CONTABILIDADE COM MÚLTIPLOS PLANOS DE CONTAS

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1 CONTABILIDADE COM MÚLTIPLOS PLANOS DE CONTAS As mudanças ocorridas com a publicação da lei /07 e alterações da lei /09 exigiram das empresas uma adequação em sua estrutura de balanços e demonstrações contábeis para atender a legislação e deixar esses demonstrativos no padrão universal. Para atender estas mudanças algumas empresas precisaram alterar ou criar um novo plano de contas. Com isso, viram-se diante de um dilema: como mudar o plano de contas sem perder o histórico (manter sem alterações a escrituração já realizada em períodos anteriores)? Para resolver este problema o Siagri Agribusiness, a partir da versão 3.4, possibilita a utilização de mais de um plano de contas em períodos contábeis diferentes. A seguir demonstraremos passo a passo as principais rotinas para criação e configuração de um novo Plano de Contas no sistema Agribusiness. 1. INICIANDO UM NOVO PLANO DE CONTAS Para cadastrar um novo plano de contas é necessário entrar na tela Tran10104C, deixando o campo do Código vazio e tecle <Enter>. Para a inclusão de um novo Plano de Contas há duas formas, uma manualmente e outra sistemática. Para incluir um plano de contas selecione a opção Em branco ou Importar.

2 Em branco: Na inicialização Em Branco o usuário irá cadastrar manualmente toda estrutura do novo plano de contas, das configurações contábeis até as contas e centro de custos. Descrição: Informar a descrição do Plano de Contas. Conta: Informar a estrutura da mascara do Plano de Contas. Centro de Custo: Informar a estrutura da mascara do Centro de Custo. Período Inicial: Informar a data inicial vigente do Plano de Contas. Observação: O sistema não permitirá informar um período que coincide com outro plano de contas já gravado ou se existir lançamentos. O período final será preenchido pelo sistema a partir do momento que for criado outro plano de contas. Importar: A inicialização Importar é realizado de forma sistemática pelo sistema. Neste caso há duas possibilidades, fazendo a importação a partir de outro Plano de Contas já definido no banco de dados do cliente ou ainda por um Arquivo CSV, tanto para as contas como também para o centro de custo. Assim o usuário poderá escolher a melhor forma que possa atendê-lo. Importar Plano de Contas Na opção importar a partir de um plano de contas ou centro de custo, marque no Local de Importação a opção Plano de Contas, informe o código do plano que deseja importar e clique em <Importar>.

3 Observação: Vale lembrar que pode ser importado o que desejar, ou seja, importar somente Plano de Contas e não importar o centro de custo ou vice-versa, basta marcar como Não Importar o Centro de Sustos no Local de Importação. Também pode importar as contas e centro de custos de planos diferentes a critério do cliente. Importar Arquivo CSV Na importação do Arquivo CSV, deve marcar o local de importação como Arquivo CSV e posteriormente informar o caminho e o nome do arquivo desejado. Observação: Os arquivos de importação devem estar conforme a estrutura dos leiautes pré-estabelecidos podem ser impressos na tela Tran10104F. Caso o arquivo esteja fora do padrão do layout a importação não poderá ser feita. Depois de feita a importação tanto de outro Plano de Contas ou de Arquivo CSV, deve se atentar que ainda não foi realizado o comando de gravar os dados do novo plano na base do cliente. Para mudar a descrição e período inicial, conforme a necessidade do cliente, acesse a tela Tran10104C, e clique na opção Gravar.

4 O novo Plano de Contas é gravado com a situação Não Liberado, para depois realizar o De- >Para e assim fazer sua liberação. De -> Para do Plano Contábil Para acessar a opção De -> Para é preciso acessar a opção Tran10104C e clicar no botão De -> Para. Figura 1: Configurações contábeis. Situação do plano de contas: Não Liberado: O plano de contas assume a situação de não liberado quando ele e inserido no sistema.

