Gerenciador de Psicotropicos

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1 Gerenciador de Psicotropicos

2 Gerenciador de Psicotrópicos Introdução Este manual orientará na utilização da ferramenta disponibilizada pelo sistema VSM na geração e envio dos arquivos e controle dos livros do SNGPC exigidos pela ANVISA. Todas as referências a opções do sistema, estão baseadas na versão 1.49l. Caso sua versão esteja diferente, poderá haver alguma divergência na localização e/ou filtros disponíveis para execução da tarefa explicada. No entanto, o conceito geral será o mesmo.

3 Configurações Configurações Para que os lançamentos de entrada e saída sejam integrados com o gerenciador de psicotropicos, é necessário ativar a configuração de controle de lotes. A opção fica localizada no OuroFarma / Menu Sistema / Gerenciador de Lojas e Terminais, depois selecione Configurações da Loja e a aba Estoque. Para ativar a configuração, marque a opção Controle Estoque Por Lotes (Psicotropicos). Á partir da confirmação dessa configuração, todos os lançamentos de entrada e saída dos produtos que tiverem o campo SNGPC marcado, entrarão no Gerenciador de

4 Psicotropicos com todos os dados necessários para a geração do arquivo e controle dos livros.

5 Balanço de Psicotrópicos Balanço de Psicotropicos O balanço inicial dos produtos deve ser digitado lote a lote diretamente no site. As quantidades dos lotes digitados como saldo inicial deverá ser o saldo final do último livro feito a mão. Não poderá haver movimentação de compra e venda de psicotropicos no dia da confirmação. O início do envio dos arquivos deverá ser logo no dia seguinte a data impressa no certificado digital que deverá ser impresso logo após a confirmação do balanço na ANVISA. Para que o saldo dos lotes no site da ANVISA fique sempre com igual ao Gerenciador de Psicotropicos no OuroFarma e o estoque para a venda do produto no FrontFarma é aconselhado lançar a mesma contagem confirmada no site no Gerenciador de Balanços também. O Gerenciador de Balanços encontra-se no OuroFarma / Menu Gerencial / Gerenciador de Balanços. Selecione Criar Novo Balanço F2. Selecione Balanço de Psicotropicos e confirme clicando em Salvar e Continuar.

6 Digite os produtos com seus respectivos lotes. Os campos, número do registro, portaria e SNGPC podem ser alterados na própria tela de digitação das quantidades e serão salvas no cadastro do produto logo após o enter.

7 Após a digitação dos produtos e conferência de todos os lotes, deve-se atualizar o Gerenciador de Psicotropicos e o Estoque atual. O botão Sobrepor Estoque Atual atualizará o estoque de venda dos produtos, disponibilizando os lotes digitados para serem selecionados no momento da venda. O Acertar Saldo Inicial atualizará o Gerenciador de Psicotropicos apenas com o saldo inicial dos lotes de cada produto para a emissão dos livros, pois os lançamentos de balanço não são aceitos pela ANVISA. Lembrando que os produtos que não constarem no balanço, terão seus estoques zerados tanto no estoque de venda da farmácia, quanto no Gerenciador de Psicotropicos. Dessa maneira as três posições de Estoque de Psicotropicos (ANVISA, estoque para venda e Gerenciador de Psicotropicos) terão a mesma posição.

8 Gerenciador de Psicotrópicos Gerenciador de Psicotropicos Todas as entradas e saídas dos produtos marcados como SNGPC entrarão no Gerenciador de Psicotropicos. Os relatórios de Posição de Estoque, Extrato do Produto e Comparativo de Movimentação, servem de auxílio na conferência das movimentações. As demais opções são os livros exigidos pela ANVISA e Vigilancia Sanitária.

9 A Posição do Estoque mostra o saldo concatenado de cada produto até a data informada, tendo opção de ser demonstrado o saldo por lote também. O Extrato do Produto demonstra cada lançamento de cada lote do produto selecionado. O Comparativo de Movimentação faz uma comparação entre a movimentação dos lotes no estoque de venda dos produtos com os lançamentos dos lotes no Gerenciador de Psicotropicos. Cada aba (entradas, vendas, perda, transferências, balanço) contém os lançamentos provenientes das movimentações de notas de compra, das vendas efetuadas, transferências e perdas. Caso haja necessidade de correção nos lançamentos, as teclas de manutenção para incluir, alterar e estornar podem ser acessadas. As mesmas funções existem para os insumos, acessados pela aba Insumos (Fórmulas). A ANVISA não aceita o envio do arquivo de Medicamentos separado dos Insumos, portanto se houver atividade de Drogaria e Manipulação, ambos deverão ser controlados juntos. Os produtos que não constarem na base de dados da ANVISA deverão ser informados no site e no sistema pelo botão INCONSISTENTES. No entanto, deverão permanecer no controle para a emissão dos livros. O período a ser enviado deve ser informado na data inicial e final não podendo ter um intervalo maior que 7 dias por exigência da ANVISA. Clique no botão SNGPC para gerar o arquivo. Os arquivos gerados ficam registrados na aba Arquivos XML de cada máquina.

10 O sistema faz uma pré-validação de alguns dados possíveis de serem validados que serão exibidos na tela no caso de inconsistência. O acesso ao site pode ser feito diretamente clicando-se no link disponível na tela de validação. Também é possível colar o caminho do arquivo teclando-se Ctrl+V no campo Enviar Arquivo.

