem de Serviço. 6.8 Acessar: Serviços > Relatórios >Ordens de Serviço> Relatório de Situação de Ordens de Serviço 6.9 Comparar o Relatório de Movimentação de Produtos com o Relatório de Situação de Ordens de Serviço Pendentes OBS: Somente devem constar nesta situação produtos que realmente estiverem separados em local físico diferente e que não participarão da contagem, ou também itens que já foram aplicados em Ordens de serviços, Pedido de Venda e/ou Ordem de Produção, caso contrário estes movimentos devem ser excluídos.

6 B. Dois Dias Antes da Contagem Contagem antecipada dos produtos pequenos 7.1 Realizar a contagem antecipada dos produtos pequenos com grande quantidade e organizar em embalagens de 50 ou 100 unidades para facilitar a contagem. 8.0 Registro de inventário 8.1 Acessar: Fiscal > Relatórios > Apuração > Relatório de Registro de Inventário 8.2 Efetuar geração e emissão do registro de inventário até o mês anterior a data do inventário. 9.0 Refazer os procedimentos constantes dos itens 4.0 a 5.8 para certificar que todos os processos foram executados corretamente Definir itens a serem inventariados 10.1 Acessar: Estoque > Processos > Inventário > Geração/apuração de Inventário físico Informar a descrição do inventário e selecionar os itens a serem inventariados tendo opção de seleção porlinha, Grupo de Produtos,

7 Localização e ou quantidades de meses sem movimento e clicar no botão gravar. Caso não seja selecionado nenhuma opção o inventário será gerado para todos os itens cadastrados no estoque Gerar a lista de estoque a ser inventariados Gerar a lista de estoque a ser inventariados na mesma tela acima: 12.0 Gerar planilha para primeira contagem Acessar: Estoque > Processos > Inventário > Relatório de planilhas

8 12.2 Emitir a planilha da primeira contagem efetuando a separação física das planilhas para distribuir entre os colaboradores. É muito importante escalar localizações diferentes para cada colaborador evitando que dois estejam no mesmo local físico. C. Dia da Contagem 13.0 Notas fiscais pendentes de emissão Acessar: Estoque > Processos >Estoque >Faturamento > Emissor de Notas de Saídas 13.2 Emitir ou cancelar notas fiscais de saídas pendentes Acessar: Estoque > Processos > Estoque > Faturamento> Emissor de Notas de Entradas 13.4 Emitir ou cancelar notas fiscais de entrada pendentes.

9 14.0 Bloqueio do estoque 14.1 Acessar: Estoque > Processos > Inventário > Geração de Inventário 14.2 Efetuar a opção de bloqueio do estoque para que sejam gravadas as quantidades e custos atuais dos itens a serem inventariados Digitação 15.1 Digitar as planilhas com os itens contados finalizando a contagem de cada planilha digitada. Acessar: Estoque > Processos > Inventário > Digitação Quantidades Contagem A término do processo clicar em Atualizar Planilha, como mostrado abaixo Efetuar o primeiro encerramento da contagem:

10 15.3 Efetuar a apuração das diferenças Acessar: Estoque > Processos > Inventário > Análise das Contagens 15.5 Efetuar a geração das planilhas de diferenças se julgar necessário nova contagem: 15.6 Se necessário digitar as planilhas dos itens contados com as diferenças apuradas repetindo o processo 15.1 e Efetuar o encerramento da contagem: OBS: Os procedimentos citados no item 15.0 podem ser repetidos quantas vezes julgar-se necessário.

11 16.0 Encerramento do Inventário Clicar na opção Fechamento de inventário: 16.2 Selecionar se as diferenças serão lançadas como ajustes ou notas fiscais Em caso de emissão de nota fiscal efetuar de saída para efetuar as diferenças apuradas a maior acessa: Estoque > Processos > Faturamento > Emissor Nota Fiscal de Saída Em caso de emissão de nota fiscal efetuar a emissão das notas geradas pelas diferenças apuradas a menor. Estoque > Processos > Faturamento > Emissor Nota Fiscal de Entrada

12 16.3 Emitir o relatório de análise do resultado do inventário. Acessar: Estoque >Processo > Inventário > Análise de Resultado