MANUAL PARA ENTREGA DOS DOCUMENTOS NÃO-ESTRUTURADOS SISTEMA AUDESP

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1 MANUAL PARA ENTREGA DOS DOCUMENTOS NÃO-ESTRUTURADOS SISTEMA AUDESP

2 Índice Introdução Sistema AUDESP: Documentos Não Estruturados Coletor AUDESP : Download Coletor AUDESP: Criação do pacote Coletor AUDESP : Transmissão do Pacote Portal AUDESP : Acesso Portal AUDESP: Leitura de Documentos Portal AUDESP: Consulta e Posição dos Documentos Transmitidos Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 2

3 Introdução Sistema AUDESP: Documentos Não Estruturados São as informações cuja estrutura de conteúdo não é definida pelo próprio TCE, como por exemplo, uma Lei. Essas informações serão remetidas ao TCE em formato previamente definido (PDF, DOC, RTF, GIF, JPEG, etc.) por meio do Coletor AUDESP. Segue abaixo uma lista com os documentos não-estruturados, com seus respectivos formatos aceitos, que devem ser transmitidos ao Sistema AUDESP. Via Coletor AUDESP - Documentos Não estruturados Descrição do Documento Tipo do Documento Estruturado Tipo do Arquivo LOA Alteração ATA Audiência - Aprovação LDO Alteração ATA Audiência - Aprovação Audiências Públicas - Aprovação PPA Alteração ATA Audiência - Aprovação LOA Inicial ATA Audiência - Aprovação NÃO.PDF /.ZIP/.DOC LDO Inicial ATA Audiência - Aprovação PPA Inicial ATA Audiência - Aprovação LOA Alteração ATA Audiência - Elaboração LDO Alteração ATA Audiência - Elaboração Audiências Públicas Elaboração PPA Alteração ATA Audiência - Elaboração LOA Inicial ATA Audiência - Elaboração NÃO.PDF LDO Inicial ATA Audiência - Elaboração PPA Inicial ATA Audiência - Elaboração Audiências Públicas Acompanhamento ATA Audiência - Avaliação Cumprimento Metas ATA Audiência - Ações Saúde NÃO.ZIP /.DOC Parecer Conselho FUNDEB Atas Pareceres Conselhos ATA Reunião - Conselho FUNDEB NÃO.ZIP /.DOC Parecer Conselho Saúde Termo - Convenio Municipalização - Ensino Leis Normas Plano - Ensino Norma Instituição Conselho FUNDEF - FUNDEB Lei Criação Conselho Educação NÃO.PDF /.ZIP/.DOC Plano Carreira - Magistério Plano - Municipal - Ações Anuais - Saúde Leis Normas Plano - Saúde Lei Criação conselho Saúde NÃO.ZIP /.DOC Lei Criação Fundo Saúde Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 3

4 Planejamento - Leis LOA - Lei - Inicial LDO - Lei - Inicial PPA - Lei - Inicial NÃO.PDF LOA - Lei - Atualização LDO - Lei - Atualização PPA - Lei - Atualização Lei - Adiantamento Lei - Adiantamento NÃO.ZIP Legenda: Apenas Prefeituras Apenas Camaras Tabela 1 Documentos Não-Estruturados - AUDESP 2010 A seguir apresentaremos nesse manual os procedimentos necessários para: Criação dos Pacotes Transmissão dos dados Consulta dos dados transmitidos Com o intuito de reduzir o volume deste manual eliminando a repetição de informação conceitual, procedimentos técnicos e operacionais, simplificando assim a sua leitura e pesquisa, dividimos os tópicos da seguinte maneira: Coletor AUDESP - Criação e transmissão de dados Portal AUDESP Consulta e alteração dos dados transmitidos Importante: para informações sobre a criação dos documentos, cadastro das entidades e procedimentos legislativos e contábeis, consulte o Portal AUDESP no endereço: < Perguntas e repostas estão disponíveis no Fale Conosco, no endereço: < Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 4