5 Liberado: O plano de contas assume a situação de liberado quando o usuário clica no botão Liberar da tela Tran10104C. Manutenção: O plano de contas assume a situação de Manutenção quando o plano de contas já foi liberado e sofre alguma alteração no De -> Para. Encerrado: O plano de contas assume a situação de encerrado quando é realizado o encerramento do plano de contas e feito o lançamento do saldo inicial do plano. 1. Descrição dos campos da tela do De -> Para Tran10104F das contas contábeis: Figura 2: De -> Para das contas contábeis. Observação: Para realizar o De -> Para, o Plano de Contas Origem tem que estar com a situação igual a (Liberado) e o Plano de Contas Destino deve estar com situação igual a (Não Liberado, Liberado ou Manutenção) Plano de contas: Informações dos planos de contas origem e destino. Origem: Código e descrição do Plano de Contas Origem. Destino: Código e descrição do Plano de Contas Destino Contas contábeis origem: Informações das contas do plano de conta origem. Filtro: É utilizado para filtrar as contas do plano de origem e/ou do plano destino. Descrição: Filtro da conta do Plano de Contas Origem. Marcar: Campo usado para selecionar as contas do plano de origem a ser associada manualmente.

6 Código: Código da conta do Plano de Contas Origem. Descrição: Descrição da conta do Plano de Contas Origem Contas contábeis destino: Informações das contas do plano de conta destino. Filtro: É utilizado para filtrar as contas do plano de origem e/ou do plano destino. Descrição: Filtro da conta do Plano de Contas Destino. Marcar: Campo usado para selecionar as contas do plano destino a ser associada manualmente. Código: Código da conta do Plano de Contas Destino. Descrição: Descrição da conta do Plano de Contas Destino Contas analíticas associadas: Informações das contas do Plano de Contas Origem já associadas. Código: Código da conta do Plano de Contas Origem. Descrição: Descrição da conta do Plano de Contas Destino. Botão excluir: Exclui a conta analítica do Plano de Contas Origem selecionada no gride de contas analíticas associadas. Botão Localizar: Localiza uma conta do Plano de Contas Origem já associada Botões: Associação manual: Ao clicar neste botão o sistema verifica se existe uma ou mais contas analíticas do Plano de Contas Origem selecionado e se possui uma conta analítica do plano de conta destino selecionado e faz a associação das contas (lembrando que só pode associar contas do mesmo grupo). Associação automática: Associação automática não precisa selecionar nenhuma conta analítica do plano de origem e destino. Ao clicar no botão o sistema apresenta uma tela com as opções de associação por código ou código e descrição. Se for selecionado Código o sistema vai comparar as contas do plano de origem com as contas do plano destino. Se tiver alguma conta analítica com o código igual elas serão associadas. Se for selecionado Código e Descrição o sistema vai comparar as contas do plano de origem com as contas do plano destino e se tiver alguma conta analítica com o código e descrição igual elas serão associadas (lembrando que só pode associar contas do mesmo grupo). Excluir todas as associações: Ao clicar neste botão todas as associações de contas do Plano de Contas Origem e destino serão desfeitas isso se não tiver nenhum lançamento contábil para o Plano de Contas Destino. 2. CONFIGURAÇÃO DO DE -> PARA DAS CONTAS CONTÁBEIS Associação manual: Para fazer a associação manual é preciso que o usuário marque uma ou mais contas do Plano de Contas Origem (selecionar o campo marcar do gride contas do