11 Alguns erros já são validados logo após o botão Transferir ter sido acionado. Mesmo tendo obtido sucesso no envio é necessário aguardar a validação do arquivo acompanhando pelo site da ANVISA. Quando retorna com erro é necessário avaliar cada um e corrigí-los para que o mesmo período seja reenviado. Os envios devem seguir uma sequência contínua de datas, devendo o próximo período a ser enviado ter como data inicial o último dia do período anterior mais um validado sem erros.

12 Erros mais frequentes retornados pela ANVISA Erros mais frequentes Segue alguns dos erros mais frequentes já no momento do envio do arquivo para ANVISA. Erro: O usuário não é o Responsável Técnico transmissor representando o CNPJ Erro: O CPF ( ) informado no XML não confere com o CPF ( ) do usuário logado. Verificações: - Confira o CPF e o CRF do farmacêutico responsável e o CNPJ da empresa no cadastro da loja que fica no OuroFarma / Menu Cadastros / Lojas. Erro: Arquivo XML não aderente ao Schema SNGPC. Consulte para auxiliar na resolução dos erros encontrados. Os itens não validados, que seguem Caso abaixo, necessário, foram envie encaminhados para um o para anexando os itens não validados e o arquivo XML. Itens não validados: The 'urn:sngpc-schema:registromsmedicamento' element has an invalid value according to its data type. An error occurred at, (1, 632).. The 'urn:sngpc-schema:cpftransmissor' element has an invalid value according to its data type. An error occurred at, (1, 164).. Verificações: - Para a linha "The 'urn:sngpc-schema:registromsmedicamento'..." Existe algum produto com o código do MS incorreto. O mais frequente é que o campo contenha o código de barras ao invés do MS do produto. Para fazer a conferência, organize por ordem de registro (MS), clicando na

13 descrição REGISTRO de cada aba do gerenciador de Psicotropicos (entradas, saídas, perdas, transferências). Após identificar o produto, corrija-o no cadastro que fica no OuroFarma / Menu Cadastros / Estoque. - Para a linha "The 'urn:sngpc-schema:cpftransmissor'..." Verifique o CPF do paciente nas receitas lançadas na aba de Venda. Corrija-a na própria tela do Gerenciador de Psicotropicos pelas teclas de manutenção (Ctrl + Alt + O). - Poderá haver mensagens de erros diferentes mudando a informação que vem logo após os dizeres "The 'urn:sngpc-schema". Bastará identificar pela frase seguinte qual o dado errado a ser corrigido no Gerenciador de Psicotropicos para uma nova geração e envio do arquivo. Observação: A data inicial informada no período de referência (26/04/2010) deve ser seqüencial à data final (13/09/2009) do último arquivo enviado e validado, não existindo espaço superior a 1 dia entre as duas. O SNGPC trabalha com datas contínuas impedindo a existência de descontinuidades nos períodos de tempo. O arquivo transmitido neste momento informa uma data inicial não seqüencial à data final do último arquivo transmitido e validado. Por favor, assegure-se que a data informada (Data início) é seqüencial à data final do último arquivo transmitido e validado antes de tentar novamente a transmissão. Exemplo: se a data final do último período informado foi 13/02/2007 a data início desta transmissão deverá ser, obrigatoriamente, 14/02/2007. Segue alguns dos erros mais frequentes retornados pela ANVISA na validação de arquivos enviados. Erro: MEDICAMENTO - SAÍDA POR VENDA: A quantidade vendida (1) do produto de número de registro ( TRILEPTAL) o lote (H5320) é maior que a quantidade em estoque. Para obter informações sobre essa mensagem de erro visite o endereço Verificações: - No mesmo arquivo de envio tem saída e entrada do mesmo lote do produto. Deve-se enviar a entrada primeiro e depois a saída em arquivos separados. - Tirar um relatório de HISTÓRICO DAS MOVIMENTAÇÕES do produto no site da ANVISA, comparando a descrição do lote que deverá estar exatamente igual, inclusive considerando letras maiúscula e minúsculas. A letra O e o número 0 (zero) são confundidos com facilidade devido a

14 semelhança na grafia. - No mesmo relatório, checar se realmente a quantidade vendida está maior que o saldo do lote do produto no site. Erro: MEDICAMENTO - SAÍDA POR VENDA: A data da venda ( ), do medicamento LEXOTAN, registro nº não pode ser superior a 30 dias da data de prescrição (14-DEC-08). Verificações: - A receita lançada para este medicamento está vencida. Erro: MEDICAMENTO - SAÍDA POR VENDA: O lote (136960) do produto de número de registro ( MANTIDAN) não foi encontrado nem no inventário inicial nem nas transações de compras informadas. Verificações: - Foi enviado venda para um produto que não teve entrada alguma no site da ANVISA. Nem na digitação do balanço inicial e nem por envio de entradas no arquivo de movimento. Erro: MEDICAMENTO - SAÍDA POR VENDA: A data de prescricão ( ) não pode ser maior que a data do final do período informado. Verificações: - A data da prescrição da receita está maior que a data da venda. Erro: MEDICAMENTO - ENTRADA: O medicamento de numero de registro ( MEDICAMENTO NÃO LOCALIZADO) não foi encontrado na base de dados da ANVISA. Verificações: - O produto enviado não está cadastrado no banco de dados da ANVISA, devendo ser lançado como inconsistentes no site da ANVISA e no Gerenciador de Psicotropicos do OuroFarma, porém deve ser mantido no controle dos livros.

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