5 1.1 Coletor AUDESP : Download O Coletor é um aplicativo fornecido pelo Tribunal de Contas e que deverá ser instalado nos computadores e será usado para enviar os documentos aqui apresentados, encontra-se no site do Tribunal de Contas do estado de São Paulo no link abaixo: < Siga os passos descritos no site e escolha a configuração corretamente de acordo com seu sistema operacional. Após o download salve a pasta do coletor na pasta dos sistemas SCPN Ex: C:\SCPN\Coletor_AUDESP Dentro da pasta encontram-se os seguintes arquivos: Figura 1 - Coletor AUDESP Clique no arquivo Coletor.bat, logo a seguinte janela abrirá: Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 5

6 Figura 2 Coletor AUDESP [Janela Principal] Importante: sempre que usar o coletor AUDESP, antes de criar um pacote, clique em Transmitir para que o coletor seja atualizado. Essas atualizações são decorrentes do próprio tribunal, são automáticas e geralmente são imperceptíveis. Assim que a janela para a digitação do login e senha da entidade aparecer, a atualização foi concluída. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 6

7 1.2 - Coletor AUDESP Criação do pacote Figura 3 Coletor AUDESP [Funcionalidades] Antes de procedermos com a criação do pacote, devemos selecionar o Município. Na tela principal do coletor, menu configurações, clique em Seleção de Municípios. A seguinte janela será aberta: Figura 4 Coletor AUDESP [Seleção de Municípios] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 7

8 Após escolher o Município, clique no botão Gravar e feche a janela. Voltando a Janela Principal no menu Pacotes clique em Criar. A seguinte janela abrirá: Figura 5 Coletor AUDESP [Aba Identificação] Figura 6 Coletor AUDESP [Aba Conteúdo] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 8

9 METADADOS Figura 7 Coletor AUDESP [Aba Documentos] Na Aba Documentos, Confirme os documentos que farão parte do pacote e informe os metadados de cada documento. Todos os documentos não estruturados necessitam do preenchimento desses metadados. Preencha os metadados referentes o(s) arquivo(s) que fará(ão) parte do pacote a ser transmitido. Preencha-os um a um, sempre apertando o botão Gravar a cada novo documento. O pacote apenas será criando com todos os metadados cadastrados. Metadados Informações utilizadas para identificar e descrever um documento não estruturado. Os metadados são parte de um arquivo descritor. Um metadado pode ser uma informação que deve ser prestada no coletor remoto (metadado interativo), sendo este metadado limitado a uma data, texto ou número. Finalmente na Aba Salvar Pacote (figura 8) escolha a pasta onde será salvo o pacote para a transmissão. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 9

10 Figura 8 Coletor AUDESP [Aba Salvar Pacote] Coletor AUDESP : Transmissão do Pacote Voltando a janela principal (Figura 1) entre no menu Pacotes e em seguida clique em Transmitir. Uma pequena janela abrirá para a verificação do código da entidade e a senha: Importante: antes de enviar qualquer pacote, verifique se não existe nenhum documento no Portal. Para isso leia o capítulo [2.2 Portal AUDESP: Leitura de Documentos] Atenção: Note que, tanto para o nome de usuário quanto para a senha, o sistema diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Se houver alguma incorreção no nome do usuário e/ou senha ou ainda a falta de preenchimento de um dos campos, o sistema exibe a mensagem respectiva à divergência apresentada. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 10

11 Figura 9 Coletor AUDESP [Aba Salvar Pacote] Após o preenchimento do Usuário e senha, a seguinte janela será apresentada: Figura 10 Coletor AUDESP 2ª Fase [Transmitir Pacote] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 11

12 Importante: Para evitar erros de transmissão siga algumas dicas: - Faça todos os pacotes e depois transmita. - Sempre transmite um pacote de cada vez - Após enviar o pacote, confirme seu recebimento no Portal AUDESP, confira se ele gerou algum documento que necessite de leitura, confirme e só depois envie outro pacote Portal AUDESP : Acesso Para acessar o sistema Audesp utilize sempre o Portal existente no site do Tribunal de Contas, cujo endereço é: Figura 11 Portal AUDESP (acesso 27/05/2010) Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 12