7 Plano de Contas Origem) e selecionar uma única conta analítica do Plano de Contas Destino e clique em seguida no botão associação manual. Figura 3: Conta do Plano de Contas Origem. Figura 4: Conta do plano de conta destino. Figura 5: Botão associação manual Associação automática: Ao clicar neste botão o sistema apresentara a tela da figura 8 com as opções: Por Código ou Por Código e Descrição. Se for selecionado Por Código o sistema vai comparar todas as contas do plano de origem com as contas do Plano de Contas Destino verificando o código das contas contábeis. Se for selecionado Por Código e Descrição o sistema ira verificar o código e a descrição das contas do Plano de Contas Origem com as contas do Plano de Contas Destino. Figura 6: Botão associação automática. Observação: Ao clicar no botão associação manual o sistema vai verificar se as contas selecionadas para serem associadas são do mesmo grupo. Se as contas do Plano de Contas Origem selecionada for de grupo diferente da conta do Plano de Contas Destino selecionada, o sistema ira apresentar a tela Tran10104FA com as contas de grupos diferentes é não realizará o De -> Para. Figura 7. Ao clicar no botão associação automática o sistema apresentara uma tela com duas opções Código, Código e Descrição. Se for selecionada a opção código o sistema irá verificar o código da conta e se as contas são do mesmo grupo. Se for selecionada a opção código e descrição o sistema irá verificar o código e a descrição da conta e se as contas são do mesmo grupo. Se as contas forem de grupo diferente o sistema apresentará a tela Tran10104FA com as contas de grupo diferentes é não realiza o De -> Para. Figura 7.

8 Figura 7: Incompatibilidade entre contas contábeis. Figura 8: Opção da associação automática Excluir todas as associações: Ao clicar neste botão o sistema verificará se existe algum lançamento contábil para o Plano de Contas Destino. Se existir lançamento o sistema irá avisar que não poderá excluir as associações. Se não existir lançamentos para o Plano de Contas Destino o sistema permitirá excluir todas as associações realizadas entre as contas do Plano de Contas Origem e destino. Figura 9: Botão excluir todas as associações Localizar: Ao clicar neste botão será apresentada a tela Tran10104FB Localizar Conta Origem Associada, onde será possível informar uma conta do plano de origem que deseja localizar e ao clicar no botão Sair o sistema automaticamente selecionará a conta do Plano de Contas Destino e a conta origem selecionada vai ser apresentada no gride de contas analíticas associadas.

9 Figura 10: Localizar Conta Origem Associada Imprimir: Ao clicar neste botão será apresentada a tela Contas Contábeis Associadas que permitirá imprimir um relatório das contas do Plano de Contas Origem associadas permitindo filtrar pelas contas do Plano de Contas Destino. Figura 11: Impressão das contas contábeis associadas Filtro do Plano de Contas Origem: É utilizado para filtrar as contas do plano de origem pela descrição. Figura 12: Filtro das contas do Plano de Contas Origem Filtro do Plano de Contas Destino: É utilizado para filtrar as contas do plano destino pela descrição. Figura 13: Filtro das contas do Plano de Contas Destino.

10 2.8 - Quantidade: Quantidade de contas do Plano de Contas Origem não associadas. Figura 14: Quantidade de contas não associadas. 3. REGRAS DO DE -> PARA DAS CONTAS CONTÁBEIS Só pode ser associada conta contábil de mesmo grupo. Só pode ser associada conta contábil analítica. Contas analíticas do Plano de Contas Origem e destino na cor vermelha é conta não associada. Conta analítica do plano destino verde é conta associada. Ao associar uma conta analítica do Plano de Contas Origem com uma conta do plano destino, automaticamente a conta do Plano de Contas Origem vai sair do gride de contas do Plano de Contas Origem e vai ser inserida no gride de contas analíticas associadas. A conta analítica do Plano de Contas Destino vai mudar da cor vermelha para cor verde. O gride contas do Plano de Contas Origem possui um campo Marcar onde permite selecionar mais de uma conta. O Plano de Contas Destino permite selecionar uma única conta. É permitido associar várias contas do Plano de Contas Origem a uma única conta do Plano de Contas Destino. Observação: A conta analítica do plano de origem não fica na cor verde devido à mesma sair do gride de contas do plano de origem e ir para o gride de contas analíticas associadas.

11 4. DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DA TELA DO DE -> PARA TRAN10104F DOS CENTROS DE CUSTO Figura 15: De -> Para dos centros de custo Plano de contas: Informações dos planos de contas origem e destino. Origem: Código e descrição do Plano de Contas Origem. Destino: Código e descrição do Plano de Contas Destino Centros de custo contábeis origem: Informações dos centros de custo do plano de conta origem. Filtro: É utilizado para filtrar as contas do plano de origem e/ou do plano destino. Descrição: Filtro do centro de custo origem. Marcar: Campo usado para selecionar os centros de custo do plano de origem a ser associado manualmente. Código: Código do centro de custo do plano de origem. Descrição: Descrição do centro de custo do plano de origem Centros de custo contábeis destino: Informações dos centros de custo do plano de conta destino. Filtro: É utilizado para filtrar as contas do plano de origem e/ou do plano destino.

12 Descrição: Filtro do centro de custo do Plano de Contas Destino. Marcar: Campo usado para selecionar os centros de custo do plano de contas preenchido manualmente. Código: Código do centro de custo do Plano de Contas Destino. Descrição: Descrição do centro de custo do Plano de Contas Destino Centros de custo analíticos associados: Informações das contas do Plano de Contas Origem já associadas. Código: Código do centro de custo do Plano de Contas Origem. Descrição: Descrição do centro de custo do Plano de Contas Destino. Botão excluir: Exclui o centro de custo do Plano de Contas Origem selecionada no gride de centros de custo analíticos associadas. Botão Localizar: Localiza um centro de custo do Plano de Contas Origem já associado Botões: Associação manual: Ao clicar neste botão o sistema verifica se existe um ou mais centros de custo analítico do Plano de Contas Origem selecionado e se possui um centro de custo analítico do plano de conta destino selecionado e faz a associação dos centros de custo (lembrando que só pode associar contas do mesmo grupo). Associação automática: Associação automática não precisa selecionar nenhum centro de custo analítico do plano de origem e destino. Ao clicar no botão o sistema apresenta uma tela com as opções de associação por código ou código e descrição. Se for selecionado Código o sistema vai comparar os centros de custo do Plano de Contas Origem com os centros de custo do Plano de Contas Destino e se tiver algum centro de custo analítico com o código igual eles serão associados. Se for selecionado Código e Descrição o sistema vai comparar os centros de custo do Plano de Contas Origem com os centros de custo do Plano de Contas Destino e se tiver algum centro de custo analítico com o código e descrição igual eles serão associados (lembrando que só pode associar contas do mesmo grupo). Excluir todas as associações: Ao clicar neste botão todas as associações de centro de custo do Plano de Contas Origem e destino serão desfeitas isso se não tiver nenhum lançamento contábil para o Plano de Contas Destino. 5. CONFIGURAÇÃO DO DE -> PARA DOS CENTROS DE CUSTO CONTÁBEIS Associação manual: Para fazer a Associação Manual é preciso que o usuário marque um ou mais centro de custo do Plano de Contas Origem (selecionar o campo marcar do gride contas do Plano de Contas Origem) e selecionar um único centro de custo analítico do Plano de Contas Destino e clicar no botão associação manual.

13 Figura 16: Centro de custo do Plano de Contas Origem. Figura 17: Centro de custo do Plano de Contas Destino. Figura 18: Botão associação manual Associação automática: Ao clicar neste botão o sistema apresentara a tela da figura 18 com as opções: por Código ou por Código e Descrição. Se for selecionado por Código o sistema vai comparar todos os centros de custo do Plano de Contas Origem com os centros de custo do plano destino verificando o código dos centros de custo. Se for selecionado por Código e Descrição, o sistema irá verificar o código e a descrição dos centros de custo do Plano de Contas Origem com os centros de custo do Plano de Contas Destino. Figura 19: Botão associação automática. Figura 20: Opção da associação automática Excluir todas as associações: Ao clicar neste botão o sistema verificará se existe algum lançamento contábil para o Plano de Contas Destino. Se existir lançamento o sistema irá avisar que não poderá excluir as associações. Se não existir lançamentos para o Plano de Contas Destino o sistema permitirá excluir todas as associações realizadas entre os centros de custo Plano de Contas Origem e destino. Figura 21: Botão excluir todas as associações.