13 Clique no botão Efetuar Login.Para acessar o sistema, digite o código de usuário, a senha e clique no botão "Entrar". Figura 12 Portal AUDESP (Acesso) Atenção: Note que, tanto para o nome de usuário quanto para a senha, o sistema diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Se houver alguma incorreção no nome do usuário e/ou senha ou ainda a falta de preenchimento de um dos campos, o sistema exibe a mensagem respectiva à divergência apresentada. Ao ser completada a conexão, o sistema exibe a seguinte tela: Figura 13 Portal AUDESP (acesso 27/05/2010) Portal AUDESP: Leitura de Documentos Os documentos transmitidos por meio do Coletor de Dados são analisados pelo sistema AUDESP e o resultado dessas análises é relatado em documentos específicos que ficam disponíveis para consulta e que devem ser conferidos e controlados pelos responsáveis pela transmissão de dados para o TCESP. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 13

14 O TCESP precisa de uma confirmação de que o responsável pelas informações tenha sido comunicado e de que os documentos foram lidos. Para controlar este requisito, o sistema impede a transmissão de novas informações enquanto o usuário responsável não confirmar a leitura de cada documento. Havendo documentos pendentes de confirmação de leitura para a entidade, o sistema exibe a mensagem "Há Documentos Pendentes de Confirmação" (Figura 13). Quando o sistema exibir a expressão "Há Documentos Pendentes de Confirmação", clique sobre o texto dessa mensagem que o sistema exibirá a relação dos documentos que exigem confirmação de leitura: Figura 14 Portal AUDESP [Consulta de documentos] Em seguida, você deve visualizar cada um dos documentos listados para tomar ciência de seu conteúdo. Para tanto, clique na palavra "Visualizar" correspondente ao documento desejado. O sistema oferece a opção de abrir o arquivo para leitura imediata ou de salvar o documento para leitura posterior. Caso queira salvar o documento, clique nas opções Arquivo, Salvar, localize a pasta de destino na qual o relatório será gravado e clique em "Salvar". Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 14

15 Figura 15 Portal AUDESP [Download de documentos] Após a visualização é necessário confirmar a leitura dos documentos clicando em Confirmar. Somente após a confirmação de leitura do último documento pendente é que o sistema será liberado para receber nova transmissão de dados Portal AUDESP: Consulta e Posição dos Documentos Transmitidos A transmissão dos pacotes é apenas uma das etapas que as entidades devem cumprir para estarem quites com as suas obrigações. Os documentos só são considerados entregues após serem validados pelo sistema AUDESP. Os arquivos que contiverem erros devem ser complementados (peças de planejamento). Os usuários podem verificar a situação dos documentos transmitidos por meio da função de menu Posição de Dados Transmitidos. O sistema gera um relatório por documento com as inconsistências encontradas, classificadas em inconsistências impeditivas ou inconsistências indicativas. Inconsistências Impeditivas: invalidam o documento e o usuário obrigatoriamente deverá enviar outro para substituí-lo. Inconsistências Indicativas: não invalidam o documento, mas alertam que apesar de aceito, algumas informações deverão ser corrigidas, assim que possível. O acompanhamento da situação de cada documento é uma das obrigações das entidades participantes do AUDESP. Ressaltamos que um pacote pode conter um ou mais documentos, por exemplo, o pacote Audiências Públicas pode conter os seguintes documentos Ata PPA - Inicial, Ata LDO Inicial, Ata LOA - Inicial, lembrando que o status Pacote aceito significa apenas que o mesmo foi recebido no Sistema, o passo seguinte será o processamento onde serão aplicadas as regras de validação. Na hipótese de ocorrências de erros impeditivos os documentos contidos no pacote serão rejeitados, por outro lado, não existindo erros ou Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 15

16 apenas erros indicativos o documento será armazenado, situação considerada como válida para fins de atendimento às Instruções do Tribunal. Na tela principal do sistema clique em: Documento >> Posição de Dados Transmitidos. O sistema exibe a seguinte tela: Figura 16 Portal AUDESP [Posição dos dados transmitidos] Para esta pesquisa existe a necessidade de preenchimento de campos por meio da seleção, como mostra a seguinte tela: Figura 17 Portal AUDESP [Posição dos dados transmitidos] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 16

17 Preencha os campos obrigatórios e clique no botão Pesquisar. O sistema exibe a seguinte tela. Figura 18 Portal AUDESP [Posição dos dados transmitidos] Selecione o pacote desejado clicando no link Id. Pacote. A seguinte tela é exibida: Figura 19 Portal AUDESP [Posição dos dados transmitidos] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 17