14 5.4 - Localizar: Ao clicar neste botão será apresentada a tela Tran10104FC Localizar Centro de Custo Associado, onde será possível informar um centro de custo do Plano de Contas Origem que deseja localizar e ao clicar no botão Sair o sistema automaticamente selecionará o centro de custo do Plano de Contas Destino e o centro de custo do Plano de Contas Origem selecionado vai ser apresentada no gride do centro de custo analítico associado Imprimir: Figura 22: Localiza centro de custo associado. Ao clicar neste botão será apresentada a tela Contas Contábeis Associadas que permitirá imprimir um relatório dos centros de custo do Plano de Contas Origem associados permitindo filtrar pelos centros de custo do Plano de Contas Destino. Figura 23: Centros de custo contábeis associados Filtro do Plano de Contas Origem: É utilizado para filtrar os centros de custo do Plano de Contas Origem pela descrição. Figura 24: Filtro dos centros de custo origem Filtro do Plano de Contas Destino: É utilizado para filtrar os centros de custo do Plano de Contas Destino pela descrição.

15 Figura 25: Filtro dos centros de custo do Plano de Contas Destino Quantidade de centros de custo não associados: Figura 26: Quantidade de centro de custo do Plano de Contas Origem não associado. 6. REGRAS DO DE -> PARA DOS CENTROS DE CUSTO CONTÁBEIS Só pode ser associado ao centro de custo analítico. Centros de custo analítico do Plano de Contas Origem e/ou destino apresentado na cor vermelha significa que centro de custo não foi associado. Centro de custo analítico do Plano de Contas Destino apresentado na cor verde significa que centro de custo está associado. Ao associar um centro de custo analítico do Plano de Contas Origem com um centro de custo do Plano de Contas Destino automaticamente o centro de custo do Plano de Contas Origem vai sair do gride de centro de custo do Plano de Contas Origem e será inserido no gride de centro de custo analíticos associados. O centro de custo analítico do Plano de Contas Destino também irá mudar da cor vermelha para cor verde. O gride do centro de custo do Plano de Contas Origem possui o campo Marcar onde permite selecionar mais de um centro de custo do Plano de Contas Origem. O Plano de Contas Destino permite selecionar um único centro de custo. É permitido associar vários centros de custo do Plano de Contas Origem a um único centro de custo do Plano de Contas Destino. Observação: O centro de custo analítico do Plano de Contas Origem não fica na cor verde devido este ser associado. Logo, o centro de custo sai do gride de centro de custo do Plano de Contas Origem e vai para o gride de centro de custo analíticos associados.

16 Liberação do Plano de Contas Para liberar o plano de contas é preciso entrar na tela Tran10104C e clicar no botão Liberar Plano de Contas. a. Para liberar o plano de contas o sistema verifica: Se existe um Plano de Contas Origem. Caso exista um Plano de Contas Origem, o sistema verificará se todas as contas e centros de custos contábeis analíticos e ativos estão associados. Para liberar o plano de contas, todas as contas e centros de custo analíticos ativos devem estar associados no De -> Para. b. Cópia das configurações da conta contábil. O sistema perguntará se o usuário deseja copiar as configurações das contas do Plano de Contas Origem para as contas do Plano de Contas Destino. Se a conta do Plano de Contas Destino tiver mais de uma conta associada o sistema pegará as informações da primeira conta associada.

17 c. Tabelas que serão parametrizadas. Se o plano de contas estiver situação igual à Não Liberado o sistema apresentará a seguinte mensagem: Se o plano de contas estiver definido com a situação igual a Liberado o sistema apresentará a seguinte mensagem: Se o plano de contas estiver com a situação igual à Manutenção o sistema apresentara a seguinte mensagem:

18 Observação: As fórmulas do parâmetro do item Encerramento Provisório devem ser informadas manualmente. Essa mensagem se refere ao campo Fórmula da figura abaixo. Observação: As contas contábeis sintéticas do parâmetro Encerramento de Exercício deverão de ser informadas manualmente. Essa mensagem se refere ao campo do gride da figura abaixo. Observação: Antes de liberar o plano de contas o sistema perguntará: Deseja refazer toda a parametrização automaticamente?. Quando confirma a parametrização automática o sistema apaga todas as parametrizações existentes no Plano de Contas Destino existente e refaz todas as configurações utilizando a configuração do De -> Para das contas contábeis.

19 Inconsistência. Ao realizar a liberação do plano de contas, caso seja encontrada alguma inconsistência, o sistema apresentará a tela Tran10104G. Parâmetros do Encerramento Provisório Os Parâmetros do Encerramento Provisório, demonstrados na tela Cont1041, são definidos por Plano de Contas. Nesta opção foi acrescentado apenas o campo Plano de Contas para definir o código do plano, a definição das informações dos parâmetros ficou igual ao anterior.

20 Observação: Esta configuração é copiada do Plano de Contas do período anterior após a realização do De- >Para e a Liberação do plano. Caso haja fórmulas nos itens do encerramento provisório do plano de origem, estas deverão ser informadas manualmente no plano destino. Parâmetros Encerramento do Exercício Os Parâmetros de Encerramento do Exercício, apresentados na tela Cont1042, são definidos por Plano de Contas. Apenas foi acrescentado o campo Plano de Contas para definir o código do plano, a definição das informações do parâmetro não foi alterada.

21 Observação: Esta configuração é copiada do Plano de Contas do período anterior, depois de realizado o De->Para e a Liberação do plano, menos as constas sintéticas do parâmetro das Contas Contábeis terão que ser informadas manualmente no plano destino. Sobre o Saldo Inicial Foi criada uma nova opção no menu de cadastro, Opção D - Parâmetros, chamada Geração do Saldo Inicial. Ao acessar esta opção abre-se uma tela onde deverá ser cadastrada a conta contábil de contrapartida para os lançamentos de saldo inicial, o histórico dos lançamentos e o complemento.

22 Depois dos parâmetros cadastrados acesse o menu de movimentação onde foram criadas duas novas opções: Saldo Inicial / Encerramento do Plano de Contas e Desfaz Saldo Inicial /Encerramento do Plano de Contas. Acessando a primeira opção chegamos à tela Cont203C onde deverá ser informado o plano de contas para o qual será gerado o Saldo Inicial. Clicando no botão Preparar Lançamentos, serão validadas todas as regras necessárias para a geração do Saldo Inicial e serão consultados os saldos de cada conta contábil no Plano de Contas Origem. Podemos em seguida clicar no botão Relatório de Conferência e será emitido um relatório com os saldos de cada conta contábil relacionada. Em seguida clicamos no botão Lançar Saldo Inicial e o sistema efetuará o lançamento nas contas contábeis do novo plano e também dos correntistas de cada conta.

23 Caso seja necessário reverter este processo, acesse a opção Desfaz Saldo Inicial /Encerramento do Plano de Contas. Clicando no botão Preparar Lançamentos Desfaz Encerramento serão listados os planos de contas afetados por esta operação. Clicando no botão Desfazer Encerramento serão excluídos todos os lançamentos de saldo inicial para os planos de contas relacionados. Sérgio de Cássia Lima Consultor Interno de Treinamentos siagri.com.br

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